【正文】 安排，有檢查，件件落實(shí)。 會(huì)議記錄完整、整潔、規(guī)范。 （六）文印工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 打字要忠于原稿，不擅自更改。 嚴(yán)格按照酒店公文格式行文，校對(duì)一般應(yīng)由兩人進(jìn)行，重要文稿應(yīng)三校，文稿、文字、標(biāo)點(diǎn)不錯(cuò)不漏，字距、行距、標(biāo)題、落款、表式等排列勻稱(chēng)。 末頁(yè)盡量避免無(wú)正文現(xiàn)象，如難以避免，應(yīng)注明“此頁(yè)無(wú)正文”。 掌握文稿時(shí)效，急件先打印，印制要認(rèn)真細(xì)致，文件美觀大方，無(wú)油污、沾頁(yè)。 嚴(yán)把裝訂質(zhì)量關(guān)，做到摺疊整齊，不錯(cuò)漏頁(yè)碼。 嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，密級(jí)文稿嚴(yán)格保密，校對(duì)稿應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀。 （七）檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 酒店檔案必須完整，凡酒店內(nèi)具有查考價(jià)值的文件、資料、圖片、照片、會(huì)議記錄等均應(yīng)列入歸檔。歸檔的文件、資料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)等均應(yīng)齊全完整。每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形式的同一文件分別列在一起，不得分開(kāi)。 文書(shū)檔案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表及案卷目錄、目次、說(shuō)明等，均應(yīng)符合文書(shū)檔案立卷格式要求。 檔案必須放置在專(zhuān)用柜或?qū)Ｓ脦?kù)房?jī)?nèi)，要有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防高溫等設(shè)施。 檔案收進(jìn)、移出、借用等手續(xù)必須完備，嚴(yán)防檔案遺失。 電子文件檔案必須有專(zhuān)人管 理。保管電子文件檔案必須做到防高溫、防磁、防潮、防硬物摩擦。 （八）辦公室設(shè)備管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 辦公室必備的設(shè)備：電話(huà)、電腦、電腦打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、檔案柜等。 辦公設(shè)備管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)： （ 1）辦公設(shè)備管理必須建立崗位責(zé)任制，落實(shí)個(gè)人管理責(zé)任。 （ 2）辦公設(shè)備必須按使用說(shuō)明書(shū)規(guī)定正確使用，禁止非辦公室人員使用。（ 3）辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)嚴(yán)禁私人軟件在系統(tǒng)內(nèi)使用，防止電腦病毒對(duì)系 統(tǒng)的損害。 （ 4）辦公設(shè)備應(yīng)定期維護(hù)保養(yǎng)，如遇故障時(shí)應(yīng)及時(shí)通知專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行維 修。 （ 5）電器設(shè)備的電源應(yīng)置固定位置 ，以免人為造成斷電，影響機(jī)器使用 和設(shè)備、軟件損壞。除傳真機(jī)外，下班時(shí)應(yīng)關(guān)閉電源。 （ 6）檔案柜應(yīng)加鎖，專(zhuān)人保管鑰匙。 六、 總經(jīng)理（ General manager） 辦公室管理制度 （一） 總經(jīng)理（ General manager） 辦公會(huì)制度 總經(jīng)理（ General manager） 辦公會(huì)每周召開(kāi)一次，由酒店總經(jīng)理（ General manager） 主持，副總以上領(lǐng)導(dǎo)出席。 總經(jīng)理（ General manager） 缺席時(shí)，由授權(quán)委托人主持會(huì)議。 