【正文】 質(zhì)量。九、公文由文秘機構(gòu)統(tǒng)一處理的規(guī)則為了使公文按正常的渠道運轉(zhuǎn)，按規(guī)范的程序辦理，機關(guān)都設(shè)有專司公文處理的文秘機構(gòu)或配備專人處理公文。上級機關(guān)對“報告”一般不作答復(fù)，如果報告中夾帶請示事項，很容易誤事。八、“報告”中不得夾帶請示事項的規(guī)則“報告”和“請示”是兩種不同的文種，適用范圍有明顯的界限，不能混用。請示內(nèi)容是未決事項，在上級機關(guān)還沒有批準前，向下級機關(guān)抄送透露，會引起不必要的誤會或矛盾，不利于工作的開展。如果辦理，會造成機關(guān)之間相互等待或意見不統(tǒng)一，增加協(xié)調(diào)難度，影響工作效率。相關(guān)的機關(guān)或部門采用抄送形式，以便主辦機關(guān)征求意見或會簽。二是請示公文只主送一個機關(guān)。這條規(guī)則包括三項內(nèi)容：一是一文一事。收文機關(guān)在分辦時，自然會把這份公文分送給這位領(lǐng)導(dǎo)同志批閱。所以，領(lǐng)導(dǎo)同志一般不受理這類直報的請示，而退給文秘機構(gòu)統(tǒng)一簽收、登記、分辦，這便形成了公文“倒流”，它破壞了公文處理的正常程序，造成了不必要的紊亂。解決這類問題，應(yīng)提倡部門之間多協(xié)商、多對話、多溝通，通過聯(lián)合行文或授權(quán)行文的方式解決。上級機關(guān)如發(fā)現(xiàn)這種情況，有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷這類公文。五、不越權(quán)行文的規(guī)則第一條規(guī)則中已明確要求按機關(guān)職責(zé)范圍行文，如果有涉及其它部門職責(zé)范圍的事項又未與其它部門協(xié)商，或雖經(jīng)協(xié)商但未達成一致意見，不可以單獨向下行文。遇有特殊情況，如發(fā)生重大的事故、防汛救災(zāi)等突發(fā)事件或上級領(lǐng)導(dǎo)在現(xiàn)場辦公中特別交待的問題，可越級行文，特事特辦，但要抄送被越過的上級機關(guān)。一般情況下不能破壞這種原則，破壞了，就會造成混亂，也影響機關(guān)辦事效率。聯(lián)合行文應(yīng)當確有必要，單位不宜過多。同級政府與政府之間，部門與部門之間，上級部門與下級政府之間可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委、軍事機關(guān)之間可以聯(lián)合行文；政府部門與同級黨委部門、軍事機關(guān)部門之間可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位之間，就某些互相有關(guān)的業(yè)務(wù)，經(jīng)過會商一致后可以聯(lián)合行文。各級政府辦公廳（室）以及各部門的辦公室是政府和部門的綜合辦事機構(gòu)，對外行文都是代表政府和部門的，與本級政府和本部門的公文具有同等效力，下級機關(guān)（部門）都應(yīng)貫徹執(zhí)行，可不在文首或文中標注“經(jīng)同意”的字樣。經(jīng)政府領(lǐng)導(dǎo)審批后的文稿，在行文時，才能在文首或文中注明“經(jīng)政府同意”的字樣。具體說，這個部門可向本級政府請示，經(jīng)本級政府同意并授權(quán)后，向下級政府行文。二、授權(quán)行文的規(guī)則這條規(guī)則是上一條規(guī)則的引申。如果干涉了別的機關(guān)事務(wù)，不僅在實踐中行不通，而且會造成政令混亂。二是按機關(guān)的職責(zé)范圍行文。上級機關(guān)對下級機關(guān)可以作指示、布置工作、提出要求；下級機關(guān)可以向直接的上級機關(guān)報告工作、提出請示，上級機關(guān)對請示事項應(yīng)予研究答復(fù)。