【正文】 重要信件、傳真、電話記錄； 二、不歸檔文件材料的范圍 1． 外單位發(fā)來的供工作參考的抄件和征求未定稿的文件； 2． 無查考利用價值的事務性、臨時性文件； 3． 本公司各部門之間相互抄送的文件材料； 4． 本公司與有關單位一般性來往文件； 5． 一般性電文； 6． 無特殊保存價值的信函、一般 性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的客戶來信； 7． 為參考目的從各方面收集的文件材料； 8． 客戶送來的一般性工作材料和不必備案的文件材料。 9. 附則： 本制度由辦公室負責解釋。對上述違規(guī)行為責任人領導和相關責任領導，可視具體情況按責任人受罰標準的 50%~100%予以罰款。 8. 罰則 : 損壞、丟 失、擅自銷毀檔案，或擅自提供、抄錄、公布公司秘密檔案，或涂改、偽造檔案者，罰款 100 元 — 500 元。 (4) 嚴禁對檔案材料進行拆卷、填注、涂改、刪改、圈點或污損。 (2) 外單位人員借閱一般性檔案資料，須憑單位介紹信，經(jīng)辦公室主任審核，公司總經(jīng)理審批后方可借閱；如要借閱機密及以上檔案資料，經(jīng)總經(jīng)理審核，由董事長批準后方可借閱。 檔案的利用 : 公司員工經(jīng)辦公室主任同意后，均可申請借 閱本人業(yè)務范圍內的有關檔案資料。 銷毀失去保存價值的檔案須由辦公室提出意見，登記造冊，經(jīng)公司總經(jīng)理和董事長批準后才能銷毀。 檔案的鑒定與移交 : 檔案的保管期限分永久、長期、短期三種。 檔案的保管要符合檔案保護技術條件，存放檔案必須有專門鐵柜、鐵架，不同載體檔案，按不同的條件存放。 檔案的管理 : 歸檔的文件材料必須進行科學的分類組卷，案卷的排列，應以卷為單位，按不同的門類、和不同保管期限分別排列，保持前后一致， 不可任意改動。 檔案材料不完整、不準確者，不予接收。 會計資料和人事資料的歸檔份數(shù)由相關制度規(guī)定。 合同、業(yè)務結算資料，需要在合同簽訂或結算完畢后一個星期內移交合同檔案室。 歸檔時間 : 各項管理工作形成的文件材料，按年度歸檔須在次年的五月底前歸檔完畢。 (4) 對其它要歸檔的資料：如公司人員外出學習、考察、參觀或開會所帶回的資料，經(jīng)手人應按歸檔范圍進行整理，及時向檔案室移交。并在項目結束一星期內整理移交檔案室。 (1) 提案資料：資料在移交檔案室時必須系統(tǒng)、完整、準確，應在正式交付客戶提案后一星期內移交檔案室。 文件材料歸檔的范圍：我公司在生產、經(jīng)營活動和各項管理工作中形成的具有保存價值的各種類別的資料必須按照規(guī)定定期向檔案室移交，集中管理。 在項目策劃活動中形成的項目管理文件、資料由項目各負責部門的兼職檔案員積累，整理后移交辦公室檔案管理人員。 檔案室檔案員對各部門移交的各種文件材料進行立卷歸檔工作，對各種公司形成 的各門類、載體的資料進行鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索，積極為公司的各項工作服務，督促公司各部門收集、整理、移交各種檔案資料，指導各部門的兼職資料員的工作。 我公司辦公室設立檔案室，集中統(tǒng)一管理公司的全部檔案，統(tǒng)一提供利用。 6. 適用范圍： 本公司所有在工作中形成的，具有憑證、查考價值的文字、圖表、聲像、實物等不同載體的重要事件的原始記 錄、公文、文件、合同、圖表等均屬于需要管理的檔案，包括：人事行政資料、財務資料、業(yè)務資料等。 本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。 對不當用印行為有犯罪嫌疑者，移送司法機關處理。 因印鑒管理員的失職或玩忽職守行為導致公司有重大經(jīng)濟損失者，視具體情況對責任人處于 1000 元 —— 3000 元的罰款，可視情節(jié)并處行政處分。 公司領導、法定代表人和專用名章因人員異動等原因停止公務使用時，其所在部門須從停止使用之日起 3 個工作日內書面通知相關單位。 公章攜帶條款：公司原則上不準攜帶公章外出辦事，如確實需要，事先須經(jīng)董事長批準，同時必須有兩名員工同行、負責保管公章的情況下方可攜帶外出。 對合同、招投標書等重要文本用印，相關制度有規(guī)定的，按規(guī)定執(zhí)行。 使用公司公章及公司領導、法定代表人名章必須經(jīng)公司董事長批準： 對日常事務處理或常規(guī)公文文本使用公 司公章或公司領導、法定代表人名章者，必須在該文本得到公司董事長批準、簽發(fā)后，或董事長授權辦公室主任批準后，方能蓋章。