【正文】 你希望別人做什么，什么時(shí)候做完。 如果文件需要以后處理，那就把它記錄到日志里，用電腦記錄的日志或傳統(tǒng)形式的日志均可。立即處理文件1.減少復(fù)本，用標(biāo)準(zhǔn)格式 別做任何你可以授權(quán)給別人做的事?預(yù)期作好評(píng)估，將資料分配的優(yōu)先次序標(biāo)準(zhǔn)化?決定在擬訂計(jì)劃、作決定、給予成果回饋時(shí)，何種資料派得上用場(chǎng)，然后作到資料方便取用、具有可靠性與適宜性?除了有一個(gè) “ 跟進(jìn) ” 文檔外，還應(yīng)該有一個(gè)管理文檔，其中包括一些重要的分類。iii)將收件按以下類別歸類：重要而緊急的（今天核心時(shí)間處理的）重要但不緊急的（注上處理日期，放入 “ 跟進(jìn) ” 文檔）授權(quán)廢紙簍iv) 限制信息流量，避免復(fù)印沒必要的文件。除了目前手頭正在做的工作，不應(yīng)該有任何別的東西滯留在桌面。最好是在我們坐在辦公桌前看不見的地方，否則只會(huì)起干擾作用。可及區(qū)域你的外延工作區(qū)域包括：? 收件格? 出件格? 重要文檔（重要客戶檔案）? 日歷? 字典? 電腦磁盤這個(gè)區(qū)域雖然并非伸手可及，但只要伸長(zhǎng)胳膊就能夠著。.21.20.19.18.17.16..15.14.13.12.11.10.9.7.5.3.1.測(cè)試 :壓力控制能力這很可能會(huì)對(duì)上司正要作出的決策產(chǎn)生影響。在上司想聽和你覺得會(huì)受歡迎時(shí)給上司提建議。 何時(shí)提出建議要帶好相關(guān)材料，有準(zhǔn)備地參加會(huì)議；要進(jìn)行專門記錄，給上司一份備份；要集中請(qǐng)示，避免經(jīng)常打斷經(jīng)理；要搞清楚經(jīng)理喜歡口頭的還是書面的信息，然后照此辦理。了解這些變化的動(dòng)態(tài)，并適時(shí)適應(yīng)這些波支，就是你的職責(zé)。與上司建立了個(gè)人關(guān)系后，你就會(huì)知道該如何形成自己的工作方式 —— 這樣工作起來更有效也更有成就感。 形成自己的方式對(duì)話要?jiǎng)?wù)實(shí)，少談個(gè)人觀點(diǎn)。在處理與上級(jí)的關(guān)系時(shí)，上級(jí)的時(shí)間更緊，比你更忙。216。主動(dòng)安排時(shí)間去進(jìn)見你的經(jīng)理，不要光等著經(jīng)理召見。 理出問題與上司相處得融洽了，你就不必那么拘謹(jǐn)，溝通會(huì)更容易、更直接，也更有效。你首先需要明確的是，經(jīng)理對(duì)你的期待是什么。時(shí)間運(yùn)籌的一個(gè)關(guān)鍵因素，就是要確保會(huì)議順利進(jìn)行，并取得預(yù)期效果。 每周的平均工作時(shí)間，有很大一部分是用來開會(huì)的。 減少文書工作立即改變n 利用科技u 電腦存檔u 使用電子郵件167。 學(xué)會(huì)速讀216。t 信息一旦被處理，就清除掉。t 如果某條信息需采取應(yīng)對(duì)措施，就記錄下來，并加到一覽表上。u 處理信息t 信息隨時(shí)都會(huì)來，不應(yīng)讓其干擾工作流程。讓他們盡量按這張表來跟你打交道。將此表記住，并把它的復(fù)印件分發(fā)給你的助理和有關(guān)同事，u 列出打斷者 只把將來用得到的關(guān)鍵文件歸檔。 將無法明確歸類的文件放入標(biāo)著 “雜項(xiàng) ”的文件夾里。 經(jīng)常檢查你的文檔，扔掉不再用的文件。 建立一種與你和你的業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)的文檔系統(tǒng)。 至少每隔幾個(gè)月整理一次文檔。 辦公室里裝一個(gè)時(shí)鐘，讓自己和來訪者都能看到。應(yīng)放置在適合你的地方。u 整理工作空間u 處理文件。u 注意即時(shí)貼，他們很容易丟失。建立系統(tǒng)，包括：計(jì)劃表、每日目標(biāo)、優(yōu)先次序、完成期限?effectivemanagerAmanager個(gè)人行動(dòng)計(jì)劃 將要將要 進(jìn)行進(jìn)行 …. 第四單元第四單元建建 立個(gè)人效率系統(tǒng)立個(gè)人效率系統(tǒng)個(gè)人成效effective efficient明確于結(jié)果：快、好 高效A 很多人晚上由辦公室回家，都沒花腦筋想過，如何 散播喜悅與如何營(yíng)造一個(gè)美好晚上的基本條件。