【正文】 文件材料 D．本單位負(fù)責(zé)人兼任何外單位職務(wù)所形成的文件材料 值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情（ ） A．簽發(fā)文件 B．分發(fā)會(huì)議通知 C．詢問(wèn)情況 D．傳達(dá)指示 接受忠告的正確反應(yīng)是（ ） A．以煩躁的心情傾聽(tīng) B．盡量把責(zé)任推給別人 C．應(yīng)辯解說(shuō)：“那是因?yàn)??” D．切勿感情用事 以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征（ ） A．服務(wù)性 B．決策性 C．專業(yè)性 D．主動(dòng)性 二、判斷題（正確的打√錯(cuò)誤的打，每小題 1 分，共 10 分） 1 、 辦 公 室 的 燈 光 照 明 要 避 開(kāi) 自 然 光 ， 最 好 用 人 工 燈 光 。 （ 2） 在思考處理的方法時(shí)，可以一邊處理工作，一邊查核工作的優(yōu)先順序，以及各項(xiàng)工作處理方法的追蹤和完成，這樣更有效率。決定優(yōu)先順序要 仔細(xì)配合上司的日程表，并注意輕重緩急去決定文秘人員的工作順序。 聯(lián)誼會(huì)王先生可能約我下星期打高爾夫球，他說(shuō) 1月 20日左右會(huì)打電話給我，要確認(rèn)約定的時(shí)間。 由于到東南亞接洽商務(wù) 順利歸來(lái)，所以要捐款 5 萬(wàn)元給慈善基金會(huì)。要緊急約會(huì)。 青山特產(chǎn)公司的王先生送來(lái)禮品，要寫(xiě)一封致謝信。 日程計(jì)劃表 時(shí)間 事項(xiàng) 地點(diǎn) 備注 9： 00 9： 30 經(jīng)營(yíng)計(jì)劃部會(huì)會(huì)議（約兩小時(shí)） 董事長(zhǎng)室 10： 00 10： 30 11； 00 11： 30 12： 00 12： 30 13： 00 干部會(huì)議（約兩小時(shí)） 第一會(huì)議室 13： 30 14： 00 14： 30 15： 00 15： 30 16： 00 16： 30 17： 00 17： 30 18： 00 大陽(yáng)股份公司創(chuàng)立 30周年紀(jì)念會(huì) 太平洋飯店 3 樓 18： 30 19； 00 19： 30 20； 00 20： 30 上司今天的行動(dòng)日程如上表。（ 2） 寫(xiě)完了信，想到自己是經(jīng)理的助手，有責(zé)任提醒經(jīng)理，為了公司利益得罪了經(jīng)理也值得。經(jīng)理怒氣沖沖地把文員李小姐叫來(lái)，要她寫(xiě)封回信，與這位代理商斷絕一切交易和關(guān)系，并命令李小姐立即將信打印寄出。 E． 為 了使上司不必忙于處理雜務(wù)，文秘人員必須積極地去做不需上司親自處理的工作。 B． 上司為管理者時(shí)，文秘人員應(yīng)努力了解上司，但不能干預(yù)上司主要工作的經(jīng)營(yíng)管理。從這些事項(xiàng)中，請(qǐng)選出你認(rèn)為最不適當(dāng)?shù)摹? 弄清楚了這一點(diǎn)，同學(xué)們就能在教材上找到明確的答案了。 1．通過(guò)設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀； 2．通過(guò)一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以提供檔案外借； 3．根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實(shí)行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率； 4．利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對(duì)申請(qǐng)者提供 核實(shí)某種事實(shí)的書(shū)面證據(jù)； 5．以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對(duì)查詢者的有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務(wù)； 6．將檔案目錄印制成冊(cè)，分發(fā)到有關(guān)部門(mén)，可以交流信息； 7．通過(guò)舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。 六、通過(guò)檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。 同學(xué)們回答第一個(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)在以上要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說(shuō)明和闡述。 1．類型： （ 1）按問(wèn)題特征立卷；（ 2）按作者特征立卷；（ 3）按文種特征立卷；（ 4）按時(shí)間特征立卷；（ 5）按地區(qū)特征立卷；（ 6）按通訊者特征立卷。 五、按照文書(shū)立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡(jiǎn)要說(shuō)明按照問(wèn)題特征立卷的基本含義。 本題在 教材上有明確的答案，得分率很高。 1．收文處理的程序： 簽收和拆封 —— 登記 —— 分送 —— 擬辦 —— 批辦 —— 承辦 —— 催辦 —— 注辦。 四、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。 本題在教材上有明確的答案，得分率很高。 （ 2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。 1．印章的使用的主要形式為： （ 1）落款章；（ 2）更正章；（ 3）證見(jiàn)章；（ 4）騎縫章；（ 5）騎邊章；（ 6）密封章；（ 7）封存章。 本題在教材上有明確的答案，得分率很高。 （ 7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。 （ 5）夸耀自己的話題。 （ 4）自己不甚熟悉的話題。 （ 3）過(guò)于敏感的話題。 （ 2）令人不快的話題。 2．不合適的話題包括： （ 1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。 二、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。 同學(xué)們要注意，本題有兩個(gè)問(wèn)題：一是口頭語(yǔ)言的基本特征；二是敬語(yǔ)應(yīng)用的一般場(chǎng)合。 （ 2）與并非熟悉的人或是在正式場(chǎng)合（生意場(chǎng)合或婚喪喜慶時(shí)的致詞及談話）也需要使用敬語(yǔ)。