平行文存在于以上第三類和第四類關(guān)系類型中，同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)相互發(fā)送公文都是平行文，如函等。根據(jù)公文授受機關(guān)的工作關(guān)系不同，可以將公文劃分為上行文、下行文和平行文。第四類，非同一組織系統(tǒng)、專業(yè)系統(tǒng)的機關(guān)之間，無論級別高低，均為不相隸屬關(guān)系。第三類，處于同一組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的同級機關(guān)之間的平行關(guān)系。機關(guān)之間的工作關(guān)系有如下幾種類型：第一類，處于同一組織系統(tǒng)的上級機關(guān)與下級機關(guān)存在領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。機關(guān)之間的工作關(guān)系是由各自的組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)歸屬、地位、職責(zé)、權(quán)利范圍等因素決定的。遵守這一原則，有利于公文傳遞方向正確、線路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文進入不必要的流通過程，抑制無價值公文的產(chǎn)生。特別是寫作時效性較強的請示和新聞性、動態(tài)性簡報等，更要注意公文寫作的時效性，避免錯失解決問題、反映情況的良機和新聞變“舊聞”的現(xiàn)象。當時間比較倉促時，要以文章的完整性為主，采取趕寫“急就篇”的方法，以最快的速度寫出一份提綱挈領(lǐng)式的草稿，爾后如有時間再回頭充實材料、修改語句。這就要求公文作者必須注意把握時間與質(zhì)量的關(guān)系。四、把握時質(zhì)關(guān)系，是提高公文寫作質(zhì)量的“調(diào)節(jié)器”準確把握公文寫作時間與質(zhì)量的關(guān)系，是提高公文寫作質(zhì)量，充分發(fā)揮其有效性的重要環(huán)節(jié)。公文提綱越細，往往寫作質(zhì)量就越高。對標題的提煉，盡量采取“對稱”和“排比”等寫作手法，盡量使用短語，使其便于記憶。精心提煉標題，既可大題小做，也可小題大做。這一步實際就是寫主標題，是寫好提綱的關(guān)鍵。公文提綱寫作方法：可采用“綱目設(shè)計法”，即首先使用序碼標識的方法，將全文分成若干部分，標出每一部分要寫的主要內(nèi)容；然后采取劃分邏輯層次的方法，把各部分要敘述的具體內(nèi)容用序碼標注出來。（2）細綱，除粗綱所標內(nèi)容外，還要標出開頭結(jié)尾、過渡照應(yīng)、層次段落的安排與處理。寫好提綱猶如“編筐與裝糧”，只要把“筐編好”，按順序擺放整齊，再往里面“裝大米、小麥”就很方便了。提高公文寫作質(zhì)量，強調(diào)重在寫好提綱，目的是便于在寫作時按“綱”行文，一氣呵成，形成邏輯性較強的文脈。其中最重要的是“精心設(shè)計提綱”。三、重視寫好提綱，是提高公文寫作質(zhì)量的“關(guān)節(jié)點”公文的構(gòu)成與寫作通常包括“四大要素”、“五大步驟”。尤其是整理領(lǐng)導(dǎo)的即席講話，有的沒有明確的標題，有的只是要點，這類講話往往有的是“半截子話”。三是要善于拾遺補缺。二是要創(chuàng)造性地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖。起草公文要完整準確地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，必須注意以下三點：一是要完整準確地把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。