【正文】 第 3 頁 第三章 采購計劃 第八條 采購計劃制訂的依據(jù) 采購計劃應(yīng)根據(jù)經(jīng)營計劃、由店管部匯總的各店日常經(jīng)營需求計劃、各部門的采購申請、年度預(yù)算、庫存情況、公司資金供應(yīng)情況等確定，對經(jīng)營急需物品，應(yīng)優(yōu)先考慮。 （四） 監(jiān)察辦：負(fù) 責(zé)對采購全過程的監(jiān)督審察，包括對 采購計劃、簽訂采購合同、質(zhì)量驗收和結(jié)帳付款等采購過程每一環(huán)節(jié)的監(jiān)控 。 （二） 店管部：負(fù)責(zé)根據(jù)各店的需求計劃、庫存情況等填寫物品采購申請；負(fù)責(zé)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的驗收、存儲與發(fā)放；負(fù)責(zé)對采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量檢測，負(fù)責(zé)對供應(yīng)商生產(chǎn)工藝和產(chǎn)品質(zhì)量的評估以及對供應(yīng)商質(zhì)量保證體系的考核，參與采購物品及外協(xié)產(chǎn)品使用過程的質(zhì)量監(jiān)督和質(zhì)量問題的處理；參與對供應(yīng)商的甄選；參與對采購價格的審核。 第 2 頁 第二章 采購組織 第六條 公司采購管理實行集中統(tǒng)一采購，除單店的零星采購?fù)?，任何部門和人員不得單獨進(jìn)行采購。 第五條 手冊的更新 年度內(nèi)內(nèi)容調(diào)整以補(bǔ)充文件形式發(fā)布，補(bǔ)充文件要求進(jìn)行編號管理，發(fā)放范圍及發(fā)放回收管理與手冊管理相同。應(yīng)按適用范圍發(fā)放，采購部、中心廚房、財務(wù)部、綜合辦、監(jiān)察辦、店經(jīng)理可領(lǐng)用完整手冊，其他人員只領(lǐng)用與其相關(guān)作業(yè)的部分。 由綜合辦負(fù)責(zé)手冊的發(fā)放、更換和回收管理工作，并制作手冊領(lǐng)用記錄。 第三條 手冊管理方法 由采購部負(fù)責(zé)組織每年一次的手冊修訂工作，并由采購部簽訂發(fā)行。除非特別說明，采購物品與外協(xié)加工產(chǎn)品統(tǒng)稱為采購物品。 1 某 餐飲管理有限責(zé)任公司采購管理手冊 1 目 錄 第一章 總則 ................................................................................................................. 1 第二章 采購組織 .......................................................................................................... 2 第三章 采購計劃 ................................................................................................. 3 第四章 采購執(zhí)行 ................................................................................................. 5 第五章 采購結(jié)算 ............................................................................................... 10 第六章 采購成本控制 ........................................................................................ 12 第七章 供應(yīng)商管理 ............................................................................................ 14 第八章 采購招標(biāo)管理 ........................................................................................ 17 第九章 附 則 ................................................................................................... 21 附件一：流程 ............................................................................................................. 