房產(chǎn)中介門店秘書職責(zé)手冊-文庫吧資料
2025-06-05 22:01本頁面
【正文】 況，對于違規(guī)上網(wǎng)、操作電腦，按規(guī)定處罰；對于店內(nèi)電腦出現(xiàn)的軟件及硬件進(jìn)行及時修復(fù)，或盡快聯(lián)系網(wǎng)管，確保店內(nèi)電腦正常運行；確保單店網(wǎng)絡(luò)通暢；每天至少兩次查閱公司網(wǎng)站及房友通知（消息）并下載、傳達(dá)；如有重要通知或重要政策出臺。（詳見秘書考核表）秘書需妥善保管所有制式文件，在三個月內(nèi)未有任何管理制式文件工作上的失誤，公司將給予秘書相應(yīng)的獎勵。其他問題監(jiān)督■ 接待客戶、接聽電話不規(guī)范的行為；■ 經(jīng)紀(jì)人上網(wǎng)聊天，上不良網(wǎng)站的行為；■ 經(jīng)理、經(jīng)紀(jì)人私自或以朋友名義擔(dān)保把鑰匙借給外公司，而不按規(guī)定手續(xù)辦理；■ 經(jīng)理包庇某一員工，造成其他員工不滿情緒或者做出過激行為；九、備注秘書發(fā)現(xiàn)以上違規(guī)行為必須及時上報總部，每月必須就單店問題作2點闡述，可以電話或以文字形式上報。及時和總部反映；另須做好事件處理、轉(zhuǎn)辦、跟進(jìn)、催辦、回復(fù)、報告等溝通工作；1協(xié)助經(jīng)理做好其他工作及總部臨時交辦的工作；1與總部運營中心配合做好各項統(tǒng)計報表，做好各項數(shù)據(jù)收集；八、監(jiān)督工作蓋章類文件監(jiān)督■ 對于經(jīng)理及經(jīng)紀(jì)人領(lǐng)取制式文件，必須做好領(lǐng)用登記及回收，對于不能提供文件并無真當(dāng)理由的，對經(jīng)理或經(jīng)紀(jì)人按制度罰款；信息安全監(jiān)督■ 經(jīng)理或經(jīng)紀(jì)人向外公司人員透露房源或客源信息的行為■ 帶領(lǐng)其他公司人員來本公司查看房友系統(tǒng)，抄錄信息的行為■ 經(jīng)紀(jì)人其他損害公司信息安全的行為考勤及外出登記監(jiān)督■ 經(jīng)理、經(jīng)紀(jì)人外出須填寫外出登記及大致回來時間。櫥窗廣告、店內(nèi)板報的布置及更新；注：櫥窗廣告須30天更新一次，房源催促經(jīng)理按時提供?！苍斠姟兜陝?wù)管理制度手冊》〕來人來電要熱情接待，使用規(guī)范禮貌用語 ，給予及時幫助；對于投訴等問題及時反映給經(jīng)理或上報總部，并做好跟進(jìn)工作，確保每件事都落到實處；生活用品、辦公用品的購買，并做好現(xiàn)金日記賬；制式物品、文件管理及登記造冊；低值易耗品、固定資產(chǎn)的維護(hù)保養(yǎng)，數(shù)碼相機的保管；文件收發(fā)：所有函件須確認(rèn)其基本信息方可簽收，不能隨意簽收有疑義文件，所簽收文件需在簽收后60分鐘內(nèi)通知當(dāng)事人，如本人不在店內(nèi)，需電話通知。培訓(xùn)：房友使用的簡單培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)房源發(fā)布及更新的培訓(xùn)注：詳見《人力資源管理制度》六、 保密工作秘書為單店的核心管理，需要有高度的責(zé)任意識、嚴(yán)明的組織紀(jì)律要求、高度的職業(yè)精神，保證做到公司房源信息不對任何非公司制度許可的第三人透露，對損害到第三方利益的行為要做到公平公證?？记冢好吭碌赘鶕?jù)考勤卡做好考勤表，每月1日將上月的考勤表發(fā)到公司的人事部。調(diào)動：填寫《員工房友賬號變動申請單》。員工離職當(dāng)天秘書必須在房友情報站中發(fā)布離職通告，同時馬上處理其在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的房源。離職：及時向人事部反饋門店人員離職信息，并填寫《員工房友賬號變動申請單》提交運營中心刪除其房友賬號。入職：通知復(fù)試合格者按時入職，并按照公司人事部要求填寫人事類表格。五、人事管理應(yīng)聘：有人來應(yīng)聘，填表，安排初試。因個人過失造成公司損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。a) 財務(wù)報表的制作：根據(jù)財務(wù)要求每月做好相應(yīng)財務(wù)報表，在規(guī)定時間上報公司財務(wù)部。如果與其他單店合作，及時傳真到其他單店并確認(rèn)收到，成交雙方均簽字確認(rèn)后，由成交方傳真至總部運營中心。其他：團(tuán)隊基金、罰款的管理，所有費用的進(jìn)出，做好現(xiàn)金日記賬，保留發(fā)票，做好單店報銷工作。房款：房款只能由公司財務(wù)部門收取，不得有經(jīng)紀(jì)人或者門店自己代收，違反者，公司將追究其法律責(zé)任。傭金：由秘書統(tǒng)一收取并開具收據(jù)，如果客戶需要發(fā)票，則用收據(jù)換取發(fā)票。意向金：秘書統(tǒng)一保管意向金專用卡，經(jīng)理使用時必須向秘書申請使用此卡，秘書同時應(yīng)及時做好此卡的金額出入記賬工作。收據(jù)的使用必須做好登記，無特殊情況必須由秘書開具，如遇到經(jīng)理及經(jīng)紀(jì)人需外出收取意向金或傭金之情形，每次只能限領(lǐng)一份，并做好領(lǐng)用登記記錄（必須注明物業(yè)地址、金額、用途），事后必須歸還其他兩聯(lián)及所開收據(jù)金額相應(yīng)的款項，作廢需交回原件。三、鑰匙管理由秘書對店門鑰匙(含公配、私配鑰匙)統(tǒng)一建檔管理，負(fù)責(zé)對管理的鑰匙的數(shù)量、編號及使用等內(nèi)容逐一進(jìn)行確認(rèn)，并制定《鑰匙領(lǐng)用簿》，做好鑰匙的借用登記入簿管理工作；秘書應(yīng)定期對鑰匙柜內(nèi)的標(biāo)簽和鑰匙編號進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽、編號脫落或模糊不清時，應(yīng)及時跟新改進(jìn)；借用人員辦理鑰匙退還手續(xù)時，秘書應(yīng)在核對鑰匙標(biāo)識、數(shù)量后，在對應(yīng)的登記表中標(biāo)注鑰匙退還時間，并將鑰匙整齊有序
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