【正文】 1 / 22 XX 物業(yè) 檔案管理規(guī)程 目的 加強(qiáng)檔案管理工作，落實檔案管理各項目標(biāo)。 適用范圍 本程序適用于在管理服務(wù)活動中形成的各種檔案。（人事類、財務(wù)檔案除外） 職責(zé) 執(zhí)行總經(jīng)理負(fù)責(zé)外單位（個人）查、借閱檔案的審批。 行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)公司員工查、借閱檔案的審批及外單位（個人）查、 借閱的審核工作。 檔案員（公司由行政助理兼）職責(zé) 負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放； 檔案資料的移交； 檔案的借閱、登記、統(tǒng)計； 保密； 檔案室設(shè)備、設(shè)施的保管維護(hù)等。 各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)指定專人配合公司檔案員做好本部門檔案資料的收集、整 理及交接及資料歸檔前的保管等工作。 人力資源主管負(fù)責(zé)保管人事類檔案，財務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)保管財務(wù)類檔案。 程序 檔案資料的確定 ,凡屬下列幾類資料均屬歸檔資料： 物業(yè)項目基本情況資料 ，包括工業(yè)區(qū)規(guī)劃、建設(shè)、發(fā)展現(xiàn)狀資料及圖 紙等； 物業(yè)項目業(yè)戶基本資料情況，包括業(yè)主接房資料、裝修資料及二次裝 修驗收資料，房屋租賃合同，供水、供電合同以及治安、消防等資料； 本公司基本情況資料，包括批文、營業(yè)執(zhí)照、代碼本、財產(chǎn)登記臺帳、 管 理制度、承包合同、工作基本情況描述等資料； 公司行文，包括發(fā)文、發(fā)函、會議紀(jì)要、報告、請示等； 各部門資料，包括業(yè)務(wù)、行政管理等材料； 2 / 22 外來資料，包括中央、省、市、區(qū)、置業(yè)公司來文、友鄰單位及其它單 位、組織來文等； 圖書等參考資料，包括參考書籍、期刊、報紙及其它宣傳資料等； 其它。 檔案編號 檔案分劃 為便于系統(tǒng)化管理，根據(jù)檔案的內(nèi)容和形式特征，將公司檔案劃分為十 四大類（為一級分類），每一大類下再劃分出若干子類（為二、三、四 級分類）。具體分劃詳見《檔案分劃編號表》。各部門檔案的一級類目、 二級類目均按本 辦法規(guī)定設(shè)置，三級和三級以下類目由各部門根據(jù)實際 情況自行設(shè)置。 檔案編號 為方便查閱檔案資料，根據(jù)檔案分劃對檔案進(jìn)行編號。具體編號方法如 下： 卷宗編號結(jié)構(gòu)形式 編號結(jié)構(gòu)形式采用五段制，編號由左到右排列，各段均用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，一至四段之間用“?”隔開，四至五段之間用“ — ”隔開。 X X XX XXXX — XXX 部門縮寫 一級類目代碼 二級類目代碼 年 度 碼 案 卷 流 水 號 例： X 1 01 2020 01 表示是行政人事部內(nèi)部管理制度 2020 年第 1 卷。 部門縮寫代碼： 行政人事部 — X 品質(zhì)管理部 — P 財務(wù)部 — C 3 / 22 項目環(huán)境管理部 — H 項目秩序維護(hù)部 — Z 項目工程維修部 — G 項目客服中心及綜合 — K 對項目下屬各部門資料，代碼前需加項目字母編寫，如 AB 組團(tuán)項目部客服中心及綜合，則部門代碼為： ABK 電子檔案的編號參同文字檔案的類目編號要求，文件夾的命名參考《檔案分劃編號表》，保證電子檔案與文字檔案的一致性，對重要的文件、資料應(yīng)及時進(jìn)行光盤備份，并定期對電腦檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，光盤類檔案由對應(yīng)部門負(fù)責(zé)保管。 機(jī)要檔案： 公司檔案按其內(nèi)容分為“機(jī)密”、“保密”二種。 