如所有人因出差、休假等原因不在崗位時，可交給相關工作人員保管和使用，但須符合公司有關制度的要求，并得到本部門負責人的同意。 財務專用章由財務部派專人負責保管。 3. 內容 : 權責 : 公司承擔印鑒管理職責的職能部門是辦公室。 附件： 1. 《員工試用期滿考核表》 2. 《員工試用期滿審批表》 3. 《員工工資調整審批表》 第六章 印章管理制度 1. 目的：為規(guī)范公司印鑒的管理，并使印鑒管理有據(jù)可以，特制定本制度。 2. 中層以上干部工資：由總經(jīng)理審核，董事長審批。部門經(jīng)理以上人員，由總經(jīng)理提出工資調整方案報董事長審批。一般人員評定程序：由辦公室與用人部門商定調資額度→辦公室填寫《員工工資調整審批表》→呈交主管領導審核→呈交總經(jīng)理或董事長審批→辦公室存。調整程序：部門經(jīng)理填寫《員工試用期滿考核表》→由辦公室與用人部門商定調資額度→辦公室填寫《員工工資調整審批表》→呈交主管領導審核→呈交總經(jīng)理或董事長審批→辦公室存《員工試用期滿考核表》審批 意見原件和《員工工資調整審批表》審批意見復印件→財務部存《員工工資調整審批表》審批意見原件核發(fā)工資。 (一 )工資初次確定及調整方法 1. 員工試用期工資按試用期合同或協(xié)議辦理，一般為該崗位的最低等級工資。辦公室具有指導、服務、監(jiān)督的職能，負責制定崗位工資等級標準方案，報公司總經(jīng)理審核 ,董事長審批。 （ 2）各部門需增聘一般員工時，部門填寫《員工需求審批表》送辦公室、主管領導審核，報總經(jīng)理審批。 4． 各部門需增聘員工時，部門填寫《員工需求審批表》送辦公室、主管領導按程序及權限報總經(jīng)理、董事長審批。 2．中層以下人員 聘用、解聘、離職 ，在經(jīng)批準的編制及任職資格要求范圍內，總經(jīng)理審批。辦公室為人事管理部門負責擬定有關方案并按公司審批的崗位設置編制崗位說明書，并負責崗位人員配置的具體工作。 2. 各項費用支出有折扣而報銷憑據(jù)上未扣除也未說明的，經(jīng)辦人員必須主動在憑據(jù)上注明折扣數(shù)，財務報銷時以扣除折后的實際金額報銷。 超預算 10%以上單類費用開支的，經(jīng)財務復核，總經(jīng)理審核并說明原因后，報董事長審批。詳見附表四、五：費用開支審批程序和費用支出審批表 二、財務審批權限 預算內單類費用開支的，經(jīng)財務復核，總經(jīng)理審批。 b. 財務開支有預算的，應嚴格執(zhí)行預算；預算外項目或超預算開支，須先追加或調整預算并經(jīng)批準后方可執(zhí)行，否則任 何人不得進行列支。 2. 資金審批依據(jù)合同的原則，即嚴格按合同履行支付。其中房屋（不包括簡易房）折舊年限為 20 年；機器、機械和其他生產設備折舊年限為 10 年；簡易房、運輸設備及其它固定資產折舊年限為 5年。 如 需加速折舊的固定資產，應按規(guī)定向稅務機關辦理審批手續(xù)，并報財務部備案。 2．固定資產盤點完畢后，由固定資產專責填 寫《盤點表》（見附件）及《盤點盈虧報告》（見附件）。 (二 )固定資產的盤點 : 1．固定資產盤點由辦公室會同財務部門于每年六月 盤點 一次。 5．發(fā)生固定資產丟失的，由公司經(jīng)營負責人作出處理意見。 4．固定資產報廢清理或出售，由固定資產專責負責；固定資產報廢審批時，相應的出售凈收入應一并報批。各項資產報廢或其他原因的減損均應報計劃財務部備案。 2．固定資產的報廢，原值在 5000 元以下且正常報廢的，由固定資產專責填寫《資產減損表》（見附件）一式兩聯(lián)，由使用部門負責人審核、辦公室主任簽名確認后，自留一份存檔，另一份交財務入帳。 (一 )關于固定資產的報廢規(guī)定： 1．固定資產報廢分正常報廢和異常報廢。固定資產租出的審批權限應依據(jù)《合同管理制度》 規(guī)定執(zhí)行，合同審批時應說明租出理由。由固定資產專責會同使用部門辦理實物移交手續(xù)，同時變更固定資產卡片?！豆潭ㄙY產卡片》一份送固定資產管理專責存檔，另一份由使用部門自存。如確不需或不能簽訂合同的，則應在采購申請中注明原因，經(jīng)批準后方可按程序采購。詳見附表三：固定資產申購表 (二 )固定資產的購置 1．固定資產購置執(zhí)行程序為：辦公室詢價、財務核價、采購審批、簽訂采購合同、采購、辦公室登記建卡入庫、辦理領用手續(xù)、確定固定資產的責任保管人。 