【正文】 動‘重要 ’與 ‘緊 急 ’之區(qū)別緊急緊急重要重要不重要不重要不緊急不緊急偏重第一類事務(wù)，結(jié)果?精疲力竭?忙于收拾殘局緊急緊急重要重要不重要不重要不緊急不緊急 偏重第四類事務(wù)，結(jié)果? 全無責(zé)任感? 工作不保? 依賴他人或社會機(jī)構(gòu)維生問題? 共進(jìn)午餐，討論促銷會策略 1H? 與華金公司討論定價 2H? 天際公司的貨未到問題？? 上級要求上報三個月的業(yè)績報表 1H? 閱讀內(nèi)部刊物 30分鐘? 聆聽電話留言 1H? 人事部明天要上報新員工試工期表現(xiàn)結(jié)果報告? 共進(jìn)午餐，討論促銷會 ? 商討索賠案處理 3H? 中實(shí)公司的合作意向書 2H? 周五業(yè)務(wù)會提前 1H? 打電話給 12客戶 10分鐘? 完成文件歸檔 時間自然法則總結(jié)Parkingson’sLaw注意力之謎 注意力需要及時恢復(fù)InternalLevels內(nèi)在能量水平有效地利用你的生物鐘Efficacy＆ Efficiency效能與效率 任務(wù)任務(wù) A　　 　　 任務(wù)任務(wù) B　　　　 任務(wù)任務(wù) C重要　　重要　　 例行公事例行公事－－任務(wù)－－任務(wù) A專心處理專心處理－－任務(wù)－－任務(wù) B授權(quán)授權(quán)－－任務(wù)－－任務(wù) C清理清理20%　　　　 6121618224650%時間　 生理能量狀態(tài)的偏差n 能力高峰在早上 –下午接著是從所周知的午后谷底，有人用咖啡來對抗它，可是卻因此被拉長了。–個別差異及共通性　　　我們每個人都必須調(diào)整適應(yīng)這種個人能力的起伏。A）；在能力低彌期，您不須違反您的生理韻律而工作，試著放松，利用這段時間作社交接觸或例行工作（任務(wù) 下午稍晚，能力曲線回升后，你可以再做些較重要的事情（任務(wù) 個人每日韻律 用正確的方法做錯誤之事用正確的方法做正確之事用錯誤的方法做正確之事用錯誤的方法做錯誤之事效能與效率避免分散注意力你所花費(fèi)的努力中，通常有百分之二十已決定了最你所花費(fèi)的努力中，通常有百分之二十已決定了最后的結(jié)果。因此，專心在少數(shù)能影響結(jié)果的事務(wù)上，將有助于在短時間內(nèi)達(dá)到要的成果。鋸齒效應(yīng)28%把這些能力損失總加起來，最多可達(dá) 的時間因此而浪費(fèi)了。因?yàn)樵谧畛醯氖昼妰?nèi)，休息效果最理想，過后就有下降的趨勢總結(jié)問題與答疑每天 8分鐘的準(zhǔn)備，并且按計劃執(zhí)行，就可以每天挪出一小時的時間來作重要的事情。理解時間、分析你的時間n 做時間日志詳細(xì)地計劃今天下午或是明天早上的工作。規(guī)劃成功n 確立目標(biāo)將長期計劃細(xì)分為每周和每天的行動計劃n 做一張職業(yè)生涯流程圖，計劃好下一步的走向 分析你工作任務(wù)? A型：重要并且緊急的任務(wù)；? B型：重要或緊急、但不既重要又緊急的任務(wù)；? C型：既不重要也不緊急的日常任務(wù)216。重新查看一下你的工作任務(wù)表，現(xiàn)在做三個獨(dú)立216。規(guī)劃成功n 評估工作方式216。 效率最大化216。規(guī)劃成功n 使用記事簿u 挑選一本你喜歡的美觀的記事薄使用。u 用記事薄來計劃B型任務(wù)應(yīng)安排在每天的第二個精力高峰期瀏覽這份一覽表更能讓你全局在胸。 有效率地使用一覽表? 每天一開始上班就查看一覽表?？吹揭环萘斜碜兌?，是很有成就感的。? 當(dāng)對一覽表上的任務(wù)進(jìn)行時間分配時，要為未計劃到的事項(xiàng)留出時間。 年度計劃項(xiàng)任務(wù)分配時間。拖延決定或行事緩慢是非常危險的習(xí)慣。