【正文】 據(jù)發(fā)文流程的定義，把發(fā)文轉(zhuǎn)給本部門的負(fù)責(zé)人審核，并轉(zhuǎn)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽。填寫完成后即可進(jìn)入流轉(zhuǎn)過程。 根據(jù)對需求的分析。(2). 可對發(fā)文進(jìn)行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計、打印。用戶可根據(jù)實際情況設(shè)置工作流程，以決定不同行文流向及處理過程。可以查看收文概況，了解收文的過程。(3). 承辦部門簽收承辦部門在收到通知后，打開并查閱收文管理，可以自動進(jìn)行簽收。登記后如果你認(rèn)為本文件還需要部門內(nèi)其他人員審核(如辦公室主任)，選擇帶有部門主管簽署意見的流程。根據(jù)對需求的分析。(3). 對來文的處理全過程進(jìn)行自動化管理和記錄。收文處理系統(tǒng)有以下需求：(1). 要求對所有的來文通過計算機進(jìn)行簽收登記、錄入、擬辦、批示、辦理、傳閱、歸檔。下發(fā)的公文和處理結(jié)果通過Web技術(shù)以公告形式在網(wǎng)上公布。而且，流程不限制步驟。包括待辦公文、文稿撰寫，日程安排、待辦事項、待辦時定義。： 系統(tǒng)功能模塊圖3．功能模塊設(shè)計公文管理子系統(tǒng)公文管理系統(tǒng)是OA系統(tǒng)的核心部分，公文管理子系統(tǒng)由收文管理、發(fā)文管理、報告管理、文檔管理等模塊組成。事實上，它們在物理上可以通過一個Domino Server 來實現(xiàn)。典型的集成OA系統(tǒng)是前臺采用瀏覽器(一般用戶)和Notes Client (系統(tǒng)管理員和檔案人員) 實現(xiàn)，后臺采用Lotus Domino Server (其自帶Notes Server，Web Server，Mail Server)和SQL Server實現(xiàn)。三. 系統(tǒng)設(shè)計隨著Web技術(shù)的迅速普及，Intranet/ Internet以其特有的跨平臺、統(tǒng)一美觀的界面、簡單的操作給計算機技術(shù)乃至整個人類社會帶來了新的革命，基于Web 的計算機應(yīng)用系統(tǒng)越來越受到人們的歡迎?？梢愿鶕?jù)業(yè)務(wù)量的大小選擇不同規(guī)模檔次的服務(wù)器系統(tǒng)(如UNIX或PC，SMP或單CPU的服務(wù)器)，同時還可以利用Notes/Domino群集技術(shù)提高系統(tǒng)的吞吐量和高可靠性。 (6). 適應(yīng)企業(yè)級、跨企業(yè)級的應(yīng)用。可以獲得廠商的豐富經(jīng)驗與支持。Notes/D0mino支持幾乎所有的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)、郵件與報文傳送標(biāo)準(zhǔn)、安全性標(biāo)準(zhǔn)、編程開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)。 (5). 開放性。由于采用了功能強大的單一產(chǎn)品，本系統(tǒng)的總體保有費用在各方面都會降低。 (4). 保有費用低。對于安全性管理、系統(tǒng)可靠性管理等重要工作，管理人員可以使用Notes/Domino完備的管理手段。 (3). 管理容易、機制完整。這大大減少開發(fā)的工作量，提高了應(yīng)用系統(tǒng)的可靠性。在相同的、唯一的界面下，用戶可以獲得郵件信息、辦公信息、專業(yè)應(yīng)用信息、關(guān)系數(shù)據(jù)庫信息、Internet信息等各個方面的信息。 (2). 集成性。而群件系統(tǒng)的應(yīng)用或者辦公管理應(yīng)用則可以利用Notes/Domino的快速開發(fā)、實施能力在較短的時間內(nèi)實現(xiàn)。應(yīng)用系統(tǒng)的推出與使用是投資得以回報的關(guān)鍵。 利用Domino/Notes建立的企業(yè)信息集成系統(tǒng)，完全符合系統(tǒng)對郵件與群件平臺的要求。