【正文】 件歸檔。 劃分標(biāo)準(zhǔn)： 機(jī)密檔案： A、公司執(zhí)行董事資料、重要或?qū)ｍ?xiàng)會(huì)議記要、保密期限內(nèi)的重要決定事 項(xiàng)； B、公司中層以上員工人事考核、涉嫌違法違紀(jì)調(diào)查、未公布的人事任免、獎(jiǎng)懲 決定； C、公司的年度工作總結(jié)、財(cái)務(wù)預(yù)算決算報(bào)告、繳納稅款、經(jīng)營(yíng)報(bào)表和各種綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表； D、公司有關(guān)經(jīng)營(yíng)資料、資源情報(bào)及供應(yīng)商資信調(diào)研資料； E、公司與同行對(duì)手的競(jìng)爭(zhēng)策略、計(jì)劃。 程序 檔案資料的確定 ,凡屬下列幾類資料均屬歸檔資料： 物業(yè)項(xiàng)目基本情況資料 ，包括工業(yè)區(qū)規(guī)劃、建設(shè)、發(fā)展現(xiàn)狀資料及圖 紙等； 物業(yè)項(xiàng)目業(yè)戶基本資料情況，包括業(yè)主接房資料、裝修資料及二次裝 修驗(yàn)收資料，房屋租賃合同，供水、供電合同以及治安、消防等資料； 本公司基本情況資料，包括批文、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、代碼本、財(cái)產(chǎn)登記臺(tái)帳、 管 理制度、承包合同、工作基本情況描述等資料； 公司行文，包括發(fā)文、發(fā)函、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告、請(qǐng)示等； 各部門資料，包括業(yè)務(wù)、行政管理等材料； 2 / 22 外來(lái)資料，包括中央、省、市、區(qū)、置業(yè)公司來(lái)文、友鄰單位及其它單 位、組織來(lái)文等； 圖書等參考資料，包括參考書籍、期刊、報(bào)紙及其它宣傳資料等； 其它。 檔案編號(hào) 檔案分劃 為便于系統(tǒng)化管理，根據(jù)檔案的內(nèi)容和形式特征，將公司檔案劃分為十 四大類（為一級(jí)分類），每一大類下再劃分出若干子類（為二、三、四 級(jí)分類）。 保密檔案： A、公司各部門人員調(diào)整、未公布的計(jì)劃； B、公司員工違法違紀(jì)的檢舉、投訴、調(diào)查材料、發(fā)生案件事故的調(diào)查登記資料。書寫材料必須是耐久的紙張、 墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆； 歸檔資料必須準(zhǔn)確記錄各項(xiàng)活動(dòng)，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準(zhǔn)確”，設(shè)計(jì)的修改也須在圖紙上反映出來(lái)。 超過保存期，且無(wú)保 存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。 處理程序 發(fā)生意外事件時(shí)，首先應(yīng)立即將事件情況報(bào)告行政人事部經(jīng)理和執(zhí)行總經(jīng)理。 審批表經(jīng)部門（項(xiàng)目）經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后，交相關(guān)權(quán)限人員批準(zhǔn)簽字， 方可借 出檔案。 B、十年保存： 會(huì)計(jì)憑證； 其他經(jīng)核定須十年保存的文書。 各部門（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人對(duì)應(yīng)歸檔資料的完整、完好負(fù)責(zé)。 01（人事類、財(cái)務(wù)檔案除外） 職責(zé) 執(zhí)行總經(jīng)理負(fù)責(zé)外單位（個(gè)人）查、借閱檔案的審批。 X 每一份檔案均存放在某一級(jí)類的檔案盒內(nèi)。 檔案員須把每份檔案資料名稱、編號(hào)和歸檔時(shí)間等逐一登記在《登記冊(cè)》上。 《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請(qǐng)部門一份，行政人事部一份。 