【正文】 印發(fā)之日起施行。發(fā)文處理包括擬稿、審核、擬辦、簽發(fā)、用印、登記、存檔等程序；收文處理包括簽收、登記、傳遞、擬辦、會(huì)簽、存檔等程序。主要包括：集團(tuán)各管理中心之間；各管理中心與集團(tuán)子公司之間；集團(tuán)各子公司之間的公文。第四條 公文種類(lèi)公文種類(lèi)包括公告、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。（四）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。（八）會(huì)議紀(jì)要適用于傳載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。（三）公文中采用的層級(jí)數(shù)，原則上不超過(guò)四層，序數(shù)符號(hào)如下：第一層“一、”，第二層“（二）”，第三層“”，第四層“（1）”。第六條 行文規(guī)則（一）行文關(guān)系行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。（三）簡(jiǎn)稱(chēng)的使用公文中使用簡(jiǎn)稱(chēng)應(yīng)符合如下定義：“集團(tuán)”——****集團(tuán)?！凹瘓F(tuán)職能部門(mén)”——財(cái)務(wù)管理中心、人力資源中心、總裁辦。第七條 發(fā)文處理（一）擬稿由公文發(fā)起人或行政秘書(shū)擬稿，并套用集團(tuán)公文格式。（五）用印對(duì)于需要用印的公文，按照集團(tuán)印章管理規(guī)定用印。（二）傳遞公文處理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)公文擬辦意見(jiàn)，將公文及時(shí)傳遞給相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)。公文會(huì)簽單原件由公文發(fā)起部門(mén)存檔，復(fù)印件由總裁辦存檔。二〇〇年月日文件編號(hào)： 發(fā)文日期： 200*/**/**文件類(lèi)別：擬文人：審核： 批準(zhǔn)：收文人：收文部門(mén)：抄送：附件：■公開(kāi) □秘密 □絕密 頁(yè)數(shù)：****會(huì)會(huì)議紀(jì)要會(huì)議時(shí)間：會(huì)議地點(diǎn)： 主持人： 參加人： 紀(jì)錄人：會(huì)議議題會(huì)議決議：二〇〇年月日正文標(biāo)題發(fā)起部門(mén)發(fā)起時(shí)間擬文人頁(yè)數(shù)總裁辦意見(jiàn)：領(lǐng)導(dǎo)簽字：年　月　日會(huì)簽部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)公文會(huì)簽單注：“會(huì)簽部門(mén)”欄由總裁辦主任根據(jù)公文內(nèi)容，確定需參與會(huì)簽的部門(mén)，適時(shí)調(diào)整設(shè)定收文/發(fā)文登記表編號(hào)收文日期發(fā)起部門(mén)發(fā)文人文件標(biāo)題收文人簽字及日期經(jīng)辦人專(zhuān)職秘書(shū)管理工作辦法 為保證集團(tuán)行政管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高工作效率，為集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)提供周到細(xì)致的秘書(shū)服務(wù)，特制定本辦法。領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤前，應(yīng)做好相關(guān)資料和文件的準(zhǔn)備工作，及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤、接待的人員、時(shí)間、地點(diǎn)等事宜。（四）秘書(shū)應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤的議題、人數(shù)、級(jí)別及是否用餐等情況，并事先通知與會(huì)者。若需來(lái)訪(fǎng)者等候時(shí)，應(yīng)遞上報(bào)紙、畫(huà)報(bào)等。（三）秘書(shū)應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示或批復(fù)，進(jìn)行來(lái)電、來(lái)函的回復(fù)或聯(lián)系，并負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)傳真、信函等的擬稿、打印、核對(duì)工作，呈領(lǐng)導(dǎo)審閱后及時(shí)發(fā)送，并在《發(fā)送登記表》上進(jìn)行登記。