【正文】 文件及表格56業(yè)務(wù)流程圖繪制有關(guān)概念－業(yè)務(wù)流程涉及文件（續(xù)）57業(yè)務(wù)流程圖的繪制r 流程重組簡介r 現(xiàn)狀流程r 未來流程樣本r 操作手冊(cè)– 流程圖操作手冊(cè)– 崗位職責(zé)58q 每一章節(jié)的首頁使用該表頭– 表頭內(nèi)容表示的含義如下：交付要求－流程圖操作手冊(cè)指某章節(jié)第幾節(jié)某一具體節(jié)的名稱公司 名稱及 標(biāo)識(shí)指 當(dāng)前 版本 編號(hào)指手冊(cè)編寫者指 批準(zhǔn) 使用者指本次為第幾次修改指系統(tǒng)首次使用日期指某章 某節(jié)內(nèi)容現(xiàn)停止使用 指停止使用日期59交付要求－流程圖操作手冊(cè)（續(xù)）r 除首頁外其他頁使用該表頭– 表頭相關(guān)內(nèi)容與首頁保持一致– 字體為宋體、大小為 12號(hào)、格式為加粗60交付要求－流程圖操作手冊(cè)（續(xù)）r 手冊(cè)章節(jié)首頁樣本 圍宋體、12號(hào)、加粗自動(dòng) 編號(hào) 目標(biāo)宋體、12號(hào)、加粗自動(dòng) 編號(hào)頁碼 141設(shè)于 footer中表示 第 14章 第 1頁宋體、10號(hào)、普 通 不 加粗中間 對(duì)齊要點(diǎn)段落宋體、12號(hào)、普通不 加 粗自動(dòng) bullet注意 左 對(duì)齊主體 段落宋體、12號(hào)、普通不 加 粗注意 左 對(duì)齊主題：宋體、14號(hào)、加粗表頭設(shè)于 header中61交付要求－流程圖操作手冊(cè)（續(xù)）q 手冊(cè)章節(jié)基本內(nèi)容1. 范圍2. 控制目標(biāo)3. 涉及部門4. 主要控制點(diǎn)5. 特定政策6. 流程說明7. 職責(zé)分工大點(diǎn) 下面 可以 劃 分 小 點(diǎn)62交付要求－流程圖操作手冊(cè)（續(xù)）q 手冊(cè)章節(jié)基本內(nèi)容（續(xù)）表 格 頭宋體、12號(hào)、加粗中間 對(duì)齊流程 環(huán)節(jié) 序號(hào)宋體、12號(hào)、普通 不加粗中間 對(duì)齊涉及 部門宋體、12號(hào)、普通 不加粗中間 對(duì)齊表 格 頭宋體、12號(hào)、加粗中間 對(duì)齊表格 內(nèi)容宋體、12號(hào)、普通 不加粗中間 對(duì)齊63交付要求－崗位職責(zé)q 崗位職責(zé)要素– 工作內(nèi)容（所有）– 提交部門– 業(yè)務(wù)處理時(shí)間– 發(fā)生頻率– 月需時(shí)間數(shù)字宋體、12號(hào)、普通 不加粗右 對(duì)齊表格內(nèi)容宋體、12號(hào)、普通 不加粗左 對(duì)齊編號(hào)表格內(nèi)容宋體、12號(hào)、普通 不加粗左 對(duì)齊編號(hào)年度 工作 的 月平均表 格 頭宋體、12號(hào)、加粗中間 對(duì)齊64流程圖繪制練習(xí)65現(xiàn)場練習(xí)r 主題：差旅費(fèi)用報(bào)銷r 時(shí)間：３０分鐘r 流程涉及的部門及人員：– 申請(qǐng)報(bào)銷的業(yè)務(wù)人員– 業(yè)務(wù)部門及其主管– 財(cái)務(wù)部門以及財(cái)務(wù)專管人員– 其他相關(guān)部門或人員66要求完成的任務(wù)r 主題：根據(jù)現(xiàn)有的流程清單繪制各部門現(xiàn)有的工作流程（如清單中所列流程尚有遺漏，可以根據(jù)各部門實(shí)際情況進(jìn)行補(bǔ)充）r 時(shí)間： 3個(gè)工作日r 要求：– 確保完成清單中所列的流程– 嚴(yán)格按照流程培訓(xùn)中所規(guī)定的流程圖標(biāo)準(zhǔn)格式– 繪制好的流程圖由各部門負(fù)責(zé)人員按時(shí)上交67培訓(xùn)內(nèi)容r 工作流程圖的繪制r 主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的尋找與控制r 崗位職責(zé)描述68培訓(xùn)內(nèi)容r 工作流程圖的繪制r 主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的尋找與控制r 崗位職責(zé)描述69靜夜四無 鄰 ，荒居舊 業(yè)貧 。由于所作的決定和批復(fù)很少無效，因此在決定框之前通常有人工活動(dòng)標(biāo)識(shí)。