【正文】 門通知、市民信訪記錄等），由本局各管理部門保存，如無特別規(guī)定保存期為 3 年。 管理記錄樣式的批準(zhǔn)、更改及發(fā)放 記錄樣式及其《 文件更改申請單》由與該記錄相關(guān)的文件批準(zhǔn)人批準(zhǔn)，記錄樣式的批準(zhǔn)采用背面簽名的方式；改版后的記錄樣式應(yīng)附有經(jīng)批準(zhǔn)的《文件更改申請單》，背面可不再簽名。 記錄不得隨意銷毀，過期的記錄須經(jīng)質(zhì)檢部、管理者代表核實后方能作銷毀處置。 各部門按照《記錄管制表》的期限要求保存記錄，對于保存期超過 3 年的記錄經(jīng)本局辦公室審核后，可集中保存于局辦公室的檔案資料室，但需標(biāo)識清楚所屬部門，記錄名稱和年份。 如一個部門有多種記錄，要對存放記錄的資料夾進行編號，資料夾內(nèi)應(yīng)附有所存放記錄的清單，一般情況下各部門對記錄每半年整理一次，裝訂成集，在封面或資料袋上注明部門、記錄名稱和月份；每年進行一次總的歸檔，在封面或資料袋上注明部門、記錄名稱及年份。 管理記錄的收集、標(biāo)識和歸檔 本局各部門應(yīng)及時收集、匯總各類記錄，保持順序號或日期、頁碼的連續(xù)，以便于查閱。 管理記錄的樣式及內(nèi)容要求在相應(yīng)的程序文件中規(guī)定。 與管理活動有關(guān)的記錄：服務(wù)提供過程記錄、不良服務(wù)處置記錄、數(shù)據(jù)分析及統(tǒng)計技術(shù)應(yīng)用記錄，服務(wù)管理計劃相關(guān)記錄，為市民服務(wù)及投訴記錄等等。 各相關(guān)部門：負責(zé)對本部門的各類管理記錄進行整理、保存和歸檔。 3． 職責(zé)： 辦公室：管理性記錄歸口管理部門，負責(zé)對各類管理記錄的日常檢查，以及記錄更改的審核工作。 5. 相關(guān)文件 《記錄控制程序》 6．相關(guān)記錄 《文件發(fā)放清單》 《 文件發(fā)放 /回收記錄表》 《受控文件一覽表》 《外來文件 /標(biāo)準(zhǔn)一覽表》 《文件更改申請單》 《文件領(lǐng)用申請單》 二、記錄控制程序 1．目的： 對管理性記錄進行控制和管理，為保證和證實本城管執(zhí)法局管理體系符合規(guī) 定的 ISO9001 標(biāo)準(zhǔn)要求、本局 ISO 服務(wù)管理體系有效運行以及相關(guān)活動或服務(wù)的可追溯性，以采取糾正和預(yù)防措施提供依據(jù)。檢查各類在用文件的有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。 任何人不得在受控文件上亂涂亂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、整潔和完好。相關(guān)部 門領(lǐng)用外來文件 /標(biāo)準(zhǔn)時需填寫《文件領(lǐng)用申請單》，經(jīng)加蓋紅色 “外來管理文件 ”印章后進行發(fā)放，并作好簽收記錄。 收回作廢文件的原稿應(yīng)加蓋藍色 “保留文件 ”印章保存于局辦公室資料室，不作銷毀。各職能部門、管理所、執(zhí)法大隊負責(zé)保存相關(guān)的帶有受控標(biāo)識的文件，文件應(yīng)有序的加以保存，以便存取和查閱。提供給上級領(lǐng)導(dǎo)的文件，加蓋 “非受控 ”印章，不做 更換改控制，但需作好發(fā)放登記；提供給供方和認(rèn)證機構(gòu)的文件，參照非受控文件處理。 文件的領(lǐng)用 當(dāng)因文件被丟失、嚴(yán)重破損或其他情況（如提供給上級領(lǐng)導(dǎo)、供方、認(rèn)證機構(gòu)等）而需要領(lǐng)用時，由申請人填寫《文件領(lǐng)用申請單》，經(jīng)其部門負責(zé)人審核及管理者代表批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。 c. 