【正文】 實(shí)際業(yè)務(wù)過(guò)程中，集團(tuán)采購(gòu)中心和區(qū)域采購(gòu)中心采購(gòu)人員必須根據(jù)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購(gòu)，不符合采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)，須由采購(gòu)中心經(jīng)理審批，由實(shí)物管理處備案。低 集團(tuán)采購(gòu)中心經(jīng)理? 采購(gòu)委員會(huì)審核采購(gòu)中心經(jīng)理提交的采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)的合理性進(jìn)行審核，如果對(duì)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)存在異議，采購(gòu)委員會(huì)將意見(jiàn)與采購(gòu)中心經(jīng)理充分溝通，由采購(gòu)中心對(duì)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修改和補(bǔ)充；如果采購(gòu)委員會(huì)批準(zhǔn)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，則授權(quán)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布。? 采購(gòu)中心經(jīng)理修改采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)草稿后，將初稿發(fā)送相關(guān)使用部門，再次征詢意見(jiàn)，與使用部門充分討論和溝通。? 采購(gòu)中心商務(wù)管理處總結(jié)歷史采購(gòu)記錄、使用部門反饋以及供應(yīng)商咨詢建議后，初步擬定采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定采購(gòu)對(duì)象的規(guī)格、性能、質(zhì)量和售后服務(wù)要求等品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，向采購(gòu)中心經(jīng)理報(bào)告。? 公司必須設(shè)立統(tǒng)一正式的采購(gòu)政策并定期更新采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)流程。? 建立并維護(hù)采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)行權(quán)限控制管理? 制定詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃，合理安排采購(gòu)工作。? 不斷發(fā)現(xiàn)能夠提供低成本、高質(zhì)量、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的供應(yīng)商，豐富授權(quán)供應(yīng)商清單。采購(gòu)中心可以使用量化成本指標(biāo)，力求獲得最佳的“交易”或“性價(jià)比”。印章管理員 ? 審核合同授權(quán)，加蓋合同印章；? 印章保管和使用登記。商務(wù)談判小組（重大項(xiàng)目臨時(shí)機(jī)構(gòu)）? 收集供應(yīng)商信息，選擇綜合成本最低的供應(yīng)商；? 草擬采購(gòu)合同和采購(gòu)訂單；? 對(duì)合同和訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。集團(tuán)采購(gòu)中心商務(wù)管理處 ? 協(xié)助采購(gòu)中心經(jīng)理草擬采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)目錄、授權(quán)供應(yīng)商，標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)合同、采購(gòu)業(yè)務(wù)報(bào)告、員工道德手冊(cè)；? 維護(hù)和更新采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)；? 協(xié)助制定全集團(tuán)的采購(gòu)預(yù)算，根據(jù)采購(gòu)預(yù)算編制采購(gòu)計(jì)劃；? 匯總采購(gòu)申請(qǐng)，核對(duì)采購(gòu)計(jì)劃，分配采購(gòu)任務(wù)；? 管理采購(gòu)文件、單據(jù)的歸檔和保存；? 對(duì)區(qū)域采購(gòu)協(xié)調(diào)員進(jìn)行管理和業(yè)績(jī)考核；12專項(xiàng)采購(gòu)處 ? 收集、記錄、更新供應(yīng)商信息；? 根據(jù)職能分工執(zhí)行專項(xiàng)采購(gòu)，確保供應(yīng)商選擇、合同、訂單、驗(yàn)收、付款等采購(gòu)全過(guò)程的順利進(jìn)行；? 對(duì)供應(yīng)商業(yè)績(jī)進(jìn)行評(píng)估。采購(gòu)委員會(huì)主任 ? 召集和主持采購(gòu)委員會(huì)定期和臨時(shí)會(huì)議；? 參與采購(gòu)計(jì)劃、策略、政策和制度等議題的討論，提出建議和意見(jiàn)，參與會(huì)議表決；? 聽(tīng)取會(huì)議建議和意見(jiàn)，總結(jié)并發(fā)布會(huì)議決議；? 向高級(jí)管理層進(jìn)行工作匯報(bào)和意見(jiàn)溝通。目前狀況下，采購(gòu)中心采購(gòu)業(yè)務(wù)的付款和會(huì)計(jì)核算可通知應(yīng)承擔(dān)采購(gòu)成本的分支公司計(jì)財(cái)部直接向供應(yīng)商付款，并進(jìn)行會(huì)計(jì)核算；如果由集團(tuán)代墊貨款的，可在應(yīng)承擔(dān)采購(gòu)成本的各級(jí)公司簽署墊付確認(rèn)單后，由集團(tuán)計(jì)財(cái)部向供應(yīng)商墊付貨款，并進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，采購(gòu)成本通過(guò)內(nèi)部往來(lái)報(bào)單分?jǐn)偟綉?yīng)承擔(dān)成本的各級(jí)公司。目前狀況下，低值易耗品的管理可由辦公室負(fù)責(zé)，集團(tuán)固定資產(chǎn)的實(shí)物管理由計(jì)財(cái)部固定資產(chǎn)管理處負(fù)責(zé)，其他各級(jí)公司固定資產(chǎn)的實(shí)物管理可由各級(jí)公司辦公室負(fù)責(zé)，電腦設(shè)備的實(shí)物管理由各級(jí)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)。目前狀況下，采購(gòu)預(yù)算尚需提高，采購(gòu)中心員工需要協(xié)助預(yù)算部門編制采購(gòu)預(yù)算。流程手冊(cè)現(xiàn)狀可行性 在建議結(jié)構(gòu)未建立之前，采購(gòu)中心可以根據(jù)以下職能對(duì)應(yīng)關(guān)系，利用本流程初步規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)：? 申請(qǐng)管理建議職能架構(gòu)中，采購(gòu)申請(qǐng)由集團(tuán)行政辦公室、信息技術(shù)部、固定資產(chǎn)管理中心分別受理來(lái)自于集團(tuán)、總公司、分支機(jī)構(gòu)中的采購(gòu)申請(qǐng)，而目前集團(tuán)采購(gòu)中心面對(duì)五大接口，因此手冊(cè)中提及三大接口的職能現(xiàn)階段可由五大接口完成。? 建議結(jié)構(gòu)建立采購(gòu)共享職能，由集團(tuán)采購(gòu)委員會(huì)和采購(gòu)中心直接領(lǐng)導(dǎo)區(qū)域采購(gòu)中心，為集團(tuán)、產(chǎn)/壽險(xiǎn)總公司及其分支機(jī)構(gòu)提供采購(gòu)服務(wù)，以充分發(fā)揮集中采購(gòu)優(yōu)勢(shì)，保證公司采購(gòu)管理流程標(biāo)準(zhǔn)化，有效控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。9. 采購(gòu)應(yīng)合理規(guī)避控制風(fēng)險(xiǎn)任何采購(gòu)操作流程均應(yīng)以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制、規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)為前提。3. 采購(gòu)必須做到及時(shí)采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)完成采購(gòu)項(xiàng)目，以滿足使用部門的需要。采購(gòu)原則 一般情況下，符合下列的 9 項(xiàng)采購(gòu)指導(dǎo)原則時(shí)，可以認(rèn)為是一項(xiàng)資金利用率高，有價(jià)值的采購(gòu)：71. 采購(gòu)需求明確；使用部門明確采購(gòu)需求及采購(gòu)的目的，可以使采購(gòu)部門執(zhí)行采購(gòu)更具有目的性。? 此外，本流程手冊(cè)對(duì)采購(gòu)道德風(fēng)險(xiǎn)的控制也進(jìn)行了規(guī)范。