應(yīng)付拖延的招數(shù)應(yīng)付拖延的招數(shù) ：：n 訂定完成期限訂定完成期限n 建立回饋制度建立回饋制度n 安排人監(jiān)督你安排人監(jiān)督你n 趁早解決趁早解決n 把工作劃分為幾個(gè)小部分把工作劃分為幾個(gè)小部分n 現(xiàn)在就去做現(xiàn)在就去做習(xí)作 : 請(qǐng)寫下您的工作內(nèi)容 (Job description):n 1n 2n 3n 4n 5n 6n 7n 8n 9n 10 請(qǐng)將您的工作內(nèi)容分類 ( 性質(zhì) .思考 .活動(dòng) ):在進(jìn)入工作以前，您該從容地對(duì)當(dāng)天做好準(zhǔn)備檢查該日計(jì)劃－－再一次根據(jù)重要性與緊急性檢查您 該日計(jì)劃（前一天作好的）中既定的任務(wù)與目標(biāo)任務(wù) A的準(zhǔn)備－－對(duì)當(dāng)天的重點(diǎn)工作（任務(wù) A）做好必要 的準(zhǔn)備工作，并收集資料?？纯词欠裼腥蝿?wù)重疊，需要重新計(jì)劃 今日事今日畢拖延決定或行事緩慢是非常危險(xiǎn)的習(xí)慣。在彩色的掛圖上標(biāo)出各項(xiàng)定期任務(wù)，用不同的顏色給各216。? 每天工作結(jié)束時(shí)，評(píng)估新加到一覽表中的事項(xiàng)，并按 A、 B、 C型任務(wù)進(jìn)行歸類。? 當(dāng)任務(wù)完成時(shí)，應(yīng)把它從一覽表中劃掉。規(guī)劃成功216。期限。將你所有的任務(wù)不論大小都寫下來，再加上它們各自的完成C型任務(wù)可留待精力低谷期再做u 制做一覽表A型任務(wù)應(yīng)在精力高峰期處理u 始終放一支筆在記事薄里，用以記錄信息和日期。 繪制高峰、低谷表 安排各類型任務(wù)的時(shí)間216。 計(jì)劃你的一天根據(jù)重要程度將記事簿中的工作會(huì)晤歸類。的表 ——A 型、 B型和 C型任務(wù)表各一個(gè)。 優(yōu)先順序與工作委派規(guī)劃成功n 確定工作的優(yōu)先順序216。工作計(jì)劃為每天的23件事項(xiàng)留出完整的 時(shí)間詳細(xì)地計(jì)劃今天下午或是明天早上的工作。第三組：規(guī)劃與發(fā)展n 尋找模式 ——6:: 模式理解時(shí)間、分析你的時(shí)間n 評(píng)估效率n 我是否做了應(yīng)該由別人來完成的工作？n 在我的時(shí)間日志里，是否存在經(jīng)常重復(fù)的模式？在早晨，我是否總被卷入到第一組的事務(wù)中去？n 在各項(xiàng)任務(wù)上花費(fèi)的時(shí)間，是否常常比我估計(jì)得更長(zhǎng)？n 我是否有足夠的時(shí)間進(jìn)行創(chuàng)造與革新？訂定每日工作計(jì)劃第二組：持續(xù)性項(xiàng)目第一組：日常性事務(wù)測(cè)定每件事情所花費(fèi)的時(shí)間n 檢查時(shí)間日志n 細(xì)分各項(xiàng)事務(wù) 1. 計(jì)劃本日的主要任務(wù)和核心時(shí)間 2. 處理重要的文件往來 與你的秘書就當(dāng)日行事取得認(rèn)同 3. 核心時(shí)間 45分鐘 4. 任務(wù)分派再確定 與同事訂約會(huì)計(jì)劃 5. 午餐時(shí)工作 6. 次重要任務(wù) /會(huì)議 7. 核心時(shí)間 8. 優(yōu)先次序較后的電話 9. 簽文件10. 長(zhǎng)期計(jì)劃11. 檢查明天的事12. 回家！每日個(gè)人的組織安排個(gè)人行動(dòng)計(jì)劃 將要將要 進(jìn)行進(jìn)行 …. 第三單元第三單元合合 理規(guī)劃工作時(shí)間理規(guī)劃工作時(shí)間8分鐘計(jì)劃節(jié)省一小時(shí)　　 因持續(xù)干擾中斷工作引起能力的降低因?yàn)?— 越來越長(zhǎng)的助跑時(shí)間 — 越來越弱的注意力100%時(shí)間干擾能力最佳休息值：工作一小時(shí)后最多休息十分鐘　　　 根據(jù)醫(yī)學(xué)研究顯示，最佳休息值大約在工作一小時(shí)后，休息十分鐘。28%的時(shí)間　　　　　如果在工作持續(xù)受到干擾或被打斷，就呈現(xiàn)所謂的《鋸齒》效應(yīng)：即使只是在工作上短暫分心，要再從被打斷的地方開始，就必須再花時(shí)間重新進(jìn)入狀況。