【正文】 6）把電子版本給接收人以及分發(fā)單上的所有人員包括擬稿人； 7）傳送單保存在文件儲存柜中； 8）電子版本存入在電子文件庫中。 ．函件發(fā)文流程 ．備忘錄、會議紀(jì)要或單張的文件、圖紙要附以傳送單發(fā)出。 ．信函和傳真 ．公司所有員工必須確保外發(fā)的信函或傳真按以下要求進(jìn)行： ◣擬稿人從文控中心處獲取外發(fā)函件編號；◣文件中心更新函件登記表，并記錄擬稿人、日期和文件主題；◣擬稿人要求： 1）按公司標(biāo)準(zhǔn)模版草擬信函或傳真； 2）通過電子郵件方式把需處理的函件或傳真發(fā)送給文控中心，如有特殊要求，予以說明。 原則上來往函件中的一個文件只限一個主題。8．外發(fā)函件 ．總則 所有外發(fā)的函件需有高管層的職務(wù)和簽名（函件編碼冠以JVC）或部門總經(jīng)理的職務(wù)和簽名（函件編碼冠以部門代碼）。 ．公司員工就確保與公司有業(yè)務(wù)來往的收件都有提交給文控中心分發(fā)，文控中心應(yīng)遵循以下： ◣將接收的函件增加編號識別；◣把函件登記到公司函件來往函件記錄表中；◣請示高管層或相關(guān)部門總經(jīng)理確定函件所需的分發(fā)范圍；◣根據(jù)分發(fā)要求進(jìn)行復(fù)印和分發(fā)；◣把紙質(zhì)原件存入文件儲存柜里； ．原則上所有與公司有業(yè)務(wù)來往的傳真文件都需要登記和存檔。一般來講，接收的外部文件來自不同的公司或組織，所產(chǎn)生的傳真文件也就不同。編碼/Item No.部門代碼部門全稱1JVC公司2CC費(fèi)用控制部3CP合同及采辦部4CR客戶關(guān)系部5FC財務(wù)及控制部6HRA人力資源及行政部7HSE健康安全和環(huán)保部8MD市場開發(fā)部9OPS營運(yùn)部10PJ接收站項目部11ST供應(yīng)及運(yùn)輸部12TL管線項目部13TR資金及風(fēng)險管理部 ．序列編號 來往函件按不同類別進(jìn)行登記，按函件登記序列號遞增。 ．來往函件編號控制 ．發(fā)文編號 所有函件發(fā)文編號將按以下形式進(jìn)行控制 DPLNGxxaasequential number 此處： DPLNG 公司名稱 Xx 發(fā)送部門 Aa 函件類別 ．收文編號 所有函件發(fā)文編號將按以下形式進(jìn)行控制 aa sequential number 此處： aa 函件類別 sequential number 三位數(shù) ．來往函件類別 來往函件類別將由文控人員分配與控制 F 傳真代碼 M 備忘錄 L 信函代碼 MOM 會議紀(jì)要 X 傳送單 ．發(fā)送代碼 發(fā)送文件代碼將由文控中心負(fù)責(zé)分配與控制。6．來往函件 ．定義 ．來往函件指用在內(nèi)部或外部之間的聯(lián)系所產(chǎn)生的信函、傳真、備忘錄和會議紀(jì)要； ．信函指用于與第三方之間發(fā)生的契約和商業(yè)函件； ．傳真指與第三方必須及時以傳真方式傳達(dá)的文件； ．備忘錄指用于正式的內(nèi)部討論的文件或協(xié)議； ．會議紀(jì)要指用于會議后整理成的正式記要； ．傳送單指只用于從一方傳送給另一方的附有報告、圖紙、手冊和其它不同數(shù)據(jù)文件的封面。 ．公司員工職責(zé) ．公司所有員工有責(zé)任感熟悉已生效并實施的程序要求、工作指南和工作說明并在日常工作中按其程序要求執(zhí)行。 ．所有從電子文檔庫打印的紙張文件均為“僅為參考”資料而非受控文件。3．生效 本程序?qū)⒆鳛楣疚目刂行牡奈募芾硪罁?jù)，自批準(zhǔn)之日起生效。．表格 表格1書籍總匯 表格2書籍借閱登記表廣東大鵬液化天然氣有限公司書籍總匯購買日期書籍名稱金額編號出版社備注書籍借閱登記書籍名稱：購買日期：金額：書籍編號：借閱人姓名部門借閱人簽名歸還日期歸還人簽名 廣東大亞灣天然氣有限公司中國 深圳往來函件程序編號：DPLNGJVCPR002023/05/05批準(zhǔn)實施馬乾鈞馬乾鈞MGTKA20/03/05初次使用版本日期出版目的編制審核部門審批公司審批目錄往來信函收發(fā)程序1．目的 本程序的目的是對公司的來往函件包括信函、傳真等文件進(jìn)行控制與管理并提供收發(fā)指導(dǎo)，確保文控中心遵循以下要求： ．能夠方便、快捷地檢索到最新文件，提高文件的有效使用率； ．建立主控文檔儲存柜和電子文檔庫，有效分享和利用文件； ．使文件資料標(biāo)準(zhǔn)化； ．提高文件資料的質(zhì)量和有效性。．借閱期限．書籍借閱期原則上為30個日歷日；．公司員工應(yīng)按期歸還所借書籍，如有特殊需要不能按期歸還，應(yīng)在無須使用的情況下及時歸還；．如果員工與公司的勞動關(guān)系終止，需立即歸還所借書籍，否則。．管理規(guī)則．凡使用公司經(jīng)費(fèi)購買的書籍均是公司的資產(chǎn)，所購買的書籍須先效文控中心編號登記并進(jìn)行統(tǒng)一管理；．