【正文】 等途徑節(jié)約了辦公費用，縮減了辦公的中間環(huán)節(jié)，規(guī)范的對大量文件和知識進(jìn)行管理，為辦公人員節(jié)約了大量寶貴的工作時間，顯著的提高了該公司的辦公效率。讓我們來看看項目審批是如何在公司內(nèi)部OA辦公管理系統(tǒng)中實現(xiàn)工作流自動化的。 新項目申請審批根據(jù)房地產(chǎn)行業(yè)的特點，新的項目審批在其辦公過程中占據(jù)重要的地位，可以說，項目的成功就是企業(yè)的成功，因此，在OA系統(tǒng)中項目審批這一某快也很重要。以后有權(quán)限者就可以查詢和統(tǒng)計薪水表。賬務(wù)處理完成。此功能模塊提供查詢，有權(quán)限用戶可以在權(quán)限范圍內(nèi)查詢或修改。接下來根據(jù)項目的具體特點建立賬目和科目分類管理，根據(jù)期初余額科目管理要求編寫科目文件。新建一個賬務(wù)處理流程，在初始化設(shè)置仔細(xì)時填寫內(nèi)容，比如：項目開工具體日期、所屬分類、級別等，一般情況下初始化內(nèi)容不可更改，除非重新初始化。備份和賬冊登記：財務(wù)流程最后環(huán)節(jié)是對該項事務(wù)備份和賬冊登記并打印，方便以后的查詢。完成財務(wù)表：將各項財務(wù)數(shù)額分類登記在財務(wù)表上，做出實體的記錄。將信息輸入表中，與憑證和票據(jù)一起通過財務(wù)負(fù)責(zé)人的審核和復(fù)核，登入系統(tǒng)財務(wù)賬戶。 OA對財務(wù)辦公過程的管理應(yīng)用研究 OA對憑證票據(jù)處理的管理應(yīng)用研究財務(wù)辦公過程管理通過支付、借款和報銷三方面的簡單應(yīng)用體現(xiàn)， 憑證票據(jù)處理流程所示： 憑證票據(jù)處理流程新建財務(wù)流程：打開財務(wù)管理模塊，點擊新建財務(wù)流程，選擇好財務(wù)結(jié)構(gòu)，填寫代碼、數(shù)據(jù)余額、各科目名稱等基本信息。最后：考核分?jǐn)?shù)統(tǒng)計考核人給被考核人的各項考核項目分別打出分?jǐn)?shù)后，在總計行計算得出最終得分。在權(quán)證辦理部門的年終考核任務(wù)管理過程中，管理者需要充分的思考或與他人協(xié)商已制定好的各項考核任務(wù)、分值比重等是否合理，是否能更準(zhǔn)確地給權(quán)證辦理員工做出成績評判，獎賞、處罰或激勵他們下一年度更好的工作，能則繼續(xù)考核進(jìn)程，若不合理，則終止考核，并重新對其進(jìn)行設(shè)定修改。在此時考核窗口的橫列分別為：考核等級（是季度考核還是年終考核）、考核人（可匿名）、被考核人、考核項目、分?jǐn)?shù)范圍設(shè)置、得分情況、總計，豎列則是各個考核項目名稱內(nèi)容。在新建考核任務(wù)中，考核人在界面有權(quán)限對直接下屬設(shè)置為考核范圍并對其考核。 權(quán)證辦理部門年終考核流程其次：新建考核任務(wù)這一步是對考核人和被考核人的范圍確定。公司內(nèi)部表現(xiàn)則包含了平時與同事間是否友好相處，對待領(lǐng)導(dǎo)交代的其他事完成情況，創(chuàng)建積極地辦公環(huán)境，以及做事態(tài)度，實際工作中還可再一步細(xì)化。依據(jù)權(quán)證辦理部門特點來看，考核指標(biāo)主要涉及兩個方面，填寫在“考核指標(biāo)集”欄：權(quán)證工作方面和公司內(nèi)部表現(xiàn)上。具體的執(zhí)行方式以權(quán)證辦理部門年終考核為例,。在每次發(fā)放薪水后，系統(tǒng)會通過OA內(nèi)部郵件或者短信平臺將薪水的各個組成部分?jǐn)?shù)額和扣發(fā)的保險、住房公積金等信息發(fā)送給該員工，讓員工充分了解自身薪水信息，單獨性的通知也符合公司員工之間的收入信息相互保密的規(guī)定。