流程圖繪制標(biāo)識(shí)（續(xù)）理解流程編制流程圖完善流程圖A繼續(xù) “ 是 ” 情況下的流程是否狀況表是否被批準(zhǔn) ? A對(duì)狀況表作修改41在決定框之前使用手工操作標(biāo)識(shí)：如果流程分叉為是 /否，則有人作出決定。然后在合適的地方畫上對(duì)應(yīng)的流程連接標(biāo)識(shí)。連接標(biāo)識(shí)的畫法：在標(biāo)識(shí)內(nèi)以 A開始，然后寫上后續(xù)流程所在的頁碼。流程圖繪制標(biāo)識(shí)（續(xù)）理解流程編制流程圖完善流程圖40流程圖連接標(biāo)識(shí)：該標(biāo)識(shí)用于流程圖中頁和頁的連續(xù)或者用于從一個(gè)決定框轉(zhuǎn)到另一頁或另一個(gè)流程。流程圖繪制標(biāo)識(shí)（續(xù)）理解流程編制流程圖完善流程圖39存檔 :該框代表一個(gè)文檔在此處需要被存檔。它們可以在所有三欄中使用。其右方聯(lián)接 “否 ”的情況，下方聯(lián)接 “是 ”的情況。它給人以強(qiáng)烈的視覺提示，即此處需要作出決定或批復(fù)。手工操作：該標(biāo)識(shí)用于指示一項(xiàng)需要人工處理的活動(dòng)，例如手工處理一個(gè)文件（如手寫的采購單），或人工檢查一個(gè)文件。流程圖繪制標(biāo)識(shí)一套標(biāo)準(zhǔn)的符號(hào)能幫助我們快速并一致地溝通流程圖。該計(jì)算機(jī)系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入，處理或輸出。可在該標(biāo)識(shí)上寫下標(biāo)題用以代表特定的文件。定義明細(xì)程度流程分類 （ 第 1層）；例如：預(yù)算管理流程 （第 2層）；例如：預(yù)算編制流程步驟（第 3層）；例如：財(cái)務(wù)部匯總各部門上報(bào)預(yù)算編號(hào)規(guī)定便于查找文件方便項(xiàng)目工作量分配和其它交付成果相聯(lián)系，例如崗位職責(zé)和程序手冊(cè)流程圖符號(hào)規(guī)定流程圖繪制（續(xù)）理解流程編制流程圖完善流程圖36文件 /表格：該標(biāo)識(shí)文件，包括表格，字母和報(bào)告。q 一張流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所要求的輸出的一系列的步驟。l 崗位職責(zé) 描述各崗位在業(yè)務(wù)過程中所擔(dān)負(fù)的職責(zé)。o 縱向的功能描述部門職責(zé) 和 崗位職責(zé) ，從縱向描述各部門間和部門內(nèi)部崗位間的功能劃分。流程圖是操作手冊(cè)的補(bǔ)充和依據(jù)l 操作手冊(cè) 通常按照管理要素進(jìn)行分類，具體描述各項(xiàng)業(yè)務(wù)的范圍、控制目標(biāo)、涉及到的文件、處理原則和程序。如圖 2所示。這樣發(fā)票及其它往來單據(jù)不再需要。存在問題20流程重組成功案例－ 福特公司 票據(jù)往來管理（續(xù)）福特公司再造了這一過程，引入了公用數(shù)據(jù)庫，采購訂單進(jìn)入數(shù)據(jù)庫并送給供應(yīng)商，當(dāng)倉庫管理員收到貨物時(shí)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，盡管不一致的情況只占少數(shù)，但會(huì)計(jì)部門卻有 80％的人花大量時(shí)間處理這類少數(shù)事件。因?yàn)榧词箍紤]到福特公司的規(guī)模比馬自達(dá)大，他們最多也只應(yīng)有 100名左右會(huì)計(jì)人員，問題在哪里？這就需要從根本上再造整個(gè)工作過程和工作內(nèi)容。 公司原狀公司原狀19流程重組成功案例－ 福特公司 票據(jù)往來管理（續(xù)）福特公司建立了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，使采購、倉庫、會(huì)計(jì)部門都應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理各自的業(yè)務(wù)，裁掉了 20％的冗員，并以為這樣很不錯(cuò)了。通常程序是：采購部與供應(yīng)商制訂購貨合同，同時(shí)送一份副本給會(huì)計(jì)部門；供應(yīng)商交貨時(shí)開發(fā)票；倉庫管理員驗(yàn)收貨物后出具驗(yàn)收單，會(huì)計(jì)部門核對(duì)合同、發(fā)票、驗(yàn)收單，二者一致辦理忖款，否則需派人調(diào)查原因。q 產(chǎn)品或服務(wù)可靠性