二、正確理解意圖，是提高公文寫作質(zhì)量的“定位鍵”正確理解意圖，包括了解熟悉上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)意圖，準確把握本級領(lǐng)導(dǎo)意圖。四是注意留心身邊素材，參加集中學(xué)習(xí)、開會，日常工作交流，參與有關(guān)活動等，要注意留心聽記領(lǐng)導(dǎo)的講話、同志的發(fā)言，善于對比分析和思考歸納。三是多學(xué)本職業(yè)務(wù)知識和有關(guān)政策法規(guī)。二是多看上級機關(guān)文件。積累資料的訣竅：一是多讀偉人傳。所謂兩把刀：一把是“機械剪刀”，剪貼報刊等資料；一把是“電子剪刀”，剪輯網(wǎng)上資料。收集、獲取資料，要立足于本部門、本單位，著眼于本行業(yè)、本系統(tǒng)，關(guān)注社會有關(guān)情況，遵循適度、有用原則，廣泛采集感性與理性資料、現(xiàn)實與歷史資料、直接與間接資料、正面與反面資料。占有資料要日積月累。文字過關(guān)后，文稿取勝之道在觀點和思路，‘櫝’要美觀，‘珠’要璀璨。提高公文寫作能力是一個永無止境的過程，這也許會讓一些初學(xué)者感到厭煩，甚至望而卻步，但凡事貴在堅持。公文寫作是一件苦差事，需要受得了清苦、耐得住寂寞。我們直接看公文范文、看干干凈凈的定稿，就不如看經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)和同志們反復(fù)修改的草稿獲得的收益更大，提高得更快?！边@是魯迅先生對文學(xué)創(chuàng)作闡述的“不應(yīng)該那么寫”的學(xué)習(xí)、領(lǐng)悟方法。這‘不應(yīng)該那么寫’，如何知道呢？惠列賽耶夫的《果戈里研究》第六章里，答復(fù)著這問題——‘應(yīng)該這么寫，必須從大作家們的完成了的作品去領(lǐng)會。只是讀者很不容易看出，也就不能領(lǐng)悟。在這里引用魯迅《不應(yīng)該那么寫》一文中的一段話，來說明文章寫作中怎樣“修煉”悟性。這里面除了客觀的因素之外，最主要的差別還是體現(xiàn)在會不會“悟”上。對于公文寫作來說，悟性也同樣重要。四、善悟是提高公文寫作水平的關(guān)鍵“內(nèi)容人人看得見，涵義只有有心人得之，形式對于大多數(shù)人是一秘密。第一類：政治理論、黨和國家的方針政策及法規(guī)類材料，特別是與本行業(yè)密切相關(guān)的理論和政策法規(guī)；第二類：本單位現(xiàn)任主要領(lǐng)導(dǎo)及領(lǐng)導(dǎo)班子的工作思路、思想風(fēng)格，單位的歷史傳統(tǒng)、文化和理念，特別注意掌握領(lǐng)導(dǎo)講話類材料等；第三類：本單位主要業(yè)務(wù)方面的材料、本行業(yè)基本材料和前沿情況；第四類：行內(nèi)行外、國際國內(nèi)與業(yè)務(wù)有關(guān)的學(xué)習(xí)型、啟發(fā)型材料?！辈牧系姆e累在公文寫作中至關(guān)重要，要努力讓自己公文素材的“糧倉”豐盈。積累寫作信心就是指在心理上從剛開始接受寫作任務(wù)時的誠惶誠恐，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樘谷幻鎸?、從容不迫。?gòu)思最難積累，需要有人指點、引領(lǐng)，需要寫作者用心分析，需要大量的實踐鍛煉。學(xué)習(xí)靠積累，積累也是一種學(xué)習(xí)。三、厚積是提高公文寫作水平的基礎(chǔ)“巧婦難為無米之炊”。只有反復(fù)思考、不斷修改，才能使文章逐步接近完善，也才能使我們的寫作水平在修改過程中不斷得到提高。多練筆的同時，還應(yīng)該注意進行認真修改，這對寫作水平的提高也是很有幫助的。