這需要人力資源管理者新建部門薪水流程，在板塊上填寫獲得人的姓名、部門、獲得原因、獲得獎金或補貼的具體數(shù)額的信息，并點擊“上報”按鈕發(fā)送至財務(wù)部管理者的模塊。填寫好薪水報表后，建立excel工資表，按照部門職位、級別寫上工資數(shù)額，再根據(jù)所占比值建立薪水計算函數(shù)，將EXCEL中的薪水?dāng)?shù)據(jù)導(dǎo)入到OA辦公管理系統(tǒng)中，保存后上報，需要注意的是excel中的薪水項目組合必須與輸出內(nèi)容一樣。薪水管理分3個部分：第一部分：常規(guī)的薪水發(fā)放管理，新建薪水管理流程：填寫開始日期、截止日期、備注、提示（在下拉菜單中選擇系統(tǒng)郵件或是內(nèi)部短信提示）薪水管理流程建好后，在“薪水報表”中填寫各種信息：人員范圍（在職人員還是外部人員）、部門（下拉菜單顯示的財務(wù)部、銷售部、項目部、客服部等等）、姓名、輸出形式（輸出是html報表還是dbf、excel報表格式）、輸出內(nèi)容（工資的組成部分：崗位工資、績效工資、部門獎金、住房公積金、交通補貼、飯費補貼、住房補貼、因發(fā)工資、個人所得稅、事假扣除、病假扣除、保險等等）。申請考勤查詢，主要應(yīng)用于沒有查看考勤權(quán)限的用戶。在發(fā)生以上特別情況時，管理員能夠看到不同人員的提交的申請審批，點擊“同意”或者“不同意”，并將其分類記錄。考勤管理通過考勤儀器的數(shù)據(jù)導(dǎo)入，記錄每個員工每個工作日上下班情況，以此作為計算薪水、考核的依據(jù)，分為2個子功能：個人考勤歷時記錄、申請考勤查詢。需要注意的是，假期完畢后，請假者需要登陸OA辦公管理系統(tǒng)注銷假期?？傮w上OA辦公管理系統(tǒng)請假流程如下：請假者登陸OA后，選擇行政管理模塊，填寫請假申請表，提交成功后，由系統(tǒng)轉(zhuǎn)發(fā)至所在部門的負(fù)責(zé)人的OA上，經(jīng)過審核批示，提交到行政部門負(fù)責(zé)人審核，由副總或者總經(jīng)理最后審核。所以，不能像傳統(tǒng)那樣口頭向上司請假，也需要走OA系統(tǒng)。例如，按照條件“入職年份在2009年以前”，得出人數(shù)有156人的結(jié)果，做出占員工總?cè)藬?shù)的60%的分析統(tǒng)計。此頁面支持打印功能，提供自動報警功能，在員工生日、調(diào)職等時刻自動發(fā)送系統(tǒng)內(nèi)部短信提示管理員。當(dāng)發(fā)生調(diào)職、離職等事件后，由管理者在相應(yīng)欄目做好更改登記：管理者進(jìn)入OA頁面后，選擇好部門和員工姓名，就可以編輯基本信息了。 人力資源管理基本功能模塊人力資源部負(fù)責(zé)人即是OA系統(tǒng)中人力資源管理模塊的管理者。OA人力資源管理下設(shè)五個子功能：員工基本信息管理、考核管理、假期管理、考勤管理、薪水管理。OA支持決策的應(yīng)用不僅體現(xiàn)在對項目上的掌控，也體現(xiàn)在對公司內(nèi)部各部門的把握上，部門經(jīng)理上報各種信息，通過OA匯總呈獻(xiàn)給決策者，為決策者提供決策參考和依據(jù)。但是，由于項目越來越多，甚至在不同城市間，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者就必須做到全局掌控，OA辦公管理系統(tǒng)使領(lǐng)導(dǎo)者很好的解決了這個問題。通過使用內(nèi)部在線短信可代替手機座機打電話發(fā)短信，在一定程度上節(jié)約了辦公費用；員工也不用因辦理某件事而多次跑到相關(guān)工作人員的辦公室，節(jié)省時間和精力做好更多的辦公。