能力損失 有助于在短時(shí)間內(nèi)達(dá)到要的成果。因此，專心在少數(shù)能影響結(jié)果的事務(wù)上，將后的結(jié)果?！?◆ ◆ ◆ B）。C）。重要的是要找出您個(gè)人的每日韻律，您可以在上午能力高峰期，處理復(fù)雜而重要的事（任務(wù) 過了入夜時(shí)分的次高潮，能力曲線持續(xù)下降，然后在子夜過后數(shù)小時(shí)，到達(dá)它的絕對(duì)最低點(diǎn)。n 入夜前的次高潮 能力的高峰在早上，整天都不會(huì)再達(dá)到這個(gè)水準(zhǔn)n 午后的能力谷底 –8能力曲線+50%能力100%2242014108實(shí)際消耗的時(shí)間實(shí)際消耗的時(shí)間實(shí)際應(yīng)用　　 ABC分析法在實(shí)際運(yùn)用上，您最好是－－ 1－ 2A　　 (1)每天只計(jì)劃 12項(xiàng) A任務(wù) (大約 3小時(shí) )－－ 2－ 3B　　 (2)再計(jì)劃 23項(xiàng) B任務(wù) (大約 1小時(shí) )－－其余 C (3)其余保留 C任務(wù) (大約 45分鐘 )65%　　　　　　 15%　　 　雜務(wù)　雜務(wù)　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 非常重要　非常重要　 15%ABC－分析－分析65%　　　　 20%　　 做正確之事，做好它留些緩行時(shí)間（ 1）時(shí)間計(jì)劃的基本原則： 40%會(huì)出岔（ 2）時(shí)間分配三部曲　　 60%給預(yù)定計(jì)劃（日計(jì)劃表）　　 20%給預(yù)料之外的事務(wù)（干擾，時(shí)間空賊）　　 20%給突發(fā)事件與社交活動(dòng)（創(chuàng)造性時(shí)間）（ 3）謹(jǐn)慎原則只規(guī)劃 50%　重要工作，今天必須完成重要工作，可以稍后再作可以授權(quán)，但寧願(yuàn)自己做預(yù)期外的工作A B CX工作類型ABC－－分析事情的價(jià)值事情的價(jià)值　　 EnergyEnigmas帕雷托原則 80% 的結(jié)果來源 20% 的努力ConcentrationPrinciple帕金森原則 時(shí)間象一根彈筋：設(shè)立期限Pareto’s工試工期表現(xiàn)結(jié)果報(bào)告不急不重要急1H? 人事部明天要上報(bào)新員 30分鐘? 聆聽電話留言 1H? 閱讀內(nèi)部刊物 2H? 天際公司的貨未到問題？? 上級(jí)要求上報(bào)三個(gè)月的業(yè)績(jī)報(bào)表 1H重要? 與華金公司討論定價(jià) 策略 10分鐘? 完成文件歸檔 1H? 打電話給 12客戶 2H? 周五業(yè)務(wù)會(huì)提前 3H? 中實(shí)公司的合作意向書 ? 商討索賠案處理 偏重第三類事務(wù)，結(jié)果? 短視近利? 危機(jī)處理? 被視為巧言令色? 輕視目標(biāo)與計(jì)劃? 缺乏自制力，怪罪他人? 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂緊急緊急重要重要不重要不重要不緊急不緊急緊急緊急 重要重要 不重要不重要不緊急不緊急偏重第二類事務(wù)，結(jié)果? 有遠(yuǎn)見，有理想? 平衡? 紀(jì)律? 自制? 少有危機(jī)危機(jī)處理?壓力?玩游戲?有期限壓力的作業(yè)?急迫的問題?危機(jī)?不重要?重要（別去做了）重 要 緊 迫！（ 馬上就做 ）itDo限期完成的會(huì)議或工作II ? 準(zhǔn)備工作計(jì)劃 ? 預(yù)防措施 ? 價(jià)值觀的澄清 ? 人際關(guān)系的建立 ? 增強(qiáng)自己的能力III? 造成干擾的事、電話? 信件、報(bào)告? 會(huì)議? 許多迫在眉睫的急事IV? 忙碌瑣碎的事? 廣告函件? 電話? 浪費(fèi)時(shí)間?逃避性活動(dòng)迫切的問題緊急情況?急 先決條件是要設(shè)定明確的優(yōu)先順序，然后遵守不渝。 限時(shí)性（ Timebound)核心時(shí)間1. 是作優(yōu)先處理事件的時(shí)間2. 使將優(yōu)先秩序顛倒的寸機(jī)會(huì)降到最低3. 讓我們可以擬定開始時(shí)刻的進(jìn)度4. 讓我們可以安排事情的處理先後次序