采購(gòu)集中控制 分權(quán)控制集中采購(gòu)委托采購(gòu)例外采購(gòu) 例外采購(gòu)緊急采購(gòu) 偶然采購(gòu)分散采購(gòu)緊急采購(gòu) 偶然采購(gòu)6采購(gòu)的范圍 ? 本流程手冊(cè)的采購(gòu)范圍主要包括以下內(nèi)容：? 固定資產(chǎn) ? 工程基建? 汽車? 設(shè)備? 辦公家具等? 低值易耗品 ? 辦公用品? 勞務(wù)用品等? 專業(yè)服務(wù)? 咨詢? 技術(shù)服務(wù)? 業(yè)務(wù)宣傳? 廣告? 印刷? 電子商務(wù)網(wǎng)站設(shè)備托管? 電信線路? 衛(wèi)星通訊? 快遞? 清潔? 酒店? 票務(wù)? 維修等? 對(duì)于以上采購(gòu)范圍內(nèi)的需求對(duì)象，采購(gòu)中心和管理層可以結(jié)合總體戰(zhàn)略，采用購(gòu)買、外包、租賃等多種方式。? 偶然采購(gòu)是指一次性的采購(gòu)或者僅為一次性、非循環(huán)使用產(chǎn)品或服務(wù)的采購(gòu)。? 例外采購(gòu)包括委托采購(gòu)、偶然采購(gòu)和緊急采購(gòu)，在例外采購(gòu)情況下也應(yīng)盡量使用授權(quán)供應(yīng)商。? 集中采購(gòu)是指為了發(fā)揮集中優(yōu)勢(shì)，降低采購(gòu)成本，對(duì)采購(gòu)目錄指定的采購(gòu)對(duì)象實(shí)行由采購(gòu)中心統(tǒng)一采購(gòu)的采購(gòu)方式，集中采購(gòu)可以根據(jù)采購(gòu)金額、性質(zhì)特點(diǎn)等采用招標(biāo)和非招標(biāo)競(jìng)價(jià)方式。 采購(gòu)與合同管理流程手冊(cè)編制人： 授權(quán)人：版本： 生效日期：2目錄第一部分 概述 ...........................................................................51 定義與范圍 ........................................................................................................52 組織架構(gòu) ............................................................................................................83 職能說(shuō)明 ..........................................................................................................114 采購(gòu)管理運(yùn)作分類 ..........................................................................................14第二部分 業(yè)務(wù)流程 .................................................................201 采購(gòu)基礎(chǔ) ..........................................................................................................20 流程圖 ......................................................................................................20 管理方法 ..................................................................................................23 流程描述 ..................................................................................................242 采購(gòu)申請(qǐng)及授權(quán) ..............................................................................................38 流程圖 ......................................................................................................38 管理方法 ..................................................................................................39 流程描述 ..................................................................................................403 外包/租賃 .........................................................................................................43 流程圖 ......................................................................................................43 管理方法 ..................................................................................................44 流程描述 ..................................................................................................454 招標(biāo)競(jìng)價(jià)采購(gòu) ..................................................................................................48 流程圖 ......................................................................................................48 管理方法 ..................................................................................................50 流程描述 ..................................................................................................515 非招標(biāo)競(jìng)價(jià)采購(gòu) ..............................................................................................65 流程圖 ......................................................................................................65 管理方法 ..................................................................................................66 流程描述 ..................................................................................................676 例外采購(gòu) ..........................................................................................................72 流程圖 ......................................................................................................72 管理方法 ..................................................................................................74 流程描述 ..................................................................................................757 分散采購(gòu) ..........................................................................................................80 流程圖 ......................................................................................................80 管理方法 ...........................................................................