【正文】 以書面形式向所在中心主任呈報，經(jīng)核準(zhǔn)確有其可行性，將由中心負(fù)責(zé)人向總經(jīng)理、董 事長依次按需逐級上報。本管理辦法適合總公 此資料來自 東莞臺商信息網(wǎng)，大量的管理資料下載 司以及下屬各分公司。 （ 12） 無論何種會議，（ 13） 都必須盡量簡短，（ 14） 提高會議效率。 （ 7） 會議應(yīng)該有完備（ 8） 的會議記錄，（ 9） 必要時需要有音像記錄。 （ 3） 嚴(yán)格按標(biāo)（ 4） 準(zhǔn)篩選參會人員。 三、舉辦任何會議必須遵循以規(guī)則： （ 1） 有明確的會議目的。視需要指（ 18） 定人員進(jìn)行會議記錄，（ 19） 并歸 檔。目的是讓公司的全體員工都能了解，（ 14） 目前公司的工作狀況及發(fā)展進(jìn)程。 （ 11） 月度會議每月召開一次。部門之間需要合作完成的工作，（ 7） 在此會議中，（ 8） 由公司領(lǐng)導(dǎo)在會中協(xié)調(diào)解決。由董事長召集并主持。經(jīng)三分之一以上的董事提議，（ 2） 可召開董事會臨時會議。根據(jù)會議的性質(zhì)分類分為：董事會、職能中心負(fù)責(zé)人會議、月度會議、專項小組會議以及其他臨時性會議。 （ 3） 由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司各類會議的會務(wù)工作，（ 4） 包括做好 會議通知的發(fā)放，（ 5） 會場布置，（ 6） 會議資料準(zhǔn)備，（ 7） 工作就餐、住宿等工作。 一、會務(wù)管理要求 （ 1） 總經(jīng)辦按照領(lǐng)導(dǎo)的要求安排每周會議日程表。 第八章 會 議 管 理 會議是各級領(lǐng)導(dǎo)部署任務(wù)，推動工作開展的基本方法之一。 五、公司辦公用品及設(shè)備的采購、發(fā)放、管理由總經(jīng)辦指定專人管理。 （ 12） 采購人員必須憑合法、真實、有效的發(fā)票、由采購人員在發(fā)票右上角簽字認(rèn)可并填寫 此資料來自 東莞臺商信息網(wǎng)，大量的管理資料下載 《費用報銷單》，（ 13） 財務(wù)審批、公司負(fù)責(zé)人簽字后報銷。 （ 6） 各職能中心每月 25 日前根據(jù)所部下月需要填寫《辦公用品申領(lǐng)單》，（ 7） 由辦公室匯總，（ 8） 制訂下月的辦 公用品采購計劃，（ 9） 報公司負(fù)責(zé)人簽字后，（ 10） 統(tǒng)一購置并辦理入庫手續(xù)。 三、辦公低值品、易耗品購置：辦公用品是日常工作中需用的低值易耗品，按照使用功能可分為低耗品，為了提高工作效率，確保辦公用品妥善保管和使用，實行各部門預(yù)算管理，辦公室統(tǒng)一采購按資產(chǎn)登錄管理。 （ 12） 采購人員必須憑合法、真實、有效的發(fā)票、由采購人員在發(fā)票右上角簽字認(rèn)可并填寫《費用報銷單》，（ 13） 經(jīng)逐級審批后報銷。 （ 1） 使用部門購置時，（ 2） 需由申請人填寫 申購簽呈（須列明資產(chǎn)明細(xì)及申購詳細(xì)內(nèi)容），（ 3） 由申請人直屬領(lǐng)導(dǎo)審批，（ 4） 呈公司負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后，（ 5） 交辦公室統(tǒng)一采購（任何人不（ 6） 得先購買，（ 7） 后請款）。 