【正文】 亂用助詞。如把“網(wǎng)絡(luò)時(shí)代”說成“寬帶時(shí)代”就不適宜，因?yàn)槌藰I(yè)內(nèi)人士，基層干部沒有多少人能懂。⑤亂用時(shí)髦詞匯。同一篇文稿中多次出現(xiàn)公務(wù)文稿常用詞是不可避免的，但我們應(yīng)該而且可以做到的是，短距離內(nèi)盡量不要重復(fù)，尤其是在一句話中不要重復(fù)，比如這樣的句子“我們一定要認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)和貫徹好省委和省政府關(guān)于深化改革和加快發(fā)展的一系列重要文件精神”。更有甚者，有些不適宜用“要”字的文稿也沒完沒了地“要”，比如工作匯報(bào)中使用“要”字，就好象是向上級(jí)下指令似的；工作總結(jié)，本來是談情況和體會(huì)的，也老是用“要”字，就好象是談未來的打算了。③濫用指令詞。不少文稿為了加重語(yǔ)氣、強(qiáng)調(diào)某項(xiàng)工作的重要，加上一大堆副詞，如“進(jìn)一步堅(jiān)決落實(shí)”，又是“進(jìn)一步”，又是“堅(jiān)決”，其實(shí)“堅(jiān)決”本身就已經(jīng)很確定、很有力度了，所以要么用“進(jìn)一步”，要么用“堅(jiān)決”，不宜將二者重疊起來使用。同樣的道理，地方領(lǐng)導(dǎo)到基層檢查工作不能用“視察”一詞，只能和“考察或檢查工作”、“檢查工作”、“指導(dǎo)工作”或“調(diào)查研究”等，中央領(lǐng)導(dǎo)同志下基層才可用“視察”。具體說來，詞匯使用不當(dāng)有以下幾種表現(xiàn)：①濫用與領(lǐng)導(dǎo)同志有關(guān)的專用詞匯。這個(gè)毛病看起來似乎沒有什么大不了，其實(shí)這與意思表達(dá)準(zhǔn)確不準(zhǔn)確、文稿質(zhì)量好不好直接相關(guān)，嚴(yán)格說來是對(duì)工作不負(fù)責(zé)任、對(duì)文字是一種糟蹋的表現(xiàn)。在此不一一闡釋。　　行文規(guī)則混亂。　　以上所列只是部分表現(xiàn)，在實(shí)際工作中，還有其他格式上的問題，在此不一一列舉。其標(biāo)引的方法是：在自由詞后標(biāo)上“△”符號(hào)，并適時(shí)將新詞登記在主題詞表上。其中“黨的建設(shè)”是類別詞，“建黨節(jié)、紀(jì)念活動(dòng)”是反映公文主題的詞，“通知”是公文文種。　?、嶂黝}詞使用不當(dāng)。　?、喑蛦挝徊徽_?！　、呶谋臼鹈灰?guī)范。（見后文）　?、薷郊环?。鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府向縣委、縣政府聯(lián)合行文，如事由以縣委為主，主送機(jī)關(guān)則為“縣委、縣政府”，縣政府的閱知；如政府為主，黨委又有必要了解，其主送機(jī)關(guān)則為“縣政府并報(bào)縣委。具體體現(xiàn)在：“關(guān)于”用得多、書名號(hào)多、涉及文種多的時(shí)候，不好把握。下行文要用“發(fā)”字；上行文要有簽發(fā)人，發(fā)文字號(hào)不用“發(fā)”字。一個(gè)機(jī)關(guān)發(fā)文，理所當(dāng)然以本機(jī)關(guān)文頭制發(fā)；若是幾個(gè)機(jī)關(guān)發(fā)文，應(yīng)以提起發(fā)文機(jī)關(guān)文頭制發(fā)?！　「袷讲灰?guī)范 。如江蘇省有規(guī)章制定公布權(quán)的是省政府、南京市政府、無錫市政府、徐州市政府、蘇州市政府，其他地級(jí)市政府沒有規(guī)章制定公布權(quán)，因此也就不適用以“命令”制定公布規(guī)章。　?、蕖懊睢焙汀巴ㄖ痹谥贫ü家?guī)章和轉(zhuǎn)發(fā)規(guī)范性文件上的適用與區(qū)別。公告公布的范圍是面向國(guó)內(nèi)外的，且必須通過媒體公開發(fā)布；而通告公布的范圍則限制在一定范圍內(nèi)，且可通過張貼的方式發(fā)布，因而公告的知曉范圍比較廣泛，通告的知曉范圍則相對(duì)窄小。通告則多用于事前制定某些規(guī)定或提出某些要求，讓有關(guān)方面和廣大公眾遵照?qǐng)?zhí)行，因而具有很強(qiáng)的強(qiáng)制性特點(diǎn)。二是內(nèi)容特點(diǎn)不同。公告一般只由國(guó)家高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其有關(guān)職能部門發(fā)布，基層機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位無權(quán)發(fā)布公告。 公告和通告都是告知性公文，但它們屬于兩個(gè)不同的文件，有著十分明顯的區(qū)別。對(duì)不相隸屬機(jī)關(guān)來函商洽工作、詢問問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)的，受文機(jī)關(guān)也應(yīng)用“函”來答復(fù)。