【正文】 總一次，填寫在酒店統(tǒng)一印制的“員工出勤情況月報表”，送人力資源部，作為工資造表和發(fā)放工資的依據(jù)。每天考勤記錄在酒店統(tǒng)一印制的個人考勤卡上。 （十）辦公室人員考勤制度 辦公室人員必須按時上下班，嚴格執(zhí)行酒店員工考勤管理制度和規(guī)定。工具類物品，除因業(yè)務發(fā)展需要增領外，實行以舊換新的辦法，并須填寫“物料用品領用單”和“酒店低值易耗品報廢單”，報廢的物品由財務部統(tǒng)一處理。 物料用品管理 （ 1）辦公室物料用品由辦公室秘書統(tǒng)一管理，具體負責編制年度物料用 品消耗計劃；按照物料用品分類，建立專用物料用品臺帳，掌握使 用及消耗情況，辦理物料用品領用、發(fā)放、內部轉移 、報廢和缺損 申報工作。 （ 5） 新 設備的添置必須經(jīng)酒店批準，會同財務部共同驗收，并填寫財務部統(tǒng)一印制的“財產(chǎn)領用單”，辦理領用手續(xù)后，登記入帳。 （ 3） 各 種 財 產(chǎn) 設 備 的 調 撥 、 出 借 必 須 經(jīng) 財 務 部 或 總經(jīng)理（ General manager） 審核，按批準文件填寫財務部統(tǒng)一印制的“固定資產(chǎn)調撥單”；在酒店內部各部門之間的轉移，應填寫“固定資產(chǎn)轉移單”，并辦理財產(chǎn)變動登帳手續(xù)。 （九）財產(chǎn)物資管理制度 財產(chǎn)設備管理 （ 1）辦公室使用的各種辦公設備和交通工具由辦公室秘書具體 負責管理， 建立辦公室財產(chǎn)二級明細帳，以便隨時與財務部 相互核對，做到帳 帳相符，帳物相符。 嚴禁未經(jīng)批準擅自用印和使用介紹信。登記內容包括用印和用信人、事由、時間、批準人、經(jīng)手人和印數(shù)等。常規(guī)用印由辦公室秘書批準。未經(jīng)批準，不得把印章和介紹信交 他人管理和使用。信息材料的寫作要求：注意實效，注重功效，簡明扼要。信息工作的程序為搜集、分類、分級、篩選、比較分析、匯總和交流。 調研和信息工作要求客觀、全面、深入，堅持實事求是，防止片面性和表面化。 （ 4）同行信息：包括同行酒店的經(jīng)營管理新動向、特色、服務水平、價 格政策、營銷策略等基本信息。 （ 2）客人信息：住店客人的投訴、意見和表揚。 （ 4）領導交辦的其他調研工作。 （ 2）酒店經(jīng)營管理的經(jīng)驗和教訓。 酒店調研和信息工作由辦公室秘書負責，其他人 員協(xié)助。 做好領導用車調度等行政事務工作，完成領導交辦的其他工作。遇重大、緊急 情況或授權范圍以外的問題，必須及時請示有關領導，按領導意 圖處理，以免延誤。 值班員要堅守崗位，遵守紀律。 （五）閱簽值班記錄和有關重要經(jīng)營報表制度 酒店領導每天要閱簽“大堂副理值班記錄簿”、“保衛(wèi)值班記錄簿”、“夜間經(jīng)理值班本”、“酒店營業(yè)收入日報表”以及各類有關的重要財務報表，還可通過電腦終端查閱各項經(jīng)營資料，全面了解酒店近期的經(jīng)營管理情況，以便對經(jīng)營管理中存在的問題迅速做出決策。 （四）文件傳閱制度 酒店領導日常應閱讀上級黨、政部門和業(yè)務主管部門的許多文件、信息資料以及重要的期刊雜志，了解黨和政府部門及業(yè)務主管部門各類重要信息和最新的方針、政策精神，正確指 導酒店的各項經(jīng)營管理活動。 會議主持人對晨會上各部門提出的問題或需要協(xié)調解決的工作應作出明確決斷，并明確分工落實。 會議出席人員：酒店副 總經(jīng)理（ General manager） 及各部門主要負 責人，如主要負責人因事不能出席，應指定副職或代理人參加。 酒店專題會議一般可分為：經(jīng)濟活動分析會；價格政策會議；餐飲工作會議；銷售工作會議；酒店質量管理會議；培訓工作會議；酒店更新改造會議；重大接待任務協(xié)調會等等。 酒店專題會議事先由辦公室根據(jù) 總經(jīng)理（ General manager） 的指令，列出會議內 容和要求，責成有關部門進行調查研究，充分準備，待時機成熟后召開。 （ 8） 討論研究其他酒店的有關問題。 （ 6） 討論酒店員工的工資、福利及涉及員工切身利益的有關問題。 （ 4） 討論酒店的重大經(jīng)營管理活動。 （ 2） 研究討論酒店發(fā)展規(guī)劃、改革方案。 總經(jīng)理（ General manager） 缺席時，由授權委托人主持會議。 （ 6）檔案柜應加鎖，專人保管鑰匙。 （ 5）電器設備的電源應置固定位置 ，以免人為造成斷電，影響機器使用 和設備、軟件損壞。（ 3）辦公室自動化系統(tǒng)嚴禁私人軟件在系統(tǒng)內使用，防止電腦病毒對系 統(tǒng)的損害。 辦公設備管理質量標準： （ 1）辦公設備管理必須建立崗位責任制，落實個人管理責任。保管電子文件檔案必須做到防高溫、防磁、防潮、防硬物摩擦。 檔案收進、移出、借用等手續(xù)必須完備，嚴防檔案遺失。 文書檔案卷封面、卷內文件目錄、備考表及案卷目錄、目次、說明等，均應符合文書檔案立卷格式要求。歸檔的文件、資料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)等均應齊全完整。 嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，密級文稿嚴格保密，校對稿應及時銷毀。 掌握文稿時效，急件先打印，印制要認真細致，文件美觀大方，無油污、沾頁。 嚴格按照酒店公文格式行文，校對一般應由兩人進行，重要文稿應三校，文稿、文字、標點不錯不漏，字距、行距、標題、落款、表式等排列勻稱。 會議記錄完整、整潔、規(guī)范。 會場布置整潔，符合要求，無差錯。如需要客人付費的，應協(xié)助客人做好結帳工作。 禮貌待客，精心安排各種接待活動，不出差錯。 （四）公務客人接待工作質量標準 接待前應事先了解清楚客人人數(shù)、身份、抵店、離店時間，接待要求和規(guī)格，及時報告酒店領導，作出安排。 文件使用是否準確，公文格式是否規(guī)范。 是否符合公文的審批程序和行文規(guī)則，需要與有關部門會簽的是否會簽。 （三）公文審核質量標準 公文送酒店領導簽發(fā)之前，應由辦公室秘書進行審核。 使用國家法定計量單位。 根據(jù)公文內容和行文規(guī)則，準確把握發(fā)文規(guī)格，正確使用文種。除成文日期、部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語，具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù) 字必須使用漢字外，公文中的數(shù)字應當使用阿拉伯數(shù)碼。使用簡稱應當前后一致，一般先用全稱，加以注明后再使用簡稱。 情況屬實、觀點明確，表述正確，層次清楚，前后照應，文字精煉，篇幅力求簡短。 （二）文件草擬質量標準 符合國家法律、法規(guī)和上級單位及本酒店的有關規(guī)定，所提措施和辦法切實可行。 電腦、復印機、傳真機、打印機等自動化辦公用品必須保持良好狀態(tài)，有專人負責管理，發(fā)生故障應及時修理。 辦公室每天打掃，如有垃圾及時清掃。 向酒店 總經(jīng)理（ General manager） 報告。 護送客人應盡可能從酒店職工通道出入。 督導大堂副理（或總臺）聯(lián)系急救中心，直接將病人送往醫(yī)院。 迅速向酒店 總經(jīng)理（ General manager） 報告。 督導保衛(wèi)部與公安部門入店破案，并提供必要工作條件。 盜竊案件 的處理 率領保衛(wèi)部值班人員和巡邏人員迅速趕赴現(xiàn)場。 立即向酒店 總經(jīng)理（ General manager） 報告。 立即向酒店 總經(jīng)理（ General manager） 報告停水原因及采取的措施。 如予期停水時間較長，應督導客房部在適當時間向客人進行解釋，說明停水原因及酒店采取的措施，請求客人諒解。 停水事故 的處理 督導酒店工程部立即與地區(qū)供水單位聯(lián)系，了解停水原因，如地區(qū)性發(fā)生水管爆裂不影響酒店備用的另一路進水管道，應督導工程部迅速打開另一路進水閥門。 督導電話總機經(jīng)常保持和 溝通各部門聯(lián)系，掌握信息，及時報告。 督導保衛(wèi)部門工作人員嚴守崗位，加強巡邏與控制，防止壞人乘機搗亂和其他不測事件的發(fā)生。 酒店發(fā) 生停電 事故的 處理 迅速與工程、保衛(wèi)及有關部門溝通聯(lián)系。 在 總經(jīng)理（ General manager） 授權范圍內處理重要客人提出的費用優(yōu)惠要求，超過職權范圍的應先辦理，然后報 總經(jīng)理（ General manager）審批。 對難以當場解決的問題做好記錄，報 總經(jīng)理（ General manager） 批示后作出處理。 