第七章 辦公資產(chǎn)管理 一、公司辦公用資產(chǎn)分 類如下： （ 1） 電子設(shè)備（ 2） ：包括電腦、傳真機(jī)、復(fù)（ 3） 印機(jī)、打印機(jī)、電視機(jī)、音響設(shè)施、電話機(jī)等； （ 4） 辦公設(shè)施：包括保險柜、會議桌椅、沙發(fā)、茶幾、辦公桌椅、文件柜等； （ 5） 低值品：包括計算器、賬本、文件冊、文件夾、訂書機(jī)、打孔機(jī)、文件盒、剪刀等； （ 6） 易耗品：包括簽字筆、膠水、紙張、回形針、大頭針、橡皮、鉛筆、信封信紙、涂改液、印臺、夾子等； （ 7） 其他：員工工作牌、制服（ 8） 等。 （ 5） 各類書籍、雜志、報刊的借閱，（ 6） 均由辦公室負(fù)責(zé)管理。 各項借閱、歸還須在前臺登記辦理借閱登記、簽收事宜， 不 得私自動用；不 得轉(zhuǎn)借他人。 （ 4） 借閱辦法： 各類書籍、雜志一人一次借閱僅限一冊， 時間最長不 得超過一個 星期， 到期不 能歸還， 須辦理續(xù)借手續(xù)。 二、圖書管理 此資料來自 東莞臺商信息網(wǎng)，大量的管理資料下載 （ 1） 適用范圍：本公司所有員工，（ 2） 須認(rèn)真遵守本公司借閱制度。 （ 10） 借閱、調(diào)用檔案，（ 11） 資料： 借閱、調(diào)用資料須如實填寫《借閱資料申請表》， 經(jīng)所在部門主管簽字確認(rèn)， 方可借閱。 1 年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。 10 年保存：預(yù)、決算書類， 會計憑證、公司計劃資料等其他核定須保存 10年的文書。 （ 8） 保存期限。 （ 6） 各職能中心專用文檔也必須做到列冊管理。 分公司往來列冊：與分公司的各種文件往來需分地區(qū)單獨列冊管理。 收文列冊：收到的其他職能中心文件， 可統(tǒng)一列冊， 分不同 中心管理。 2 公司的大事記及反映本公司重要活動的簡報、照片、錄音、錄像等。 2 干部任免的文件材料以及有關(guān)職工獎勵， 2 處分的文件材料。 各種工作計劃、總結(jié)、請示、批復(fù) 2 、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。 1 請示與上級管理部門的批復(fù) 1 。 上級管理部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定， 決議， 指 示， 1 命令， 1 條例， 1 規(guī)定， 1 計劃等文件材料。 一、列冊管理 （ 1） 部門各有關(guān)文件、資料、業(yè)務(wù)單據(jù)必須列冊管理，（ 2） 按 “定點 ”及 “定向 ”原則分類排序置放，（ 3） 以提升工作之效率與有序性。 第六章 列冊與圖書管理 為了規(guī)范本公 司的所有文件、資料、業(yè)務(wù)單據(jù)以及圖書報刊，特制訂本制度。并在《信件 /快遞發(fā)件登記表》以及快件底單上簽字確認(rèn)。以便備 查。 （ 32） 傳真事項： 所有傳真資料必須經(jīng)責(zé)任部門負(fù)責(zé)人簽字（相關(guān)財務(wù)時， 必須有財務(wù)主管簽字）。 （ 31） 文件遞送 和收文人在同 一區(qū)域內(nèi)， 可采取文件直接遞送， 并且收文單位的收文人須在《發(fā)收文件登記表》上簽字確認(rèn)。 各職能中心擬辦的各類公 文、簡報、信息、上報材料等由職能中心專人擬稿， 中心負(fù)責(zé)人校對， 并送公司領(lǐng)導(dǎo)或中心負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后， 方可打印。并在文件原稿和發(fā)文簿上注明發(fā)出日期。登記本的項目， 包括順序、發(fā)文日期、發(fā)往公司或部門、文件份數(shù)、密級等。 （ 29） 發(fā)文 凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文， 必須由總經(jīng)辦收 發(fā)人員登記編號。 （ 28） 簽發(fā) 凡以公司名 義發(fā)出的公文， 均由總經(jīng)辦內(nèi)勤擬稿、打印， 主任核稿， 總經(jīng)理簽發(fā)。 需要會辦會簽的公文， 會辦會簽前， 主辦部門必須與有關(guān)部門交換意見， 取得一致意見后， 1 由主辦部門負(fù)責(zé)迅速擬稿， 1 并辦理會簽。 （ 27） 辦文 承辦人收到文件后， 擬辦文稿， 連同 來文一并提交領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。 領(lǐng)導(dǎo)閱。 （ 26） 運轉(zhuǎn) 領(lǐng)導(dǎo)閱示。 分文、批辦、簽注意見時， 一定要寫清楚主辦、協(xié)辦部門、閱知部門；哪些領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人閱知、閱批。隨文附來的各種附件（包括文字、表格）， 2 要在專欄里將份數(shù)登記清楚。 在拆封登記時， 2 要按登記本所列項目逐項認(rèn)真登記清楚。 1 “絕密 ”文件， 1 一定要由公司負(fù)責(zé)人或指 1 定的人員拆封。 “親收 ”、 “親啟 ”的文件， 一定要有收件人或指 定人員親自收啟。如 發(fā)現(xiàn)漏頁、漏附或誤送， 應(yīng)立即聯(lián)系發(fā)文單位。 （ 24） 收文 有外單位送本公司的公文， 統(tǒng)一由總經(jīng)辦簽收、拆封、登記。準(zhǔn)確，（ 19） 就是要時刻注意文件辦理的準(zhǔn)確性，（ 20） 行文文字要簡明、確切，（ 21） 條理要清楚。及時，（ 6） 就是要時刻注意文件的 時間性，（ 7） 保證及時、迅速地處理公文，（ 8） 解決問題，（ 9） 不（ 10） 積壓，（ 11） 不（ 12） 拖拉，（ 13） 不（ 14） 誤時，（ 15） 不（ 16） 誤事。 對于企業(yè)對外行文編號由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一制定管理。 簽發(fā)部門：上海百勝斯生物 科技有限公司 ***中心 簽發(fā)人： 核發(fā)人： 抄報：上級部門 抄送：同級部門 抄發(fā)：下級部門 （ 51） 對外行文的字號： 公司： X1X2（ X3）總字第 0000 號。 （ 42） 向上級請 示的公文應(yīng)一文一事，（ 43） 主送一個單位，（ 44） 不（ 45） 要同（ 46） 時抄送下級單位，（ 47） 不（ 48） 要直接送領(lǐng)導(dǎo)人（除直接交辦外）；向下級單位的重要行文，（ 49） 可以抄報直接上級單位。 （ 32） 內(nèi)部行文可以用分公司或職能中心名（ 33） 義行文，（ 34） 分公司或職能中心不（ 35） 得聯(lián)合行文，（ 36） 各職能中心之間不（ 37） 要用發(fā)文形式解決一般性問題。 （ 23） 文件紙一般用 A4 紙，（ 24） 中文直寫 文件以右方裝訂為原則，（ 25） 中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。除固定的表格外，（ 5） 整篇文章的上下頁邊距不（ 6） 少于 2 厘米，（ 7） 左右頁邊距不（ 8） 少于 厘米，（ 9） 連續(xù)數(shù)頁的文章，（ 10） 應(yīng)于頁腳正中連續(xù)編號（例如共 5 頁的第 2 頁標(biāo)（ 11） 為 “5－（ 12） 2”，（ 13） 字體一律用簡體宋體，（ 14） 主標(biāo)（ 15） 題二號字體，（ 16） 副標(biāo)（ 17） 題三號字體，（ 18） 正文小四號字體，（ 19） 正文行間距為固定值 24 磅；文件標(biāo)（ 20） 題之下均需注明文件編號；文件結(jié)尾須有簽發(fā)部門、簽發(fā)人、核發(fā)人、抄報、送、抄發(fā)行等。