（四）領(lǐng)導(dǎo)外出需攜帶的文件資料，秘書(shū)應(yīng)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備齊全，如不清楚應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示；所需準(zhǔn)備的文件資料較多時(shí)，應(yīng)事先設(shè)計(jì)《文件明細(xì)表》。 第六條 文件整理 （一）秘書(shū)應(yīng)根據(jù)文件的輕重緩急對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)，并將分類(lèi)整理后的文件資料按急件和一般件分別置放；急件應(yīng)置于急件夾中。（二）秘書(shū)負(fù)責(zé)每日督促并協(xié)助清潔工清掃領(lǐng)導(dǎo)辦公室、接待室、會(huì)議室、門(mén)窗、桌椅、柜櫥、茶杯、煙缸、地毯及其它辦公設(shè)施設(shè)備等。（六）秘書(shū)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的帳票保存、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)等事宜。（二）秘書(shū)應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)召集或出席會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)預(yù)先告知總裁辦（綜合管理部）進(jìn)行安排，了解并落實(shí)會(huì)議場(chǎng)地的水、電、桌、椅、擴(kuò)音、投影設(shè)備、演示板、紙筆等布置情況，以及是否需備水果、鮮花、提示牌和攝影、會(huì)議記錄等。（五）對(duì)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)邀參加的各類(lèi)會(huì)議，秘書(shū)應(yīng)及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時(shí)參加，并準(zhǔn)備好相關(guān)資料。（三）秘書(shū)負(fù)責(zé)如實(shí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指令或意見(jiàn)，做到準(zhǔn)確和快速。（六）秘書(shū)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)出差時(shí)的交通、食宿安排。（二）秘書(shū)對(duì)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)密文件、資料應(yīng)及時(shí)做好保密防范工作，嚴(yán)防泄密。****集團(tuán)印章管理制度第一章　 總　則為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范公司印章的刻制、發(fā)放、保管、使用，以及停用和作廢，特制定本制度。 第四章 印章的申請(qǐng)、刻制與廢止第六條 申請(qǐng) 必要的業(yè)務(wù)用章：運(yùn)營(yíng)管理中心、人力資源中心用章可以書(shū)面形式向總裁辦檔案室提交“刻制印章申請(qǐng)表”。刻制標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定。除特別需要，由檔案室將廢止印章保存三年，然后在征得原使用者的意見(jiàn)后再行處理。其主要職責(zé)包括：根據(jù)需要，確定印章的種類(lèi)、范圍、數(shù)量；組織印章的刻制、發(fā)放、停用和收回、銷(xiāo)毀；管理集團(tuán)（公司）印鑒檔案；管理集團(tuán)（公司）印章使用；制定集團(tuán)（公司）印章管理的規(guī)章制度和監(jiān)督、檢查印章管理制度的執(zhí)行情況。第十四條 財(cái)務(wù)專(zhuān)用章由財(cái)務(wù)管理中心按集團(tuán)（公司）財(cái)務(wù)管理制度規(guī)定使用。第十六條 總裁辦（綜合辦）對(duì)集團(tuán)（公司）各部的用章有監(jiān)督權(quán)，應(yīng)定期對(duì)印章管理使用情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。持空白介紹信外出工作歸來(lái)必須向集團(tuán)（公司）原開(kāi)具處匯報(bào)登記其介紹信的用途，未使用的必須交回。