【正文】 和不同載體的歷史記錄。 第六章　 罰　則第十九條 嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)私自刻制公章，否則無論用于何種目的，都要嚴(yán)肅追究責(zé)任。第十七條 集團(tuán)（公司）印章的使用限在集團(tuán)（公司）辦公室內(nèi)，不能將印章攜帶出辦公室以外使用。第十五條 集團(tuán)（公司）印章設(shè)專人保管，原則上印章的保管人也是印章的管理人。第十二條 法定代表人個人名章主要用于集團(tuán)（公司）法人代表授權(quán)證書；人事勞動合同；招投標(biāo)書以及法律法規(guī)規(guī)定的其他用途。第五章 印章的管理第十條 申請刻制好的印章應(yīng)在檔案室進(jìn)行登記。第八條 散失、損毀、被盜 公司印章在遇到散失、損毀、被盜的情況時，責(zé)任人應(yīng)迅速向總裁辦檔案室遞交說明原因的報(bào)告書，報(bào)告書須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和總裁辦、中心一級的領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)。申請表必須由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二章 印章的管理機(jī)構(gòu)第一條 集團(tuán)財(cái)務(wù)章、財(cái)務(wù)人名章（即財(cái)務(wù)用法定代表人個人名章）由集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中心專人負(fù)責(zé)保管；其它印章由集團(tuán)總裁辦檔案室負(fù)責(zé)保管；第二條 子公司財(cái)務(wù)章、財(cái)務(wù)人名章由公司財(cái)務(wù)管理部專人負(fù)責(zé)保管；其它印章由公司綜合部檔案室負(fù)責(zé)保管；第三條 經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)后，部門章可以由相應(yīng)部門專人保管。擬寫文稿應(yīng)確定密級；打字、復(fù)印不得委托他人代理；攜帶外出的文件、資料應(yīng)包裝密封。第十條 聯(lián)絡(luò)事務(wù)（一）秘書應(yīng)掌握領(lǐng)導(dǎo)與外界、家庭、公司內(nèi)部的通訊地址和聯(lián)絡(luò)方式，確保信息渠道的暢通。事后視情況，將對方的答復(fù)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。第九條 代行事務(wù)（一）秘書可受領(lǐng)導(dǎo)委托，代表領(lǐng)導(dǎo)對員工或相關(guān)業(yè)務(wù)單位人員的婚、產(chǎn)、病、困等進(jìn)行賀、探、慰、助；出席婚、喪儀式，前往祝賀或吊唁。（三）秘書應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)召集或出席會議的主題、人數(shù)、級別及是否用餐、住宿等情況，并預(yù)先通知總裁辦（綜合管理部）及與會者。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)外來名片的整理、歸類和輸錄等工作。（三）秘書應(yīng)隨時保持領(lǐng)導(dǎo)辦公室的整潔、有序，保持室內(nèi)溫、濕度適宜，空氣新鮮，保持充足的茶、水、食品等的供給，及時澆灌或更換室內(nèi)植物。 （二）急件須在2 4小時內(nèi)提醒領(lǐng)導(dǎo)審閱；其他文件、資料根據(jù)文件性質(zhì)、類別待領(lǐng)導(dǎo)審閱后，按審閱意見辦理。第五條 領(lǐng)導(dǎo)日程安排（一）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)出席會議、出差、參加宴會、拜訪客人等日程的預(yù)定和落實(shí)。