【正文】 、機構(gòu)設(shè)置資料永久綜合部/綜合部3法人代表、經(jīng)營管理負(fù)責(zé)人任職批文、簡歷永久綜合部/綜合部4公司營業(yè)執(zhí)照、公司年檢資信材料包括工商年檢、法人代碼證、房屋產(chǎn)權(quán)證（租賃協(xié)議）資質(zhì)證等永久綜合部/綜合部5財務(wù)登記證、稅收繳納、年度審計、資產(chǎn)評估、信用評估等資料永久財務(wù)部/財務(wù)部6行政文書類公司領(lǐng)導(dǎo)班子構(gòu)成及機構(gòu)設(shè)置資料 永久綜合部/綜合部序號類 別文 件 范 圍保管期限經(jīng)辦部門/存檔部門備注7綜合性行政事務(wù)：文秘、機要、保密、信訪工作，印鑒的管理資料長期綜合部/綜合部8 法律事務(wù)、公證工作資料 長期綜合部/綜合部9員工人事管理，勞動合同管理，勞動工資和社會保險，員工福利、職務(wù)任免，職稱評聘資料永久綜合部/綜合部10員工教育與培訓(xùn)工作、外事工作資料 長期綜合部/綜合部11醫(yī)療衛(wèi)生、治安保衛(wèi)、綜合治理、防范自然災(zāi)害資料短期綜合部/綜合部12企業(yè)文化類企業(yè)文化和精神文明建設(shè)、群眾團體活動資料。 各部門1）對部門生成的文件及時進行歸檔預(yù)立卷整理；2）在規(guī)定時間內(nèi)完成檔案整理和移交工作；3）定期對所有已預(yù)立卷但尚未移交的檔案進行檢查；4）接受綜合部對檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，并提出合理化建議。3 術(shù)語與定義1）檔案：公司經(jīng)營管理工作中形成的具有保存和利用價值的文件資料總稱；2）立卷：亦稱“組卷” ，將辦理完畢、具有保存價值的文件材料，按形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系分門別類組成基本保管單位；3）歸檔：專職人員將工作活動中處理完畢的有保存價值的文件材料，按規(guī)定搜集整理后，定期向檔案室集中移交的過程。檔案管理規(guī)定1 目的規(guī)范公司檔案管理，有效地收集、妥善保管和高效利用公司檔案，為公司的各項工作服務(wù)。 其他1）根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)和員工對會議室使用問題的反饋和投訴進行工作改進。4 工作程序 會議室的日常維護1）每天下班前，會議室管理人員巡視公司各會議室，對會議設(shè)備進行清理和保管；2）會議室管理員應(yīng)定時檢查設(shè)備運行情況，對會議室的環(huán)境衛(wèi)生進行監(jiān)督管理；3）會議室管理員應(yīng)保持會議室茶水、紙筆等資料完備，不足的話予以補充。3 職責(zé) 綜合部1)負(fù)責(zé)會議室環(huán)境管理；2)接收會議室的預(yù)定，并對會議室進行統(tǒng)一安排；3)負(fù)責(zé)會議室的設(shè)備和器材的日常維護和管理；4)負(fù)責(zé)會議前設(shè)備調(diào)試，保證會議期間設(shè)備的正常運行。六. 會議室管理規(guī)定1 目的加強會議室管理，提高各部門會議效率，保證公司各會議室合理有序的使用。出差到項目公司的，盡量安排到項目公司食堂就餐。4 工作程序 出差審批1)由公司派遣到常駐工作地以外的地區(qū)或城市超過 24 小時的工作或培訓(xùn)時，員工須填寫《出差申請單》 ，部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后報分管領(lǐng)導(dǎo)審核，由總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后生效；2)申請人持申請單至綜合部，由綜合部根據(jù)審批結(jié)果以及各部門的具體要求，安排相關(guān)的票務(wù)和交通工具。2 適用范圍適用于項目公司與城市公司全體員工的出差管理。每月 1520 日報綜合部登記，由綜合部核定個人結(jié)余金額，結(jié)余金額隨次月工資發(fā)放；2）限量油補：公司實行定點加油，按月核算，超量部分的費用抵扣包干額度，或在次月工資中扣回；3）凡由公司定點加油、洗車、維修保養(yǎng)及預(yù)充魯通卡等車輛運行費用支出的，由綜合部每月核算，超量部分的費用在次月工資中扣回；結(jié)余部分的費用隨次月工資發(fā)放；4）綜合部負(fù)責(zé)在指定地點統(tǒng)一辦理油卡。 