“批復(fù)”適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。某一部門或單位向同級(jí)有權(quán)單位或上級(jí)不相隸屬機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)，只能用“函”，而不能用“請(qǐng)示”。“函”和 “請(qǐng)示”容易混淆的主要在 “請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”這一適用規(guī)定上?！　、邸罢?qǐng)示”和 “函”的適用與區(qū)別。事實(shí)上，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)部署工作用得較多的還是“意見”而不是“決定”。如《中共蒼溪縣委關(guān)于開展“富民惠民，改善民生”作風(fēng)建設(shè)活動(dòng)的意見》。另外，“決定”一般是就較長(zhǎng)時(shí)期的工作進(jìn)行部署，比如管一年、兩年甚至更長(zhǎng)時(shí)間，短時(shí)期的工作一般不宜用“決定”?！皼Q定”既出，必須嚴(yán)格執(zhí)行。“決定”、“意見”都屬于決策性文件的一種，都用于安排部署重要工作。如果既想?yún)R報(bào)工作，讓上級(jí)掌握，又想請(qǐng)示解決問題，一般可采用兩種辦法來解決:一是將“報(bào)告”和 “請(qǐng)示”分開，形成兩份公文分別上報(bào)；二是以請(qǐng)示公文為主，將報(bào)告的內(nèi)容作為附件，附在請(qǐng)示后面作為背景材料，讓上級(jí)了解請(qǐng)示的充分理由?！皥?bào)告”是閱件，一般不需回復(fù)，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。從公文寫作實(shí)踐來看，具體有以下公文要注意區(qū)分：　?、佟罢?qǐng)示”和“報(bào)告”的適用與區(qū)別。公文寫作常見問題分析文種使用不當(dāng)。由于復(fù)印件也容易退色，這時(shí)可使用固色劑延長(zhǎng)文檔保存期限。 傳真件不能代替正式公文，因此，對(duì)于重要的公文，雖然緊急情況下可用傳真件發(fā)文，但發(fā)出傳真件后要及時(shí)補(bǔ)寄正式公文。由于定稿無法體現(xiàn)修改過程，對(duì)于非常重要的文稿，一旦出現(xiàn)問題，難以分清責(zé)任，檔案的借鑒作用就要大打折扣。 用計(jì)算機(jī)起草公文時(shí)僅將定稿歸檔就是在領(lǐng)導(dǎo)審批后，正式印發(fā)前，還應(yīng)由辦公廳（室）進(jìn)行核發(fā)?！稐l例》和《辦法》規(guī)定，公文在送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳（室）進(jìn)行校核。 以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)代替辦公（廳）室核稿在這種情況下，正文之后，發(fā)文機(jī)關(guān)署名前不得標(biāo)注被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件順序和名稱，而被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件則標(biāo)印在公文署名及成文日期之后，文尾部分之前。 將被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件當(dāng)成附件人民日?qǐng)?bào)海外版也早從1992年起就改為簡(jiǎn)化漢字印刷了。 發(fā)往港澳臺(tái)的函件用繁體漢字使用中文不僅符合國(guó)際慣例，而且也體現(xiàn)了對(duì)中國(guó)主權(quán)、中國(guó)文化的尊重。 發(fā)往國(guó)外的函件用外文所以，每一個(gè)文秘人員都要努力學(xué)習(xí)，把思想認(rèn)識(shí)統(tǒng)一到公文規(guī)范上來，選擇范文時(shí)要按公文規(guī)范進(jìn)行判斷，不能認(rèn)為發(fā)文單位的級(jí)別越高其所制發(fā)的公文規(guī)范化程度就越高。 不加分析地把上級(jí)來文作為范文同時(shí)，公文規(guī)范處在不斷變化和完善之中，任何標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范都可能被修訂。 按老一套辦法辦文為推進(jìn)公文規(guī)范化建設(shè)，必須提高認(rèn)識(shí)，走出誤區(qū)。 十六、公文處理的誤區(qū) 抄送機(jī)關(guān)未分類或標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不當(dāng)。 濫抄濫送 既然是主送機(jī)關(guān)就不必再抄送了。 抄送個(gè)人 十五、抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)中的常見錯(cuò)誤 兩個(gè)主題詞之間應(yīng)該用一個(gè)空格符分開，錯(cuò)為在主題詞間使用了頓號(hào)或逗號(hào)（但組配標(biāo)引時(shí)可用頓號(hào)分開）。 