第四條 文書管理（一）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)對經(jīng)營管理部門的決定、指示及重要會議決議事項(xiàng)的落實(shí)、督辦、協(xié)調(diào)及反饋工作。第三條 傳達(dá)事務(wù)（一）秘書負(fù)責(zé)及時拆封致領(lǐng)導(dǎo)的外來公文、信函、傳真等，在《收件登記表》上登記后及時呈遞領(lǐng)導(dǎo)審閱。若需安排用餐的，須直接安排或通知總裁辦（綜合管理部）預(yù)訂餐廳并安排菜單。（二）對未經(jīng)預(yù)約要求會見領(lǐng)導(dǎo)的來訪者，在問清對方姓名和要求后，應(yīng)先請對方稍候，請示領(lǐng)導(dǎo)后，再引導(dǎo)其進(jìn)入會客室或辦公室。第一條 工作職責(zé)和內(nèi)容（一）專職秘書(以下簡稱秘書)的工作職責(zé)，主要是對集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)的工作進(jìn)行計(jì)劃、準(zhǔn)備和服務(wù)的事務(wù)性管理工作。第九條 本制度由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)解釋和修訂，自頒布之日起實(shí)施。（三）擬辦收到需處理的公文，部門領(lǐng)導(dǎo)可以提出擬辦意見或轉(zhuǎn)入會簽程序。（六）登記、存檔公文流轉(zhuǎn)過程中應(yīng)該及時登記；公文完成流轉(zhuǎn)過程后應(yīng)該及時存檔。（二）審核公文處理部門主管領(lǐng)導(dǎo)對公文格式、內(nèi)容進(jìn)行審核，向擬稿人提出修改建議?！凹瘓F(tuán)業(yè)務(wù)部門”——運(yùn)營管理中心?！凹瘓F(tuán)領(lǐng)導(dǎo)”——集團(tuán)總裁、副總裁。報(bào)送集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的公文須經(jīng)總裁辦統(tǒng)一處理；需跨部門會簽的公文，由總裁辦組織會簽。（四）公文標(biāo)題加粗、居中，并下空一行開始正文；正文內(nèi)容起始行左空兩格；在標(biāo)題與正文內(nèi)容之間，如果需要體現(xiàn)收文部門名稱，則收文部門名稱頂格，并以冒號結(jié)尾。第五條 公文格式公文由文件編號、發(fā)文日期、文件類別、擬文人、審核人、批準(zhǔn)人、收文人、收文部門、抄送、附件、秘密等級、頁數(shù)、標(biāo)題、正文、成文部門/成文人、成文日期等部分組成。（五）報(bào)告適用于向上級部門匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級部門的詢問。（一）公告適用于向集團(tuán)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（三）下行文上級組織向下級組織下發(fā)的公文。（一）上行文下級組織向上級組織報(bào)送的公文。第二篇文秘檔案管理****集團(tuán)公文管理制度第一條 總則為確保集團(tuán)公文處理工作規(guī)范化、制度化，提高公文處理工作效率和質(zhì)量，制定本制度。第十一條 如遇會議時間、場地重疊，無法按照要求作出安排的，總裁辦應(yīng)及時與相關(guān)部門聯(lián)系，以作出相應(yīng)調(diào)整或另行安排。第三章 會議室的管理第七條 管理人員職責(zé)（一）每天對會議室進(jìn)行保潔、整理；（二）每次會議后立即清掃、整理；（三）每天對盆栽植物進(jìn)行養(yǎng)護(hù)并定期更換；（四）每天檢查設(shè)施設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問題立即酌情處理；（五）每天檢查物品的備用情況，根據(jù)需要隨時補(bǔ)充；（六）做好會議室的使用安排；（七）根據(jù)會議要求，做好會議室的布置工作；（八）做好會議的保密工作；（九）做好會議室的安全防范工作。