通過這些編程開發(fā)工具以及相關(guān)的軟件產(chǎn)品或工具，開發(fā)者還可以集成企業(yè)的其它信息來源，如通過ODBC標(biāo)準(zhǔn)或Notes pump產(chǎn)品與關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)雙向交換數(shù)據(jù)。網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用開發(fā)工具與實施工具：Lotus Domino/ Notes提供了一整套集成的、面向網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的開發(fā)工具。 (3). 交互式的Web服務(wù)器：Lotus Domino/ Notes完全支持Internet標(biāo)準(zhǔn)，可以發(fā)布或瀏覽Web信息。Notes的數(shù)據(jù)庫不僅可以包含結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)信息，而且還可以存儲、管理關(guān)系型數(shù)據(jù)庫或者其它數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)無法存儲與管理的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。Notes Mail提供最終用戶一個非常簡單易學(xué)的郵件系統(tǒng)，其中還包含日歷與日程管理的功能；同時還提供可以與應(yīng)用系統(tǒng)集成的、以支持工作流應(yīng)用為特點的群件應(yīng)用開發(fā)能力。Lotus Notes/Domino的主要功能可以概述為： (1). 電子郵件與報文傳遞：Lotus Domino/Notes是客戶機/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的報文傳遞系統(tǒng)。Lotus Notes/Domino是電子郵件、文檔數(shù)據(jù)庫、快速應(yīng)用開發(fā)技術(shù)以及Web技術(shù)為一體的電子郵件和群件平臺。所以，建立一流的辦公自動化系統(tǒng)，需要先進(jìn)、功能強大的應(yīng)用開發(fā)平臺，也就是說，所采用的應(yīng)用開發(fā)平臺應(yīng)該能夠適應(yīng)計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展趨勢，有利于提高管理和辦公的效率，有利于促進(jìn)各部門之間的協(xié)同工作，有利于創(chuàng)建現(xiàn)代管理制度和工作方式。： OA系統(tǒng)環(huán)境結(jié)構(gòu)圖結(jié)合對某公司辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用需求的分析，認(rèn)為對OA系統(tǒng)作需求分析，、辦公應(yīng)用平臺以及事務(wù)處理平臺中滿足以下的要求：首先，必須具有工作流性質(zhì)的處理過程和監(jiān)督功能，從而解決多部門協(xié)作問題，推動部門間的高效率協(xié)作；其次，提供集成處理與發(fā)布信息的工作平臺，解決以往信息收集、處理和發(fā)布過程相分割的問題，減少不必要的交接環(huán)節(jié)，提高工作便利性；再次，必須提供與其它管理信息系統(tǒng)(MIS)的信息交流，解決以往數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一致而造成的信息收集困難的問題，減少額外的工作量和大量重復(fù)勞動。如何共享這些信息并在各部門中傳遞，同時為領(lǐng)導(dǎo)決策提供方便，也應(yīng)該是辦公自動化中研究的內(nèi)容。同時，為了滿足各類辦公工作的需要，OA 系統(tǒng)中有文檔辦公、業(yè)務(wù)辦公、行政辦公、領(lǐng)導(dǎo)辦公等模塊。OA系統(tǒng)的實施，需要單位內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)人員、行政管理人員、文秘人員、專業(yè)人員的共同參與；辦公自動化系統(tǒng)支持各類辦公人員工作的自動化。事實上，辦公室業(yè)務(wù)也即管理業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各項工作程序，辦公自動化也即管理自動化。