【正文】 八、業(yè)務(wù)報(bào)表 編號： 1 名稱：電話記錄單 填表人：接聽電話的秘書或值班人員 用途：記錄和處理來電交辦的 聯(lián)數(shù)：一式一聯(lián) 事項(xiàng)時(shí)使用 **酒店 電 話 記 錄 單 來 電 人 姓名 來電時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分 工作單位 電 話 被尋人 接聽人 留言內(nèi)容 處理意見 編號： 2 名稱：訪客來訪記錄單 填表人：秘書 用途：記錄和處理來訪事項(xiàng)時(shí)使用 聯(lián)數(shù)：一式一聯(lián) **酒店 訪客來訪記錄單 訪客姓名 來訪時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分 工作單位 身 份 被 訪 人 接 待 人 留言內(nèi)容 處理意見 編號： 3 名稱：收文登記簿 填表人：文員 用途：記錄收文情況 **酒店 訪客來訪記錄單 收文 收文號 來文字號 來文單位 事由 密級 承辦單位 運(yùn)轉(zhuǎn)簽收 歸入卷號 月 日 1 2 3 4 編號： 4 名稱：收文四聯(lián)單 填表人：文員 用途：按四聯(lián)分別使用：第一聯(lián)收文處理單； 第二聯(lián)收文登記單；第三聯(lián)收文分送 單； 第四聯(lián)收文催辦單 第一聯(lián) 附公文之前 **酒店 收 文 四 聯(lián) 單 收文處理單 收文（ ）第 號 收文日期 年 月 日 來文單位： 來 文 編 號 ： 號 來文日期： 年 月 日 擬辦意見： 領(lǐng)導(dǎo)批示： 辦理結(jié)果： 歸檔： 年 月 日 文書處理號： 第二聯(lián) 順號裝訂為總收文簿 **酒店 收 文 四 聯(lián) 單 收文登記單 收文（ ）第 號 收文日期 年 月 日 來文單位： 來文編號： 號 來文日期： 年 月 日 來文標(biāo)題： 收 到份數(shù)： 已送： 主辦： 備注： 運(yùn)轉(zhuǎn)過程： 送文 受文者 簽收 退文 歸檔： 年 月 日 文書處理號 第三聯(lián) 由經(jīng)辦部門保存?zhèn)洳? **酒店 收 文 四 聯(lián) 單 收文分送單 收文（ ）第 號 收文日期 年 月 日 來文單位： 來文編號： 號 來文日期： 年 月 日 來文標(biāo)題： 收到份數(shù)： 已送： 主辦： 備注： 運(yùn)轉(zhuǎn)過程： 送文 受文者 簽收 退文 歸檔： 年 月 日 文書處理號 第四聯(lián) （ 作催辦單，辦畢作分戶卡） 第四聯(lián) 用作收文催辦 **酒店 收 文 四 聯(lián) 單 收文催辦單 收文（ ）第 號 收文日期 年 月 日 來文單位： 來文編號： 號 來 文 日 期 ： 年 月 日 來文標(biāo)題： 收到份數(shù)： 已送： 主辦： 催辦情況： 歸檔： 年 月 日 文書自理號 編號： 5 名稱：公文處理單 填表人：秘書或秘書 用途：辦文時(shí)使用 聯(lián)數(shù)：一式一聯(lián) **酒店 公 文 處 理 單 編 號 收文日期 年 月 日 來文機(jī)關(guān) 文件編號 來文份數(shù) 文件名稱 擬 辦 意 見 領(lǐng) 導(dǎo) 批 示 辦 文 情 況 部門負(fù)責(zé)人簽字 退 文 時(shí) 間 備 注 月 日 月 日 月 日 月 日 月 日 月 日 編號： 6 名稱：傳閱文件處理單 填表人：秘書或文員 用途：傳閱文件時(shí)使用 聯(lián)數(shù)：一式一聯(lián) **酒店 傳閱文件處理單 來文機(jī)關(guān) 來文時(shí)間 來文字號 文件名稱 份 數(shù) 登記編號 呈辦 意見 閱文人簽字 閱文時(shí)間 送文時(shí)間 退文時(shí)間 領(lǐng)導(dǎo) 批示 意見 處理 結(jié)果 編號： 7 名稱：發(fā)文登記簿 填表人：文員 用途：發(fā)文登記、記錄 **酒店 發(fā) 文 登 記 簿 序號 日期 發(fā)文 文件標(biāo)題 附件 份數(shù) 送達(dá)單位 簽收人 歸入卷號 備注 月 日 字 號 。 