第三條 總裁辦為會議室的歸口管理部門。第十九條 本辦法自頒布之日起實(shí)施。（一）監(jiān)督檢查總裁辦將不定期對各管理中心、子公司例會以及會議的組織、效率和會議精神的落實(shí)情況進(jìn)行抽查，主要檢查會議的通知、會議紀(jì)要、會議簽到表、會議決議的落實(shí)情況報(bào)告以及各種會議資料的歸檔情況等。第十六條 會議決議的落實(shí)各有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門、系統(tǒng)必須按照會議的部署和會議紀(jì)要的要求做好會議精神的貫徹和落實(shí)。第十五條 會議紀(jì)要（一）會議的組織部門確定專人負(fù)責(zé)會議的記錄工作，集團(tuán)總裁辦公會、投資決策或重大項(xiàng)目等專題會議要建立專用記錄本，并按要求及時整理會議紀(jì)要。（三）參會人員應(yīng)認(rèn)真做好會議記錄，不從事與會議議題無關(guān)的事情，遇特殊情況需離開時，應(yīng)經(jīng)會議主持人同意。安排好外地參會人員的返回服務(wù)工作。會場的布置，包括安排會議格局、座位與座次，準(zhǔn)備并懸掛橫幅，調(diào)試音響設(shè)備，擺放座位名卡、會場指示牌等，必要時安排錄音、錄像或照相等。如有特殊原因需要變更、取消會議的，須提前通知各參會人員。（一）會議準(zhǔn)備：明確會議議題：相關(guān)部門應(yīng)于會前向會議組織部門提交需研究解決的問題，報(bào)會議主持人審定；一次會議討論的問題不宜太多，對中心議題一定要預(yù)先作充分的調(diào)查研究。第四章 會議管理程序及要求第十二條 會議的確定（一）需要兩位或兩位以上集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同時參加的會議需提前三天向總裁辦申請，填寫《會議申請表》。 協(xié)調(diào)解決工作中存在的主要問題。具體時間由各管理中心、子公司根據(jù)實(shí)際情況自行確定。（三） 系統(tǒng)例會管理辦法中需明確例會的名稱、會議時間（地點(diǎn)）、參會人員、會議內(nèi)容、會議的組織以及會議方式等。第七條 集團(tuán)專業(yè)管理委員會例會集團(tuán)因工作需要成立的各種專業(yè)委員會例會，如投資決策委員會、預(yù)算管理委員會等，由委員會的秘書機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織召開，時間根據(jù)委員會需要確定，相關(guān)委員會成員參加，會議討論、研究相關(guān)的專項(xiàng)工作。第四條 各種會議應(yīng)當(dāng)本著“務(wù)實(shí)、高效、節(jié)儉”的原則，嚴(yán)格控制時間、規(guī)模、層次和人數(shù)，盡量開短會，不召開沒有準(zhǔn)備、沒有主題、不解決實(shí)際問題的會議。第八條 本制度由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)解釋和修訂，自頒布之日起實(shí)施。第四條 總裁辦將各單位月度工作計(jì)劃整理匯總為《****集團(tuán)各管理中心及物業(yè)公司月度計(jì)劃一覽表》，經(jīng)與各單位負(fù)責(zé)人核對簽字確認(rèn)無誤后，上報(bào)集團(tuán)總裁、副總裁。第九條 本規(guī)則由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)解釋和修訂，自頒布之日起實(shí)施。集團(tuán)總裁擁有最終裁定權(quán)。 第六條 議案提交議題草案起草后，應(yīng)將議題草案連同相關(guān)材料，送總裁辦初審，報(bào)總裁、副總裁審閱同意后，方可上會討論，總裁辦至少應(yīng)在開會前兩天將相關(guān)議案或議題內(nèi)容發(fā)給各參會人員，并通知確認(rèn)。 