在辦公網(wǎng)絡(luò)的安全性管理中，除硬件、網(wǎng)絡(luò)、操作系統(tǒng)的安全性外，系統(tǒng)提供Lotus Domino/Note 自身的7 層安全機制，包括身份驗證、加密、權(quán)限控制、電子簽名等。在文檔打印中，突破Notes 局限，實現(xiàn)多種內(nèi)容的打印和所見即所得的打印技術(shù)。(4). 打印和查詢。(3). 表單定制。(2). 辦公流程。系統(tǒng)采用統(tǒng)一簡潔的用戶界面，并根據(jù)使用者身份，動態(tài)顯示相應(yīng)操作界面。 本論文的研究正是基于這一實際課題－辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)項目。 為了提高了公司整體辦公效率，需要具有先進(jìn)水平的辦公與管理機制提供強有力的支持。但有限的技術(shù)能力，使這些面向各部門內(nèi)部事務(wù)處理的辦公自動化系統(tǒng)相互之間標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各自為政，難以集成。因此，無論是對于一個國家還是對于一個企事業(yè)單位，如果要在未來的社會中獲得發(fā)展，掌握信息技術(shù)已變成了一個基本要素。二．需求分析1．功能需求隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的超速發(fā)展，帶動了信息的廣泛交流甚至導(dǎo)致了信息爆炸“信息時代”這一詞匯似乎己經(jīng)被普遍接受。通過網(wǎng)絡(luò)，組織機構(gòu)內(nèi)部的員工可跨越時間、地點協(xié)同工作。辦公自動化是信息社會的一種新型辦公方式，它將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合。 (3). 整合信息資源，實現(xiàn)知識管理打破“信息孤島”，徹底改變文件丟失遺漏、管理分散、查找不方便等現(xiàn)象，解決因人事變動導(dǎo)致經(jīng)驗流失等問題，通過知識管理，有效整合并積累各類資源，實現(xiàn)再利用。 (2). 規(guī)范工作管理，提高整體效率解決了跨地域跨部門多崗位間的業(yè)務(wù)處理諸多問題，有效避免工作中出現(xiàn)的脫節(jié)、延誤、錯辦等情況，杜絕職責(zé)不清、工作推脫等怠工現(xiàn)象，實現(xiàn)網(wǎng)上協(xié)同辦公，增強組織協(xié)調(diào)能力，提高團隊協(xié)作能力。 隨著信息技術(shù)的發(fā)展和國內(nèi)信息技術(shù)應(yīng)用水平的提高，在辦公過程中，傳統(tǒng)的工作方式和審批模式己經(jīng)難以滿足新的需求，實現(xiàn)辦公自動化已經(jīng)是提高政府機關(guān)和企事業(yè)單位辦公效率，規(guī)范化管理的必然趨勢。在日常的辦公過程中，比較容易出現(xiàn)以下的差錯：一是各部門的信息傳遞和事務(wù)交接仍然由人工完成，容易出現(xiàn)差錯；二是上下級和部門之間無法實現(xiàn)協(xié)同工作，難以及時溝通；三是信息和工作流程相互分離，缺少至關(guān)重要的隨時記錄，使工作監(jiān)控和評估困難重重。從這個意義上講，在市場競爭日趨白熱化的今天，辦公自動化己經(jīng)不再是一種手段、一種工具，而成為決定企業(yè)生存發(fā)展的命脈。2．辦公自動化系統(tǒng)的研究意義應(yīng)該說沒有人懷疑計算機的出現(xiàn)給辦公室職員帶來的便利，但是對現(xiàn)代的辦公自動化而言，其目的己經(jīng)不局限于減輕員工的工作量，而是要將員工從繁瑣的事務(wù)性工作中解放出來，用更多的精力去關(guān)注最重要的事情，從而提高企業(yè)的效率，增強企業(yè)的綜合競爭能力。對知識的運用效果關(guān)系到企業(yè)的綜合發(fā)展實力。知識貫穿于各種方式的信息交流，從簡單的電子郵件、群件與協(xié)作、直至構(gòu)建Web應(yīng)用，其核心目的都是在獲得與應(yīng)用知識。綜上所述，辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展經(jīng)過三個階段，兩個飛躍過程。第三代辦公自動化則是從以工作流程為中心的第二代辦公自動化系統(tǒng)提升到以知識管理為核心。 辦公自動化發(fā)展趨勢從80年代中期起步的第一