總經(jīng)理（ General manager） 辦公會(huì)內(nèi)容： （ 1） 研究黨的路線(xiàn)、方針、政策和國(guó)家有關(guān)法規(guī)以及上級(jí)的重要指示，規(guī)定在本店的貫徹執(zhí)行。 （ 2） 研究討論酒店發(fā)展規(guī)劃、改革方案。 （ 3） 討論酒店月度、季度、年度工作計(jì)劃、總結(jié)。 （ 4） 討論酒店的重大經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。 （ 5） 討論酒店人事安排與組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整。 （ 6） 討論酒店員工的工資、福利及涉及員工切身利益的有關(guān)問(wèn)題。 （ 7） 討論員工重大獎(jiǎng)懲事項(xiàng)。 （ 8） 討論研究其他酒店的有關(guān)問(wèn)題。 （二）專(zhuān)題工作會(huì)議制度 酒店專(zhuān)題工作會(huì)議視經(jīng)營(yíng)管理需要確定。 酒店專(zhuān)題會(huì)議事先由辦公室根據(jù) 總經(jīng)理（ General manager） 的指令，列出會(huì)議內(nèi) 容和要求，責(zé)成有關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查研究，充分準(zhǔn)備，待時(shí)機(jī)成熟后召開(kāi)。 會(huì)議由 總經(jīng)理（ General manager） 主持，視會(huì)議內(nèi)容確定出席人員。 酒店專(zhuān)題會(huì)議一般可分為：經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析會(huì)；價(jià)格政策會(huì)議；餐飲工作會(huì)議；銷(xiāo)售工作會(huì)議；酒店質(zhì)量管理會(huì)議；培訓(xùn)工作會(huì)議；酒店更新改造會(huì)議；重大接待任務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)等等。 （三）酒店晨會(huì)制度 酒店晨會(huì)每天上午 8： 30 召開(kāi)，由酒店 總經(jīng)理（ General manager） 主持召集，會(huì)議時(shí)間一般控制在半小時(shí)內(nèi)。 會(huì)議出席人員：酒店副 總經(jīng)理（ General manager） 及各部門(mén)主要負(fù) 責(zé)人，如主要負(fù)責(zé)人因事不能出席，應(yīng)指定副職或代理人參加。 會(huì)議內(nèi)容主要是各部門(mén)匯報(bào)一天（ 24 小時(shí)）內(nèi)本部門(mén)發(fā)生的重大問(wèn)題或需要酒店協(xié)調(diào)的工作以及上次晨會(huì)布置的工作貫徹落實(shí)情況。 會(huì)議主持人對(duì)晨會(huì)上各部門(mén)提出的問(wèn)題或需要協(xié)調(diào)解決的工作應(yīng)作出明確決斷，并明確分工落實(shí)。 會(huì)議結(jié)束，出席會(huì)議的各部門(mén)人員應(yīng)迅速傳達(dá)布置和落實(shí)工作指令和要求。 （四）文件傳閱制度 酒店領(lǐng)導(dǎo)日常應(yīng)閱讀上級(jí)黨、政部門(mén)和業(yè)務(wù)主管部門(mén)的許多文件、信息資料以及重要的期刊雜志，了解黨和政府部門(mén)及業(yè)務(wù)主管部門(mén)各類(lèi)重要信息和最新的方針、政策精神，正確指 導(dǎo)酒店的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。 各類(lèi)文件資料由辦公室專(zhuān)職檔案管理人員負(fù)責(zé)收、發(fā)、登記后，交酒店領(lǐng)導(dǎo)按序迅速傳閱，對(duì)酒店領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)職能部門(mén)貫徹執(zhí)行。 （五）閱簽值班記錄和有關(guān)重要經(jīng)營(yíng)報(bào)表制度 酒店領(lǐng)導(dǎo)每天要閱簽“大堂副理值班記錄簿”、“保衛(wèi)值班記錄簿”、“夜間經(jīng)理值班本”、“酒店?duì)I業(yè)收入日?qǐng)?bào)表”以及各類(lèi)有關(guān)的重要財(cái)務(wù)報(bào)表，還可通過(guò)電腦終端查閱各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)資料，全面了解酒店近期的經(jīng)營(yíng)管理情況，以便對(duì)經(jīng)營(yíng)管理中存在的問(wèn)題迅速做出決策。 （六）節(jié)假日值班制度 節(jié)假日值班制度是加強(qiáng)酒店經(jīng)營(yíng)管理的一項(xiàng)重要 措施，遇有重大節(jié)日，酒店領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自參加值班。 值班員要堅(jiān)守崗位，遵守紀(jì)律。 值班時(shí)要根據(jù)授權(quán)范圍主動(dòng)積極地處理各種問(wèn)題。遇重大、緊急 情況或授權(quán)范圍以外的問(wèn)題，必須及時(shí)請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，按領(lǐng)導(dǎo)意 圖處理，以免延誤。 值班時(shí)遇有賓客投訴，要協(xié)助有關(guān)部門(mén)一起妥善處理，需要時(shí)報(bào) 請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)處理。 做好領(lǐng)導(dǎo)用車(chē)調(diào)度等行政事務(wù)工作，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 （七）酒店調(diào)研和信息工作制度 酒店調(diào)研和信息工作的目的是為領(lǐng)導(dǎo)決策和解決問(wèn)題提供依據(jù)。 酒店調(diào)研和信息工作由辦公室秘書(shū)負(fù)責(zé)，其他人 員協(xié)助。 調(diào)研工作的重點(diǎn)是： （ 1）酒店經(jīng)營(yíng)管理中帶有全局性、傾向性的情況和問(wèn)題。 （ 2）酒店經(jīng)營(yíng)管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。 （ 3）酒店各項(xiàng)決策付諸實(shí)施后的效果和需要完善之處。 （ 4）領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他調(diào)研工作。 信息工作的重點(diǎn)是： （ 1） 員工信息：?jiǎn)T工的思想動(dòng)態(tài)、工作情況，以及對(duì)經(jīng)營(yíng)管理的意見(jiàn)、建議。 （ 2）客人信息：住店客人的投訴、意見(jiàn)和表?yè)P(yáng)。 （ 3）客源信息：國(guó)際、國(guó)內(nèi)客源市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)、預(yù)測(cè)性的信息。 （ 4）同行信息：包括同行酒店的經(jīng)營(yíng)管理新動(dòng)向、特色、服務(wù)水平、價(jià) 格政策、營(yíng)銷(xiāo)策略等基本信息。 （ 5）社會(huì)信息 ：酒店在公眾中的形象和知名度。 調(diào)研和信息工作要求客觀、全面、深入，堅(jiān)持實(shí)事求是，防止片面性和表面化。 調(diào)研工作程序是準(zhǔn)備、調(diào)查、研究、寫(xiě)出調(diào)研報(bào)告。信息工作的程序?yàn)樗鸭?、分?lèi)、分級(jí)、篩選、比較分析、匯總和交流。 調(diào)研報(bào)告寫(xiě)作要求：觀點(diǎn)和材料統(tǒng)一，結(jié)構(gòu)和條理嚴(yán)謹(jǐn)清楚，語(yǔ)言平實(shí)準(zhǔn)確、鮮明生動(dòng)。信息材料的寫(xiě)作要求：注意實(shí)效，注重功效，簡(jiǎn)明扼要。 （八）酒店印章和介紹信管理制度 酒店印章、 總經(jīng)理（ General manager） 個(gè)人印章、酒店介紹信均有專(zhuān)人管理和保管，存放安全可靠。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得把印章和介紹信交 他人管理和使用。 使用印章和介紹信要經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，文件用印以文件簽發(fā)、簽字為準(zhǔn)。常規(guī)用印由辦公室秘書(shū)批準(zhǔn)。 用印、使用介紹信應(yīng)予登記。登記內(nèi)容包括用印和用信人、事由、時(shí)間、批準(zhǔn)人、經(jīng)手人和印數(shù)等。 