公務(wù)車輛事故處理及責(zé)任追究1）事故發(fā)生后迅速以電話通知公司并二天內(nèi)以書面請求理賠及填寫汽車肇事報告表呈報部門經(jīng)理；2）車輛管理員接獲事故通知時，應(yīng)立即向綜合部負(fù)責(zé)人報告，并迅速往事故地點查勘處理；3）應(yīng)先采取積極有效措施急救傷患者，而后查勘現(xiàn)場，不要擅自離開現(xiàn)場，盡量尋覓目睹肇事的第三者作證，并記明姓名住址；4）經(jīng)交警部門認(rèn)定我公司員工應(yīng)負(fù)肇事主要責(zé)任者按其肇事理賠次數(shù)，依規(guī)定予以追究責(zé)任；5）事故后經(jīng)法院判處刑罰者，自判決之日起予以解聘，并按法院判決令其賠償事故應(yīng)付的金額；6）肇事逃逸者，除請司法機關(guān)查辦外，即予解聘。 公務(wù)車輛油料管理1）車輛在外加油須經(jīng)綜合部審批，否則不予報銷；2）綜合部每月對車輛燃油費、維修費等進行統(tǒng)計，并將統(tǒng)計報表上報分管領(lǐng)導(dǎo)。出車前，司機要例行檢查車輛的水、電、油及其他性能是否正常，發(fā)現(xiàn)不正常時，要立即加補或調(diào)整。綜合部每月抽查一次；4）每車設(shè)置《車輛費用登記表》 、 《車輛養(yǎng)護登記表》 ，記錄車輛使用過程產(chǎn)生的費用和車輛養(yǎng)護情況。 公務(wù)車輛使用管理1）公司所有公務(wù)用車全部由綜合部統(tǒng)一管理、調(diào)配、使用； 2）各部門公務(wù)用車，須提前向綜合部負(fù)責(zé)人口頭或書面申請預(yù)約用車，車輛管理員依重要性順序派車，不按規(guī)定辦理申請，不得派車；私車公用的員工，市區(qū)內(nèi)不安排車輛；3）公務(wù)用車設(shè)置《車輛行駛記錄表》 ，使用前應(yīng)核對車輛里程表與記錄表上前一次用車的記錄是否相符。3 職責(zé) 綜合部1）負(fù)責(zé)駕駛員、車輛的管理及調(diào)配；2）負(fù)責(zé)車輛的安全管理及事故處理；3）負(fù)責(zé)行駛證的年審工作。四. 車輛管理規(guī)定1 目的結(jié)合公司實際，為減少經(jīng)費開支，規(guī)范車輛的使用和管理。 信息系統(tǒng)建設(shè)與維護1）公司必須按集團統(tǒng)一要求建立 OA 辦公系統(tǒng)、ERP 系統(tǒng)等辦公平臺；2）軟件系統(tǒng)賬號權(quán)限的開通必須經(jīng)過正規(guī)的審批流程。4 工作程序信息管理人員要高度重視信息安全與管理工作，加強信息安全管理，從管理和技術(shù)兩個方面確保信息系統(tǒng)持續(xù)安全穩(wěn)定的運行。3 職責(zé) 綜合部 貫徹集團的信息化管理要求，負(fù)責(zé)公司信息化系統(tǒng)的運作及維護，包括電腦、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)、視頻會議、電話會議、網(wǎng)絡(luò)信息更新、數(shù)據(jù)庫、OA 系統(tǒng)等的管理和維護。三. 信息化管理規(guī)定1 目的規(guī)范公司電腦網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)的維護管理。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同正式印發(fā)的公文具有同等效力；6）不具備歸檔和保存價值的公文，通過鑒別由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以銷毀。需總經(jīng)理直接審閱、審批的文件，報總經(jīng)理批示后直接歸檔轉(zhuǎn)承辦部門處理。2）外部收文包括：）政府部門（黨、政、工、團）文件；）行業(yè)主管部門文件；）外單位或個人重要函件；）重要接待信息；）其他外部重要信息。 收文管理收文管理主要指對內(nèi)、外部公文的接收和傳閱環(huán)節(jié)進行管理，外部來文一般由綜合部先簽收，再轉(zhuǎn)交；各部門負(fù)責(zé)各自權(quán)限內(nèi)的收文工作。任一環(huán)節(jié)出具的“同意” 、 “已閱”及類似意見，一般情況下視為同意前一環(huán)節(jié)的意見。