記錄 《檔案資料移交清單》 《檔案銷毀申請(qǐng)表》 《檔案銷毀登記表》 《檔案借閱 /復(fù)印申請(qǐng)單》 《檔案 /文件查閱 /借閱 /復(fù)印登記表》 《卷內(nèi)檔案目錄》 附錄 《檔案分劃編號(hào)表》 8 / 22 檔案分劃編號(hào)表 一級(jí)類目編號(hào)表 一級(jí)類目 類號(hào) 制度類 1 行政人事類 2 工作計(jì)劃、報(bào)告、預(yù)算 3 往來(lái)文件 4 會(huì)議記錄 5 合同類 6 會(huì)計(jì)類 7 物業(yè)移交資料類 8 物業(yè)管理類 9 工程類 10 剪報(bào) 11 特殊介質(zhì)類 12 產(chǎn)品說(shuō)明類 13 證照類 14 （一）制度類檔案歸檔范圍及保管期限 一級(jí)類目 二級(jí)類目 歸檔范圍 保管 期限 保管部門 類名 類號(hào) 類名 類號(hào) 制 度 類 1 內(nèi) 部 管 理 制 度 01 崗位職責(zé) 長(zhǎng)期 行政人事部及對(duì)應(yīng)之部門 員工守則 長(zhǎng)期 各崗操作程序 長(zhǎng)期 其它管理辦法 長(zhǎng)期 公 共 管 理 制 度 02 裝修守則 長(zhǎng)期 行政人事部及對(duì)應(yīng)部門 業(yè)戶守則 長(zhǎng)期 管理公約 長(zhǎng)期 各種收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn) 長(zhǎng)期 其它 長(zhǎng)期 9 / 22 總部下發(fā) 制度 03 長(zhǎng)期 行政人事部 10 / 22 （二）行政人事類檔案歸檔范圍及保管期限 一級(jí)類目 二級(jí)類目 歸檔范圍 保管期限 保管部門 類名 類號(hào) 類名 類號(hào) 行 政 人 事 類 2 人事 01 人員異動(dòng)統(tǒng)計(jì) 五年 行政人事部 獎(jiǎng)懲統(tǒng)計(jì) 五年 出勤統(tǒng)計(jì) 五年 考核統(tǒng)計(jì) 五年 員工檔案 長(zhǎng)期 薪資、福利 02 工資發(fā)放表 五年 行政人事部 薪資統(tǒng)計(jì) 五年 各類補(bǔ)貼發(fā)放表 五年 薪資標(biāo)準(zhǔn) 長(zhǎng)期 培訓(xùn) 03 培訓(xùn)考核統(tǒng)計(jì) 長(zhǎng)期 行政人事 部及相應(yīng)部門 培訓(xùn)計(jì)劃 長(zhǎng)期 培訓(xùn)記錄 長(zhǎng)期 培訓(xùn)協(xié)議 五年 物資管理 04 物資申購(gòu) 長(zhǎng)期 行政人事部 物資臺(tái)帳 長(zhǎng)期 （三）工作計(jì)劃、預(yù)算及報(bào)告檔案歸檔范圍及保管期限 一級(jí)類目 二級(jí)類目 歸檔范圍 保管期限 保管部門 類名 類號(hào) 類名 類號(hào) 工作計(jì)劃、預(yù)算及報(bào)告 3 工作計(jì)劃 01 月度計(jì)劃 五年 行政人事部及相應(yīng)部門 年度計(jì)劃及目標(biāo) 長(zhǎng)期 工作報(bào)告 02 月度報(bào)告 五年 行政人事部及相應(yīng)部門 季度報(bào)告 十年 年度報(bào)告 長(zhǎng)期 預(yù)算 03 年度預(yù)算 長(zhǎng)期 行政人事部及財(cái)務(wù)部 其它 11 / 22 （四）往來(lái)文件檔案歸檔范圍及保管期限 一級(jí)類目 二級(jí)類目 歸檔范圍 保管期限 保管部門 類名 類號(hào) 類名 類號(hào) 往 來(lái) 文 件 4 與地產(chǎn)公司 01 文件傳簽單 長(zhǎng)期 行政人事部及相關(guān)部門 上報(bào)類文件 長(zhǎng)期 來(lái)文 長(zhǎng)期 其它 長(zhǎng)期 與工程部 02 工作聯(lián)系單 長(zhǎng)期 行政人事部及相關(guān)部門 收文 長(zhǎng)期 其它 長(zhǎng)期 與營(yíng)銷部 03 工作聯(lián)系單 長(zhǎng)期 行政人事部及相關(guān)部門 收文 長(zhǎng)期 其它 長(zhǎng)期 其它 長(zhǎng)期 與政府部門 04 工商 長(zhǎng)期 行政人事部 房管局 長(zhǎng)期 物業(yè)管理協(xié)會(huì) 長(zhǎng)期 物價(jià)局 長(zhǎng)期 與其它部門 05 發(fā)文 長(zhǎng)期 行政人事部及相關(guān)部門 收文 長(zhǎng)期 其它 長(zhǎng)期 公司內(nèi)部 06 通知 長(zhǎng)期 行政人事部及相關(guān)部門 通報(bào) 長(zhǎng)期 其它 長(zhǎng)期 （五）會(huì)議記錄檔案歸