協(xié)同人力資源部做好本室員工的考勤統(tǒng)計(jì)，以及專業(yè)職稱和技術(shù)等級的評定考核工作 。 積極支持和配合人力資源部、保衛(wèi)部和工程部組織的各項(xiàng)宣傳教育和培訓(xùn)活動(dòng)，在確保日常管理工作的同時(shí)，組織本室員工主動(dòng)接受和參加。 遇有重大接待任務(wù)和重要公務(wù)客人，按照 總經(jīng)理（ General manager） 的工作布置，及時(shí)溝通和協(xié)調(diào)好各部門之間的工作。 及時(shí)準(zhǔn)確地向各有關(guān)部門傳達(dá) 總經(jīng)理（ General manager）的指令、指示和決定，并將落實(shí)情況反饋給 總經(jīng)理（ General manager） 。 （三） 酒店有關(guān)職能部門應(yīng)保持與新聞媒體的密切聯(lián)系和合作，在 總經(jīng)理（ General manager） 的領(lǐng)導(dǎo)下，做好酒店的宣傳報(bào)導(dǎo)工作，擴(kuò)大酒店影響和知名度。酒店各職能部門應(yīng)按各自的職責(zé)分工具體抓好落實(shí)。 員工因故離店，其工作檔案不作轉(zhuǎn)移，由人力資源部按規(guī)定處理。工作檔案記錄員工在為酒店服務(wù) 和工作中各個(gè)階段的個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)和獎(jiǎng)懲等 情況，辦公室秘書應(yīng)做好材料搜集和登記工作，保證員工工作檔案 的完整和準(zhǔn)確。辦公室員工必須按《員 工手冊》的規(guī)定，準(zhǔn)確填寫員工登記表和如實(shí)反映情況，員工家庭 地址和電話號碼變更，家庭人口和婚姻狀況變化等情況，均應(yīng)及時(shí) 向上級報(bào)告，并轉(zhuǎn)報(bào)人力資源部備案。 員工檔案管理 （ 1）員工檔案分人事檔案和工作檔案。 （ 2）因?qū)嶋H人員少于定編，需要增補(bǔ)時(shí)，應(yīng)填寫人力資源部統(tǒng)一印制的 “人員增補(bǔ)申請計(jì)劃”，報(bào)人力資源部辦理。 為了保證預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，辦公室對每月的成本費(fèi)用進(jìn)行分析、研究和提出加強(qiáng)管理的改進(jìn)措施和方法，探索降低費(fèi)用的途徑，并按酒店規(guī)定按月、季、年度及時(shí)寫出預(yù)算執(zhí)行情況的分析報(bào)告，報(bào)店領(lǐng)導(dǎo)審閱。 預(yù)算中審定的各項(xiàng)費(fèi)用管理目標(biāo)，要分解至月度、季度。辦公室預(yù)算編制應(yīng)服從酒店的總體平衡。下班前應(yīng)切斷電源，關(guān)好門窗，確保辦公室安全。如有遺失，應(yīng)報(bào)告保衛(wèi)部作出處理。接待客人應(yīng)在指定接待場 所。特別是涉及酒店機(jī)密事宜要做到不該問的不問，不該說的不說。 （十一）辦公室安全管 理制度 辦公室人員應(yīng)自覺遵守酒店員工治安管理制度和規(guī)定。 辦公室人員因私請假（含婚、喪和探親假等）和休工假，均需事先提出申請，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。外出公差應(yīng)征得同意。 辦公室人員考勤每月匯