【正文】 款會(huì)計(jì) ? 上海應(yīng)付帳款 會(huì)計(jì)復(fù)核會(huì)計(jì)分錄和憑證附件，如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，則說明錯(cuò)誤原因，將會(huì)計(jì)分錄和附件退回新疆應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)進(jìn)行必要調(diào)整，如果無誤，則在記帳憑證復(fù)核欄簽字確認(rèn)。 ? 出納付款后，將采購合同交給檔案管理員統(tǒng)出納 確認(rèn)采購 2 付款 4 復(fù)核過帳 3 22 主要步驟 描述 負(fù)責(zé)部門 一歸檔保管。 會(huì)計(jì)經(jīng)理 ? 應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)每天編制到期付款報(bào)告，然后根據(jù)報(bào)告從應(yīng)付款檔案中抽取相應(yīng)的發(fā)票、收貨單、訂單等采購相關(guān)文件，并填寫付款申請(qǐng)，根據(jù)審批權(quán)限表規(guī)定送管理層相應(yīng)授權(quán)人批準(zhǔn)，然后將報(bào)告、付款申請(qǐng)和采購相關(guān)文件交出納； ? 出納檢查報(bào)告中的每筆到期付款是否與付款申請(qǐng)，采購相關(guān)文件一一對(duì)應(yīng)，及付款申請(qǐng)合計(jì)數(shù)是否與到期應(yīng)付款總數(shù)一致，并在到期應(yīng)付款報(bào)告上簽字，確認(rèn)復(fù)核； ? 出納對(duì)每張付款申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)金額的正確性和授權(quán)的恰當(dāng)性。 ? 如果應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)在進(jìn)行上述工作時(shí)，仍未收到供應(yīng)商發(fā)票，則可按訂單金額暫估入帳。 ? 應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)收到上述文件后，根 據(jù)檢驗(yàn)單上的訂單編號(hào)從“未完成訂單”盒中找到相應(yīng)的訂單。 ? 如果是由采購員直接到供應(yīng)商處直接進(jìn)行的小額現(xiàn)場(chǎng)采購，采購員應(yīng)將發(fā)票在采購?fù)瓿珊?3 天內(nèi)送至計(jì)財(cái)部應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)處，如果是發(fā)出訂單或簽訂合同的大額采購，必須要求供應(yīng)商將發(fā)票送至計(jì)財(cái)部應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)處。 檢驗(yàn)單一式三聯(lián) ? 行政部一聯(lián) ? 財(cái)務(wù)部一聯(lián) ? 送貨人一聯(lián) ? 如果檢驗(yàn)時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，行政部資產(chǎn)管理員出具不合格檢驗(yàn)單，由供 應(yīng)商 /送貨商簽字確認(rèn)后交采購員處理。收到貨物后，應(yīng)根據(jù)采購訂單的要求，就貨物的外包裝，數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。 ? 采購員通知 行政部資產(chǎn)管理員 接收和驗(yàn)收貨物。 ? 按部門領(lǐng)用的實(shí)際數(shù)記入各部門的直接費(fèi)用。 ? 確認(rèn)應(yīng)付款前必須進(jìn)行將訂單或合同、發(fā)票和檢驗(yàn)單進(jìn)行核對(duì)。 ? 采購只有根據(jù)檢驗(yàn)單和采購訂單才能入帳。 計(jì)財(cái)部應(yīng)付帳款會(huì)計(jì) 歸檔 5 17 4 收貨與記錄 流程圖－上海部分 行政部 計(jì)財(cái)部 使用部門 驗(yàn)收貨物 資產(chǎn)管理員 應(yīng)付帳款 /費(fèi)用會(huì)計(jì) 總帳會(huì)計(jì) 出納 使用人 采購確認(rèn) 領(lǐng)用 2 7 驗(yàn)收貨物 1 領(lǐng)用申請(qǐng) 6 部門領(lǐng)用 7 確認(rèn)采購 2 付款 4 費(fèi)用分?jǐn)? 5 復(fù)核過帳 3 18 流程圖－上海復(fù)核 計(jì)財(cái)部 新疆 應(yīng)付賬款會(huì)計(jì) 上海 應(yīng)付賬款會(huì)計(jì) 上海 總賬會(huì)計(jì) 采購確認(rèn)－復(fù)核新疆部分 見新疆 流程圖 新疆部分 確認(rèn) 采購 2 過賬 3 復(fù)核 3 19 管理方法 管理原則 ? 收貨與采購的職能必須分離，由采購員進(jìn)行采購，資產(chǎn)管理員統(tǒng)一收貨。 ? 采購員收到客戶蓋章確認(rèn)的采購訂單后，將訂單交合同章管理員蓋章，將一份傳真 /快遞給供應(yīng)商；將采購申請(qǐng)單、采購訂單、供應(yīng)商審核表、訂單或合同統(tǒng)一保存，并將一份訂單或合同交由計(jì)財(cái)部應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)。在取得批準(zhǔn)后，將采購訂單傳真 /快 遞給供應(yīng)商。如果供應(yīng)商確認(rèn)訂單條款，則采購員要求供應(yīng)商在訂單上蓋章，傳真 /快遞回金新；如果供應(yīng)商不確認(rèn)訂單，采購員應(yīng)記錄對(duì)方要求做的訂單修采購員 采購訂單 – 附件 9 審批 2 填寫 /更新 采購單 1 管理層審核 3 出具訂單 4 16 改。 ? 