局辦公室負責(zé)管理程序文件、管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)更改的具體作業(yè)和控制，保存好更改記錄。 b. 文件更改的原因和更改結(jié)果應(yīng)在每個文件的修訂頁上詳細注明更改的原因和內(nèi)容。 文件的發(fā)放 局辦公室制訂《文件發(fā)放清單》，交管理者代表批準(zhǔn)后，由局辦公室文管員依發(fā)放清單復(fù)印相應(yīng)份數(shù)，加蓋紅色 “受控文件 ”印章進行統(tǒng)一發(fā)放，且在發(fā)放的文件上注明分發(fā)號，文件領(lǐng)用人應(yīng)在《文件發(fā)放 /回收記錄表》上簽收。 工程技術(shù)文件文件由各職能部門工程部編寫，部門主管審核，總工程師批準(zhǔn)。 文件的編寫和審批 質(zhì)量手冊由局辦公室編寫，管理者代表審核，局長批準(zhǔn)。 ⑤ “”表示 sobranie 城市管理行政執(zhí)法局的管理記錄代碼。 ③ “QM”表示質(zhì)量手冊的代碼， “QP”表示管理體系程序的代碼， “WI” 表示管理工作手冊的代碼， “FM” 表示管理表單的代碼。 文件的編號 質(zhì)量手冊、程序文件和相關(guān)的作業(yè)指導(dǎo)書采用如下編號方法： 質(zhì)量手冊編號為 SO/ 管理體系程序編號為 SO/□□2020 管理工作手冊編號為 CG/WI.◆◆ □□2020 管理性記錄表單 ◇◇ □□ 注： ① “□□”為從 01 開始的流水號， ◆◆ 為城管局各部門拼音縮寫代號。 局長：負責(zé)本局管理文件發(fā)放的批準(zhǔn)。 管理者代表：負責(zé)本局文件和資料發(fā)放范圍及程序文件的審核；負責(zé)對現(xiàn)有體系文件的定期評審。 3． 職責(zé) 局辦公室：負責(zé)本局管理文件和資料的發(fā)放、回收、銷毀、原稿的保存及作好相關(guān)記錄；負責(zé)編制并及時更新《受控文件一覽表》、《外來法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)一覽表》。一、文件控制程序 1. 目的 對本行政執(zhí)法局 ISO 管理文件進行控制，確保相關(guān)部門及時得到并使用有效版本。 適用于本局 ISO 服務(wù)管理體系有關(guān)的文件控制（包括外部提供有關(guān)文件或資料）。 各職能部門工程部：負責(zé)本部門工程技術(shù)文件的設(shè)計與編制、銷毀的審核和控制，負責(zé)編制《技術(shù)文件發(fā)放清單》。 各部門單位：負責(zé)本局相關(guān)文件的編制、更改和使用保管，部門負責(zé)人 負責(zé)相關(guān)文件的審核。 4．管理程序 文件的分類和編號 文件的分類 a． 質(zhì)量 手冊、管理程序文件； b．部門管理工作手冊（相關(guān)管理、工作標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)規(guī)范） ； c．外來文件：包括本局上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的文件、國家和地方關(guān)于城市管理和行政 執(zhí)法的法律、行政法規(guī)、國家標(biāo)準(zhǔn)； d．其他類：包括行政組織圖、管理體系圖、城市管理發(fā)展規(guī)劃、培訓(xùn)計劃、管 理計劃和方案等。 ② “◇◇ ”表單編碼采用相關(guān)程序文件名編號相同的形式， “2020”表示文件發(fā)布的年份。 ④ “SO/CG”表示 sobranie 城市管理 行政執(zhí)法局的管理體系文件拼音縮寫代號。 ⑥ 文件的版本采用 A0、 A1 ┅ A B0 B02 的方式，表單的版本。 管理程序文件由局各部門編寫，局辦公室主任審核，管理者代表批準(zhǔn)。 管理工作手冊（管理標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)規(guī)范和服務(wù)提供規(guī)范）由局所屬職能部門、管理所、執(zhí)法大隊負責(zé)起草編寫，局辦公室主任審核，管理者代表批準(zhǔn)。 