二、管理機構及職責 公司財務部為固定資產的價值管理部門，辦公室為公司管理用固定資產的統(tǒng) 籌管理部門及固定資產的實物主管部門， 三、固定資產購置管理 (一 )預算管理 各部門申報的固定資產購置預算，凡在預算內購置的，由總經(jīng)理審批；凡在預算外采購固定資產，按程序報董事長審批。 2．合同糾紛的處理，主辦部門應通知公司合同主管部門參加或代理。具體審批程序 詳見附表二：合同審核審批程序 4．合同的簽署：合同原則上應由本司董事長代表簽署，根據(jù)公司合同審批權限董事長可授權委托代理人簽署。 3．合同的審批：合同的審批采用會審制。 2．合同的訂立：合同主辦部門負責合同簽訂前的資信和業(yè)務調查、意向接觸、商務談判等工作，財務參與監(jiān)督。其他業(yè)務部門根據(jù)其業(yè)務職責相應為各類業(yè)務合同的主辦部門參與合同管理。 第二章 合同管理制度 本制度所指合同包括公司對外簽訂的各類經(jīng)濟合同、協(xié)議或具有合同性質的約定 (勞動合同除外 )。 4． 預算的調整或新增：在不突破公司預算的基礎上由總經(jīng)理審批。 2．預算執(zhí)行的記錄和分析：部門預算一級的執(zhí)行預算情況，由財務部設相應 核算記錄，并按月匯總執(zhí)行情況報公司總經(jīng)理并供各部門查閱；部門內支解的個人預算由部門負責人確定記錄辦法和考核規(guī)定。財務部對已審批的預算執(zhí)行情況進行監(jiān)督、考核。預算編制的工作程序詳見 《預算編制流程》（附表一） 。XXXXXX 有限公司 （暫行管理規(guī)定） 第一章 預算管理制度 預算管理工作擬分三部分：預算編制、預算控制、預算考核。 一、預算編制 預算的編制工作由公司總經(jīng)理主持，每月 28 日前報公司董事長審批。由各部門制定行政辦公費用、業(yè)務公關費用和出差費用、按合同條款分包費、廣告費、固定資產采購費、薪酬福利費、房產按揭費、低耗品購置以及各種稅費等預算。 二、預算控制 通過預算編制工作，確立預算指標體系后相應的建立 預算控制體系： 1．各級預算控制主體的確立：按公司審定的預算指標分解下達至部門，由部門負責人進行總體控制，涉及到由部門內個人控制開支的費用，必須由部門負責人將預算指標支解到個人頭上并進行考核；公司領導為分管部門預算指標的上一級控制主體。 3． 預算保障原則：為確保公司一級預算的完成，可在部門一級預算的基礎上 加一定的保障系數(shù)再下達至各部門 。 三、預算考核 分層考核預算的執(zhí)行或完成情況，具體執(zhí)行人為相應的負責人 公司分管領導負管理責任。 一、合同管理機構和職責 財務部為公司合同管理主管部門，統(tǒng)一負責全公司的合同管理工作。 二、合同的訂立、審批和簽署 1．公司須編制各種業(yè)務的標準合同文本：制定關鍵條 款包括收費標準、付款方式、稅費繳付、違約責任等。由合同主辦部門起草、自行審查后按程序送審。由主辦人員起草，部門負責人初核，辦公室、財務復核，總經(jīng)理審核，董事長審批。 三、合同變更、解除、轉讓 1．合同變更、解除、轉讓的程序及審批權 限與合同訂立時相同，其中合同轉讓時，債權人轉讓債權的，應當通知債務人。 第三章 固定資產管理制度 一、固定資產范圍 1. 使用期限超過一年的房屋及建筑物、交通運輸設備、機械動力設備、工具、 通訊線路設備，自動化控制和儀表儀器及其他與生產經(jīng)營有關的設備、器具等； 2. 不屬于生產經(jīng)營主要設備的物品，單位價值在 2021 元以上，并且使用年限 超過兩年的，也應作為固定資產。財務部應審核并出具審核意見，其中管理用部分應先由辦公室進行審核。 2．固定資產的購置，辦公室為主辦部門，財務部為監(jiān)督部門 ，固定資產采購須簽訂采購合同，嚴格《合同管理制度》及《財務審批制度》的規(guī)定辦理。 二、固定資產的使用管理 固定資產采購驗收后，經(jīng)辦人員應即填寫 〈 固定資產卡片》（見附件）的資產概況一欄，一式兩份由固定資產專責填注使用情況并簽章后，送財務部門填注價值情況并按規(guī)定辦理報銷手續(xù)。 三、固定資產的調撥 1．公司內部相互之間的固定資產調撥，由調入方提出申請，財務部負責人 （屬于管理用部分應先報辦公室審核）審核后、由公司總經(jīng)理審批。 2．固定資產租出的，該租出資產應為閑置資產或有利于企業(yè)的生產經(jīng)營的資產。 四、固定資產的減損 所有固定資產的報廢、盤虧、丟失等均應填寫《資產減損表》，《資