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。2）草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的關(guān)系確定；）行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，不得越級請示和報告；） “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事， “報告”中不得夾帶請示事項；）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。 發(fā)文管理1）公文的編寫方法：公文一般由緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。 綜合部1）負(fù)責(zé)公司的公文的收發(fā)、流轉(zhuǎn)工作；2）負(fù)責(zé)公文所涉及到相關(guān)事項的跟進工作。3 術(shù)語與定義 公文：是指公司或下屬部門與政府部門、外界單位往來行文的外部文件，及公司內(nèi)部的各類文件的總稱，但不包括管理文書與合同文件； 管理文書是指流程、指引、制度、細(xì)則、辦法、規(guī)定、手冊、程序、標(biāo)準(zhǔn)等管理性文件，管理文書由綜合部發(fā)布管理； 合同文件：包括公司與外部單位間訂立的具有法律效力的合同、協(xié)議及其附屬文件，其管理規(guī)范遵循合同管理相關(guān)要求執(zhí)行。二. 公文管理規(guī)定1 目的為規(guī)范、細(xì)化公司公文管理，提高公文處理質(zhì)量和效率。如因特殊情況需要蓋章時，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理書面批準(zhǔn)；3）印章管理人應(yīng)設(shè)立印章使用登記臺賬，以備日后核查。重要文件的用印，更要加強審閱工作，具體要求如下：)審閱《用章申請表》與用印材料的主題是否一致；)審閱已經(jīng)審批的用印材料是否有涂改；)審閱文本的空白處是否全部填寫完畢或已劃去；)審閱一式多份的材料，每份的內(nèi)容是否一致；)審閱其他須特別審核的事項。印章借出期間，借用人只可將印章用于所申請事由，并對印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。該合同清單作為蓋章登記表存檔；5）綜合部、財務(wù)部在其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的例行性工作文件，如辦理各公司證照的年審變更、社保及住房公基金業(yè)務(wù)、對外報送的各類業(yè)務(wù)報表、開戶資料、貸款資料、申購/代開發(fā)票等，由印章管理人審閱并在《用章登記表》上登記后蓋章；6）嚴(yán)禁員工私自將企業(yè)印章帶出公司使用。 印章的使用范圍1）企業(yè)對外簽發(fā)的文件；2）企業(yè)與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件； 3）由企業(yè)出具的證明及有關(guān)材料 ； 4）企業(yè)對外提供的財務(wù)報告；5）公司章程、協(xié)議； 6）員工調(diào)動、任免、聘用； 7）協(xié)議（合同）資金擔(dān)保承諾書；8）對外投資、合資、合作協(xié)議；9）各類經(jīng)濟合同等。 印章的保管 1）企業(yè)印章實行專人保管制度：）企業(yè)公章、企業(yè)法人章、合同專用章、法定代表人簽字章由公司綜合部保管；）財務(wù)專用章和發(fā)票專用章由財務(wù)部保管，法定代表人印鑒章由財務(wù)部指定的出納員保管；）部門業(yè)務(wù)章由使用部門指定人員保管。5 工作程序 印章的刻制1）除部門業(yè)務(wù)章外，其它所有企業(yè)印章（企業(yè)法人章、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法定代表人印鑒章和簽字章）由綜合部申請刻制，填寫《印章刻制申請表》 ，報總經(jīng)理審核，由綜合部按照法律規(guī)定程序到工商行政管理部門注冊登記和到公安機關(guān)核準(zhǔn)，然后委托指定的專營單位刻制；2）部