文件的更改 ，由更改申請者填寫《文件更改申請單》，由原審批部門批準(zhǔn)后進行更改（若其他部門人員進行審批時，需取得原審批部門相關(guān)背景資料），并將更改后的的正稿及相應(yīng)的《文件更改申請 單》交至局辦公室審核后，由文管員按原發(fā)放清單進行分發(fā)，同時收回相應(yīng)作廢文件，在《文件發(fā)放 /回收記錄表》上作相應(yīng)記錄。并在文件的分發(fā)頁上簡述本次修改的內(nèi)容、性質(zhì)和版本狀況。 ，如需采用換頁、局部修訂、 劃改等方式需在《文件更改申請表》中特別注明具體的實施方法。因破損而重新領(lǐng)用的新文件和資料，分發(fā)號不變，并收回相應(yīng)舊文件；丟失補發(fā)的文件應(yīng)給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效；辦公室文管員作好相應(yīng)分發(fā)簽收記錄。 文件的保存及銷毀 所有文件的原稿及其《文件發(fā)放清單》由局辦公室統(tǒng)一保管。 局辦公室文管員負責(zé)編制并及時更新 ISO 管理文件的《受控文件一覽表》，以反映版本最新版本狀況。 外來文件的控制 城管執(zhí)法局各職能部門、管理所負責(zé) 收集 上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)頒布或下發(fā)的行政管理文件、相關(guān)國家城市管理、行政法律法規(guī)的最新版本，交至局辦公室審核后，編制《外來法律法規(guī) /標(biāo)準(zhǔn)一覽表》，在下發(fā)各部門執(zhí)行。 外來文件的管理 本局文件以書面形式為準(zhǔn)，存在于電子媒體中的文件，不作為執(zhí)行的依據(jù)。 局辦公室每 年對文件進行一次全面檢查。 城管執(zhí)法局內(nèi)部運作及外部城市管理、行政法律法規(guī)等變更時，應(yīng)及時更改相應(yīng)的管理文件。 2．適用范圍： 適用于本局管理體系運行記錄及管理活動記錄的控制和管理。 辦公室文管員：負責(zé)編寫《記錄管制表》，以備案各類管理記錄的最新樣本，以及日常收發(fā)、歸檔事宜。 4．工作程序 本局管理性記錄的范圍 本局管理體系共有的記錄：內(nèi)部審核記錄，管理評審記錄，文件控制記錄，教育培訓(xùn)記錄，服務(wù)提供過程記錄，各類設(shè) 施管理記錄、糾正和預(yù)防措施相關(guān)記錄等。 本局管理記錄的形式及要求 管理記錄的形式可以是表格、圖表、卡片、報告。 對管理記錄的填寫要求：填寫及時，內(nèi)容正確完整，字跡應(yīng)清晰，能準(zhǔn)確識 別，簽全名；不得隨便更改、涂改，如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)填寫有誤，要用劃線的方式進行更正，并簽名、注上日期。 本局對于管理體系文件規(guī)定的記錄，其歸檔方式應(yīng)便于存取檢索，一般以活頁夾來保存。 對管理記錄的保存和銷毀 辦公室文管員編寫《記錄管制表》，填寫記錄名稱、編碼（包括樣本）、保存期、編制部門等內(nèi)容，交部門負責(zé)人審批；并匯集備案記錄的樣本。 記錄應(yīng)保存在安全、干燥的地方，便于檢索并注意防火、防蟲、防潮等工作。 管理記錄的查閱、借閱經(jīng)記錄保存部門負責(zé)人同意，本局相關(guān)部門可在記錄保存處查閱所需記錄，如需借閱，需經(jīng)主管負責(zé)人同意，進行登記，限期歸還。 各部門將更改后的記錄樣式及批準(zhǔn)后的《文件更改申請單》交至辦公室，由辦公室文管員對《記錄管制表》進行相應(yīng)的修改，經(jīng)辦公室主任審批后，文管員及時發(fā)放最新的《記錄管制表》。 5. 相關(guān)文件 ********** 6．管理記錄 《記錄管制表》 《管理策劃控制程序》正在整理修改中。 2. 適用范圍 適用于對確