【正文】 _____號(hào)【 】市場(chǎng)部存檔：【市】_____年檔________類(lèi)______號(hào)【 】銷(xiāo)售部存檔：【銷(xiāo)】_____年檔________類(lèi)______號(hào)【 】設(shè)計(jì)部存檔：【設(shè)】_____年檔________類(lèi)______號(hào)【 】財(cái)務(wù)部存檔：【財(cái)】_____年檔________類(lèi)______號(hào)【 】規(guī)則說(shuō)明：前一個(gè)“【 】 ”內(nèi)文字為部門(mén)第一個(gè)字；后一個(gè)“【 】 ”填“機(jī)密”或“普通” ，表示該檔案是否屬于公司機(jī)密，機(jī)密檔案按照《保密制度》進(jìn)行管理。如在 2022 年 12 月 26 日的出庫(kù)單編號(hào)為：20221226－0234；其中前面八位數(shù)字是日期，后四位數(shù)字是該類(lèi)表單在本年度的流水編號(hào)，由流轉(zhuǎn)過(guò)程最后一個(gè)接收者留存。將文件進(jìn)行檔案編號(hào)。第六條 文件的流轉(zhuǎn)：文件是需要經(jīng)過(guò)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審閱的文檔，每一位審閱人接收到文件后， 2 天內(nèi)應(yīng)做出響應(yīng)，把文件交給下一位審閱人，如果該文件未獲通過(guò)，則返回給文件發(fā)起者，讓其進(jìn)行修訂。第四條 規(guī)劃類(lèi)文檔、制度政策類(lèi)文檔、合同類(lèi)文檔和信息類(lèi)文檔屬于檔案；方案類(lèi)文檔屬于文件；表單類(lèi)文檔和外來(lái)文檔屬于文件。第三條 文檔按照是否處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)又可劃分為文件和檔案兩類(lèi)：文件是指處于流轉(zhuǎn)過(guò)程中的文檔；檔案是指已經(jīng)停止流轉(zhuǎn)，有人專(zhuān)門(mén)留存保管的文檔。8. 外來(lái)文檔。指公司運(yùn)作過(guò)程中產(chǎn)生的各種表單。指記錄客戶信息的各種文檔以及財(cái)務(wù)部的各種會(huì)計(jì)記錄：客戶檔案和會(huì)計(jì)帳目、會(huì)計(jì)憑證等。指各種未最終獲得通過(guò)的申請(qǐng)報(bào)告、計(jì)劃或者方案：各種計(jì)劃方案、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)方案、廣告促銷(xiāo)方案、銷(xiāo)售政策調(diào)整方案等。指各種最終提交的方案或者分析結(jié)果：各期財(cái)務(wù)分析報(bào)告、市場(chǎng)分析報(bào)告、新產(chǎn)品方案的報(bào)告、廣告和促銷(xiāo)方案的報(bào)告等。指公司各種規(guī)章制度文件、公司銷(xiāo)售政策和公司的各類(lèi)通知等。指涉及到公司發(fā)展和計(jì)劃的各種文件：公司發(fā)展規(guī)劃、公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、公司年度市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃、公司年度銷(xiāo)售計(jì)劃、公司人力資源計(jì)劃、公司年度預(yù)算方案等。包括合同、協(xié)議以及備忘錄。 7 / 34三、文件與檔案管理制度總則第一條 為規(guī)范公司各部門(mén)的文件和檔案的管理，做到文檔流轉(zhuǎn)及時(shí)、保管安全，制定本制度。第三章 附則 第十條 本規(guī)定自發(fā)布之日起生效。第八條 嚴(yán)禁未履行程序，加蓋印章。第七條 公司印章發(fā)生損壞，由保管人員承擔(dān)保管責(zé)任；公司印章丟失時(shí)，應(yīng)于發(fā)現(xiàn)丟失24 小時(shí)內(nèi)辦理公告事宜，如發(fā)生損壞，應(yīng)于損壞后 7 天內(nèi)辦理完畢更換事宜。取章時(shí)，在印章使用登記表上要注明攜章去的地點(diǎn)；還章時(shí)，要將在外簽章的內(nèi)容按照簽章程序，在印章登記表上順序填寫(xiě)，并寫(xiě)明還章時(shí)間及還章人。9. 需使用業(yè)務(wù)專(zhuān)用章和提貨專(zhuān)用章需要銷(xiāo)售部經(jīng)理批準(zhǔn)。7. 如協(xié)議、合同上已有公司總經(jīng)理簽字，印章管理人員可直接簽章，但應(yīng)在印章使用登記表中說(shuō)明。5. 若總經(jīng)理不在公司，必須經(jīng)行政副總審批，并由印章管理人員在登記表的備注中加以說(shuō)明，方可簽章，但總經(jīng)理返回時(shí)應(yīng)立即補(bǔ)審。3. 部門(mén)經(jīng)理需簽章，由總經(jīng)理審批。第二章 印章的使用第四條 簽章：1. 員工需在有關(guān)文件上簽章時(shí)，首先由用印人到相應(yīng)部門(mén)填寫(xiě)印章使用登記表。第一章 印章的種類(lèi)及組織機(jī)構(gòu)第二條 印章種類(lèi)： 1. 公司章：經(jīng)公司工商主管機(jī)構(gòu)登記的公司印章；2. 合同章：專(zhuān)用于簽訂各種協(xié)議、合同的印章；3. 財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：專(zhuān)用于財(cái)務(wù)的印章；4. 業(yè)務(wù)專(zhuān)用章：用于業(yè)務(wù)員接洽業(yè)務(wù)，開(kāi)介紹信的印章；5. 提貨專(zhuān)用章：用于銷(xiāo)售部物流組員工提貨時(shí)使用的印章；6. 法人代表人名章：用于簽訂合同與簽發(fā)支票的印章。第二十六條 最后離開(kāi)辦公室的人員要檢查并關(guān)閉所有公共部門(mén)的電源（傳真機(jī)除外） ，關(guān)閉空調(diào)，關(guān)好門(mén)窗。第二十四條 應(yīng)增強(qiáng)消防意識(shí)并有安全防火的責(zé)任和義務(wù)。第二十二條 除專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)硬件維護(hù)人員外，任何人不得隨意拆卸所使用的計(jì)算機(jī)或相關(guān)設(shè)備。