22 附件二：采購管理表單 ............................................................................................... 32 第 1 頁 第一章 總則 第一條 目的 為加強(qiáng) xz 餐飲管理（北京）有限責(zé)任公司（以下簡稱公司） 采購管理，規(guī)范采購工作 ,保障經(jīng)營活動的正常持續(xù)供應(yīng)，加速資金周轉(zhuǎn)，降低采購成本， 特制定此手冊。 第二條 適用范圍 本手冊適用于公司經(jīng)營 所需各種材料、設(shè)備及公司辦公用品、勞保用品的采購 (以下除非特別說明，以上所列物資統(tǒng)稱為采購物品 )，以及需通過協(xié)作廠商完成的各種成品、半成品、材料的加工。 手冊適用人員：采購部、店管部、單店、中心廚房、財務(wù)部、綜合辦、監(jiān)察辦等涉及公司采購業(yè)務(wù)的所有員工。采購部擁有對手冊的解釋權(quán)。 第四條 保密要求 注意做好手冊保密工作。應(yīng)與領(lǐng)用者簽訂保密協(xié)議。 手冊每年更新一次，年度更新時應(yīng)將年度內(nèi)補(bǔ)充文件分類歸并到手冊各章節(jié)。 第七條 各部門主要職責(zé)： (需根據(jù)重新確定的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整 ) （一） 需求單位：負(fù)責(zé)根據(jù)經(jīng)營需求填寫需求計劃或采購申請和相應(yīng)的價格建議；參與供應(yīng)商的甄選； 負(fù) 責(zé)質(zhì)量不合格采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的評審并提出處理方案， 負(fù)責(zé)將采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用過程中發(fā)生的其它問題及有關(guān)信息及時反饋給采購部。 （三） 采購部：負(fù)責(zé)制定采購計劃及采購活動的具體實施；對所采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的市 場行情、供應(yīng)商情況進(jìn)行跟蹤調(diào)查， 建立采購物品及外協(xié)產(chǎn)品價格信息庫； 建立采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量記錄；協(xié)助店管部制訂最佳安全庫存；負(fù)責(zé)對采購成本的控制； 負(fù)責(zé) 對供應(yīng)商的管理；負(fù)責(zé)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的交貨與協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品質(zhì)量問題的解決、退貨與索賠；負(fù)責(zé)采購款項的結(jié)算支付。 （五） 財務(wù)部：負(fù)責(zé)對采購計劃及采購預(yù)算的審核；采購物品及外協(xié)產(chǎn)品付款憑證的審核。 第九條 采購計劃種類 根據(jù)采購物品的不同應(yīng)分別制訂年度采購計劃、月度采購計劃及日采購計劃。 （二） 月度采購計劃 是在對年度采購計劃進(jìn)行分解基礎(chǔ)上，依據(jù)上月實際采購情況、庫存情況、下月度需求預(yù)測、市場行情制訂當(dāng)月的采購計劃，該計劃也是制訂月度資金計劃的主要依據(jù)之一。 第十條 各店日常經(jīng)營需求計劃 各店根據(jù)每天的經(jīng)營情況、物品日常消耗情況、庫存情況向店管部報送每天的需求計劃，主要包括每天的銷售主產(chǎn)品及各種配料、一次性消耗物品等。各種物品的采購申請應(yīng)由以下各部門提出： (一 ) 工程項目所需公司采購的材料、設(shè)備等，由項目負(fù)責(zé)人根據(jù)合同及設(shè)計任務(wù)書所作的預(yù)算，結(jié)合工程進(jìn)度編制材料、設(shè)備采購清單（又稱“材料表” ）作為采購申請；經(jīng) 部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，報開發(fā)副總審批； (二 ) 日常經(jīng)營所需的原材料、輔助材料、產(chǎn)成品（包括外協(xié)產(chǎn)品）、包 第 4 頁 裝材料、低值易耗品等，由店管部根據(jù)經(jīng)營需求及加工要求提出采購申請，經(jīng) 部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，報經(jīng)營副總審批； (三 ) 工具及配件、器皿、勞保用品、量檢具等由使用部門在月初提出采購申請；經(jīng) 