【正文】 分散在各 部門的資料歸檔前由各部門（兼職）內(nèi)業(yè)負(fù)責(zé)管理。書寫材料必須是耐久的紙張、 墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆； 歸檔資料必須準(zhǔn)確記錄各項(xiàng)活動(dòng)，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準(zhǔn)確”，設(shè)計(jì)的修改也須在圖紙上反映出來(lái)。 檔案員必須完成公司安排的其它相關(guān)工作任務(wù)。 超過(guò)保存期，且無(wú)保 存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。 外單位及個(gè)人因工作需要查閱檔案的，必須經(jīng)審批權(quán)限對(duì)應(yīng)人員批準(zhǔn)。 處理程序 發(fā)生意外事件時(shí)，首先應(yīng)立即將事件情況報(bào)告行政人事部經(jīng)理和執(zhí)行總經(jīng)理。 在進(jìn)行補(bǔ)救工作的同時(shí)，對(duì)意外事件發(fā)生的原因由品質(zhì)主管進(jìn)行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。 審批表經(jīng)部門（項(xiàng)目）經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后，交相關(guān)權(quán)限人員批準(zhǔn)簽字， 方可借 出檔案。 部門內(nèi)部檔案由部門（項(xiàng)目）經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；機(jī)要檔案由執(zhí)行總經(jīng)理核準(zhǔn)后統(tǒng)一由行政人事部銷毀。 B、十年保存： 會(huì)計(jì)憑證； 其他經(jīng)核定須十年保存的文書。 移交時(shí)，檔案員須仔細(xì)核對(duì)移交的資料，核對(duì)無(wú)誤后，交接人在移交清單上簽字。 各部門（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人對(duì)應(yīng)歸檔資料的完整、完好負(fù)責(zé)。 確定檔案一級(jí)類存放區(qū)：根據(jù)各 一級(jí)類檔案資料的多少在檔案架上劃定各一 4 / 22 級(jí)類檔案存放區(qū)。 01各部門檔案的一級(jí)類目、 二級(jí)類目均按本 辦法規(guī)定設(shè)置，三級(jí)和三級(jí)以下類目由各部門根據(jù)實(shí)際 情況自行設(shè)置。（人事類、財(cái)務(wù)檔案除外） 職責(zé) 執(zhí)行總經(jīng)理負(fù)責(zé)外單位（個(gè)人）查、借閱檔案的審批。 各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)指定專人配合公司檔案員做好本部門檔案資料的收集、整 理及交接及資料歸檔前的保管等工作。 X 部門縮寫代碼： 行政人事部 — X 品質(zhì)管理部 — P 財(cái)務(wù)部 — C 3 / 22 項(xiàng)目環(huán)境管理部 — H 項(xiàng)目秩序維護(hù)部 — Z 項(xiàng)目工程維修部 — G 項(xiàng)目客服中心及綜合 — K 對(duì)項(xiàng)目下屬各部門資料，代碼前需加項(xiàng)目字母編寫，如 AB 組團(tuán)項(xiàng)目部客服中心及綜合，則部門代碼為： ABK 電子檔案的編號(hào)參同文字檔案的類目編號(hào)要求，文件夾的命名參考《檔案分劃編號(hào)表》，保證電子檔案與文字檔案的一致性，對(duì)重要的文件、資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行光盤備份，并定期對(duì)電腦檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，光盤類檔案由對(duì)應(yīng)部門負(fù)責(zé)保管。 每一份檔案均存放在某一級(jí)類的檔案盒內(nèi)。 其它資料按公司領(lǐng)導(dǎo)確定的時(shí)間歸檔。 檔案員須把每份檔案資料名稱、編號(hào)和歸檔時(shí)間等逐一登記在《登記冊(cè)》上。 檔案保管必須做好防塵、防火、防潮、防霉、防鼠、防盜等工作 。 《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請(qǐng)部門一份，行政人事部一份。 檔案統(tǒng)計(jì) 檔案資料定期進(jìn)行清理、統(tǒng)計(jì)。 