修改后的采購訂單必須由行政部總經(jīng)理和 管理層相應(yīng)授權(quán)人審批授權(quán)。 行政部總經(jīng)理 ? 超出人民幣 ________元的采購訂單在行政部總經(jīng)理審核之后，再由管理層相應(yīng)授權(quán)人審核。 ? 退回的采購訂單由采購員進(jìn)行修改。 ? 采購員將采購訂單、采購申請(qǐng)單和供應(yīng)商選擇表交行政部總經(jīng)理復(fù)核。 管理部門 行政部、管理層、計(jì)財(cái)部 管理文件 采購 流程中包括以下文件 : 文件名稱 相關(guān)步驟 填制人 復(fù)核人 參考編號(hào) 采購訂單 填寫并審批采購訂單 采購員 行政部總經(jīng)理、管理層 附件 9 15 流程描述 準(zhǔn)備采購訂單 主要步驟 描述 負(fù)責(zé)部門 ? 采購員根據(jù)采購申請(qǐng)單和供應(yīng)商選擇表上的報(bào)價(jià)、付款條件，填制采購訂單，詳細(xì)列明申請(qǐng)采購貨物的項(xiàng)目名稱、供應(yīng)商名稱、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總金額、付款條件、期望到達(dá)日期、目的地、運(yùn)輸條款和相應(yīng)的采購申請(qǐng)單編號(hào)。 ? 采購訂單上必須填寫完整、準(zhǔn)確。 ? 每一次采購必須出具采購訂單。 行政部采購員 供應(yīng)商評(píng)估記錄 – 附件 7 訂單匯總表 – 附件 6 供應(yīng)商年度考核報(bào)告 – 附件8 評(píng)審供應(yīng)商業(yè)績(jī) 7 更新供應(yīng)商檔案 9 審核 8 13 3 采購 流程圖 行政部 計(jì)財(cái)部 管理層 準(zhǔn)備采購訂單 采購員 部門總經(jīng)理 應(yīng)付帳款會(huì)計(jì) 相應(yīng)授權(quán)人 出具采購訂單 2 審批 2 審批 3 填寫 /更新采購訂單 1 出具采購訂單 4 歸檔 5 14 管理方法 管理原則 ? 公司應(yīng)設(shè)立具體的審批權(quán)限級(jí)別，并嚴(yán)格遵守。 行政部采購員 ? 行政部總經(jīng)理審批 供應(yīng)商考核報(bào)告。 ? 考核結(jié)果將作為下一個(gè)年度選擇供應(yīng)商的一個(gè)依據(jù)，對(duì)于分?jǐn)?shù)高的供應(yīng)商將提高其采購額度，分?jǐn)?shù)低于該類供應(yīng)商平均分的供應(yīng)商將取消其授權(quán)供應(yīng)商資格。采購定單按月存檔，并打印匯總表；該表同時(shí)能反映具體定單的供應(yīng)商，有助于公司對(duì)供應(yīng)商進(jìn) 行定期評(píng)估和進(jìn)一步篩選。 公司總經(jīng)理 供應(yīng) 商選擇表 – 附件 5 選擇供應(yīng)商 4 審批 5 審批 6 12 供應(yīng)商再評(píng)估 主要步驟 描述 負(fù)責(zé)部門 ? 行政部采購員可以根據(jù)供應(yīng)商供應(yīng)物資、批次、數(shù)量單位、合格率及發(fā)貨情況、售后服務(wù)等信息進(jìn)行評(píng)估并打分，記錄在 供應(yīng)商評(píng)估記錄 中。 行政部總經(jīng)理 ? 采購金額超 出人民幣 ________元的交易，審核未采用最低供應(yīng)價(jià)的采購，以及未采用競(jìng)價(jià)投標(biāo)的方式選擇供應(yīng)商的例外情況，必須在行政部總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)之后再由公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。 ? 未采用最低供應(yīng)價(jià)的采購，以及未采用競(jìng)價(jià)投標(biāo)的方式選擇供應(yīng)商的例外情況，必須注明合理的原因和解釋，在行政部總經(jīng)理審批之后，交由管理層總經(jīng)理審核。 行政部采購員 ? 行政部總經(jīng)理詳細(xì)復(fù)核采購員選擇供應(yīng)商的程序和理由，審核采購的價(jià)格、付款條件等因素。 ? 采購員根據(jù)價(jià)格、付款條件、質(zhì)量等因素，選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，并在供應(yīng)商選擇表上詳細(xì)說明不同供應(yīng)商的供貨價(jià)格、質(zhì)量、交貨時(shí)間和付款條件的比較，列明對(duì)節(jié)約的采購成本、提高的質(zhì)量、節(jié)約的時(shí)間和付款期的優(yōu)惠的綜合評(píng)價(jià)，得出選擇供應(yīng)商的結(jié)果。 ? 對(duì)于合同金額超過人民幣 ______元的采購業(yè)務(wù)，采購員應(yīng)至少在三個(gè)供應(yīng)商中選擇；對(duì)于合同金額超出人民幣 _______元或合同期超過一年的采購業(yè)務(wù)，必須采用競(jìng)價(jià)投標(biāo)的方式選擇供應(yīng)商。 行政部采購員 ? 行政部總經(jīng)理復(fù)核授權(quán)供應(yīng)商清單和供應(yīng)商資料，并簽字確認(rèn)。 ? 采購員根據(jù)供應(yīng)商的價(jià)格，質(zhì)量，交貨期和售后服務(wù)確定授權(quán)供應(yīng)商，建立 /更新 授權(quán)供應(yīng)商清單 。 ? 供應(yīng)商資料庫主要包括主要信息和交易信息兩部分。 行政部采購員 ? 采購員將供應(yīng)商資料存入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。 ? 采購員在發(fā)現(xiàn)這些供應(yīng)商后，應(yīng)傳真 /電話聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商，要求