部門負(fù)責(zé)人或 授權(quán)人審核后，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批； (四 ) 經(jīng)營、辦公等需要的大件設(shè)備和工具（屬于固定資產(chǎn)投資類）由使用部門在年初編制固定資產(chǎn)采購申請；由公司總經(jīng)理審批； (五 ) 普通辦公用品、勞保用品等由綜合辦根據(jù)使用部門需求統(tǒng)一提出年度或月度采購申請，經(jīng) 部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，由總經(jīng)理審批； (六 ) 庫房管理員可根據(jù)日常領(lǐng)料情況和庫存情況提出常備用料的采購申請，由 店管部經(jīng)理審批 ； (七 ) 研究開發(fā)所需要的原料、輔助材料、工具、器皿、設(shè)備等，由技術(shù)中心根據(jù)需求時間提出月度或日采購申請，經(jīng) 部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后， 報營運副總審批。 (九 ) 部門負(fù)責(zé)人 /授權(quán)人審核本部門的采購申請時應(yīng)檢查請購單的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，若不完整或有錯誤則應(yīng)予以糾正。審核內(nèi)容包括采購申請各欄填寫是否清楚， 是否符合項目合同內(nèi)容、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、是否有相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批簽字、是否在審批范圍內(nèi)等。 (二 ) 采購計劃應(yīng)同時報送財務(wù)部審核，以利 于公司資金的安排。只有現(xiàn)有庫存不能滿足的申請采購物品才能列入采購計劃 第 5 頁 中。 (五 ) 物品需求單位對于申請采購物品若需要變更或撤銷時，必須立即通知采購部，及時根據(jù)實際情況更改采購計劃。如確屬急需物品，應(yīng)填寫緊急采購申請表，由部門負(fù)責(zé)人審批后，由公司營運副總核準(zhǔn)后才能列入采購范圍。采購應(yīng)按照“擇優(yōu)、擇廉、擇近”的原則 并嚴(yán)格按照采購計劃按質(zhì)、按量、按時進(jìn)行采購。 屬于定點供應(yīng)商供貨范圍內(nèi)的物品，不管價值多少，可以直接從定點供應(yīng)商處采購。 (一 ) 定點供應(yīng)商長期供貨的物品范疇： 為有效降低采購成本，達(dá)到規(guī)模采購，并保證采購物品質(zhì)量的穩(wěn)定性與標(biāo)準(zhǔn)，以下消耗較大且常用物品應(yīng)盡量采用定點供應(yīng)商長 期議價供貨的方式： ? 生鮮類：包括豬、牛、羊肉、雞、鴨、魚、海鮮、蛋、常用蔬菜等； ? 干貨類：各種肉食、海鮮、木耳、蘑菇等； ? 糧油、各種調(diào)料等； ? 飲料類； ? 經(jīng)營加工用器材類、包裝用材料、其它消耗品； ? 熟食、涼菜類委托對外加工產(chǎn)品。 2. 工程裝修項目中需公司采購的材料、關(guān)鍵設(shè)備等； 3. 一年內(nèi)可在 同一供應(yīng)商處累計采購金額超過 5 萬元的某類物品。 第十五條 采購詢價的發(fā)出 采購人員按照采購計劃所列材料清單，參考采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的市場行情、公司相關(guān)人員的信息提供、采購歷史記錄、廠商提供的價格資料等各種渠道的價格信息，對采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的供應(yīng)商進(jìn)行充分的詢價、議價。 (二 ) 詢價方式應(yīng)采用書面詢價，要求供應(yīng)商提供簽字或蓋章的報價單，如只能采用電話詢價方式，應(yīng)獲得采購部經(jīng)理批準(zhǔn)。 (四 ) 在詢價過程中供應(yīng)商如要求對采購物品及外協(xié)產(chǎn)品內(nèi)容、技術(shù)要求、規(guī)范等作進(jìn)一步澄清 ，采購員應(yīng)該協(xié)調(diào)相關(guān)人員盡快作出答復(fù)，以使供應(yīng)商 第 7 頁 有條件作出適當(dāng)報價。臺帳內(nèi)容要包括：物品名稱、型號、規(guī)格、主要技術(shù)參數(shù)、分承包方的單位名稱、企業(yè)性質(zhì)、質(zhì)量保證體系、價格和運雜費用，并有綜合分析說明和比價依據(jù)。同時應(yīng)整理收到的詢價資料備查。 (三 ) 采購員應(yīng)確定一個初始目標(biāo)價，以利于在隨后進(jìn)行的多輪談判（ 3–4輪）及每輪談判后目標(biāo)價格的重新確定。