第五條 會議議題：總裁辦公會議參加人員，均有權(quán)提出議案。集團(tuán)宣布重大決策、人事異動、基本制度和重要通知時，可擴(kuò)大到集團(tuán)部門主管以上人員參加。第二條 會議組織集團(tuán)總裁辦公會議由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)召集，集團(tuán)總裁辦主任主持會議。第二部分為“工作流程”，其適用范圍及使用方法根據(jù)其與第一部分的對應(yīng)關(guān)系執(zhí)行。為適應(yīng)集團(tuán)新的發(fā)展要求，建立正規(guī)的工作秩序，提高行政辦公效率，更好地履行服務(wù)督辦職責(zé)，總裁辦特對本部門原有制度流程進(jìn)行了修訂、補(bǔ)充及完善，于2008年5月編訂《****集團(tuán)總裁辦工作制度流程匯編》。天津、貴陽、重慶城市公司的組織架構(gòu)也逐步明晰?！稗k法”的適用范圍為集團(tuán)總部，即要求集團(tuán)總部各管理中心嚴(yán)格執(zhí)行，各子公司結(jié)合實(shí)際情況，可參照“辦法”制定相關(guān)規(guī)章后執(zhí)行（其中《企業(yè)郵箱管理辦法》適用范圍為全集團(tuán)）。****集團(tuán)總裁辦2008年5月目　錄第一篇 會議管理一、總裁辦公會議規(guī)則二、總裁辦公會議規(guī)則附則：各管理中心、物業(yè)公司工作計(jì)劃制度三、會議管理辦法四、會議室管理辦法第二篇 文秘檔案管理 一、公文管理制度 二、專職秘書管理工作辦法 三、印章管理制度 四、檔案管理制度第三篇 信息化管理 一、信息管理制度 二、網(wǎng)絡(luò)管理辦法 三、企業(yè)郵箱管理辦法第四篇 法律事務(wù)管理 一、法律事務(wù)管理制度 二、工商登記事務(wù)管理辦法第五篇 資產(chǎn)物品管理 一、固定資產(chǎn)管理辦法 二、車輛管理辦法 三、車輛配備與使用管理辦法 四、辦公用品管理辦法 五、計(jì)算機(jī)等辦公自動化設(shè)備采購管理辦法 六、計(jì)算機(jī)配置與使用管理辦法第六篇 后勤總務(wù)管理 一、辦公區(qū)管理辦法 二、消防安全管理辦法 三、員工用餐管理辦法 四、員工宿舍管理辦法 五、總機(jī)話務(wù)工作管理辦法 六、郵件寄發(fā)管理辦法第六篇 綜合管理 一、辦事規(guī)則 二、保密工作管理制度 三、制度管理辦法 四、統(tǒng)計(jì)管理辦法 五、出差工作管理辦法 六、出差事務(wù)管理辦法 七、接待工作管理辦法第一篇會議管理32 / 178****集團(tuán)總裁辦公會議規(guī)則第一條 總 則集團(tuán)總裁辦公會議是集團(tuán)日常經(jīng)營管理決策的機(jī)構(gòu)，其主要負(fù)責(zé)討論、審議年度經(jīng)營目標(biāo)、日常經(jīng)營管理決策、高管人事異動、集團(tuán)基本管理制度和流程等事宜，以及集團(tuán)所屬各管理中心、各下屬子公司提交會議專題審議的事項(xiàng)。第三條 參會人員集團(tuán)總裁辦公會議參加人員由總裁、副總裁、集團(tuán)各管理中心及物業(yè)公司高級管理人員組成，其它有關(guān)人員在獲得總裁、副總裁批準(zhǔn)后可列席會議。有下列情形之一的，可以召開臨時會議： （一）總裁認(rèn)為必要時； （二）其他副總裁提議時； （三）其他高管人員提議，總裁批準(zhǔn)時?？偛棉k公會議審議的事項(xiàng)主要包括以下內(nèi)容：（一）集團(tuán)日常經(jīng)營管理決策（各部門周、月工作計(jì)劃的審定）； （二）集團(tuán)組織架構(gòu)調(diào)整方案；（三）集團(tuán)年度經(jīng)營目標(biāo)及年度預(yù)算；（四）集團(tuán)高級管理人員人事異動；（五）集團(tuán)基本管理制度和流程的審定；（六）集團(tuán)總裁提議審定的其他事項(xiàng)。