業(yè)務流程再造與優(yōu)化培訓教材-文庫吧資料
2025-01-14 01:05本頁面
【正文】 簡化 表格 ： 表格應該不解自明 ， 信息只應該記錄一次 ，表格中所有縮寫詞都要定義，每一個表格、表格中的每一項都被使用。除非它是多次重復使用，并被廣泛理解和認同的。 確保先清楚定義這些詞語。 ? 拖沓 的節(jié)奏 ? 繁文縟節(jié) ? 多余的 文檔 和副本 ? 禮節(jié)性或榮譽性的簽字， ? 文件與操作的脫節(jié)， 泛濫的公文和表格 等等。 案例 10 ? 清除由部門利益分割導致的多余的 檢驗、監(jiān)視和控制 。 任何流程一旦牽涉對前期缺陷的處理，甚至返工時，流程的復雜程度呈幾何倍數(shù)增加，例如，包含退貨、換貨處理的財務結算、物流、銷售流程比不包含退貨、換貨的流程復雜很多 。例如信息收集的重復 .案例 6 ? 清除不必要的 移動 ： 任何人員、物料和文 件 的移動都要 發(fā)生成本 ? 清除多余的 加工處理 。 ? 清除 等待時間 ： 物料、文件或人員的等待都有成本伴隨。等等 21 三 .業(yè)務流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 清除 ? 清除流程閉環(huán)。 員工經(jīng)常因為按了斷開鍵而不是接聽鍵，一個顧客就丟了。 ? 如果你想讓一份文件得到特殊關照，就用長一些的紙。 比打上“機密”更有效。 恰當?shù)厥褂妙伾珪蟠蟮販p少錯誤。 防止了將信送錯。 20 三 .業(yè)務流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 完善 － 預防錯誤 將你可能出錯的事情列一個清單，然后用預防錯誤的方法剔除犯錯的可能性或使之最小。 ? 任何事情都難免錯誤。 ? 有人問了個問題，我們就在記錄本里漏了一個數(shù)字。 19 三 .業(yè)務流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 完善 － 預防錯誤 所有人每天都有許多很容易產(chǎn)生錯誤的機會： ? 我們可能在文件上將名字簽在了錯誤的地方 ； ? 我們估計我們可以更快地完成工作 卻忘了預防突發(fā)事件； ? 我們寫完了信封但裝錯了信 ； ? 我們好不容易打通了電話卻拿錯了文件， ? 我們上了飛機才發(fā)現(xiàn)忘帶樣品 。例如，采購流程一般要求降低成本，快速反應。 ? 流程設計時，應當將與資源投入有關的門禁盡量設置在流程前端 比如產(chǎn)品開發(fā)流程六個階段：門禁設何處？ ? 概念形成： ? 計劃 ? 開發(fā) ? 樣品試制 ? 批量驗證 ? 商業(yè)化 18 三 .業(yè)務流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 完善 － 強化流程主要側重點 根據(jù)管理原理和企業(yè)需要，不同的流程在不同的時期有不同的側重點 ： ? 有的側重控制， ? 有的側重快速， ? 有的側重成本，不一而足。 流程文件及其執(zhí)行應該定期檢查和更新。 流程文件包括書面說明、流程圖和相關的表格。 15 三 .業(yè)務流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 方式 內容 完善 標準化、里程碑、強化、預防錯誤 清除 流程閉環(huán)、等待時間、重復、多余移動、官僚主義、多余加工、缺陷 /失誤、重排格式、多余檢控 簡化 語言、 表格 、程序、技術、流、流程、會議、報告 整合 工作、團隊、顧客、供應商 均衡 并行、改變作業(yè)順序、消除瓶頸、減少干擾、融入彈性、改善時間控制、合適地點、提高效率 自動化 數(shù)據(jù)收集 /傳送 /分析，臟 /累 /難 /險 /枯燥作業(yè)。逐個解說。 ：對流程圖中各個環(huán)節(jié)的操作說明。 14 二 .業(yè)務流程優(yōu)化與再造的分析方法與工具－ 流程文件 ：規(guī)定該流程的特殊要求、規(guī)范和例外情況，以及某些環(huán)節(jié)操作分支的細節(jié)。 3. 主要涉及部門：逐一列示流程中涉及的各個部門。劃出清晰的流程邊界。表格是流程運行中使用的必備工具。當明確了哪些是增值的作業(yè)，哪些是不增值的作業(yè)以后，應該著手： ? 如何優(yōu)化增值作業(yè)？可以在更短的時間或以更低的成本進行嗎？如果增加增值作業(yè)，其產(chǎn)出會大于投入嗎？ ? 能不能剔除非增值作業(yè)？如果不能，能否將它們減到最少？ 13 二 .業(yè)務流程優(yōu)化與再造的分析方法與工具－ 流程文件 ? 一個完整的流程文件至少包括三項內容：標準流程圖、流程說明書、流程中所使用的表格。 更令人驚奇的是，真正的增值作業(yè)的周期時間與總周期時間的不協(xié)調。 11 二 .業(yè)務流程優(yōu)化與再造的分析方法與工具 尋找改進的環(huán)節(jié) —— 流程增值評估 流 程 增 值 評 估 圖作 業(yè)對 形 成 產(chǎn) 出 是 必 須 的 嗎 ？非 增 值 作 業(yè)業(yè) 務 增 值 作 業(yè)真 正 增 值 的 作 業(yè)對 滿 足 顧 客 需 求 沒 有 貢 獻 的 活 動 ， 在 不影 響 產(chǎn) 品 / 服 務 功 能 的 基 礎 上 予 以 取 消為 滿 足 顧 客 需 求 必 須 進 行 的活 動是復 查 和 審 批返 工儲 存移 送否對業(yè) 務 功 能 有 貢 獻嗎 ？是否對滿 足 顧 客 需 求 有 貢獻 嗎 ？是否記 錄 收 到 的 數(shù) 據(jù)訂 單 表 格更 新 銷 售 記 錄準 備 對 帳 報 告研 究 數(shù) 據(jù)投 訴 分 類制 定 政 策受 理 訂 單12 二 .業(yè)務流程優(yōu)化與再造的分析方法與工具 尋找改進的環(huán)節(jié) —— 流程增值評估 ? 用綠色熒光筆標出每一項 真正 增值作業(yè)， 用藍色筆標下每一項業(yè)務增值作業(yè)， 用紅色筆標出非增值作業(yè)。 ? 5． 考察增值作業(yè)的增值情況。這是部分示例，不是全部，要根據(jù)企業(yè)具體流程進行分析。 ? 3． 用一支綠色熒光筆標出每一項 真正 增值作業(yè)， 用藍色筆標下每一項業(yè)務增值作業(yè)， 用紅色筆標出非增值作業(yè)。再問
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