【正文】 款會計 ? 上海應付帳款 會計復核會計分錄和憑證附件，如果發(fā)現錯誤，則說明錯誤原因，將會計分錄和附件退回新疆應付帳款會計進行必要調整，如果無誤，則在記帳憑證復核欄簽字確認。 ? 出納付款后，將采購合同交給檔案管理員統(tǒng)出納 確認采購 2 付款 4 復核過帳 3 22 主要步驟 描述 負責部門 一歸檔保管。 會計經理 ? 應付帳款會計每天編制到期付款報告，然后根據報告從應付款檔案中抽取相應的發(fā)票、收貨單、訂單等采購相關文件，并填寫付款申請，根據審批權限表規(guī)定送管理層相應授權人批準，然后將報告、付款申請和采購相關文件交出納； ? 出納檢查報告中的每筆到期付款是否與付款申請，采購相關文件一一對應，及付款申請合計數是否與到期應付款總數一致，并在到期應付款報告上簽字，確認復核； ? 出納對每張付款申請進行復核，確認金額的正確性和授權的恰當性。 ? 如果應付帳款會計在進行上述工作時，仍未收到供應商發(fā)票，則可按訂單金額暫估入帳。 ? 應付帳款會計收到上述文件后，根 據檢驗單上的訂單編號從“未完成訂單”盒中找到相應的訂單。 ? 如果是由采購員直接到供應商處直接進行的小額現場采購，采購員應將發(fā)票在采購完成后 3 天內送至計財部應付賬款會計處，如果是發(fā)出訂單或簽訂合同的大額采購，必須要求供應商將發(fā)票送至計財部應付賬款會計處。 檢驗單一式三聯(lián) ? 行政部一聯(lián) ? 財務部一聯(lián) ? 送貨人一聯(lián) ? 如果檢驗時發(fā)現問題，行政部資產管理員出具不合格檢驗單，由供 應商 /送貨商簽字確認后交采購員處理。收到貨物后，應根據采購訂單的要求，就貨物的外包裝，數量和質量進行檢驗。 ? 采購員通知 行政部資產管理員 接收和驗收貨物。 ? 按部門領用的實際數記入各部門的直接費用。 ? 確認應付款前必須進行將訂單或合同、發(fā)票和檢驗單進行核對。 ? 采購只有根據檢驗單和采購訂單才能入帳。 計財部應付帳款會計 歸檔 5 17 4 收貨與記錄 流程圖－上海部分 行政部 計財部 使用部門 驗收貨物 資產管理員 應付帳款 /費用會計 總帳會計 出納 使用人 采購確認 領用 2 7 驗收貨物 1 領用申請 6 部門領用 7 確認采購 2 付款 4 費用分攤 5 復核過帳 3 18 流程圖－上海復核 計財部 新疆 應付賬款會計 上海 應付賬款會計 上海 總賬會計 采購確認－復核新疆部分 見新疆 流程圖 新疆部分 確認 采購 2 過賬 3 復核 3 19 管理方法 管理原則 ? 收貨與采購的職能必須分離，由采購員進行采購，資產管理員統(tǒng)一收貨。 ? 采購員收到客戶蓋章確認的采購訂單后，將訂單交合同章管理員蓋章，將一份傳真 /快遞給供應商；將采購申請單、采購訂單、供應商審核表、訂單或合同統(tǒng)一保存，并將一份訂單或合同交由計財部應付帳款會計。在取得批準后，將采購訂單傳真 /快 遞給供應商。如果供應商確認訂單條款，則采購員要求供應商在訂單上蓋章，傳真 /快遞回金新；如果供應商不確認訂單，采購員應記錄對方要求做的訂單修采購員 采購訂單 – 附件 9 審批 2 填寫 /更新 采購單 1 管理層審核 3 出具訂單 4 16 改。 ? 修改后的采購訂單必須由行政部總經理和 管理層相應授權人審批授權。 行政部總經理 ? 超出人民幣 ________元的采購訂單在行政部總經理審核之后，再由管理層相應授權人審核。 ? 退回的采購訂單由采購員進行修改。 ? 采購員將采購訂單、采購申請單和供應商選擇表交行政部總經理復核。 管理部門 行政部、管理層、計財部 管理文件 采購 流程中包括以下文件 : 文件名稱 相關步驟 填制人 復核人 參考編號 采購訂單 填寫并審批采購訂單 采購員 行政部總經理、管理層 附件 9 15 流程描述 準備采購訂單 主要步驟 描述 負責部門 ? 采購員根據采購申請單和供應商選擇表上的報價、付款條件，填制采購訂單，詳細列明申請采購貨物的項目名稱、供應商名稱、型號、數量、單價、總金額、付款條件、期望到達日期、目的地、運輸條款和相應的采購申請單編號。 ? 采購訂單上必須填寫完整、準確。 ? 每一次采購必須出具采購訂單。 行政部采購員 供應商評估記錄 – 附件 7 訂單匯總表 – 附件 6 供應商年度考核報告 – 附件8 評審供應商業(yè)績 7 更新供應商檔案 9 審核 8 13 3 采購 流程圖 行政部 計財部 管理層 準備采購訂單 采購員 部門總經理 應付帳款會計 相應授權人 出具采購訂單 2 審批 2 審批 3 填寫 /更新采購訂單 1 出具采購訂單 4 歸檔 5 14 管理方法 管理原則 ? 公司應設立具體的審批權限級別，并嚴格遵守。 行政部采購員 ? 行政部總經理審批 供應商考核報告。 ? 考核結果將作為下一個年度選擇供應商的一個依據，對于分數高的供應商將提高其采購額度，分數低于該類供應商平均分的供應商將取消其授權供應商資格。采購定單按月存檔，并打印匯總表；該表同時能反映具體定單的供應商，有助于公司對供應商進 行定期評估和進一步篩選。 公司總經理 供應 商選擇表 – 附件 5 選擇供應商 4 審批 5 審批 6 12 供應商再評估 主要步驟 描述 負責部門 ? 行政部采購員可以根據供應商供應物資、批次、數量單位、合格率及發(fā)貨情況、售后服務等信息進行評估并打分，記錄在 供應商評估記錄 中。 行政部總經理 ? 采購金額超 出人民幣 ________元的交易，審核未采用最低供應價的采購，以及未采用競價投標的方式選擇供應商的例外情況，必須在行政部總經理簽字批準之后再由公司總經理簽字批準。 ? 未采用最低供應價的采購，以及未采用競價投標的方式選擇供應商的例外情況，必須注明合理的原因和解釋，在行政部總經理審批之后，交由管理層總經理審核。 行政部采購員 ? 行政部總經理詳細復核采購員選擇供應商的程序和理由，審核采購的價格、付款條件等因素。 ? 采購員根據價格、付款條件、質量等因素，選擇適當的供應商，并在供應商選擇表上詳細說明不同供應商的供貨價格、質量、交貨時間和付款條件的比較，列明對節(jié)約的采購成本、提高的質量、節(jié)約的時間和付款期的優(yōu)惠的綜合評價，得出選擇供應商的結果。 ? 對于合同金額超過人民幣 ______元的采購業(yè)務，采購員應至少在三個供應商中選擇；對于合同金額超出人民幣 _______元或合同期超過一年的采購業(yè)務，必須采用競價投標的方式選擇供應商。 行政部采購員 ? 行政部總經理復核授權供應商清單和供應商資料，并簽字確認。 ? 采購員根據供應商的價格，質量，交貨期和售后服務確定授權供應商，建立 /更新 授權供應商清單 。 ? 供應商資料庫主要包括主要信息和交易信息兩部分。 行政部采購員 ? 采購員將供應商資料存入供應商數據庫。 ? 采購員在發(fā)現這些供應商后，應傳真 /電話聯(lián)絡供應商，要求