附件一：印章使用審批單附件二：攜章外出申請(qǐng)單攜章外出申請(qǐng)單　申請(qǐng)部門(mén)： 經(jīng)辦人：用章時(shí)間： 年 月 日 時(shí)印章種類(lèi)：用章事由：文件名稱(chēng)數(shù)量預(yù)計(jì)歸還時(shí)間： 年　月　日 時(shí)實(shí)際歸還時(shí)間： 年　月　日 時(shí)隨同人員簽字：無(wú)隨同人員原因：申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人：　　 日期：總裁辦負(fù)責(zé)人： 日期：集團(tuán)副總裁：　　日期：****集團(tuán)檔案管理制度第一章 總 則第一條 為了加強(qiáng)對(duì)集團(tuán)各類(lèi)檔案的有效管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護(hù)和使用檔案資料，特制定本制度。各管理中心、各子公司都要重視檔案工作，并將檔案管理工作列入本部門(mén)的工作計(jì)劃和考核指標(biāo)。第二章 檔案工作管理體制第五條 集團(tuán)的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。 第七條 檔案管理崗位的主要職責(zé)：一、集團(tuán)總裁辦檔案室的職責(zé)是：（一）制訂集團(tuán)檔案管理規(guī)則及實(shí)施細(xì)則并組織實(shí)施；（二）根據(jù)集團(tuán)檔案管理工作的總體要求，研究制訂全系統(tǒng)檔案工作規(guī)劃和年度工作計(jì)劃并組織實(shí)施；（三）根據(jù)集團(tuán)檔案工作目標(biāo)管理綜合考評(píng)辦法，研究制訂各部門(mén)檔案工作目標(biāo)管理綜合考評(píng)實(shí)施細(xì)則并組織實(shí)施； （四）對(duì)集團(tuán)內(nèi)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一的指導(dǎo)和監(jiān)督，組織各類(lèi)檔案工作檢查和考核，對(duì)檔案工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)；（五）負(fù)責(zé)集團(tuán)總部各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀、信息化處理和提供利用工作。 第八條 集團(tuán)各級(jí)檔案室是集中保存、管理本專(zhuān)業(yè)檔案的保管部門(mén)，所承擔(dān)的工作任務(wù)是：（一）按照集團(tuán)有關(guān)制度和規(guī)范，接收與征集本室保管范圍內(nèi)有保存價(jià)值的檔案；（二）建立、健全本專(zhuān)業(yè)檔案的借閱利用、安全保密、庫(kù)房管理、鑒定銷(xiāo)毀等管理制度，保證本專(zhuān)業(yè)檔案的完整與安全；（三）統(tǒng)一管理室存檔案。各管理中心、各子公司檔案工作人員進(jìn)行調(diào)配時(shí)，應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)總裁辦檔案室報(bào)備。（三）統(tǒng)計(jì)登記證、建設(shè)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)登記證。（二）國(guó)有土地使用權(quán)出讓合同、竣工驗(yàn)收備案表、工程各類(lèi)合同。二、公司文件資料（一）法規(guī)性文件：包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。（五）合同、協(xié)議類(lèi)文件：集團(tuán)各公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。（八）聲像制品資料：包括企業(yè)及下屬各部門(mén)在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文化娛樂(lè)活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門(mén)提供的，以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。一、歸檔的范圍 凡屬本制度第四章所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔。（四）各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無(wú)損。（二）各部門(mén)工作人員可直接查閱屬本部門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載，而不能對(duì)某事下結(jié)論。如延長(zhǎng)借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。（二）檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類(lèi)。（四）有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由總裁辦主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。