【正文】 文字材料。第十三條 文件資料（歸檔范圍）：一、項(xiàng)目文件（一）立項(xiàng)批復(fù)（或可行性研究報(bào)告）、規(guī)劃意見書、審定設(shè)計(jì)方案。（四）地產(chǎn)項(xiàng)目“五證”：國有土地使用證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)工程施工許可證、商品房預(yù)售許可證。（二）房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)資質(zhì)證書。第十一條 各崗位檔案工作人員職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本部門的檔案及有關(guān)的資料；（二）統(tǒng)一管理本部門各類檔案，編制檢索工具，開展檔案編研，積極提供利用；（三）按照檔案箱柜、庫房管理的要求做好安全防范、不斷完善檔案的保管條件，維護(hù)檔案的完整與安全；（四）做好本檔案庫房清潔衛(wèi)生、柜架檔案的排列擺放及柜架標(biāo)識等工作；（五）組織并參加本室檔案的鑒定、銷毀和移交工作； （六）嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)的保密規(guī)定，嚴(yán)格檔案調(diào)閱手續(xù)，確保檔案資料不丟失、不泄密。第十條 集團(tuán)各部門應(yīng)重視檔案工作人員的選配，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)和管理水平，并保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定。做好收集、整理、信息化處理和保管工作，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的移交或銷毀；（四）編制本專業(yè)檔案所適用的各種檢索工具，開發(fā)檔案信息資源，積極提供檔案利用，為集團(tuán)各項(xiàng)工作服務(wù)；（五）對檔案的接收、移交、保管、利用和銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，收集、整理檔案利用效果；（六）收集、整理和保管與本室存檔有關(guān)的資料。 三、各子公司綜合部檔案管理崗位的職責(zé)是：（一）貫徹執(zhí)行集團(tuán)檔案管理工作的制度及實(shí)施細(xì)則，統(tǒng)一負(fù)責(zé)本公司各類文檔材料的規(guī)范管理和檔案管理系統(tǒng)的正確使用；（二）對公司內(nèi)的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一的指導(dǎo)和監(jiān)督，組織公司內(nèi)檔案工作檢查、指導(dǎo)，對相關(guān)業(yè)務(wù)檔案兼職人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)工作； （三）負(fù)責(zé)本公司各類檔案的收集、整理、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、信息化處理和提供利用工作。 二、各管理中心專、兼職檔案管理崗位的職責(zé)是：（一）貫徹執(zhí)行集團(tuán)檔案管理工作的制度及實(shí)施細(xì)則，統(tǒng)一負(fù)責(zé)本部門各類文檔材料的規(guī)范管理和檔案管理系統(tǒng)的正確使用；（二）收集、整理屬于歸檔范圍的各種文件、合同、圖紙等，并按照規(guī)定的時(shí)間完成向集團(tuán)檔案部門移交歸檔工作。各管理中心設(shè)專人（可兼職）管理檔案、各子公司辦公室設(shè)置綜合檔案室，配置專職檔案管理人員。集團(tuán)總裁辦檔案室負(fù)責(zé)各管理中心、各子公司各類檔案工作的統(tǒng)一規(guī)劃，制發(fā)統(tǒng)一的管理辦法、實(shí)施細(xì)則，并對其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。各管理中心、各子公司檔案其最終處置權(quán)屬于集團(tuán)，各管理中心、各子公司檔案管理部門（人）按照本制度規(guī)定的原則，集中統(tǒng)一管理本部門的各類檔案，以維護(hù)集團(tuán)檔案全宗的完整與安全。檔案管理信息化納入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)同步進(jìn)行，以促進(jìn)檔案管理水平的不斷提高。第三條 檔案工作是集團(tuán)一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，是提高工作效率和管理水平，加強(qiáng)內(nèi)控，防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的必要條件，也是維護(hù)集團(tuán)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。