提高公文寫作水平，離不開大量的練習(xí)，練習(xí)要從簡易的文體、文種開始。我們在聽公文寫作的理論知識講座時，往往缺乏感覺，把握不住重點、要領(lǐng)，只有試著去寫了，對文體、思路、語言的感覺才會清晰起來，才能體會到結(jié)構(gòu)、語言、形式等方面的寫作特點，慢慢地找到自己在寫作中的差距，明確學(xué)習(xí)和提高的目標。蓋常做則機關(guān)熟，題雖甚難，為之亦易；不常做，則理路生，題雖甚易，為之則難??”意思是說：常寫，作文的方法就熟練，即使題目很難，寫起來也覺得容易；不常寫，作文的方法就生疏，即使題目很容易，寫起來也會覺得很難。學(xué)習(xí)寫作很重要的一條經(jīng)驗，就是要認真體會領(lǐng)導(dǎo)同志、有經(jīng)驗同志從立意構(gòu)思到謀篇布局，從著手起草、反復(fù)修改到最終定稿的整個過程，領(lǐng)悟每一個細節(jié)。模仿是學(xué)習(xí)的重要形式，要根據(jù)自己所從事的行業(yè)，選擇中央文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、行業(yè)文件、單位歷史文件，報刊上影響較大的、公認的一些好文章精心研讀，用心揣摩其思路及語言風(fēng)格，細心體會其謀篇布局、形式特征。公文在取材立意、布局謀篇上都有一定的要求，特別是在文種、格式等方面有嚴格的規(guī)定，這些規(guī)定和要求一般需要通過熟讀公文寫作書籍來掌握和了解。做到公文的文意深遠，起草者的理論水平、思想修養(yǎng)和知識儲備起著至關(guān)重要的作用，而綜合素質(zhì)的提高只能靠勤奮學(xué)習(xí)。一、勤學(xué)是提高公文寫作水平的前提“言之無文，行而不遠。提高公文寫作水平，要從提高起草者的思維能力、經(jīng)驗水平和綜合素質(zhì)下手，沒有什么“秘訣”可言，非得下苦功夫不可。無論是擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)，還是從事文秘工作，都免不了經(jīng)常寫文章。（作者單位：吉林師范大學(xué)管理學(xué)院 長春理工大學(xué)文學(xué)院）（《應(yīng)用寫作》2010年第4期）勤學(xué)多練厚積善悟──談?wù)勗鯓犹岣吖膶懽魉焦膶懽魇侵腹珓?wù)文書的撰寫。筆者這里所談及的進行反復(fù)寫作實踐的“途徑”，卑之無甚高論，但提高自身公文寫作能力，除此別無他徑。當然，這種收獲絕非能立竿見影般地迅速體現(xiàn)，而須日積月累。提高公文寫作能力的途徑在于自身的反復(fù)實踐。公文寫作能力的提高，離不開自身寫作實踐這一要素?！边@段文字語體明顯失當。）中說：“這次山洪將在建的鄉(xiāng)中學(xué)一側(cè)圍墻及相鄰的廁所和建材倉庫沖倒，造成約15萬元的經(jīng)濟損失，原已下?lián)艿目铐棽粔蛴昧恕５珵閿?shù)不少的基層機關(guān)單位在向無隸屬關(guān)系的職能部門請求批準某一事項時常用“請示”而棄用“函”，意在表示對收文者的“尊重”，避免引起誤解和反感，這是很不規(guī)范的文種誤用。語言運用上同時要注意避免口語化和文學(xué)性。如有的文秘人員在起草向上級請求為本單位增加人員編制的“請示”時寫道：“懇請上級機關(guān)體恤我單位人員極為緊張之情。凡此種種事務(wù)性語體特點明顯的公文語言，都只有在反復(fù)的寫作實踐中才能對其形成感悟能力并進而熟練運用。進行這種實際鍛煉，可以說與上面談到的表達方式的單項練習(xí)及寫作后的反復(fù)修改緊密相連，相輔相成。因之，培養(yǎng)對事務(wù)語體的感悟能力，恰當、得體地運用公文語言，就成為公文寫作能力的重要組成部分。但十幾年的語文教育中，受教育者打下烙印最深的，往往是文藝語體，以致語言運用偏于文學(xué)化，語感畸形化，很難適應(yīng)社會對實用性語言能力的需求。