文控中心管理人員對所購買的書籍按附件1書籍總匯中的內(nèi)容進(jìn)行驗收、登記、編號及加蓋公司書籍專用章后，方可辦理借閱手續(xù)；．不管所購買的書籍內(nèi)容相同與否，每一本書籍只產(chǎn)生一個文件編碼；．因公培訓(xùn)或公司考察人員帶回的書籍應(yīng)交一份于DDC保管，以便公司其它員工共享。．范圍 本書籍管理制度適用于本公司員工。 ．特殊要求 按照需求，各部門新產(chǎn)生的文件類型編碼會繼續(xù)增列在附件2中，文控中心獲知變更后進(jìn)行更新。 ．文件類型 文件類型編碼由文控中心負(fù)責(zé)分配與管理，附件2為文件類型所使用的編碼，如有特殊要求，文控中心會為其他的文件類型分配適當(dāng)?shù)木幋a。這些標(biāo)準(zhǔn)版已列在公司文件登記表并且存放在電子文件數(shù)據(jù)庫中。No DPLNGJVCREG001） ．責(zé)任人 ．公司員工都有責(zé)任和權(quán)利起草一份文件； ．文件篡寫人在開始起草文件前需向文控中心申請文件號。2．范圍．除接收站項目和管線項目部繼續(xù)使用原有的文件編碼系統(tǒng)外，公司所有其它相關(guān)部門均以本文件編碼系統(tǒng)為準(zhǔn)；．這一程序適用的文件類型如附件2中所示。10．借閱/申請文件 ．公司員工如需借閱文件，包括合同，需填寫合同/文件申請表（編號：DPLNGJVCT012）并獲取相關(guān)部門經(jīng)理/總裁批準(zhǔn)； ．如需申請使用公司許可、證書類文件，需填寫許可證書申請表（編號：DPLNGJVCT008），該表可在公司局域網(wǎng)內(nèi)看到。9．存檔 ．所有文件按紙張文件和電子文件兩種類型保存； ．文控人員至少保存兩份文件，一份定義原件用于存檔，另一份定義復(fù)印件使用于借閱和查閱。 ．所有對外發(fā)放的文件都需按以下程序進(jìn)行： 1)對外發(fā)送的文件需向文控人員申請文件編號并填寫文件審批簽發(fā)表（編號：DPLNGJVCT009） 2)檢查是否有發(fā)送部門經(jīng)理的簽名； 3)獲取會簽部門經(jīng)理的簽名（如有必要）； 4) 獲取總裁或副總裁或財務(wù)總監(jiān)的外發(fā)許可簽名； 5) 文控人員打印出外發(fā)文件； 6)外發(fā)并存檔。 ．文控人員按下列要求正式發(fā)布文件： a． 核實文件簽署人是否正確； b．蓋上“原件”章并存入公司文件庫； c．把舊版本文件替換出來并蓋上“作廢”章； d．如需對外發(fā)放，填寫詳細(xì)傳送單并按第8條規(guī)定發(fā)給相關(guān)單位； e．把修改后的電子文件從公司局域網(wǎng)內(nèi)替換出來并轉(zhuǎn)存至“作廢”文件夾； ．文控人員更新文件目錄，需要詳細(xì)修改過的文件記錄 ．文件作廢 ．編寫人填寫文件作廢表格并按原發(fā)放范圍收回作廢文件； ．文控人員把舊版本文件替換出來并加蓋“作廢”章； ．把舊的電子版文件從公司局域網(wǎng)內(nèi)轉(zhuǎn)至“作廢”文件夾里； ．文控人員即時詳細(xì)更新作廢文件目錄。完成更新文件后，編寫人需把已署名的文件遞交給相關(guān)審核人員進(jìn)行審核； ．相關(guān)人員審核完成后，編寫人把已審核的文件遞交給相關(guān)部門經(jīng)理和公司總裁獲取簽名批準(zhǔn)； ．一旦得到審批后，編寫人把原件交給文控人員進(jìn)行發(fā)布并存檔。．文件更新 ．文件編寫人可在公司局域網(wǎng)內(nèi)下載更新電子文件，更新版本，并直接對該文件進(jìn)行修改。同時電子文件交給文控人員進(jìn)行曲存檔；．文控人員按下列要求正式發(fā)布文件： a．核實文件署名人是否正確； b．蓋上“原件”章存入公司文檔庫； c．如需對外發(fā)放，填寫詳細(xì)傳送單并按第8條規(guī)定發(fā)放給相關(guān)單位； d．把電子文件放入公司局域網(wǎng)；．文控人員即時在文件目錄中詳細(xì)更新。6．新文件審批與發(fā)布．文件編寫人員需填寫文件頒布申請表（編號：DPLNGJVCT017）向文控人員獲取新文件的編號；．文控人員需查看文件目錄并檢查所要產(chǎn)生的文件是否已有類似文件生存，如果該文件已有類似文件生存，文控人員和編寫人需提議把該文件采用整合、更新或用新文件代舊文件的方式重新生存新文件；．編寫人員在似寫文件時需按照標(biāo)準(zhǔn)文件格式（編號：DPLNGJVCT016）鍵入新文件；．編寫人員在進(jìn)行文件內(nèi)部循環(huán)并征求意見時，需同時把原文一起發(fā)給意見征求人員并及時把所征求的意見匯編進(jìn)文件里。公司的合同和一些特殊的機(jī)密性文件，需在文件上加蓋“機(jī)密”二字的章，如相關(guān)人員需申請使用或查閱，須填寫合同/文件申請表（編號：DPLNGJVCT012）方可申請借閱使用。4．文件目錄 文件包含各種類型的資料和材料，其中有報告、技術(shù)資料、管理性文件，質(zhì)量文件、合同、法律