【正文】 分散在各 部門的資料歸檔前由各部門（兼職）內(nèi)業(yè)負責管理。書寫材料必須是耐久的紙張、 墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆； 歸檔資料必須準確記錄各項活動，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準確”，設計的修改也須在圖紙上反映出來。 檔案員必須完成公司安排的其它相關(guān)工作任務。 超過保存期，且無保 存價值的檔案應銷毀。 外單位及個人因工作需要查閱檔案的，必須經(jīng)審批權(quán)限對應人員批準。 處理程序 發(fā)生意外事件時，首先應立即將事件情況報告行政人事部經(jīng)理和執(zhí)行總經(jīng)理。 在進行補救工作的同時，對意外事件發(fā)生的原因由品質(zhì)主管進行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責任。 審批表經(jīng)部門（項目）經(jīng)理批準簽字后，交相關(guān)權(quán)限人員批準簽字， 方可借 出檔案。 部門內(nèi)部檔案由部門（項目）經(jīng)理核準銷毀；機要檔案由執(zhí)行總經(jīng)理核準后統(tǒng)一由行政人事部銷毀。 B、十年保存： 會計憑證； 其他經(jīng)核定須十年保存的文書。 移交時，檔案員須仔細核對移交的資料，核對無誤后，交接人在移交清單上簽字。 各部門（項目）負責人對應歸檔資料的完整、完好負責。 確定檔案一級類存放區(qū)：根據(jù)各 一級類檔案資料的多少在檔案架上劃定各一 4 / 22 級類檔案存放區(qū)。 01各部門檔案的一級類目、 二級類目均按本 辦法規(guī)定設置，三級和三級以下類目由各部門根據(jù)實際 情況自行設置。（人事類、財務檔案除外） 職責 執(zhí)行總經(jīng)理負責外單位（個人）查、借閱檔案的審批。 各部門負責人負責指定專人配合公司檔案員做好本部門檔案資料的收集、整 理及交接及資料歸檔前的保管等工作。 X 部門縮寫代碼： 行政人事部 — X 品質(zhì)管理部 — P 財務部 — C 3 / 22 項目環(huán)境管理部 — H 項目秩序維護部 — Z 項目工程維修部 — G 項目客服中心及綜合 — K 對項目下屬各部門資料，代碼前需加項目字母編寫，如 AB 組團項目部客服中心及綜合，則部門代碼為： ABK 電子檔案的編號參同文字檔案的類目編號要求，文件夾的命名參考《檔案分劃編號表》，保證電子檔案與文字檔案的一致性，對重要的文件、資料應及時進行光盤備份，并定期對電腦檔案進行數(shù)據(jù)備份，光盤類檔案由對應部門負責保管。 每一份檔案均存放在某一級類的檔案盒內(nèi)。 其它資料按公司領導確定的時間歸檔。 檔案員須把每份檔案資料名稱、編號和歸檔時間等逐一登記在《登記冊》上。 檔案保管必須做好防塵、防火、防潮、防霉、防鼠、防盜等工作 。 《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，行政人事部一份。 檔案統(tǒng)計 檔案資料定期進行清理、統(tǒng)計。 記錄 《檔案資料移交清單》 《檔案銷毀申請表》 《檔案銷毀登記表》 《檔案借閱 /復印申請單》 《檔案 /文件查閱 /借閱 /復印登記表》 《卷內(nèi)檔案目錄》 附錄 《檔案分劃編號表》 8 / 22 檔案分劃編號表 一級類目編號表 一級類目 類號 制度類 1 行政人事類 2 工作計劃、報告、預算 3 往來文件 4 會議記錄 5 合同類 6 會計類 7 物業(yè)移交資料類 8 物業(yè)管理類 9 工程類 10 剪報 11 特殊介質(zhì)類 12 產(chǎn)品說明類 13 證照類 14 （一）制度類檔案歸檔范圍及保管期限 一級類目 二級類目 歸檔范圍 保管 期限 保管部門 類名 類號 類名 類號 制 度 類 1 內(nèi) 部 管 理 制 度 01 崗位職責 長期 行政人事部及對應之部門 員工守則 長期 各崗操作程序 長期 其它管理辦法 長期 公 共 管 理 制 度 02 裝修守則 長期 行政人事部及對應部門 業(yè)戶守則 長期 管理公約 長期 各種收費標準 長期 其它 長期 9 / 22 總部下發(fā) 制度 03 長期 行政人事部 10 / 22 （二）行政人事類檔案歸檔范圍及保管期限 一級類目 二級類目 歸檔范圍 保管期限 保管部門 類名 類號 類名 類號 行 政 人 事 類 2 人事 01 人員異動統(tǒng)計 五年 行政人事部 獎懲統(tǒng)計 五年 出勤統(tǒng)計 五年 考核統(tǒng)計 五年 員工檔案 長期 薪資、福利 02 工資發(fā)放表 五年 行政人事部 薪資統(tǒng)計 五年 各類補貼發(fā)放表 五年 薪資標準 長期 培訓 03 培訓考核統(tǒng)計 長期 行政人事 部及相應部門 培訓計劃 長期 培訓記錄 長期 培訓協(xié)議 五年 物資管理 04 物資申購 長期 行政人事部 物資臺帳 長期 （三）工作計劃、預算及報告檔案歸檔范圍及保管期限 一級類目 二級類目 歸檔范圍 保管期限 保管部門 類名 類號 類名 類號 工作計劃、預算及報告 3 工作計劃 01 月度計劃 五年 行政人事部及相應部門 年度計劃及目標 長期 工作報告 02 月度報告 五年 行政人事部及相應部門 季度報告 十年 年度報告 長期 預算 03 年度預算 長期 行政人事部及財務部 其它 11 / 22 （四）往來文件檔案歸檔范圍及保管期限 一級類目 二級類目 歸檔范圍 保管期限 保管部門 類名 類號 類名 類號 往 來 文 件 4 與地產(chǎn)公司 01 文件傳簽單 長期 行政人事部及相關(guān)部門 上報類文件 長期 來文 長期 其它 長期 與工程部 02 工作聯(lián)系單 長期 行政人事部及相關(guān)部門 收文 長期 其它 長期 與營銷部 03 工作聯(lián)系單 長期 行政人事部及相關(guān)部門 收文 長期 其它 長期 其它 長期 與政府部門 04 工商 長期 行政人事部 房管局 長期 物業(yè)管理協(xié)會 長期 物價局 長期 與其它部門 05 發(fā)文 長期 行政人事部及相關(guān)部門 收文 長期 其它 長期 公司內(nèi)部 06 通知 長期 行政人事部及相關(guān)部門 通報 長期 其它 長期 （五）會議記錄檔案歸