第二條 本制度所稱各類檔案，是指全集團(tuán)在各項(xiàng)業(yè)務(wù)和工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種門類和不同載體的歷史記錄。第七章 　附　則第二十一條 本制度由集團(tuán)總裁辦檔案室負(fù)責(zé)解釋和修訂，自頒布之日起實(shí)施。 第六章　 罰　則第十九條 嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)私自刻制公章，否則無論用于何種目的，都要嚴(yán)肅追究責(zé)任。第十八條 集團(tuán)（公司）不允許開具蓋有集團(tuán)（公司）公章的空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具的，必須經(jīng)集團(tuán)副總裁（公司部經(jīng)理）書面批準(zhǔn)，檔案室做特別登記、追蹤管理。第十七條 集團(tuán)（公司）印章的使用限在集團(tuán)（公司）辦公室內(nèi)，不能將印章攜帶出辦公室以外使用。集團(tuán)（公司）印章的使用必須嚴(yán)格登記、簽名。第十五條 集團(tuán)（公司）印章設(shè)專人保管，原則上印章的保管人也是印章的管理人。 第十三條 人事章由人力資源管理中心總監(jiān)按集團(tuán)（公司）人事管理的有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)管理。第十二條 法定代表人個(gè)人名章主要用于集團(tuán)（公司）法人代表授權(quán)證書；人事勞動(dòng)合同；招投標(biāo)書以及法律法規(guī)規(guī)定的其他用途。第十一條 集團(tuán)（公司）印章由總裁辦（綜合辦）檔案室歸口管理。第五章 印章的管理第十條 申請刻制好的印章應(yīng)在檔案室進(jìn)行登記。第九條 廢止 由于機(jī)構(gòu)變更或其他原因廢止的印章，由使用部門及時(shí)將印章交檔案室處理。第八條 散失、損毀、被盜 公司印章在遇到散失、損毀、被盜的情況時(shí)，責(zé)任人應(yīng)迅速向總裁辦檔案室遞交說明原因的報(bào)告書，報(bào)告書須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和總裁辦、中心一級的領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)。第七條 刻制 公司印章的刻制由總裁辦檔案室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。申請表必須由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第五條 部門章：工程部章、人力資源部章等。第二章 印章的管理機(jī)構(gòu)第一條 集團(tuán)財(cái)務(wù)章、財(cái)務(wù)人名章（即財(cái)務(wù)用法定代表人個(gè)人名章）由集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中心專人負(fù)責(zé)保管；其它印章由集團(tuán)總裁辦檔案室負(fù)責(zé)保管；第二條 子公司財(cái)務(wù)章、財(cái)務(wù)人名章由公司財(cái)務(wù)管理部專人負(fù)責(zé)保管；其它印章由公司綜合部檔案室負(fù)責(zé)保管；第三條 經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)后，部門章可以由相應(yīng)部門專人保管。（二）本辦法由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)解釋和修訂，自頒布之日起實(shí)施。擬寫文稿應(yīng)確定密級；打字、復(fù)印不得委托他人代理；攜帶外出的文件、資料應(yīng)包裝密封。第十一條 工作紀(jì)律 （一）秘書在日常工作管理中，應(yīng)自覺遵守公司的規(guī)章制度，嚴(yán)守工作紀(jì)律，做到：不該問的不問，不該說的不說。第十條 聯(lián)絡(luò)事務(wù)（一）秘書應(yīng)掌握領(lǐng)導(dǎo)與外界、家庭、公司內(nèi)部的通訊地址和聯(lián)絡(luò)方式，確保信息渠道的暢通。（五）秘書可受領(lǐng)導(dǎo)之命，對有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查，并將調(diào)查情況匯總后向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。