【正文】 散或損毀。(五)、檔案的銷毀： 對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，該清冊(cè)永久保存； 辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀； 銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字。 公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。 確定各類檔案的保存期限表。 (三)、檔案的保管： 防止檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全； 做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作。 整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。 案卷排列。依據(jù)檔案來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。 區(qū)分全宗，確定立檔單位。 四、檔案管理工作(一)、檔案材料的收集： 建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限； 對(duì)遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全； 及時(shí)辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。由行政辦公室檔案科負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對(duì)其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。公司檔案還包括聲像資料：照片檔案：新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成； 影片檔案：原版底片、拷貝及文字說(shuō)明； 錄音檔案：唱片、錄音帶； 錄像檔案：政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)。 二、公司檔案范圍 公司建檔范圍確立為： 公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料； 公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料； 財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料； 經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料； 生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料； 產(chǎn)品生產(chǎn)、能夠消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料； 儀器、設(shè)備方面的文件材料； 基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料； 科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料； 教育培訓(xùn)方面的文件材料； 1信息、情報(bào)方面的文件材料； 1黨群（工、青、婦）組織方面的文件材料； 1其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。第二十七條 公司發(fā)文，一定要由辦公室統(tǒng)一編號(hào)：以公司名義對(duì)外發(fā)文，一律晉通焦（年)號(hào)；公司黨委發(fā)文，用晉通黨(年)號(hào)。第二十六條 所有發(fā)文，文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字)審核稿件連同正本二份送辦公室存檔。第二十四條 各處室、各單位及各有關(guān)人員，對(duì)公文中涉及國(guó)家、政府或本公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密不準(zhǔn)隨便向他人泄露。第二十二條 公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；與有關(guān)單位簽訂的重要合同、協(xié)議、意向書等；公司內(nèi)部獎(jiǎng)懲、任免等文字材料；員工工資、福利等方面的材料；大事記，反映本公司重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)，照片，其他資料；公開媒體上有關(guān)通洲的報(bào)道；《通洲報(bào)》；其他一些有價(jià)值的資料也都需要?dú)w檔管理。第二十條 每年總結(jié)完畢后，將一年來(lái)形成的文書，按相關(guān)檔案管理規(guī)定和要求整理、分類、組卷歸檔，并確定保存期限。第十九條 簽發(fā)的公文，不得做任何修改，如需要修改的需要重新送簽。第十八條 重大決策、規(guī)章制度、人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置、以及其他重要公文，由董事長(zhǎng)簽發(fā)。如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進(jìn)行修改，屬于重要內(nèi)容或是原則性問(wèn)題，則應(yīng)退回起草部門修改。分送要填寫文件收發(fā)登記表。第十四條 注意數(shù)字的寫法，正式的文件中除文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)專用術(shù)語(yǔ)和百分比等必須用阿拉伯?dāng)?shù)字外，其他均用漢字書寫。字體要規(guī)范，年、月、日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等一般不要用簡(jiǎn)稱。公文如有附件，則在正文后注明附件及其順序。第十一條 情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，文字要簡(jiǎn)練，條理要清楚，層次要分明，篇幅要簡(jiǎn)短。第十條 要符合國(guó)家的方針、政策、法律、法規(guī)和上級(jí)的有關(guān)辦法等。第九條 凡是寫給“通洲集團(tuán)公司”且沒有具體處室和姓名的函件一律由辦公室文書拆閱。一般的函件，可由辦公室轉(zhuǎn)有關(guān)部門處理。第六條 對(duì)于急件、急電，或是無(wú)法及時(shí)請(qǐng)示辦公室主任批辦的特殊情況下，文秘可視情況直接送分管領(lǐng)導(dǎo)批示或交由相關(guān)部門處理，再另行匯報(bào)。第四條　公文管理在公司分管經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，由辦公室主任、秘書、文書和檔案管理員負(fù)責(zé)，對(duì)上級(jí)公文的接收、閱辦、整理、歸檔和公司內(nèi)部公文的起草、核對(duì)、簽發(fā)、歸檔進(jìn)行管理，相關(guān)部門要密切配合。第二條 本規(guī)定適用于公司各部門。凡收到信件、報(bào)刊須及時(shí)分發(fā)，不得積壓，造成信件延誤或遺失按有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。查無(wú)收件人的信件，要注明情況退回。收件人委托工作人員代收的信件或特殊信件，如：國(guó)外或境外信件，破損信件等，工作人員要特殊收管，及時(shí)通知收件人或其家屬，并直接面交收件人。辦公室內(nèi)勤每天負(fù)責(zé)收取分發(fā)信件、報(bào)刊，并對(duì)各類信件采用不同的收發(fā)辦法，并做好登記。新設(shè)備交付使用，要把說(shuō)明書、保修卡、供應(yīng)商、驗(yàn)收單等設(shè)備資料及時(shí)收集和保存，配合公司檔案管理部門做好建檔工作；對(duì)各套設(shè)備按場(chǎng)地分類，在保管人員變動(dòng)時(shí)，做好設(shè)備和檔案資料移交工作；年終對(duì)音響設(shè)備使用記錄進(jìn)行總結(jié)統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)結(jié)果存入設(shè)備管理檔案。音響設(shè)備使用完畢后，要關(guān)閉音響，切斷電源，做到人走電斷。音響設(shè)備使用前，應(yīng)檢查線路連接是否正確，電壓是否正常，確保設(shè)備用電安全。每季度應(yīng)對(duì)音響設(shè)備進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，平時(shí)應(yīng)不定期做好日常檢查和維護(hù)工作，確保設(shè)備有較高的完好率。會(huì)議結(jié)束后，辦公室應(yīng)安排人員做好衛(wèi)生清掃、關(guān)閉所有電器設(shè)備，關(guān)嚴(yán)窗，鎖好門。 會(huì)議室音響由專人管理，任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入，更不可隨意操作相關(guān)設(shè)備（包括投影議）。重要會(huì)議須提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查落實(shí)會(huì)議室準(zhǔn)備情況。會(huì)議室衛(wèi)生