記錄 《檔案資料移交清單》 《檔案銷毀申請(qǐng)表》 《檔案銷毀登記表》 《檔案借閱 /復(fù)印申請(qǐng)單》 《檔案 /文件查閱 /借閱 /復(fù)印登記表》 《卷內(nèi)檔案目錄》 附錄 《檔案分劃編號(hào)表》 8 / 22 檔案分劃編號(hào)表 一級(jí)類目編號(hào)表 一級(jí)類目 類號(hào) 制度類 1 行政人事類 2 工作計(jì)劃、報(bào)告、預(yù)算 3 往來(lái)文件 4 會(huì)議記錄 5 合同類 6 會(huì)計(jì)類 7 物業(yè)移交資料類 8 物業(yè)管理類 9 工程類 10 剪報(bào) 11 特殊介質(zhì)類 12 產(chǎn)品說(shuō)明類 13 證照類 14 （一）制度類檔案歸檔范圍及保管期限 一級(jí)類目 二級(jí)類目 歸檔范圍 保管 期限 保管部門 類名 類號(hào) 類名 類號(hào) 制 度 類 1 內(nèi) 部 管 理 制 度 01 崗位職責(zé) 長(zhǎng)期 行政人事部及對(duì)應(yīng)之部門 員工守則 長(zhǎng)期 各崗操作程序 長(zhǎng)期 其它管理辦法 長(zhǎng)期 公 共 管 理 制 度 02 裝修守則 長(zhǎng)期 行政人事部及對(duì)應(yīng)部門 業(yè)戶守則 長(zhǎng)期 管理公約 長(zhǎng)期 各種收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn) 長(zhǎng)期 其它 長(zhǎng)期 9 / 22 總部下發(fā) 制度 03 長(zhǎng)期 行政人事部 10 / 22 （二）行政人事類檔案歸檔范圍及保管期限 一級(jí)類目 二級(jí)類目 歸檔范圍 保管期限 保管部門 類名 類號(hào) 類名 類號(hào) 行 政 人 事 類 2 人事 01 人員異動(dòng)統(tǒng)計(jì) 五年 行政人事部 獎(jiǎng)懲統(tǒng)計(jì) 五年 出勤統(tǒng)計(jì) 五年 考核統(tǒng)計(jì) 五年 員工檔案 長(zhǎng)期 薪資、福利 02 工資發(fā)放表 五年 行政人事部 薪資統(tǒng)計(jì) 五年 各類補(bǔ)貼發(fā)放表 五年 薪資標(biāo)準(zhǔn) 長(zhǎng)期 培訓(xùn) 03 培訓(xùn)考核統(tǒng)計(jì) 長(zhǎng)期 行政人事 部及相應(yīng)部門 培訓(xùn)計(jì)劃 長(zhǎng)期 培訓(xùn)記錄 長(zhǎng)期 培訓(xùn)協(xié)議 五年 物資管理 04 物資申購(gòu) 長(zhǎng)期 行政人事部 物資臺(tái)帳 長(zhǎng)期 （三）工作計(jì)劃、預(yù)算及報(bào)告檔案歸檔范圍及保管期限 一級(jí)類目 二級(jí)類目 歸檔范圍 保管期限 保管部門 類名 類號(hào) 類名 類號(hào) 工作計(jì)劃、預(yù)算及報(bào)告 3 工作計(jì)劃 01 月度計(jì)劃 五年 行政人事部及相應(yīng)部門 年度計(jì)劃及目標(biāo) 長(zhǎng)期 工作報(bào)告 02 月度報(bào)告 五年 行政人事部及相應(yīng)部門 季度報(bào)告 十年 年度報(bào)告 長(zhǎng)期 預(yù)算 03 年度預(yù)算 長(zhǎng)期 行政人事部及財(cái)務(wù)部 其它 11 / 22 （四）往來(lái)文件檔案歸檔范圍及保管期限 一級(jí)類目 二級(jí)類目 歸檔范圍 保管期限 保管部門 類名 類號(hào) 類名 類號(hào) 往 來(lái) 文 件 4 與地產(chǎn)公司 01 文件傳簽單 長(zhǎng)期 行政人事部及相關(guān)部門 上報(bào)類文件 長(zhǎng)期 來(lái)文 長(zhǎng)期 其它 長(zhǎng)期 與工程部 02 工作聯(lián)系單 長(zhǎng)期 行政人事部及相關(guān)部門 收文 長(zhǎng)期 其它 長(zhǎng)期 與營(yíng)銷部 03 工作聯(lián)系單 長(zhǎng)期 行政人事部及相關(guān)部門 收文 長(zhǎng)期 其它 長(zhǎng)期 其它 長(zhǎng)期 與政府部門 04 工商 長(zhǎng)期 行政人事部 房管局 長(zhǎng)期 物業(yè)管理協(xié)會(huì) 長(zhǎng)期 物價(jià)局 長(zhǎng)期 與其它部門 05 發(fā)文 長(zhǎng)期 行政人事部及相關(guān)部門 收文 長(zhǎng)期 其它 長(zhǎng)期 公司內(nèi)部 06 通知 長(zhǎng)期 行政人事部及相關(guān)部門 通報(bào) 長(zhǎng)期 其它 長(zhǎng)期 （五）會(huì)議記錄檔案歸