附于正式文件之后，存于發(fā)文部門。 例如： 20xx 年 7 月 22 日發(fā)布的《人事通函》，編號為 “人力資源中心 B－ 20xx－ 07－ 22－ 01” 四、公司行政類表格單據(jù)類碼：表格－部門名稱－表格名 例如：財務(wù)管理中心的《借款單》，編碼為： “表格－財務(wù)部－借款單 ” 五、只有公司職能中心有權(quán)簽發(fā) A、 B 類文件，簽發(fā)人必須為公司負(fù)責(zé)人或職能中心負(fù)責(zé)人，核發(fā)人必須為公司負(fù)責(zé)人或總經(jīng)辦主任。 E：文件編制日。 CCCC：文件編制的年份。 例如： 《公司通用標(biāo)準(zhǔn)》編號為 “中心辦公室 A－ 20xx－ 002” （二） B、 C 類文件編號規(guī)則： AAB－ CCCC－ DD－ EE－ FF A：編文單位及部門。 CCCC：文件編制的年份。 三、公司行政文件編號規(guī)則： （ 1） A 類文件編號規(guī)則： AAB－（ 2） CCCC－（ 3） DDD AA：編文單位及部門。 （ 38） 調(diào)查報告：為了解決實際問題，（ 39） 掌握客觀規(guī)律，（ 40） 進(jìn)行調(diào)查，（ 41） 獲得對事物本質(zhì)和規(guī)律性認(rèn)識，（ 42） 用 “調(diào)查報告 ”。 （ 30） 會議紀(jì)要：傳達(dá)會議議定事項和主要精神，（ 31） 要求有關(guān)單位共同（ 32） 遵守執(zhí)行的，（ 33） 用 “會議紀(jì)要 ”。 （ 23） 決定：對某些問題或者重大行動做出安排，（ 24） 用 “決定 ”。 （ 12） 通知：傳達(dá)上級指（ 13） 示，（ 14） 要求下級辦理或者需要知道的事項，（ 15） 批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同（ 16） 級和不（ 17） 相隸屬單位的公文，（ 18） 用 “通知 ”。 （ 4） 報告：向上級匯報工作，（ 5） 反映情況，（ 6） 用 “報告 ”。本制度適用于本公司及下屬各分公司。 （ 15） 電腦內(nèi)信息資料的復(fù)（ 16） 制必須經(jīng)過本部主管領(lǐng)導(dǎo)的同（ 17） 意方可進(jìn)行。 （ 10） 操作電腦時不（ 11） 準(zhǔn)吸煙或進(jìn)行其他與操作電腦無關(guān)的事情。任何人未經(jīng)許可，（ 5） 不（ 6） 得使用。 五、電腦操作管理 （ 1） 電腦操作本著一人負(fù)責(zé)的原則，（ 2） 每臺電腦必須確定一人負(fù)責(zé)。 （ 34） 公司網(wǎng)所有使用者應(yīng)在其上網(wǎng)過程中應(yīng)該遵守網(wǎng)絡(luò)禮儀和道德規(guī)范，（ 35） 不（ 36） 得從事危害公司利益、影響公司形象、竊取或泄露 他人秘密以及其他不（ 37） 良行為。為避免網(wǎng)上不（ 26） 良信息對計算機(jī)侵襲和影響，（ 27） 使用者必須一星期至少進(jìn)行 3 次電腦殺毒措施；為優(yōu)化電腦內(nèi)存，（ 28） 每月進(jìn)行一次內(nèi)存空間整理。 （ 23） 各部門應(yīng)該及時在局域網(wǎng)提供本部門制定的規(guī)章制度、公司使用各類表格等（已經(jīng)各部門 確認(rèn)的）必須設(shè)定共享。 （ 17） 辦公室負(fù)責(zé)電腦及外設(shè)、備（ 18） 件的計劃、采購，同（ 19） 一單位使用的電腦盡量購買同（ 20） 一個