劃分標(biāo)準(zhǔn)： 機(jī)密檔案： A、公司執(zhí)行董事資料、重要或?qū)ｍ棔h記要、保密期限內(nèi)的重要決定事 項； B、公司中層以上員工人事考核、涉嫌違法違紀(jì)調(diào)查、未公布的人事任免、獎懲 決定； C、公司的年度工作總結(jié)、財務(wù)預(yù)算決算報告、繳納稅款、經(jīng)營報表和各種綜合統(tǒng)計報表； D、公司有關(guān)經(jīng)營資料、資源情報及供應(yīng)商資信調(diào)研資料； E、公司與同行對手的競爭策略、計劃。 保密檔案： A、公司各部門人員調(diào)整、未公布的計劃； B、公司員工違法違紀(jì)的檢舉、投訴、調(diào)查材料、發(fā)生案件事故的調(diào)查登記資料。 C、人事檔案、薪資性檔案、經(jīng)濟(jì)合同、勞動合同； 檔案地址確定 檔案存放位置利用分類編號來確定。 確定檔案一級類存放區(qū)：根據(jù)各 一級類檔案資料的多少在檔案架上劃定各一 4 / 22 級類檔案存放區(qū)。各一級類檔案存放區(qū)依序按從右到左、從正面架到反面架的順序在檔案架上標(biāo)出。 各一級類檔案區(qū)內(nèi)的子級類檔案依序按從右到左、從上到下的順序排列。 每一份檔案均存放在某一級類的檔案盒內(nèi)。 同一個檔案盒內(nèi)的檔案資料按編號順序從下到上排列存放。 每一類檔案在柜架存放時均須留有一定余地，以保證新增檔案的存放。 歸檔管理 歸檔前資料管理 分散在各 部門的資料歸檔前由各部門（兼職）內(nèi)業(yè)負(fù)責(zé)管理。 各部門必須設(shè)置資料固定存放處，并將資料分類放入不同的卷宗內(nèi)。 各部門（項目）負(fù)責(zé)人對應(yīng)歸檔資料的完整、完好負(fù)責(zé)。 歸檔時間 各類檔案資料視其類別、性質(zhì)等不同，分別按如下原則確定歸檔時間。 公司批文、供水、供電增容計劃指標(biāo)下達(dá)執(zhí)行書等重要文件隨時歸檔； 法律訴訟、外來文件等資料處理完畢即行歸檔； 用戶（業(yè)主）資料在用戶辦理完各項手續(xù)后即行歸檔； 各項工程資料在驗收后一個星期內(nèi)歸檔； 各部門當(dāng)年的業(yè)務(wù)、行政管理資料、行文、承包合同、人事勞資等資料在翌年的第一季度內(nèi)歸檔； 圖書資料購買后即歸檔，期刊、雜志半年歸檔一次。 其它資料按公司領(lǐng)導(dǎo)確定的時間歸檔。 歸檔要求 歸檔資料必須完整，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設(shè)計圖紙及其更改通知等都必須齊全； 歸檔的文件資料必須是原件。部門須常用的資料可留用復(fù)印件，原件歸檔。書寫材料必須是耐久的紙張、 墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆； 歸檔資料必須準(zhǔn)確記錄各項活動，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準(zhǔn)確”，設(shè)計的修改也須在圖紙上反映出來。 檔案資料移交 5 / 22 資料歸檔前各部門須按類整理好，并填寫《檔案資料移交清單》。 移交時，檔案員須仔細(xì)核對移交的資料，核對無誤后，交接人在移交清單上簽字。 移交清單一式兩份，交接人各留存一份。 資料編號歸檔 檔案員把各類移交資料 按編號辦法進(jìn)行整理、編號。 檔案員須把每份檔案資料名稱、編號和歸檔時間等逐一登記在《登記冊》上。 編號后的檔案，按本規(guī)定第 條“檔案地址確定”的規(guī)定上架排列存 放。 檔案管理 檔案室由行政主管負(fù)責(zé)管理，行政助理指定檔案員負(fù)責(zé)具體管理工作。 檔案員必須完成公司安排的其它相關(guān)工作任務(wù)。 檔案保管 保存期限（國家若有特殊規(guī)定的，按國家規(guī)定執(zhí)行；國家無特殊或強(qiáng)制規(guī)定的且作業(yè)文件中有具體規(guī) 定的，以該作業(yè)文件要求期限為準(zhǔn)） 檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理： A、永久保存： 公司章程； 股東名簿； 股東會、執(zhí)行董事、監(jiān)事會會議紀(jì)要； 公司證照； 各級批文； 印鑒； 公司年度經(jīng)營計劃；公司年度經(jīng)營總結(jié)； 年度財務(wù)報表； 技術(shù)資料； 1不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證； 1人事資料； 1大型活動圖片、音像資料； 1其他核定須永久保存的文書。 B、十年保