【正文】 每一類檔案在柜架存放時均須留有一定余地，以保證新增檔案的存放。 各部門必須設置資料固定存放處，并將資料分類放入不同的卷宗內。 歸檔時間 各類檔案資料視其類別、性質等不同，分別按如下原則確定歸檔時間。 其它資料按公司領導確定的時間歸檔。部門須常用的資料可留用復印件，原件歸檔。 檔案資料移交 5 / 22 資料歸檔前各部門須按類整理好，并填寫《檔案資料移交清單》。 移交清單一式兩份，交接人各留存一份。 檔案員須把每份檔案資料名稱、編號和歸檔時間等逐一登記在《登記冊》上。 檔案管理 檔案室由行政主管負責管理，行政助理指定檔案員負責具體管理工作。 檔案保管 保存期限（國家若有特殊規(guī)定的，按國家規(guī)定執(zhí)行；國家無特殊或強制規(guī)定的且作業(yè)文件中有具體規(guī) 定的，以該作業(yè)文件要求期限為準） 檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理： A、永久保存： 公司章程； 股東名簿； 股東會、執(zhí)行董事、監(jiān)事會會議紀要； 公司證照； 各級批文； 印鑒； 公司年度經營計劃；公司年度經營總結； 年度財務報表； 技術資料； 1不動產所有權狀及其他債權憑證； 1人事資料； 1大型活動圖片、音像資料； 1其他核定須永久保存的文書。 C、五年 保存： 期滿或解除的合同協議； 完結后的項目方案； 其他經核定須保存五年的文書。 檔案保管必須做好防塵、防火、防潮、防霉、防鼠、防盜等工作 。銷毀時應注意對備份件、附件的同時銷毀。 需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》，經相應核準人核準后方可銷毀。 銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，行政人事部指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》。 《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，行政人事部一份。 檔案借閱 檔案資料一般只限于公司員工及置業(yè)公司需要查閱的人員查閱。 檔案一般只限于在檔案室內查閱，因工作需要借出時，必須填寫《檔案 /文件查閱 /借閱 /復印登記表》。 借出檔案者必須保證檔案的完好，不得在檔案上涂改、劃線、圈點等，不得缺頁、遺失，并保證如期歸還。 檔案統計 檔案資料定期進行清理、統計。 7 / 22 檔案管理意外事件處理程序 檔案失盜、借出檔案人丟失或損毀檔案、潮霉鼠咬損毀檔案等均屬于檔案管理中的意外事件。 當發(fā)生檔案失盜或借出檔案人丟失檔案事件時，應立即設法追回所失檔案； 當發(fā)生借出人損毀檔案或潮霉鼠咬等損毀檔案事件時，應立即對損毀檔案設法進行修補、復原； 若無法追回、修補損失的檔案，則應請有關部門協助設法重新補制。 根 據意外事件發(fā)生的性質及檔案損毀程度，對有關責任人進行行政和經濟處罰。 記錄 《檔案資料移交清單》 《檔案銷毀申請表》 《檔案銷毀登記表》 《檔案借閱 /復印申請單》 《檔案 /文件查閱 /借閱 /復印登記表》 《卷內檔案目錄》 附錄 《檔案分劃編號表》 8 / 22 檔案分劃編號表 一級類目編號表 一級類目 類號 制度類 1 行政人事類 2 工作計劃、報告、預算 3 往來文件 4 會議記錄 5 合同類 6 會計類 7 物業(yè)移交資料類 8 物業(yè)管理類 9 工程類 10 剪報 11 特殊介質類 12 產品說明類 13 證照類 14 （一）制度類檔案歸檔范圍及保管期限 一級類目 二級類目 歸檔范圍 保管 期限 保管部門 類名 類號 類名 類號 制 度 類 1 內 部 管 理 制 度 01 崗位職責 長期 行政人事部及對應之部門 員工守則 長期 各崗操作程序 長期 其它管理辦法 長期 公 共 管 理 制 度 02 裝修守則 長期 行政人事部及對應部門 業(yè)戶守則 長期 管理公約 長期 各種收費標準 長期 其它 長期 9 / 22 總部下發(fā) 制度 03 長期 行政人事部 10 / 22 （二）行政人事類檔案歸檔范圍及保管期限 一級類目 二級類目 歸檔范圍 保管期限 保管部門 類名 類號 類名 類號 行 政 人 事 類 2 人事 01 人員異動統計 五年 行政人事部 獎懲統計 五年 出勤統計 五年 考核統計 五年 員工檔案 長期 薪資、福利 02 工資發(fā)放表 五年 行政人事部 薪資統計 五年 各類補貼發(fā)放表 五年 薪資標準 長期 培訓 03 培訓考核統計 長期 行政人事 部及相應部門 培訓計劃 長期 培訓記錄 長期 培訓協議 五年 物資管理 04 物資申購 長期 行政人事部 物資臺帳 長期 （三）工作計劃、預算及報告檔案歸檔范圍及保管期限 一級類目 二級類目 歸檔范圍 保管期限 保管部門 類名 類號 類名 類號 工作計劃、預算及報告 3 工作計劃 01 月度計劃 五年 行政人事部及相應部門 年度計劃及目標 長期 工作報告 02 月度報告 五年 行政人事部及相應部門 季度報告 十年 年度報告 長期 預算 03 年度預算 長期 行政人事部及財務部 其它 11 / 22 （四）往來文件檔案歸檔范圍及保管期限 一級類目 二級類目 歸檔范圍 保管期限 保管部門 類名 類號 類名 類號 往 來 文 件 4 與地產公司 01 文件傳簽單 長期 行政人事部及相關部門 上報類文件 長期 來文 長期 其它 長期 與工程部 02 工作聯系單 長期 行政人事部及相關部門 收文 長期 其它 長期 與營銷部 03 工作聯系單 長期 行政人事部及相關部門 收文 長期 其它 長期 其它 長期 與政府部門 04 工商 長期 行政人事部 房管局 長期 物業(yè)管理協會 長期 物價局 長期 與其它部門 05 發(fā)文 長期 行政人事部及相關部門 收文 長期 其它 長期 公司內部 06 通知 長期 行政人事部及相關部門 通報 長期 其它 長期 （五）會議記錄檔案歸