使用軟盤(pán)或其他電子存儲(chǔ)介質(zhì)在使用前，必須確保無(wú)病毒。第十九條 嚴(yán)緊在公司上網(wǎng)瀏覽與工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容，不得用網(wǎng)絡(luò)通訊工具聊天。如發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)請(qǐng)維修，以免影響工作。第十七條 員工應(yīng)愛(ài)護(hù)各種設(shè)備，降低消耗。第十五條 個(gè)人辦公桌電話響鈴五聲內(nèi)要接聽(tīng)。第十三條 接聽(tīng)電話要用話簡(jiǎn)練、清晰，回話禮貌、耐心。第十一條 員工的辦公桌面要保持整潔，文件、文具要擺放整齊。第九條 各工作場(chǎng)所內(nèi)，嚴(yán)禁隨地吐痰。第七條 不準(zhǔn)在辦公室及公司門(mén)口的樓道內(nèi)吸煙。第五條 員工在上班時(shí)間內(nèi)要注意儀容儀表，總體要求是：得體、大方整潔。第三條 遇公司客人來(lái)訪時(shí)，要禮貌謙讓。行政管理制度匯編二零零三年八月2 / 34目 錄一、 員 工行 為規(guī) 范 ...............................................................................................................................1二、內(nèi)部印章管理制度 .......................................................................................................................3總則 .....................................................................................................................................................................3第一章 印章的種類(lèi)及組織機(jī)構(gòu) ......................................................................................................................3第二章 印章的使用 ..........................................................................................................................................3第三章 附則 ......................................................................................................................................................4第四章 附表 ......................................................................................................................................................4三、文件與檔案管理制度 ...................................................................................................................7總則 .....................................................................................................................................................................7第一章 文檔的分類(lèi) ..........................................................................................................................................7第二章 文件的編號(hào)與管理 ..............................................................................................................................8第三章 檔案的編號(hào)與管理 ..............................................................................................................................8第四章 文檔的保存期限 ................................................................................................................................10第五章 附則 ....................................................................................................................................................11第六章 附表 ....................................................................................................................................................11四、保密制度 ............................................