巡視酒店 隨身攜帶傳呼機，隨時與電話總機保持聯(lián)系。 閱讀值班經(jīng)理工作日記和 總經(jīng)理（ General manager） 閱批意見，了解需要進一步辦理的工作。 檔案員調動工作，須辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。 銷毀失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見，登記造冊， 經(jīng)酒店領導批準，由兩人在指定地點監(jiān)銷。 借閱結束后，請借閱者在檔案借閱單上簽名。 凡使用檔案應辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱單。 按照案卷的排列順序編制卷號，案卷目錄上應區(qū)別情況標明不同保管期限。 酒店各部門的檔案按其形成的各種門類和體裁列為一個全宗。 酒店檔案一年接收一次，酒店各部門應于次年一月底前將檔案資料統(tǒng)一移交辦公室。各部門應配備有關同志兼任部門檔案管理人員，按照國家《檔案法》等法規(guī)的規(guī)定精神，做好文件材料的收集積累、整理、預立卷和開具歸檔交接清單。 發(fā)文件應留存適當份數(shù)，以供備用和立卷存檔。 認真填寫發(fā)文登記簿。 正確填寫封套后，并嚴密封緘。 辦復的文件應及時歸檔保管。 辦 復 凡需要答復的來文、來函、來信，承辦完畢后，都應予以答復。 催辦可視情況作電話催辦或派人催辦。 催 辦 嚴格按辦文時限辦文，超過時限前應予催辦。 規(guī)定傳閱時限，進行必要的催閱，以防文件滯留，并有專人簽收，以防遺失。 傳 閱 文件傳閱一般采用輪幅式方法，依次傳閱。 凡涉及兩個部門以上聯(lián)合承辦的事項，應主動做好協(xié)調工作。 凡屬上級下發(fā)的閱 知文件，根據(jù)領導閱示意見，即行貫徹執(zhí)行。 承 辦 酒店領導批文后，文件即進入承辦程序。 領導閱文后提出辦文意見，辦文意見簽署在文件處理單內，由工作人員分別送酒店領導和有關部門辦理。對一些緊急件，注明收件時間，以分清責任。核對投遞清單上的件數(shù)與實收件數(shù)是否一致。 專遞文件（含機要件、掛號件）要注意把好“三關”：（ 1）外查關。 （十一）收發(fā)文工作流程 項 目 工 作 規(guī) 范 收文登記 仔細清點、按類登記。 文員打印完畢后通知秘書，秘書負責校對。 收集各部門落實會議精神情況向領導報告。 指導工作人員做好會議服務工作 會后落實 整理會議記錄（錄音），編寫會議紀要上報下發(fā)。 會議期間 做好會議記錄，填寫會議記錄的扉頁，注明會議時間、名稱、地點、議題、主持人、記錄人及出席、缺席人員名單等。 書面通知會議出席人員。 落實會場。 征求客人意見和建議，并協(xié)助客人結清食宿等費用，如有必要通知客人單位，告知客人返回時間和航班、車次等。 根據(jù)客人要求安排好參觀、外出觀光、座談交流等，落實陪同人員。 一般來客，由秘書或派員接待，重要客人應由酒店領導出面接待。 在需要用印的文件上加蓋印章。 弄清來賓姓名、身份、單位、人數(shù)、目的、抵二次審核后交總經(jīng)理審核簽發(fā)。事后將電話記錄呈有關領導批閱后抓緊辦理和答復，或轉有關部門處理答復。根據(jù)領導批文意見催辦，盡快答復。 按照行文規(guī)范，正式擬稿。 總經(jīng)理或副總經(jīng)理交擬撰稿任務，明確撰稿內容和行文要求。 會議紀要 適用于記載會議研究確定的事項或主要精神，要求與會單位共同遵 守、執(zhí)行。 會議記錄 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。 批復 適用于答復下屬部門請示事項。 通知 適用于對各部門 布置工作，闡明有關指導原則；發(fā)布規(guī)章制度；轉發(fā)上級單位和不相隸屬的主管部門的公文；傳達要求各部門辦理和周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用管理人員。 酒店公文分類 公文名稱 適 用 范 圍 決定 適用于對酒店重要事項或重大經(jīng)營管理活動做出安排，獎勵有關部門和人員。 接待任務結束后，認真做好總結工作。 總經(jīng)理召開會議，聽取各部門及工作小組接待計劃落實情況。 辦公室根據(jù)專題會議要求制訂接待計劃，成立若干工作小組，逐項落實，如有必要，計劃報政府有關部門。 （五）重大接待任務工作流程 酒店遇有重大接待