它與平常我們用的手機短信相似，通過在線短息搭建的交流平臺進(jìn)行簡短交流，不要求接收方一定在線，接收方在線則會彈出提示窗口，提示接受者查看短信。 郵件箱頁面郵件傳輸系統(tǒng)制定收件人，減少了中間的傳遞環(huán)節(jié)，即發(fā)即收沒有延遲，傳遞速度快，可以支持郵件轉(zhuǎn)發(fā)，安全高效的為內(nèi)部人員傳輸文件，文件無需打印節(jié)省了辦公開支，同時出現(xiàn)差錯率低，提高了可靠和及時性[14]。找到本地文件上傳成功或者寫完郵件內(nèi)容后，再通過組分織類找到聯(lián)系人B為發(fā)送對象（發(fā)送對象可以同時選擇多人），點擊“立即發(fā)送”，發(fā)送成功后會有系統(tǒng)提示。OA擁有的郵件傳輸系統(tǒng)有效地解決了公司內(nèi)部電子文件傳輸?shù)膯栴}。 OA在信息交流方面的應(yīng)用研究OA辦公管理系統(tǒng)為成都某某房地產(chǎn)開發(fā)有限公司構(gòu)建了一個包括郵件傳輸系統(tǒng)和在線短信通信交流平臺，只需要一臺電腦聯(lián)網(wǎng)，就讓系統(tǒng)用戶之間即時通信快速有效通信，擴(kuò)大交流。 固定資產(chǎn)增加界面點擊查詢功能，輸入查詢條件，頁面將顯示出查詢的固定資產(chǎn)信息單。 固定資產(chǎn)增加界面。在OA辦公管理系統(tǒng)中固定資產(chǎn)管理模塊設(shè)置在公司資產(chǎn)管理模塊內(nèi)，根據(jù)固定資產(chǎn)的特點，劃分為增加刪除、查詢、折舊、使用記錄四個子模塊。接下來辦公用品的管理者，即行政人員依據(jù)之前的部門申請對辦公用品分發(fā)和借用，并在OA上登記分發(fā)或借用的部門職員名等基本， 辦公用品借用界面。當(dāng)辦公用品入庫后，管理者需進(jìn)行登記管理。如果需要增加新類型的辦公用品模塊，就在左邊顯示辦公用品分類列表上任意單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“新建類別”功能,在彈出的新建窗口中填入辦公用品基本信息和類別，就能添加新辦公種類。 在每隔一段時間的采購前，辦公用品管理者事先在OA查看已有的辦公用品信息，流程如下：首先，在辦公用品查詢界面，辦公用品欄的下拉菜單中選擇辦公用品種類，或者是直接輸入物名，單擊查詢，界面將會顯示出所查詢的物品清單，清單包含了目前該物品的編碼號、物品名稱、目前擁有庫存量、供應(yīng)商、采購者、管理者等信息， 辦公用品查詢結(jié)果清單。工作人員發(fā)現(xiàn)自己缺乏某種辦公用品時，選擇在每周末最后一天登陸OA申請辦公用品界面，填寫所需要的種類、數(shù)量和原因，最后提交申請。辦公用品種類很多，數(shù)量較大，因此傳統(tǒng)辦法對辦公用品的管理比較困難。審批結(jié)果出來后，申請者可通過OA右下角彈出的窗口得到結(jié)果。該公司的設(shè)備儀器一般有投影儀、電腦、電視、打印機、相機等，并可由管理者在設(shè)備儀器管理模塊添加或刪除種類。歸還圖書或資料的操作過程與此相似。圖書和資料在OA辦公管理系統(tǒng)上新建好后，就可以進(jìn)行查詢功能，圖書管理員可以查詢各種圖書和資料目前的狀態(tài)，便于合理高效的使用公司內(nèi)部資料圖書。傳統(tǒng)的圖書和資料管理實行手工管理，尋找麻煩，利用率低下。圖書包括圖書、光盤，雜志等，資料則主要指項目資料和辦理產(chǎn)權(quán)證等的客戶資料，從房地產(chǎn)企業(yè)特點來看，OA對圖書及資料的管理主要偏向于管理資料。對于工作的司機，財務(wù)部可以根據(jù)OA辦公管理系統(tǒng)上的車輛及記錄，查詢到司機的記錄，從而計算出對司機的出車補貼。修車的信息大致上為車牌號、車輛的購入日期、損壞原因、維修公司、維修費用等，讓相關(guān)部門準(zhǔn)而清晰地掌握修車狀況。