任意組配 不在中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳或上級(jí)主管部門統(tǒng)一制發(fā)的《主題詞表》中選用主題詞，而是任意生造。 主題詞的主要作用是反映公文的類別、主題和表現(xiàn)形式，為檢索查詢提供方便，由范圍（類別詞）+內(nèi)容（類屬詞）+文種（文件形式）組成，其中的類別詞反映公文內(nèi)容所涉及的范圍和應(yīng)歸屬的類別，標(biāo)題中一般不會(huì)出現(xiàn)；標(biāo)題的主要作用是概括公文的性質(zhì)和要求，由發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種組成，其中的發(fā)文機(jī)關(guān)一般不宜作為主題詞標(biāo)引。 不標(biāo)引主題詞 模糊不清 用印既不壓發(fā)文機(jī)關(guān)也不壓成文日期或只壓其中一個(gè)。 不當(dāng)用卻用了 干部任免通知等重要文件應(yīng)該用印而未用印。 十三、機(jī)關(guān)印章使用中的常見錯(cuò)誤 如把一月一日寫成“1/元”或“1/1”。當(dāng)發(fā)文機(jī)關(guān)最后一個(gè)字比正文縮四個(gè)字排印時(shí)，成文日期的最后一個(gè)字比正文縮兩個(gè)字。 常見錯(cuò)誤是成文日期第一個(gè)字向左越過發(fā)文機(jī)關(guān)第一個(gè)字或直接向左靠齊。 只署月日不署年份，如：“三月二十日”，只署月日不署年份。 漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字亂用 將擬稿日期作為成文日期正確位置一般是從全頁(yè)垂直中線起向右書寫，而且發(fā)文機(jī)關(guān)最后一個(gè)字比正文縮四個(gè)字或與成文日期標(biāo)識(shí)協(xié)調(diào)（成文日期的最后一個(gè)字比正文縮兩個(gè)字）。 位置不當(dāng) 未標(biāo)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，用印章代替 在印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知中，錯(cuò)將所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的公文作為附件特殊說明。 標(biāo)注不規(guī)范 有附件不標(biāo)注 常見錯(cuò)誤是落款和發(fā)文時(shí)間已正好排滿一頁(yè)，而在另一頁(yè)的文尾部分的抄送機(jī)關(guān)等之上標(biāo)明“此頁(yè)無正文”。 隨意設(shè)定字距行距 正確的是使用3號(hào)或4號(hào)仿宋體?！?未按所引用公文的發(fā)文時(shí)間、標(biāo)題的發(fā)文字號(hào)的順序引用。 隨意簡(jiǎn)稱正文中的數(shù)字，部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字書寫，其余的應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 數(shù)字使用不規(guī)范 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤 錯(cuò)別字 越級(jí)主送 公文不得主送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。 主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)。 主送機(jī)關(guān)表述不規(guī)范但有的文種如會(huì)議紀(jì)要等，主送機(jī)關(guān)一般放在文尾末頁(yè)下端。 缺主送機(jī)關(guān) 發(fā)文機(jī)關(guān)簡(jiǎn)稱不規(guī)范另外，在公布事項(xiàng)、工作要點(diǎn)的公文中也常缺少文種，如：《大學(xué)一九九年重點(diǎn)抓的八件實(shí)事》就缺少“決定”這一文種。 缺少文種常見非法規(guī)、規(guī)章名稱用了書名號(hào)，如《關(guān)于認(rèn)真貫徹〈決定〉的通知》、《關(guān)于批轉(zhuǎn)〈報(bào)告〉的通知》、《關(guān)于〈請(qǐng)示〉的批復(fù)》，標(biāo)題中加書名號(hào)是錯(cuò)的。 濫用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)此外，在標(biāo)題中常出現(xiàn)文字或詞義重復(fù)的現(xiàn)象，如《關(guān)于貫徹通知的通知的通知》，應(yīng)為《關(guān)于貫徹通知的通知》；又如《關(guān)于請(qǐng)求解決的請(qǐng)示》，應(yīng)為《關(guān)于解決的請(qǐng)示》，后面有請(qǐng)示，前面用請(qǐng)求就是多余的。 