回家前－－在離開辦公室以前，您該從容地結(jié)束這一 天，并在回家途中路上，為晚上及休閑時光調(diào)整心理檢討該日計劃－－由目標(biāo)達(dá)成的角度檢討該日計劃之執(zhí) 行成果在進(jìn)入工作以前，您該從容地對當(dāng)天做好準(zhǔn)備轉(zhuǎn)錄末完成之事－－檢查那些事情無法完成而必須 轉(zhuǎn)登錄到下一天的計劃中第二天的計劃－－整理第二天的日計劃，省得您睡 前整晚為了考慮明天會發(fā)生什么事而不安當(dāng)日評價－－用積極的生活觀點(diǎn)來看，您這一天的 生活品質(zhì)與價值如何下班后情緒調(diào)整－－考慮您要怎樣度過這個晚上?？偨Y(jié)問題與答疑nicegoodAnmanager脾氣好 工作愉快、有結(jié)果 一個有成效的經(jīng)理人A型競爭的攻擊的成果數(shù)據(jù)動作快 工作作風(fēng)B型冷靜的放鬆的品質(zhì)取向好好先生動作慢工作作風(fēng)A型潛在的問題1. 工作控制不良2. 缺少授權(quán)3. 對優(yōu)先次序的不確定4. 時間計劃有偏差5. 犧牲品質(zhì)的可能6. 與人相處的問題A型行動重點(diǎn)1. 建立實(shí)際的目標(biāo)2. 加強(qiáng)授權(quán)3. 改善優(yōu)先次序和時間計劃4. 維持適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì) 5. 投資時間與人交流B型潛在的問題1. 受壓力才計劃2. 不實(shí)際的品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)3. 不清楚的授權(quán)4. 鬆懈的團(tuán)隊(duì)控制5. 放棄數(shù)量的可能B型行動重點(diǎn)1. 設(shè)立緊湊的目標(biāo)2. 計劃較高的輸出3. 建立實(shí)際的數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)4. 較明確的授權(quán)5. 較嚴(yán)密的團(tuán)隊(duì)控制較理想的工作作風(fēng)1. 控制的 A型2. 投資時間在人際關(guān)係3. 追求品質(zhì)制定時間管理系統(tǒng)?計劃一定要寫下來，記憶力有時會出錯，強(qiáng)迫自己按期限完成工作 沒有 計劃 ，怎么辦？立即改變n 清理辦公室u 在你的辦公桌上，只擺放目前手頭需要處理的文件。u 每天都清理，不要將亂攤子留下明天。u 突出文書工作中的關(guān)鍵點(diǎn)來加速再處理。你工作空間的物品（寫字臺、椅子、桌子、文件柜、臺燈）216。216。立即改變n 文件歸檔216。216。216。216。立即改變n 避免打斷u 請你的秘書或同事幫你篩選打進(jìn)來的電話。為了減少不必要的打斷，首先將如下內(nèi)容列一個表：t 那些隨時會打斷你的人，比如你的上司或重要客戶；t 那些在你不太忙的時候會打斷你的人，比如你的同事；t 那些根本不會打擾你的人。立即改變n 篩選信息u 獲得信息你得到信息的方式日益多樣化：t 紙張的形式（例如郵件、傳真、備忘錄、報紙、雜志、期刊、報告）；t 電子的形式（例如電子郵件、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)）；t 聲音的形式（例如面談、電視、廣播、電話、錄音電話）。t 應(yīng)速讀信息，掌握其主要內(nèi)容。t 為便于歸檔，信息立即用一個文件夾名來編號。立即改變n 打電話u 選擇打電話的時間u 保持在預(yù)定 “軌道 ”上u 使用錄音電話系統(tǒng)u 控制回電的時間u 處理冷不防電話n 閱讀和寫作216。 排除寫作障礙216。 舉行會議216。經(jīng)理便是個典型的例子，他們每周近一半的時間用于開會。立即改變n 應(yīng)對上級u 了解你上司的工作模式，試著去適應(yīng)u 建立關(guān)系委派給你任務(wù)的經(jīng)理是放手不管給你充分的自由呢，還是希望你每天匯報，或者他有空時才想聽你講？