蓋印位置要端正、清楚，不可斜、側(cè)、偏、模糊不清。 嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)擅自用印和使用介紹信。非法用印，非法使用介紹信，應(yīng)根據(jù)情節(jié)和后果嚴(yán)肅處理，直至依法懲處。 （九）財(cái)產(chǎn)物資管理制度 財(cái)產(chǎn)設(shè)備管理 （ 1）辦公室使用的各種辦公設(shè)備和交通工具由辦公室秘書(shū)具體 負(fù)責(zé)管理， 建立辦公室財(cái)產(chǎn)二級(jí)明細(xì)帳，以便隨時(shí)與財(cái)務(wù)部 相互核對(duì)，做到帳 帳相符，帳物相符。 （ 2） 各種財(cái)產(chǎn)設(shè)備實(shí)行“誰(shuí)使用，誰(shuí)負(fù)責(zé)”并切實(shí)做好日常的維護(hù)和清潔保養(yǎng)工作，做到物盡其用，愛(ài)惜使用。 （ 3） 各 種 財(cái) 產(chǎn) 設(shè) 備 的 調(diào) 撥 、 出 借 必 須 經(jīng) 財(cái) 務(wù) 部 或 總經(jīng)理（ General manager） 審核，按批準(zhǔn)文件填寫(xiě)財(cái)務(wù)部統(tǒng)一印制的“固定資產(chǎn)調(diào)撥單”；在酒店內(nèi)部各部門(mén)之間的轉(zhuǎn)移，應(yīng)填寫(xiě)“固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單”，并辦理財(cái)產(chǎn)變動(dòng)登帳手續(xù)。 （ 4） 設(shè)備因使用年久和因損壞不能使用，或因技術(shù)進(jìn)步而淘汰，需要報(bào)廢時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部和工程部組織技術(shù)鑒定小組進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無(wú)使用價(jià)值時(shí)，才能辦理報(bào)廢手續(xù)。 （ 5） 新 設(shè)備的添置必須經(jīng)酒店批準(zhǔn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收，并填寫(xiě)財(cái)務(wù)部統(tǒng)一印制的“財(cái)產(chǎn)領(lǐng)用單”，辦理領(lǐng)用手續(xù)后，登記入帳。 （ 6） 辦公室秘書(shū)每季度應(yīng)對(duì)辦公室使用的各種設(shè)備進(jìn)行一次檢查和核對(duì)，每年定期清查盤(pán)點(diǎn)，確保帳物相符；發(fā)生盈虧必須查明原因，并填寫(xiě)財(cái)務(wù)部統(tǒng)一印制的“固定資產(chǎn)盤(pán)盈盤(pán)虧報(bào)告單”，報(bào)財(cái)務(wù)部處理。 物料用品管理 （ 1）辦公室物料用品由辦公室秘書(shū)統(tǒng)一管理，具體負(fù)責(zé)編制年度物料用 品消耗計(jì)劃；按照物料用品分類(lèi)，建立專(zhuān)用物料用品臺(tái)帳，掌握使 用及消耗情況，辦理物料用品領(lǐng)用、發(fā)放、內(nèi)部轉(zhuǎn)移 、報(bào)廢和缺損 申報(bào)工作。 （ 2） 各類(lèi)物料用品的領(lǐng)用，應(yīng)填寫(xiě)財(cái)務(wù)部統(tǒng)一印制的“物料用品領(lǐng)用單”，經(jīng)辦公室秘書(shū)審核簽字后，向財(cái)務(wù)部領(lǐng)取，并及時(shí)登記入帳。工具類(lèi)物品，除因業(yè)務(wù)發(fā)展需要增領(lǐng)外，實(shí)行以舊換新的辦法，并須填寫(xiě)“物料用品領(lǐng)用單”和“酒店低值易耗品報(bào)廢單”，報(bào)廢的物品由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一處理。 （ 3） 各種物料用品的消耗、領(lǐng)用、報(bào)廢、報(bào)損每月底由秘書(shū)統(tǒng)計(jì)、清點(diǎn)一次，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)字準(zhǔn)確，數(shù)、物和臺(tái)帳相符。 （十）辦公室人員考勤制度 辦公室人員必須按時(shí)上下班，嚴(yán)格執(zhí)行酒店員工考勤管理制度和規(guī)定。 辦公室人員考勤由辦公室秘書(shū)負(fù) 責(zé)。