事后視情況，將對方的答復(fù)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，辦理員工結(jié)婚賀禮或產(chǎn)后、病中探慰及生活困難的援助等事宜。第九條 代行事務(wù)（一）秘書可受領(lǐng)導(dǎo)委托，代表領(lǐng)導(dǎo)對員工或相關(guān)業(yè)務(wù)單位人員的婚、產(chǎn)、病、困等進(jìn)行賀、探、慰、助；出席婚、喪儀式，前往祝賀或吊唁。（四）對領(lǐng)導(dǎo)召集的會(huì)議，秘書應(yīng)做好會(huì)議記錄，并請與會(huì)人員會(huì)簽或請領(lǐng)導(dǎo)審簽，需要發(fā)文的，按有關(guān)規(guī)定辦理。（三）秘書應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)召集或出席會(huì)議的主題、人數(shù)、級別及是否用餐、住宿等情況，并預(yù)先通知總裁辦（綜合管理部）及與會(huì)者。并擬寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿，準(zhǔn)備各種相關(guān)的文件資料。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)外來名片的整理、歸類和輸錄等工作。（五）做好領(lǐng)導(dǎo)辦公室的報(bào)刊、雜志的訂閱、接收及上下架工作，保證報(bào)架的報(bào)紙不多于10天不少于5天；雜志存留2期；過期報(bào)刊雜志及時(shí)下架交總裁辦（綜合管理部）處理。（三）秘書應(yīng)隨時(shí)保持領(lǐng)導(dǎo)辦公室的整潔、有序，保持室內(nèi)溫、濕度適宜，空氣新鮮，保持充足的茶、水、食品等的供給，及時(shí)澆灌或更換室內(nèi)植物。 第七條 內(nèi)務(wù)整理（一）秘書負(fù)責(zé)每日收拾、整理領(lǐng)導(dǎo)的辦公桌、書架及工作所需的文件資料、臺(tái)歷、名片等各類文具用品和備用品，保證辦公場所整潔及辦公設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行正常。 （二）急件須在2 4小時(shí)內(nèi)提醒領(lǐng)導(dǎo)審閱；其他文件、資料根據(jù)文件性質(zhì)、類別待領(lǐng)導(dǎo)審閱后，按審閱意見辦理。（二）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)工作日程的設(shè)計(jì)及安排，并對領(lǐng)導(dǎo)出席的重要會(huì)見、會(huì)議中的講話進(jìn)行記錄整理。第五條 領(lǐng)導(dǎo)日程安排（一）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議、出差、參加宴會(huì)、拜訪客人等日程的預(yù)定和落實(shí)。（三）秘書應(yīng)定期收集公司及所屬子公司經(jīng)營管理方面的重要情報(bào)，主動(dòng)以書面形式及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映、匯報(bào)。第四條 文書管理（一）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)對經(jīng)營管理部門的決定、指示及重要會(huì)議決議事項(xiàng)的落實(shí)、督辦、協(xié)調(diào)及反饋工作。（二）秘書應(yīng)及時(shí)接轉(zhuǎn)領(lǐng)導(dǎo)的來電，若領(lǐng)導(dǎo)外出或正忙，須將來電在《來電登記表》上登記后及時(shí)呈報(bào)。第三條 傳達(dá)事務(wù)（一）秘書負(fù)責(zé)及時(shí)拆封致領(lǐng)導(dǎo)的外來公文、信函、傳真等，在《收件登記表》上登記后及時(shí)呈遞領(lǐng)導(dǎo)審閱。（六）對來訪者，秘書要彬彬有禮，主動(dòng)遞送茶水。若需安排用餐的，須直接安排或通知總裁辦（綜合管理部）預(yù)訂餐廳并安排菜單。（三）對于在領(lǐng)導(dǎo)辦公室以外進(jìn)行的會(huì)晤，秘書應(yīng)及時(shí)將會(huì)晤的時(shí)間、地點(diǎn)預(yù)先告知總裁辦（綜合管理部），以便預(yù)訂會(huì)場及確定會(huì)務(wù)工作人員。（二）對未經(jīng)預(yù)約要求會(huì)見領(lǐng)導(dǎo)的來訪者，在問清對方姓名和要求后，應(yīng)先請對方稍候，請示領(lǐng)導(dǎo)后，再引導(dǎo)其進(jìn)入會(huì)客室或辦公室。 