事先將這些問題向經(jīng)理有技巧地探詢，自己的工作方式就能順著上司對你的期待去設(shè)計。如果你想有更多的自主權(quán)，先于上級建立穩(wěn)固的關(guān)系，說服他們信任你。立即改變216。他們深陷于自己的工作中，可能想不到你正需要幫助。 有效的溝通當(dāng)你與他們討論時，應(yīng)力求簡短，直奔主題，并事先估計他可能會提出的問題。立即改變216。當(dāng)然，經(jīng)理的工作優(yōu)先順序（你自己的也一樣）會改變所有的時間安排。立即改變216。使用建議 — 信息 — 決策助手對你與經(jīng)理的交流很有幫助。你應(yīng)該提供重要的或中肯的信息，做到言無不盡。但要記住，即便如此，一個決策的后面也還有一些你想象不到的因素在起作用。2.4.6..8..22.23.24.25.26.27.28. * 控制或縮小壓力源 : 6,9,10,11,12,13,18,19,21,22,24 總分 /11 * 放松技巧 : 1,2,3,14,15,16,20,23,26 總分 /9 * 調(diào)整他人想法 : 4,27,28 總分 /3 * 用計劃與分析減壓 : 5,7,8,17,25 總分 /5 為了合理安排你的辦公桌，請考慮以下因素：你手能夠著的區(qū)域 你的辦公桌 經(jīng)常性工作區(qū)域手夠不著的區(qū)域經(jīng)常性工作區(qū)域包括：? 工作臺面? 抽屜? 電腦? 文件檔? 電話? 文具這個區(qū)域是你安置日常工作設(shè)備的地方，如果你坐在桌邊，面對你的辦公桌，那么上述東西是你抬手可及的。不可及區(qū)域包括你的存檔、庫存資料：? 書架? 文件柜? 宣傳資料我們必須站起來才能到達(dá)這個區(qū)域。你的 “ 待辦 ” 格里有多少文件？ “ 待辦 ” 是什么意思？難道這不意味著優(yōu)柔寡斷嗎？收件出件待辦 文檔案頭工作你用什么樣的流程系統(tǒng)來處理和安排你的案頭工作？最常見用的包括：辦公桌管理系統(tǒng)老板HEA項(xiàng)目客戶建議C個人閱讀跟進(jìn)文檔12345678.......31案頭管理I) 清理你的書桌。ii) 用一個收件盤。v) 建立個人文檔系統(tǒng)。?進(jìn)行必要的溝通后，抓住必須資料，避免超過需要量?當(dāng)下就處理，每天送來的文件中，有 80%可在一開始處理時丟棄，一般主管平均只丟棄 20%?設(shè)計簡化文件處理的系統(tǒng) 資料不全文件繁雜n 文件管理文件管理的四個方法 ： 先閱讀文件，然后直接回復(fù)。2.把文件遞交給別人如果你還需要知道別的信息才能處理文件，就把文件交給別人。 3.把文件歸檔如果你想將晚間歸檔，最好有一個文件盤，并且在日記中對歸檔的時間有規(guī)律的加以記錄，以使這項(xiàng)常規(guī)任務(wù)不至于越積越多。要確保把盡可能多的存檔建立一個簡單的文檔系統(tǒng)要考慮以下原則：？ 原則上說，只是對將來有用的東西才值得存檔。正常情況下，你不必保留會議備忘錄、雜志、感謝條、留言等。 當(dāng)建立分類系統(tǒng)時，應(yīng)考慮四方面因素： I) 儲存類：這些可以被稱作不常用文件，比如史料、年度資料等。 II) 來件類：這些是需要及時處理的文件，分類系統(tǒng)應(yīng)該確保能夠快速正 確地對這類文件歸檔和處理。 III) 提示類：這類文件應(yīng)該直接放入 “ 跟進(jìn) ” 文檔指定的那些天內(nèi)，因?yàn)? 這些文件直接與那一天的活動有關(guān)，需要及時跟進(jìn)，比如銷 售拜訪、發(fā)出定單、召開會議等。 用來起提示作用和安排優(yōu)先次序的 “ 跟進(jìn) ” 文檔和桌面管理系統(tǒng)都可以放置 在桌面抬手可及的區(qū)域內(nèi)。存檔 使用頻率取決于有多少文件需要存檔。最好你能每周做一次存檔工作，在你的日記上寫上哪一天做存檔工作。 吊式存檔：對存放客戶檔案和其他隨時要處理的文檔最合適。 夾式存檔：對存放 “ 定單 ” 和 “