文件銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀注冊(cè)上簽字。 第三條 總裁辦為集團(tuán)信息工作的歸口管理部門(mén)。第七條 信息報(bào)送原則 （一）及時(shí)、準(zhǔn)確、全面；（二）突出重點(diǎn)、提高質(zhì)量、適用對(duì)路；（三）超前性、預(yù)見(jiàn)性；（四）實(shí)事求是、不回避問(wèn)題信息。第十條 信息的利用（一）集團(tuán)各級(jí)管理人員應(yīng)及時(shí)有效地掌握、了解各種政策法規(guī)、市場(chǎng)行情、行業(yè)發(fā)展態(tài)勢(shì)、難點(diǎn)熱點(diǎn)等，為集團(tuán)決策提供依據(jù)，并不斷調(diào)整戰(zhàn)略目標(biāo)； （二）集團(tuán)應(yīng)及時(shí)了解行業(yè)新動(dòng)態(tài)，學(xué)習(xí)同行中的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，不斷自我完善；（三）集團(tuán)各級(jí)管理人員應(yīng)有效利用各類(lèi)信息，加強(qiáng)各個(gè)層面的溝通，以增強(qiáng)集團(tuán)的凝聚力。（二）系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)與技術(shù)設(shè)備集團(tuán)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)是集團(tuán)員工了解各類(lèi)信息的窗口，集團(tuán)各部門(mén)應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)上公布相關(guān)業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)，及時(shí)更新信息。第四章 附 則第十三條 本辦法由總裁辦負(fù)責(zé)解釋和修訂，自頒布之日起實(shí)施。集團(tuán)總裁辦及各子公司應(yīng)配備專(zhuān)職網(wǎng)絡(luò)管理員，負(fù)責(zé)保證各自辦公場(chǎng)所內(nèi)網(wǎng)絡(luò)的通暢及計(jì)算機(jī)運(yùn)轉(zhuǎn)的正常。第五條 集團(tuán)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)為各專(zhuān)業(yè)部門(mén)處理日常業(yè)務(wù)的重要工具，內(nèi)部包含集團(tuán)重要數(shù)據(jù)和資料，因此嚴(yán)禁將集團(tuán)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)登陸方式、用戶(hù)、密碼泄露給無(wú)關(guān)人員，并定期（每三個(gè)月更改一次）修改各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的登陸密碼，集團(tuán)信息管理部會(huì)不定期抽查。第九條 互聯(lián)網(wǎng)上病毒泛濫，各計(jì)算機(jī)使用人員應(yīng)及時(shí)更新升級(jí)殺毒軟件，嚴(yán)禁訪(fǎng)問(wèn)與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)站，嚴(yán)禁安裝不明程序和軟件，并養(yǎng)成對(duì)文件定期備份的習(xí)慣。第十一條 各子公司更換網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)商前需向集團(tuán)信息管理部請(qǐng)示，提前進(jìn)行網(wǎng)速測(cè)試，經(jīng)信息管理部同意后可以更換。企業(yè)郵箱管理辦法第一條 總　則為規(guī)范集團(tuán)企業(yè)郵箱使用，加強(qiáng)集團(tuán)數(shù)據(jù)安全和系統(tǒng)安全管理，特制定本辦法。第四條 本辦法由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)解釋和修訂，自頒布之日起實(shí)施。第三條 法律事務(wù)工作以維護(hù)集團(tuán)利益，促進(jìn)集團(tuán)發(fā)展，防范法律風(fēng)險(xiǎn)和解決經(jīng)營(yíng)中遇到的法律問(wèn)題為基本任務(wù)。