至于公文語言上的修改，將在下面與語感的培養(yǎng)一并談及。試想，如果該文件的起草者熟悉“報告”的內(nèi)容要求，并在文稿形成后再檢查、修改，這樣不規(guī)范的情況就不會出現(xiàn)了。該公文被縣人民政府辦公室退回，要求重新制發(fā)。這樣修改起來才有依據(jù)和針對性，而不致盲目進行。由此，參加培訓(xùn)的人員切實認識到公文寫作反復(fù)修改的必要性。筆者在強調(diào)了“通報”的有關(guān)寫作要求后，布置練習(xí)者有針對性地進行修改。多數(shù)練習(xí)者寫作時將“大擺酒席、廣收禮金問題”作為內(nèi)容的重點，詳盡鋪敘，諸如宴會時盛況、酒席規(guī)格、會后安排的一些活動等，悉數(shù)寫入，讀后使人如身臨其境，可謂具體生動。應(yīng)當坦率指出，在各層次的語文教育中，“修改”這一極為重要的寫作訓(xùn)練環(huán)節(jié)常被嚴重忽視，以致為數(shù)不少的文秘人員在剛走上工作崗位時，并沒有形成善于修改所擬文稿的良好習(xí)慣，往往是寫成后即送審，這自然很不成熟，也難以順利通過。盡管許多文秘高手寫作一般規(guī)模的公文常?？梢砸粨]而就，但這是有多年文章修改經(jīng)驗積淀在其中的，而且是迅速打腹稿的體現(xiàn)。堅持這樣的集約化練習(xí)，對公文寫作能力的形成與提高，無疑有事半功倍之效。嗣后即可以進行綜合，從而形成一篇段落清晰的完整公文。如針對本單位出現(xiàn)的錯誤現(xiàn)象，可以有意識地進行屬于公文“通報”（“適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精種或者情況”——《辦法》）所含內(nèi)容的多個單項練習(xí)：敘述錯誤情況，議論分析原因，說明處理結(jié)果，總結(jié)歸納教訓(xùn)，提出希望要求。對于這一點，進行實際練習(xí)時應(yīng)有明確的認識，從而力避文學(xué)化。公文的主要表達方式，包括敘述、說明和議論。這是根本性因素。前已談及，能力是無法直接傳授的。但時至今日，一些基層行政機關(guān)和單位仍將“函”用于上下級之間。這與《辦法》中關(guān)于“公文標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容”的要求很不相符。但有一些行政機關(guān)向上級提出建議時仍使用“報告”（“適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問”——《辦法》）。但有必要指出，一些基層公文運作狀況，往往難以與相關(guān)法規(guī)、規(guī)章的調(diào)整、變化同步，因而出現(xiàn)明顯的滯后性。完全依賴遵循本單位發(fā)文慣例進行模仿以提高能力。公文寫作能力亦然。但如果認為聽了課即可以使自己的公文寫作能力自然獲得提升，就未免有些不切實際了。筆者在與接受培訓(xùn)的一些文秘人員的交流中感到，他們對這種培訓(xùn)課十分渴望，并為能參加聽課而格外興奮。如果把格式放在提高公文寫作能力的首要位置上，就勢必一定程度地忽視公文內(nèi)容方面的深入學(xué)習(xí)和訓(xùn)練。但從公文寫作的角度看，達到這一要求，只是淺層次的能力，并不難做到。從實際情況看，很多基層文秘人員極為看重公文格式，甚至把它當成公文寫作能力中的根本性因素。試析如下。這里嘗試談一談提高公文寫作能力的途徑問題，供有志于從事文秘工作的朋友們參考。淺談提高公文寫作能力的途徑作者：劉鳴霽 張冠英來源：應(yīng)用寫作雜志社盡快提高公文寫作能力，以更好地適應(yīng)工作的需要，這是眾多基層文秘人員對自身的迫切希望。”只有開門納諫，才能集思廣益，博采眾長，釀造出精品佳作。”自己的思想認識、知識文功都有限度，很難發(fā)現(xiàn)自己的弊病，然而，別人一看就能點出你的缺點錯誤，所以切忌夜郎自大，要恭敬求教，虛心采納別人特別是同行和領(lǐng)導(dǎo)的意見。