第二條 接待事務(wù)（一）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤賓客、來訪者的預(yù)約、安排和接待工作，并制訂《領(lǐng)導(dǎo)每周工作日程安排表》，提前呈遞領(lǐng)導(dǎo)備忘。第一條 工作職責(zé)和內(nèi)容（一）專職秘書(以下簡稱秘書)的工作職責(zé)，主要是對集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)的工作進(jìn)行計(jì)劃、準(zhǔn)備和服務(wù)的事務(wù)性管理工作。*******。第九條 本制度由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)解釋和修訂，自頒布之日起實(shí)施。（五）存檔會(huì)簽完畢的文件，由公文發(fā)起部門按會(huì)簽意見修改并由總裁辦下發(fā)執(zhí)行。（三）擬辦收到需處理的公文，部門領(lǐng)導(dǎo)可以提出擬辦意見或轉(zhuǎn)入會(huì)簽程序。登記內(nèi)容包括：收文日期、收文編號、來文單位或部門名稱、來文標(biāo)題、份數(shù)、密級、去向等。（六）登記、存檔公文流轉(zhuǎn)過程中應(yīng)該及時(shí)登記；公文完成流轉(zhuǎn)過程后應(yīng)該及時(shí)存檔。（四）簽發(fā)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、總監(jiān)（主任）有權(quán)對所轄業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的公文進(jìn)行簽發(fā)；經(jīng)授權(quán)的副總監(jiān)（副主任）可代替總監(jiān)（主任）進(jìn)行公文簽發(fā)。（二）審核公文處理部門主管領(lǐng)導(dǎo)對公文格式、內(nèi)容進(jìn)行審核，向擬稿人提出修改建議?！凹瘓F(tuán)管理人員”——集團(tuán)主管（含）以上人員?！凹瘓F(tuán)業(yè)務(wù)部門”——運(yùn)營管理中心?！凹瘓F(tuán)管理中心領(lǐng)導(dǎo)”——各管理中心總監(jiān)（主任）、副總監(jiān)（副主任）。“集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)”——集團(tuán)總裁、副總裁。“報(bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。報(bào)送集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的公文須經(jīng)總裁辦統(tǒng)一處理；需跨部門會(huì)簽的公文，由總裁辦組織會(huì)簽。（六）文件編號規(guī)則：見附件五。（四）公文標(biāo)題加粗、居中，并下空一行開始正文；正文內(nèi)容起始行左空兩格；在標(biāo)題與正文內(nèi)容之間，如果需要體現(xiàn)收文部門名稱，則收文部門名稱頂格，并以冒號結(jié)尾。（二）公文字體采用仿宋GB2312；標(biāo)題字號采用小三號字，其余正文字號采用小四號字；。第五條 公文格式公文由文件編號、發(fā)文日期、文件類別、擬文人、審核人、批準(zhǔn)人、收文人、收文部門、抄送、附件、秘密等級、頁數(shù)、標(biāo)題、正文、成文部門/成文人、成文日期等部分組成。（七）批復(fù)適用于答復(fù)下級部門的請示事項(xiàng)。（五）報(bào)告適用于向上級部門匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級部門的詢問。（三）通知適用于批轉(zhuǎn)各部門的公文，傳達(dá)要求部門辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。（一）公告適用于向集團(tuán)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。第三條 總裁辦是集團(tuán)公文處理主管部門，集團(tuán)各管理中心行政秘書、各子公司辦公室（綜合部）、各項(xiàng)目部辦公室（綜合部）協(xié)助總裁辦處理集團(tuán)（本部門）公文。（三）下行文上級組織向下級組織下發(fā)的公文。（二）平行文平級組織或不相隸屬組織之間的公文。（一）上行文下級組織向上級組織報(bào)送的公文。公文處理包括發(fā)文處理和收文處理。第二篇文秘檔案管理****集團(tuán)公文管理制度第一條 總則為確保集團(tuán)公文處理工作規(guī)范化、制度化，提高公文處理工作效率和質(zhì)量，制定本制度。第五章 附 則第十三條 本辦法由總裁辦負(fù)責(zé)解釋和修訂。第十一條 如遇會(huì)議時(shí)間、場地重疊，無法按照要求作出安排的，總裁辦應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門聯(lián)系，以作出相應(yīng)調(diào)整或另行安排。