【正文】 對所 有實物檔案逐件編制檔號，需長期保存的要將檔號標志附在相應(yīng)實物上 各類實物檔案在歸檔時拍成照片以便長期保管，實物檔案的照片和底片同時存擋，并按照片檔案管理辦法編寫說明，注明授予者、授予時間、授予理由和接受部門。 實物檔案的管理 原則 12 檔案室 要編制實物檔案目錄，注明每件物品的名稱、授予或贈與單位或姓名、接受時間、歸檔時間。 如歸擋單位因特殊原因不能及時交付實物的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后應(yīng)先將實物登記編號，再由領(lǐng)回人在實物檔案登記薄上簽字。印章、字畫、禮品可隨時向檔案室移交。 集團與國內(nèi)、外交往中收受的禮品 ： 實物檔案一般比較珍貴，因此均為永久保存。 名人字畫實物檔案 ： 各級領(lǐng)導(dǎo)人及社會知名人士為集團的題詞、作畫。 獎品實物檔案 ： 集團在重大社會活動中獲得的市級（區(qū)級？）以上（含市級）頒發(fā)的獎杯、獎狀、獎?wù)?、獎牌、證書、證章、錦旗、榮譽冊、光榮冊等。 原版聲像檔案、 母帶一般不借出，特殊情況需借出的應(yīng) 經(jīng)董辦領(lǐng)導(dǎo)批準 。如有損壞，借閱部門負責(zé)賠償、修理。銷毀方式按聲像載體材料的特點進行。 聲像檔案的保管期限及鑒定銷毀與相應(yīng)的紙質(zhì)文字材料的規(guī)定相一致。 要定期檢查照片、底片有無發(fā)黃、發(fā)霉 、變質(zhì)等現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)問題及時進行技術(shù)處理。 加強四防措施：（ 1）防水；（ 2）防光；（ 3）防塵；（ 4）防磁。 其它具有保存價值的聲像材料。 集團級以上的各級勞模，先進人物及本集團榮獲市級以上榮譽的實物照片（獎杯、獎牌、證書、錦旗）。 國內(nèi)外重要賓客和著名人物參加集團各項重要活動形成的聲像材料。為了加強聲像檔案管理，更好地開發(fā)利用聲像檔案信息資源，特制定本制度。圖紙折疊后無論何種形式，一律編寫在右下角。有書寫內(nèi)容的頁面均需編 寫頁號。組成的案卷力求美觀、整齊。 卷內(nèi)文件材料排列順序要依據(jù)卷內(nèi)的材料構(gòu)成而定。編繪的竣工圖應(yīng)是新蘭圖，圖面整潔、線條字跡清楚，修改符合技術(shù)要求，圖紙反差良好。 質(zhì)量要求 ， 組卷前要詳細檢查基建文件、施工技術(shù)文件和竣工圖是否按要求收集齊全、完整，做到不丟項不漏項，圖實相符。 組卷原則 竣工檔案要遵循工程竣工文件的自然形成規(guī)律，并保持案卷內(nèi)基建文件、施工技術(shù)文件和竣工圖之間的有機聯(lián)系，符合其專業(yè)特點，便于保管和利用。 集團 檔案室 依據(jù)《 北京市 2021 年規(guī)程 》中內(nèi)容進行基建材料的驗收工作。 及手續(xù) 按項目的工作階段或子項目結(jié)束歸檔，停、緩建工程技術(shù)檔案 應(yīng)在工程停、緩建后立即歸檔。 根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系和便于查考的組卷原則，對基建文件材料的內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進行系統(tǒng)整理，按工程項目組卷，一項一卷或若干卷。 凡利用基建檔案過程 不允許隨便更改， 如需更改，必須填寫變更通知單并履行批準手續(xù)。 集團 檔案室 提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)。 《詳見各門類檔案歸檔范圍》 歸檔內(nèi)容包括基建文件、監(jiān)理文件、施工文件及設(shè)計文件，具體詳見《各門類檔案歸檔范圍表》 歸檔的重點是項目建設(shè)各個階段形成的不同載體、形式的文字，特別是包括竣工圖在內(nèi)的全套圖紙。 ： 凡屬集團基建管理和基建工程項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖 9 表及聲像載體材料等，均屬基建類檔案。 檔案管理工作的各種圖表和各種用具應(yīng)統(tǒng)一使用北京市檔案局印制的標準用具。 卷內(nèi)文件的排列批復(fù)在前、請示在后，正件在前，附件在后，正本在前，定稿在后，重要規(guī) 章制度性文件的歷次稿件依次排列在定稿之后，結(jié)論、決定、處分的文件在前，依據(jù)材料在后。歸檔文件資料份數(shù)、頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 案卷質(zhì)量總的要求是遵循文件資料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。 歸檔手續(xù)：移交（接收）檔案時，要認真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交（接收）登記簿，接 、收 雙方簽 字，以示負責(zé)。 部門互發(fā)的與本部門業(yè)務(wù)沒有直接關(guān)系不需辦理的只有臨時性參考作用的文件資料。 無保存價值的函件、便條、信封、文件草稿及一般事務(wù)的電話記錄等。任何單位和個人不得據(jù)為己有，以維護集團檔案的完整與安全，便于各項工作利用。 非隸屬機關(guān)頒發(fā)的本單位 執(zhí)行的文件及與本單位聯(lián)系、協(xié)商工作重要來往文件。本集團同外單位聯(lián)合制發(fā)的文件 ， 由集團主辦部門立卷 （詳見 文書檔案 歸檔范圍） ： 集團自身形成的直接反映本集團主要工作活動的資料。 ： 文件 資料 的收集 、 管理堅持 職能部門 負責(zé) 制度。依據(jù)《北京市檔案管理實施細則》的規(guī)定，特制定集團文書檔案歸檔制度。 、能反映集團發(fā)展歷程的物品，經(jīng) 檔案室 認定后 即可歸檔。 ，內(nèi)容包括物品名稱、收受時間、地點、事由、贈送人、接收人。 。 7 實物類檔案 歸檔要求 、批復(fù)等文字材料，此類材料按文書材料歸檔。采用數(shù)碼相機拍攝的照片，經(jīng)篩選后， 將電子版及 文字說明 一并移交 。照片與底片的影像要相符。 、完整。 工程類檔案保管期限 按國家有關(guān)規(guī)定進行劃定，所有項目工程類檔案均由集團檔案室 保存。 工程類檔案在項目結(jié)束后按每個階段進行收集。 工程類檔案（基建檔案） 歸檔要求 工程類檔案是 集團 檔案全宗的重要組成部分，它包括工程建設(shè)的前期、設(shè)計、施工、竣工等階段過程中形成的具有保管價值的文字、圖紙、照片等材料。 集團 在日常運作中，要遵循經(jīng)營管理、工程建設(shè)等各項工作和文書處理的程序進行收集、整理、預(yù)立卷歸檔。 檔案歸檔要求 綜合文書類檔案 歸檔要求 集團的文件資料是伴隨集團的開發(fā)、經(jīng)營活動及其管理工作而形成的，它是真實記載和反映集團 各項活動的原始記錄。 集團 所有，任何單位和個人都不得私自保存；集團 全體員工都有責(zé) 6 任支持 集團 檔案系統(tǒng)的工作，嚴守機密，確保 集團 檔案的完整和安全。 5. 內(nèi) 容 檔案管理總則 檔案管理工作是 企業(yè) 知識管理和基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分，是維護 集團 經(jīng)濟利益、 合法權(quán)益、保留歷史真實面貌的一項不可或缺的工作。 兼職檔案員在做好本 部門文件資料歸檔工作的同時，還要做好本部 的資料積累工作（包括實物檔案以及領(lǐng)導(dǎo)外出 開會帶回的有保留價值的文件材料），及時集中移交檔案室 保管。 ，不得長期保存 原件和積壓文件。 ，負責(zé)管理、收集本部門的文件資料，力求使本部門文件保持齊全、完整。 、積累和立卷工作。 、整理、保管本 項目重要基建文件，并形成電子目錄，按照規(guī)定及時向集團檔案室 做好移交工作。 根據(jù)項目的規(guī)模情況， 各項目 集團 設(shè)專職資料員 ，其 它情況下則按照由各項目設(shè)定的 兼職檔案管理 人員進行資料管理，各項目專職資料員 對項目檔案管理工作負有監(jiān)督指導(dǎo)責(zé)任，對移交前的重要檔案資料負有直接管理責(zé)任。 部門領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。 負責(zé) 企業(yè) 檔案庫房的建立、管護工作 ,維護檔案的完整、系統(tǒng)與安全。開發(fā)檔案信息資源，熱情、準確、及時地為利用者提供檔案 調(diào)閱及檔案的催還工作。 、整理、編制多種檢索工具，為 集團 各項工作服務(wù)。指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督、協(xié)助部門檔案管理員 做好各門類檔案的形成、立卷、歸檔，按時完成檔案的接收、移交工作。 企業(yè) 檔案室 設(shè)檔案主管，對集團檔案管理工作負有監(jiān)督指導(dǎo)責(zé)任，對重要檔案資料負有直接管理責(zé)任。 集團檔案主管部門負責(zé)人：負責(zé)檔案主管部門工作的領(lǐng)導(dǎo)，負責(zé)組織檔案管理制度的擬定，以及檔案管理工作的檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。 檔案主管部門： 企業(yè) 辦公室 作 為集團檔案管理的主管部門。 4. 職責(zé)分工 檔案工作主管領(lǐng) 導(dǎo)： 集團 行政辦公室主任 作為集團檔案 室 主管領(lǐng)導(dǎo) ，代表集團 總經(jīng)理負責(zé)組織集團檔案管理制度的制定、執(zhí)行和督促檢查。 T13 X 6 經(jīng)營管理類中的工商管理“ 1 1 XXXX 順序號 年 號 三級類目 二級類目 一 級類目 例如：黨群工作類中的黨務(wù)工作“ 1 X 類目標識的確定 綜合文書檔案類 (即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、會計檔案類、企業(yè)職工檔案類 )，其編寫方法如下。 ”圓點間隔號斷開。 編號原則 一級類目的編號一律采用阿拉伯數(shù)字，其表示為： 1 綜合文書類 2 基本建設(shè)類 3 實物類 4 聲像類 二、三級類目采用阿拉伯數(shù)字隸屬編號。 （ 5）、企業(yè)職工檔案類設(shè)置： 在職員檔案、離職員工檔案二 個三級類目。 （ 3）、 經(jīng)營管理類設(shè)置：計劃統(tǒng)計、財務(wù)管理、資金管理、董事會、監(jiān)事會、工商管理、企業(yè)管理、項目管理、客戶管理、房產(chǎn)管理十個三級類目。 （ 4）、聲像類檔案的二級類目設(shè)置：照片實物檔案、盤片、錄音、錄像實物檔案 （ 5）、 圖書類二級類目設(shè)置：業(yè)務(wù)類、管理類、旅游類、建筑類及其它類 2． 2． 3三級類目設(shè)置：按照集團的實際情況，二級類目作以下三級類目設(shè)置： （ 1）、黨群工作類設(shè)置：黨務(wù)工作、工會工作、宣傳工作三個三級類目。（具體類目設(shè)置詳見附件 1— 4） ：