第七條 集團(tuán)法律事務(wù)崗位的工作范圍和職責(zé)：（一） 提出集團(tuán)法律事務(wù)工作范疇，負(fù)責(zé)集團(tuán)法律事務(wù)工作的制度建設(shè)并組織實(shí)施；（二）組織與建設(shè)集團(tuán)法律事務(wù)工作體系，協(xié)調(diào)并配合集團(tuán)外聘律師工作，負(fù)責(zé)集團(tuán)與外部法律服務(wù)機(jī)構(gòu)的聯(lián)系與往來(lái)； （三）研究與集團(tuán)總部及下屬公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的法律、法規(guī)，就新出臺(tái)的法律、法規(guī)對(duì)集團(tuán)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的影響作全面及時(shí)的分析與報(bào)告；（四）負(fù)責(zé)為集團(tuán)經(jīng)營(yíng)管理和決策提供法律意見(jiàn)，設(shè)計(jì)法律方案，解決法律障礙；（五）必要時(shí)參與集團(tuán)重大的對(duì)外項(xiàng)目的談判與前期法律工作；（六）負(fù)責(zé)制定并實(shí)行經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)合同范本，降低交易中法律風(fēng)險(xiǎn)和信用風(fēng)險(xiǎn)； （七）審查集團(tuán)對(duì)外簽訂的各種合同；（八）負(fù)責(zé)集團(tuán)訴訟和非訴訟案件的處理； （九）負(fù)責(zé)集團(tuán)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作； （十）組織開(kāi)展普法教育、法律培訓(xùn)工作；（十一）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它法律事務(wù)。第三章 集團(tuán)合同管理制度第一節(jié) 合同的訂立第十一條 集團(tuán)各下屬公司是簽訂合同的主體，各部門(mén)不得以自己的名義對(duì)外簽訂合同。第十五條 合同的訂立應(yīng)遵循“談判參與——合同起草——合同審批——合同簽署”的先后順序，未經(jīng)上述程序的合同，一律不準(zhǔn)簽訂。第十八條 合同除即時(shí)結(jié)清者，必須采用書(shū)面格式，禁止采用口頭、電話(huà)、電子郵件形式訂立合同。第二十條 自行擬定或與合同相對(duì)方協(xié)定的非格式合同一般包括以下條款：（一）合同主體各方的詳細(xì)情況。（三）數(shù)量和質(zhì)量。（五）履行期限、地點(diǎn)和方式，包括履行聯(lián)系人以及聯(lián)系方式。（八）合同變更或解除的條件。（十二）簽約各方開(kāi)戶(hù)銀行及賬號(hào)。合同對(duì)方為自然人的，由其簽字并加蓋手印。第二節(jié) 格式合同制度第二十五條 為方便工作，提高效率，對(duì)工業(yè)品買(mǎi)賣(mài)合同、加工承攬合同、建設(shè)工程施工合同、建筑安裝工程承包合同等使用頻繁的合同實(shí)行格式合同制度。第二十八條 法律事務(wù)專(zhuān)員認(rèn)為需要對(duì)格式合同進(jìn)行修改時(shí)，可以在向業(yè)務(wù)部門(mén)征求意見(jiàn)后，在業(yè)務(wù)部門(mén)的配合下對(duì)格式合同進(jìn)行必要調(diào)整。第三十一條 合同由經(jīng)辦人自行擬稿，合同擬稿完畢后，經(jīng)辦人填寫(xiě)合同流轉(zhuǎn)單，并將合同稿按合同流轉(zhuǎn)單上所列的步驟或程序逐項(xiàng)審核。承辦部門(mén)不接受法律事務(wù)專(zhuān)員審核意見(jiàn)的，可以在法律事務(wù)專(zhuān)員保留否決意見(jiàn)的情況下要求繼續(xù)流轉(zhuǎn)合同稿，由集團(tuán)主管副總裁裁定合同條款是否妥當(dāng)。第三十六條 審核意見(jiàn)簽署在合同流轉(zhuǎn)單上，作為印章保管人用印的依據(jù)。第三十八條 對(duì)外訂立的合同原則上先由對(duì)方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴(yán)禁我方簽字蓋章后以傳真、信函的形式交對(duì)方簽字蓋章；如有例外需要，須經(jīng)集團(tuán)董事長(zhǎng)特批。合同正本經(jīng)集團(tuán)法律事務(wù)專(zhuān)員登記后送檔案室統(tǒng)一保存，副本一份送財(cái)務(wù)部門(mén)作為收、付款憑證，一份作為業(yè)務(wù)部門(mén)執(zhí)行合同使用。第四十三條 財(cái)務(wù)部門(mén)依據(jù)合同履行收付款工作，對(duì)具有下列情形的業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)拒絕付款：（一）應(yīng)當(dāng)訂立書(shū)面合同而未訂立書(shū)面合同；（二）收款單位與合同對(duì)方當(dāng)事人名稱(chēng)不一致的。涉及到物資采購(gòu)的合同，要注意對(duì)標(biāo)的物的質(zhì)量、數(shù)量的檢查、驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)向?qū)Ψ教岢鰰?shū)面質(zhì)詢(xún)并要求對(duì)方答復(fù)