對會議內(nèi)容不得以任何形式向外泄露。總裁辦負(fù)責(zé)會議決議事項(xiàng)的督辦工作。第三條 集團(tuán)各管理中心、物業(yè)公司于每月第一周總裁辦公會上匯報(bào)本單位上月工作完成情況及本月工作計(jì)劃（《月度及每周工作計(jì)劃、完成情況》模版見附件）。第七條 總裁辦于月末根據(jù)各單位當(dāng)月歷次辦公會上匯報(bào)的工作完成情況填寫《****集團(tuán)各管理中心及物業(yè)公司月度計(jì)劃完成情況表》，經(jīng)與各單位負(fù)責(zé)人核對簽字確認(rèn)無誤后，存檔備查。第三條 為避免會議過多或重復(fù),集團(tuán)正常性的會議盡可能納入例會,原則上按規(guī)定的時間、地點(diǎn)、內(nèi)容組織召開。（三）會議內(nèi)容集團(tuán)日常經(jīng)營管理決策（各部門周、月工作計(jì)劃的審定）；集團(tuán)組織架構(gòu)調(diào)整方案；集團(tuán)年度經(jīng)營目標(biāo)及年度預(yù)算；集團(tuán)高級管理人員人事異動； 集團(tuán)基本管理制度和流程的審定； 集團(tuán)總裁提議審議的其他事項(xiàng)。（二） 各系統(tǒng)根據(jù)實(shí)際情況和運(yùn)作模式，制定本系統(tǒng)的例會管理辦法，內(nèi)容包括季度、年中和年度會議以及一些專項(xiàng)會議。并按集團(tuán)要求按季度、半年和年終召開相應(yīng)的總結(jié)規(guī)劃例會。 各部門各時間段（如周、月、季、年）的工作總結(jié)和下個時段工作安排。第十一條 臨時會議各部門或系統(tǒng)根據(jù)工作的進(jìn)展情況、存在的問題等臨時決定召開的各種協(xié)調(diào)、討論會，會議的時間、地點(diǎn)、參加人員以及會議內(nèi)容等由牽頭部門根據(jù)需要確定并組織召開。第十三條 會議的組織會議組織部門可根據(jù)所組織召開會議的級別、規(guī)模以及形式等決定開展相應(yīng)的會議組織和會務(wù)工作。 會議材料的準(zhǔn)備：包括會議文件的收集、撰寫、打印、裝訂、發(fā)放等。確定會議前和會議期間車輛使用和調(diào)度的責(zé)任人。會間會后應(yīng)及時清理會場，回收多出的禮品、資料、文具，收存會議用儀器、文件，保持會場整潔。（二）參加會議人員必須嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，不遲到、早退，如出差在外或遇緊急事項(xiàng)確實(shí)不能參加，須提前向會議的組織部門請假，根據(jù)需要指定代理人參加；召開重要會議時，各相關(guān)人員必須按要求參加，不得隨意指派其它人員。不得泄漏會議內(nèi)部討論情況和尚未正式公布的議定事項(xiàng)；會議討論文件不得帶出會場，確有必要留用的，須經(jīng)會議的組織部門同意。（四）各管理中心、子公司組織召開各種會議的會議紀(jì)要需上報(bào)直接主管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門。第五章 監(jiān)督與檢查第十七條 總裁辦作為集團(tuán)會議的歸口管理部門，負(fù)責(zé)對集團(tuán)各種例會的實(shí)施情況以及各種會議的組織、會議效率和會議精神的貫徹落實(shí)情況等進(jìn)行監(jiān)督檢查。第六章 附 則第十八條 本辦法由總裁辦負(fù)責(zé)解釋、修訂。第二條 本辦法中的會議室是指集團(tuán)專用會議室。第六條 會議室應(yīng)根據(jù)具體會議的規(guī)格、性質(zhì)和需要進(jìn)行布置，主要包括會標(biāo)、盆栽植物、桌牌等。 第十條 總裁辦根據(jù)各部門預(yù)約的會議時間、規(guī)格、人數(shù)等因素，視先后、輕重、緩急進(jìn)行統(tǒng)籌安排，合理調(diào)配，并將確定的會議室地點(diǎn)及時通知相關(guān)部門。第十四條 本辦法自