【導讀】1．請示方法和報告方法；2．計劃方法和總結方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。受意就是文員接受和領會上司的意圖。的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。備好記錄本，記錄下指示要點；注意傾聽，用心判斷指示的用意；必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。制定一份計劃書，不要抄襲。文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟示。1文書撰寫按上司的口頭或書面指示完成信函。5會議組織安排會議事務，并做會議記錄或綱要。6調查研究協(xié)助上司準備書面的財務報告、研究報告。自動處理例行的事務；執(zhí)行上司交辦事項。16替上司申報交納所得稅及辦理退稅。這兩個知識點，并對這兩個知識點進行比較。

　　

【正文】 （ ） 檔案是指使用過的、文件中所指事情已經辦理完畢、具有保存價值的文書。 （ ） 辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。 （ ） 合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題，比較高雅的話題和 夸耀自己的話題。（ ） 受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響 到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。 （ ） 宴請的請柬一般要提前一至兩周發(fā)出，以便客人及早安排，已經口頭約定的 就不要補發(fā)請柬了。（ ） 無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式，請貼上指定打“黑領結”，便表示穿無尾正式禮服。 （ ） 拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。 （ ） 三、簡答題（每小題 10 分，共 20 分） 來信受訪的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求是什么？ 文員所作口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ 四、設計題（ 每小題 10 分，共 20 分） 文秘人員經常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情時應考慮什么，怎樣做？ 文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作？ 五、案例分析題（每小題 20 分，共 40 分） 某年 3 月 5 日，新欣化工公司的總經理出差了，這次的期限是從 3 月 5 日至3 月 12 日，預定 12 日上午回來。文員小王負責處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經理曾關照過讓銷售科科長處理。正好銷售科 的小李走過 辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。 小王把總經理親啟件放在總經理辦公室的抽屜里，又拆開總經理辦公室收件，一封是邀請總經理參加定于 3 月 12 日下午的研討會，小王想，總經理前幾天還談到準備參加這次研討會， 12 日他正好回來，一定會參加，于是小王打印了接受邀請的回信，明確告訴對方總經理將參加會議，并替總經理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產品樣品的照片，小王看了信的內容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。 小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是新產品研發(fā) 中心為了開發(fā)新產品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應商主動送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研法中心的人取走了。 小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應該是怎樣的？ 請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題： （ 1）市教委關于 2021 年招生工作的通知； （ 2）東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要； （ 3）東方學院 2021 年招生工作計劃； （ 4）東方學院關于 2021 年招生工作的請示（呈市教委）； （ 5）市教委 關于東方學院 2021 年招生工作的批復； （ 6）東方學院院務會議關于調整系主任的決定； （ 7）東方學院關于調整系主任的通知； （ 8）東方學院關于做好開學工作的通知； （ 9）東方學院關于開學準備工作的報告； （ 10）東方學院各系關于加強學生思想工作的報告； （ 11）東方學院各系關于提高教學質量的報告； （ 12）東方學院 2021 年度工作總結； 參考答案： 一、 A C D A B C D D B A 二、 √ √ √ √ √ 三、 答：（ 1）受理的范圍是：國家機關、主管部門或新聞單位轉來的信件；職工、群眾直接給機關、單位領導的信件。 （ 2）及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內容的地方。對急件、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關單位緊急處理。拆開或在裝訂時，信紙在前、信封在后，要一并裝訂。 認真閱讀。把握信中的主要內容，也可用顏色筆為領導標明信中的重點，或在 信紙空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。提供領導復信所需要的資料。 逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內容、要、收信單位（人）以及承辦后的情況、結果和立卷存檔號等詳細記載，便于統(tǒng)計、查找和催辦。 認真處理。處理信件應該按照“分級負責、歸口辦理”的原則，進行轉辦、交辦或自辦。 及時復信。復信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任，復信可采取收件人（單位）復信，或承辦人（單位）復信兩種方式進行。 答： （ 1）不要失去報告 的適當時機。報告時機原則上最好是在完成被指示工作之時，但有時要在尚未完成之時先作期中報告。有時因為上司太忙，不妨預先約好時間。 （ 2）不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人（上司）報告。 （ 3）報告的順序基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及經過，如：“結果是這樣，理由有三個，一是??。” （ 4）一定要簡短、扼要、流暢。 （ 5）如報告過于復雜，應事先以 5W2H 原則檢查是否有遺漏。 （ 6）如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時， 可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼? 四、 （ 1）在贈送禮品前必須搞清楚目的，如是為周年慶典、生日、結婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋等。 （ 2）還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等。 （ 3）在日歷上應該清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當?shù)氐馁徫锃h(huán)境。 （ 4）還應熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當?shù)亩Y物即可。 （ 5）要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。 （ 6）贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。 （ 7）如果不是親自送禮，應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。 （ 8）文秘人員應準備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。 （ 9）為了避免所送禮物的重復，文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。 （ 1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。 （ 2）回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理 出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。 （ 3）盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)組旅行前未完的工作。 （ 4）把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。 （ 5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 五、 （ 1）河南分公司郵件轉交銷售科的，應制作簽收單，要求小李簽名，并注明 時間。 （ 2）把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人已收到，告訴對方何時可能得到答復。 （ 3） 12 日回來就參加會議不妥當，不宜在總經理出差回來當天安排活動。 （ 4）在 回信上簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發(fā)出前復印一份，留待上司過目。 （ 5）發(fā)現(xiàn)附件缺少，應該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應及時達電話或寫信與寄信人聯(lián)系。 （ 6）沒有訂購的東西不能簽收。 （ 7）在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好。 案卷一： （ 1）市教委關于 2021 年招生工作的通知； （ 4）東方學院關于 2021 年招生工作的請示（呈市教委）； （ 5）市教委關于東方學院 2021 年招生工作的批復； 標題：市教委、東方學院關儀招 生工作的通知、請示、批復 案卷二： （ 2）東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要； （ 6）東方學院院務會議關于調整系主任的決定； （ 7）東方學院關于調整系主任的通知； （ 8）東方學院關于做好開學工作的通知； 標題：東方學院關于招生工作、系主任調整、開學工作的會議紀要、決定、通知 案卷三： （ 3）東方學院 2021 年招生工作計劃； （ 12）東方學院 2021 年度工作總結； 標題：東方學院招生工作計劃、年度工作總結 案卷四： （ 9）東方學院關于開學準備工作的報告； （ 10）東方學院各系關于加強學生思 想工作的報告； （ 11）東方學院各系關于提高教學質量的報告； 標題：東方學院各系關于開學準備、加強學生思想工作、提高教學質量的報告