每次使用前先要填寫申請表格，寫明原因、事務(wù)、使用時間、駕駛者等復(fù)雜的信息。第一步：查看辦公室1是否已經(jīng)被預(yù)訂第二步：若未被預(yù)訂，則開始預(yù)訂辦公室1第三步：若已被預(yù)訂，則OA彈出消息提示框作為一個中型企業(yè)的貴重資產(chǎn)，車輛的數(shù)量當(dāng)然不會太多，所以更需要管理，來提高車輛的利用率并有效地保護(hù)好這種資產(chǎn)，成都某某房地產(chǎn)開發(fā)有限公司對所有的車輛建立了統(tǒng)一的檔案進(jìn)行有效管理。備案即會議的題目、參會者姓名、開會的主要事情、需要用到的設(shè)備配置等基本信息。部門秘書擁有預(yù)訂辦公室的權(quán)限，當(dāng)部門決定開會時，秘書先登錄OA，打開預(yù)訂辦公室功能，查詢各個辦公室在各個時段的使用狀態(tài)，再選擇好合適的辦公室和時間，節(jié)約參會者的時間。 固定資產(chǎn)管理基本功能模塊所示。管理過程延伸在資產(chǎn)的整個生命周期，在第一時間詳細(xì)記錄每個資產(chǎn)的申請、發(fā)放、使用、外借等的狀態(tài)。OA對公司資產(chǎn)的管理是指對公司內(nèi)部所有的有價值的資產(chǎn)進(jìn)行有條理規(guī)范的管理。這一功能位于工作流自動化模塊之下，以當(dāng)月月歷的形式打開，也可以通過填寫上方“查詢”跳轉(zhuǎn)到想要的月份，已建好備注的日期會以粗體形式顯示，將鼠標(biāo)移至數(shù)字面就會出現(xiàn)以備注的情形顯示已建好的事務(wù)安排。同時，匯報人能夠回看自己以前的周報和月報，直屬上司也能會看自己和直屬下屬的過去匯報。每一月和每一周都對過去一段時間的工作做出總結(jié)，以便加強自身工作能力，于是該企業(yè)的OA辦公管理系統(tǒng)中，在行政管理模塊中設(shè)置了周報和月報功能，而年報由于使用的頻率太少另外處理。該房地產(chǎn)公司的OA工作流自動化功能的范圍較大，主要包括以下幾方面， 工作流功能模塊[12]。同時對于老員工來講，當(dāng)她想要查看某一地產(chǎn)項目的具體信息時，不用離開自己的辦公位置去費心找紙質(zhì)資料，同樣可以馬上找到所需要的電子化文件，節(jié)約了辦公時間和紙資源的浪費,也提高了檢索效率[11]。原有上傳就是用戶電腦上本來就有的文件或知識上傳至系統(tǒng)服務(wù)器，等待管理員的審批，不合格的文件或知識被退回，審批通過后文件被分類編號發(fā)布，所有閱讀權(quán)限內(nèi)用戶就都可以共享文件或知識，通過這種方法，員工之間相互交流工作心得，增強學(xué)習(xí)和工作積極性，促使大家共同努力從而公司想著更好的方向發(fā)展[10]。順應(yīng)時代發(fā)展要求，此OA建立了電子化文件和知識管理的模塊，支持對文件和知識的上傳、保存、分享和打印，讓工作中的知識得以更廣泛的傳播，促使大家共同進(jìn)步。 是否在辦公室安裝監(jiān)控器的投票結(jié)果根據(jù)投票結(jié)果公布消息如圖所示 消息通知管理者或其他有權(quán)限用戶可以指定參加的系統(tǒng)用戶，或者用戶使用匿名方式發(fā)表意見，這樣方便了企業(yè)管理者了解基層人員的所思所慮，及時的采取措施解決員工問題，提供一個和睦、舒適的企業(yè)環(huán)境。通過用戶在聊天交流室的投票，可以查看出結(jié)論。比如：當(dāng)某一個新員工入職，為了使大家能夠盡快的認(rèn)識新員工，擁有發(fā)布權(quán)限的用戶將該新員工的照片、職位、姓名等基本信息發(fā)布在公告欄上，方便老員工的對新員工的了解，為未來更好合作工作做好前提。在平臺上設(shè)置公告欄模塊，將發(fā)布的公告、最新的行業(yè)規(guī)章、公司制度、開會通知等各種信息成功上傳后，系統(tǒng)用戶登陸后界面右下角將彈