每天考勤記錄在酒店統(tǒng)一印制的個(gè)人考勤卡上。記錄要做到準(zhǔn)確無(wú)誤。 辦公室人員考勤每月匯總一次，填寫(xiě)在酒店統(tǒng)一印制的“員工出勤情況月報(bào)表”，送人力資源部，作為工資造表和發(fā)放工資的依據(jù)。 辦公室人員應(yīng)嚴(yán)格遵守勞動(dòng)紀(jì)律，上班時(shí)間內(nèi)嚴(yán)守崗位。外出公差應(yīng)征得同意。 辦公室人員因病請(qǐng)假必須持有酒店醫(yī)務(wù)室或酒店指定醫(yī)院開(kāi)具的病假證明，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。 辦公室人員因私請(qǐng)假（含婚、喪和探親假等）和休工假，均需事先提出申請(qǐng)，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。辦公室秘書(shū)請(qǐng)假需經(jīng)酒店總經(jīng)理（ General manager） 同意。 （十一）辦公室安全管 理制度 辦公室人員應(yīng)自覺(jué)遵守酒店員工治安管理制度和規(guī)定。 嚴(yán)格執(zhí)行酒店保密規(guī)定。特別是涉及酒店機(jī)密事宜要做到不該問(wèn)的不問(wèn)，不該說(shuō)的不說(shuō)。 辦公室人員一般不要在辦公室內(nèi)接待客人。接待客人應(yīng)在指定接待場(chǎng) 所。 辦公室人員應(yīng)保管好個(gè)人保管使用的辦公室鑰匙。如有遺失，應(yīng)報(bào)告保衛(wèi)部作出處理。 辦公室人員要注意用電安全。下班前應(yīng)切斷電源，關(guān)好門(mén)窗，確保辦公室安全。 （十二）預(yù)算管理制度 根據(jù)《酒店預(yù)算管理制度》的規(guī)定，辦公室年度預(yù)算的編制，應(yīng)按照酒店經(jīng)營(yíng)方針和預(yù)算大綱，由秘書(shū)負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員擬訂編制，報(bào)酒 店審定后執(zhí)行。辦公室預(yù)算編制應(yīng)服從酒店的總體平衡。 辦公室預(yù)算計(jì)劃內(nèi)容包括：交通工具、辦公設(shè)備的添置和維修費(fèi)用、物料耗用費(fèi)用、勞動(dòng)力成本，以及公關(guān)、交際等活動(dòng)而發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用等。 預(yù)算中審定的各項(xiàng)費(fèi)用管理目標(biāo)，要分解至月度、季度。 要堅(jiān)持以部門(mén)為成本中心的指導(dǎo)思想，嚴(yán)格控制在計(jì)劃范圍內(nèi)的日常開(kāi)支。 為了保證預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，辦公室對(duì)每月的成本費(fèi)用進(jìn)行分析、研究和提出加強(qiáng)管理的改進(jìn)措施和方法，探索降低費(fèi)用的途徑，并按酒店規(guī)定按月、季、年度及時(shí)寫(xiě)出預(yù)算執(zhí)行情況的分析報(bào)告，報(bào)店領(lǐng)導(dǎo)審閱。 （十三）人事管理制度 人員調(diào) 配管理 （ 1）辦公室員工調(diào)配和招聘，報(bào)請(qǐng)人力資源部負(fù)責(zé)辦理。 （ 2）因?qū)嶋H人員少于定編，需要增補(bǔ)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)人力資源部統(tǒng)一印制的 “人員增補(bǔ)申請(qǐng)計(jì)劃”，報(bào)人力資源部辦理。 （ 3）專(zhuān)業(yè)人員調(diào)動(dòng)和要害部位人員變動(dòng)，均應(yīng)與人力資源部商議，報(bào)酒 店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 員工檔案管理 （ 1）員工檔案分人事檔案和工作檔案。員工檔案由人力資源部統(tǒng)一管理， 并負(fù)責(zé)資料搜集、鑒別、保管、利用和傳遞。辦公室員工必須按《員 工手冊(cè)》的規(guī)定，準(zhǔn)確填寫(xiě)員工登記表和如實(shí)反映情況，員工家庭 地址和電話(huà)號(hào)碼變更，家庭人口和婚姻狀況變化等情況，均應(yīng)及時(shí) 向上級(jí)報(bào)告，并轉(zhuǎn)報(bào)人力資源部備案。 （ 2）員工工作檔案由辦公室負(fù)責(zé)