比如，莊重的場(chǎng)合，口語(yǔ)應(yīng)規(guī)范、簡(jiǎn)明些；休息時(shí)間，口語(yǔ)可生動(dòng)些，語(yǔ)調(diào)也可輕松、愉快些。因?yàn)闈h字一音多字?？谡Z(yǔ)中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過(guò)重音表達(dá)的。以下為參考答案： 1．口頭語(yǔ)言的基本特征： （ 1）語(yǔ)音聽(tīng)過(guò)就立即消失，但語(yǔ)義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說(shuō)得通俗、生動(dòng)、規(guī)范，使人一聽(tīng)就明白，并留下印象。 《辦公室實(shí)務(wù) 》重難點(diǎn) (4) 一、簡(jiǎn)單闡述口頭語(yǔ)言的基本特征及敬語(yǔ)應(yīng)用的一般場(chǎng)合。 另：第三題主要是給同學(xué)們提供 了一個(gè)編寫(xiě)“工作任務(wù)單”的范本，同學(xué)們可以學(xué)習(xí)一下。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫(xiě)致謝函，并做紀(jì)念保管。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。 3．財(cái)物管理。 協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事： （ 1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候 —— 雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形 象問(wèn)題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。 上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。 本題考察同學(xué)們對(duì)知識(shí)點(diǎn)的靈活運(yùn)用能力，同學(xué)們要對(duì)以上四種類型的預(yù)定表理解和掌握之后，再結(jié)合自己的實(shí)際情況回答本題。 日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫(xiě)出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。 月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫(xiě)該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問(wèn)等預(yù)定計(jì)劃。一般于年初將整個(gè)年度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門(mén)。以下為參考答案： 1．日程安排計(jì)劃表的種類： （ 1）年預(yù)定表。 《辦公室實(shí)務(wù) 》重難點(diǎn) (3) 一、日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以 其中一種為例，編制一份預(yù)定表。本題從 5 個(gè)方面進(jìn)行回答： 1．上司正在開(kāi)會(huì)時(shí)； 2．上司繁忙時(shí)； 3．上司即將外出時(shí)； 4．遠(yuǎn)道來(lái)訪或有重要事情的來(lái)訪時(shí)。教材上有明確的答案，在此不再詳細(xì)說(shuō)明。 四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？ 本題主要考核本課程的第四章第 5 點(diǎn)的“上司不在時(shí)郵件的處理”這一知識(shí)點(diǎn)。 本題在書(shū)上有明確的答案，得分率很高。 本題主要考核本課程的第四章第 2 點(diǎn)的“郵件的分揀”這一知識(shí)點(diǎn)。以上只是本題的參考答案，同學(xué)們也可以有自己的看法，言之成理即可。 “交互式電話會(huì)議” —— 優(yōu)：方便、省時(shí)、高效，消除時(shí)空上的局限性，具有保密功能、報(bào)數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣：費(fèi)用高，技術(shù)含量高。 2．兩者與一般會(huì)議的不同： 可以消除時(shí)空上的局限性。本題答題思路如下： 1．基本用途： “電視會(huì)議”主要用途是使相 隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對(duì)面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。 二、了解“電視會(huì)議”、“交互式電話會(huì)議”的基本用途，比較其與一般會(huì)議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。 本題需要同學(xué)們根據(jù)教材內(nèi)容和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析再作答。 異： 1．打電話應(yīng)首先查清 楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響 2— 4 聲就接聽(tīng)。 本題主要考核本課程的第三章第 1 點(diǎn)的“電話接打”這一知識(shí)點(diǎn)。 17 外出辦事，如銀行、 郵局等。 執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)。 14 辦公室管理 辦公室環(huán)境的布置和整理； 保管辦公室設(shè)備及用品。 13 日常事務(wù) 閱讀并分類信件； 自動(dòng)處理例行的事務(wù)； 替上司保管私人的、財(cái)務(wù)的或其他的記錄。 11 督查工作 督導(dǎo)一般職員或速記員。 9 接待工作 接待來(lái)訪賓客； 替公司賓客訂飯店的房間、訂機(jī)位、發(fā)電報(bào)、打電話。例如記者、工會(huì)職員等。 收集及整理各種信息。 6 調(diào)查研究 協(xié)助上司準(zhǔn)備書(shū)面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。 5 會(huì)議組織 安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。 信函和郵件的處理。 打印文稿及表格。 記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi) 容。 將辦