第四章 會(huì)議室的使用第九條 需要使用會(huì)議室的部門應(yīng)將擬召開會(huì)議的名稱、規(guī)格、時(shí)間、人數(shù)及相關(guān)要求提前1天(需做會(huì)標(biāo)的提前2天)通知總裁辦。第三章 會(huì)議室的管理第七條 管理人員職責(zé)（一）每天對會(huì)議室進(jìn)行保潔、整理；（二）每次會(huì)議后立即清掃、整理；（三）每天對盆栽植物進(jìn)行養(yǎng)護(hù)并定期更換；（四）每天檢查設(shè)施設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問題立即酌情處理；（五）每天檢查物品的備用情況，根據(jù)需要隨時(shí)補(bǔ)充；（六）做好會(huì)議室的使用安排；（七）根據(jù)會(huì)議要求，做好會(huì)議室的布置工作；（八）做好會(huì)議的保密工作；（九）做好會(huì)議室的安全防范工作。第二章 會(huì)議室的配置和布置第五條 會(huì)議室的配置包括會(huì)議桌椅、演示板、書寫筆、視聽設(shè)備、飲水設(shè)施、空調(diào)、換氣扇、煙缸及電話等。第三條 總裁辦為會(huì)議室的歸口管理部門。會(huì)議室管理辦法第一章 總 則第一條 為滿足****集團(tuán)(以下簡稱集團(tuán))各類會(huì)議的需要，營造整潔、規(guī)范、有序的會(huì)議氛圍，確保集團(tuán)各類會(huì)議的順利舉行，特制訂本辦法。第十九條 本辦法自頒布之日起實(shí)施。提供要求各管理中心、子公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須參加重要會(huì)議的出勤情況；提供所抽查管理中心、子公司例會(huì)的落實(shí)以及會(huì)議的組織、效率和會(huì)議精神的落實(shí)情況等。（一）監(jiān)督檢查總裁辦將不定期對各管理中心、子公司例會(huì)以及會(huì)議的組織、效率和會(huì)議精神的落實(shí)情況進(jìn)行抽查，主要檢查會(huì)議的通知、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議簽到表、會(huì)議決議的落實(shí)情況報(bào)告以及各種會(huì)議資料的歸檔情況等。（四）會(huì)議的通知、簽到表、專用記錄本、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議落實(shí)情況報(bào)告、會(huì)議文件（包括參考文件）以及錄音、錄像、照相等資料由會(huì)議的組織部門負(fù)責(zé)編號歸檔保存，以便查詢。第十六條 會(huì)議決議的落實(shí)各有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門、系統(tǒng)必須按照會(huì)議的部署和會(huì)議紀(jì)要的要求做好會(huì)議精神的貫徹和落實(shí)。（三）集團(tuán)總裁辦公會(huì)的會(huì)議紀(jì)要直接以總裁辦的名義下發(fā)，其它需以總裁辦名義下發(fā)的會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)總裁辦主任審核，由總裁簽發(fā)并確定發(fā)放范圍。第十五條 會(huì)議紀(jì)要（一）會(huì)議的組織部門確定專人負(fù)責(zé)會(huì)議的記錄工作，集團(tuán)總裁辦公會(huì)、投資決策或重大項(xiàng)目等專題會(huì)議要建立專用記錄本，并按要求及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。（五）參加集團(tuán)總裁辦公會(huì)和其它一些涉及集團(tuán)經(jīng)營活動(dòng)重要會(huì)議的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度。（三）參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真做好會(huì)議記錄，不從事與會(huì)議議題無關(guān)的事情，遇特殊情況需離開時(shí)，應(yīng)經(jīng)會(huì)議主持人同意。第十四條 會(huì)議的要求（一）會(huì)議匯報(bào)發(fā)言應(yīng)緊扣議題，簡明扼要，以確保會(huì)議有較多的時(shí)間充分討論決定問題；各種溝通協(xié)調(diào)和討論會(huì)必須形成決議。安排好外地參會(huì)人員的返回服務(wù)工作。所有大型、中型會(huì)議都要實(shí)行簽到，由會(huì)議的組織部門負(fù)責(zé)簽到工作，及時(shí)統(tǒng)計(jì)到會(huì)和缺席