物業(yè)管理檔案管理(新)-文庫吧資料
2025-02-12 20:16本頁面
【正文】 名稱制作索引，以提供使用的索引編制方法。 ★專題卡片目錄：是按一定的題目，將同一主題內(nèi)容或?qū)傩愿黝愇墨I(xiàn)組合，以卡片的形式提供某一專題檔案。 （ 1）常用檢索工具的編制方法 ★分類卡片目錄：這是根據(jù)檔案分類的邏輯關(guān)系建立的目錄體系。 ★ 查找： 檔案工作者通過各種手段把表示利用需要的檢索標(biāo)識或檢索表達(dá)式與存儲在手工檢索工具或計算機(jī)數(shù)據(jù)庫中標(biāo)識進(jìn)行相符性比較，將符合利用要求的條目查找出來。 ★編制檢索工具：即對著錄標(biāo)引后形成的條目加以排列，組成各種檢索工具，或輸入計算機(jī)，建立計算機(jī)數(shù)據(jù)庫。在對檔案內(nèi)容特征進(jìn)行標(biāo)引時需要將其概念借助檢索語言（分類表、主題詞表）轉(zhuǎn)換成規(guī)范的檢索標(biāo)識。 檔案檢索包括檔案信息存儲和檢查兩個具體過程。 調(diào)整的理由：查看卷內(nèi)文件是否齊全、文件之間的關(guān)聯(lián)是否密切、文件的重要程度和保存價值是否基本一致、是否有重份的文件，并對卷內(nèi)文件進(jìn)行必要的調(diào)整。整理工作可根據(jù)企業(yè)情況的不同，由業(yè)務(wù)部門在檔案移交前完成，也可移交后由檔案室統(tǒng)一完成。 （ 2）在每個條款下積累起來的文件，是立卷歸檔基礎(chǔ)。（手續(xù)辦理完畢，不能由承辦部門或個人保存，必須向檔案部門移交） （ 3）物業(yè)管理公司行政管理檔案由物業(yè)管理企業(yè)人事、行政等相關(guān)部門收集管理。具體移交規(guī)定，可由企業(yè)根據(jù)自身情況來決定。 第二節(jié) 物業(yè)管理檔案的收集與整理 三、日常物業(yè)管理期檔案的收集與整理 （ 1）日常物業(yè)管理期檔案的有關(guān)文件一旦實施完畢，應(yīng)及時收集。 （ 2）物業(yè)維修記錄檔案收集的范圍： 建筑維修維護(hù)記錄檔案、設(shè)施設(shè)備維修維護(hù)記錄檔案。（權(quán)屬資料、個人資料內(nèi)容，第182頁 ) 第二節(jié) 物業(yè)管理檔案的收集與整理 三、日常物業(yè)管理期檔案的收集與整理 日常物業(yè)管理期檔案包括物業(yè)運(yùn)行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務(wù)記錄檔案和物業(yè)管理公司行政管理檔案。 （ 2）本階段的檔案資料收集的范圍是物業(yè)業(yè)主（或物業(yè)使用人）的權(quán)屬檔案資料、個人資料等。 第二節(jié) 物業(yè)管理檔案的收集與整理 二、物業(yè)入住期檔案的收集與整理 ： 物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的工作的重點(diǎn)集中在物業(yè)業(yè)主（或物業(yè)使用人）即未來的主要服務(wù)對象，檔案資料收集的范圍是業(yè)主檔案資料和相關(guān)資料的收集。 第二節(jié) 物業(yè)管理檔案的收集與整理 的范圍 物業(yè)承接查驗期的檔案的收集的范圍較為明確，主要表現(xiàn)為權(quán)屬資料檔案、技術(shù)資料檔案和驗收文件檔案，檔案收集對象較單一；主要表現(xiàn)為建設(shè)單位，承接查驗其所需收集資料檔案的主要內(nèi)容見表 12— 1第 180頁。 第二節(jié) 物業(yè)管理檔案的收集與整理 一、物業(yè)承接查驗期檔案的收集與整理 點(diǎn) 物業(yè)承接查驗期檔案收集的內(nèi)容：主要有物業(yè)承接查驗物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備的權(quán)屬、技術(shù)和驗收文件，一般稱為物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案。 第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的概念與分類 具體存放的檔案： 這類檔案是物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案，這類檔案比較重要，一般需長期存放，隨著時間的推移，這類檔案增減的情況不多，這類檔案應(yīng)專架或?qū)９翊娣牛? 這類檔案是客戶資料檔案，這類檔案檔案存放期長，檢索頻度高，隨著時間的推移會有所增加，因此這類檔案架或檔案柜應(yīng)留有余地 第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的概念與分類 這類檔案檔案種類繁多、情況復(fù)雜、隨著時間的推移會不斷增加，一般存放期不長，會有相當(dāng)多的案卷因存放到期而移出或銷毀。物業(yè)公司可以根據(jù)自身需要和經(jīng)濟(jì)條件進(jìn)行選擇，一般檔案量不大的物業(yè)公司，可以考慮采用小型的文件架或文件柜存放案卷；管理面積較大的物業(yè)公司，應(yīng)采用更大的檔案室并采用與之相適應(yīng)的文件架存放檔案。
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