文字累贅 用發(fā)文字號(hào)代替文件名稱如：“第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)第五次會(huì)議關(guān)于批準(zhǔn)設(shè)立重慶直轄市的決定”不能簡(jiǎn)寫為“關(guān)于批準(zhǔn)設(shè)立重慶直轄市的決定”。 缺少發(fā)文機(jī)關(guān)或通過決議、決定的會(huì)議名稱 標(biāo)注不規(guī)范 上行文未標(biāo)注簽發(fā)人姓名 自制發(fā)文字號(hào)。 只有重要文件才采用“發(fā)”字樣。 濫用“發(fā)”字。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：委[1997] 號(hào)。 正確的是“字”在年號(hào)之前，“第”在年號(hào)之后；前面用“字”，后面用“第”；前面無“字”，后面就不應(yīng)有“第”。 字第搭配不當(dāng)。 沒有按自然數(shù)的順序依次排列，中間出現(xiàn)跳號(hào)現(xiàn)象。 跳號(hào)。 用同一發(fā)文字號(hào)制作兩份不同的文件。 一字號(hào)多文。 聯(lián)合發(fā)文時(shí)并用了幾個(gè)單位的發(fā)文字號(hào)。 一文多字號(hào)。 發(fā)文順序號(hào)中多加了“0”變成“0”。 序號(hào)累贅。如：將校字[1997]第號(hào)錯(cuò)為[1997]校字第號(hào)。 《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定發(fā)文年度用六角括弧“〔〕”括入。 括弧不對(duì)。 如：將“1997”省略為“97”。 使用沒有版頭的白紙印發(fā)文件四、發(fā)文字號(hào)中的常見錯(cuò)誤常見的是：格式不對(duì)、尺寸不標(biāo)準(zhǔn)、非紅色印刷、發(fā)文機(jī)關(guān)字體不莊重等。三、版頭使用中的常見錯(cuò)誤 應(yīng)該用命令、指示發(fā)布的公文而用通知發(fā)布，如一些省、自治區(qū)、直轄市人民政府發(fā)布重要行政規(guī)章，不是用令發(fā)布而用通知發(fā)布。 降格使用文種?；鶎訂挝恢贫ㄓ嘘P(guān)規(guī)章制度時(shí)可用“規(guī)定”或者用“細(xì)則”、“辦法”等應(yīng)用文種，并用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式發(fā)布。實(shí)際上“條例”只能用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度；按照國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《行政規(guī)范制定程序暫行條例》的規(guī)定，在行政機(jī)關(guān)公文中，“條例”只能應(yīng)用于特定國(guó)家機(jī)關(guān)制定的法規(guī)中，即全國(guó)人大常委會(huì)制定的法規(guī)，國(guó)務(wù)院制定的行政法規(guī)，地方人大及其常委會(huì)制定或通過（批準(zhǔn)）的地方性法規(guī)。常見的有：“公告”與“通知”、“決議”與“決定”、“請(qǐng)示”與“報(bào)告”、“請(qǐng)示”與“函”混用。 混用文種 。如“市人民政府關(guān)于印發(fā)市政府1997年工作要點(diǎn)的通知”。把屬于總結(jié)類的文種“小結(jié)”、“總結(jié)”，以及把屬于規(guī)章制度類的文種“辦法”、“規(guī)程”、“須知”、“實(shí)施細(xì)則”等作為正式文種直接使用。 把屬于機(jī)關(guān)其他應(yīng)用文，特別是事務(wù)文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。 誤用文種。常見的有：“請(qǐng)示報(bào)告”、“工作思路”、“情況”、“匯報(bào)”、“申請(qǐng)”、“鄭重聲明”等。 二、文種使用中的常見錯(cuò)誤 主要表現(xiàn)：（1）應(yīng)該黨政分開行文的未分開行文；（2）應(yīng)該一個(gè)機(jī)關(guān)單獨(dú)行文的搞成幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文；（3）該職能部門行文的“升格”為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行文；（4）該領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行文的“降格”為職能部門行文。一、行文中的常見錯(cuò)誤　　版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。印發(fā)日期右空1字?！　∮“l(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號(hào)仿體字?！　」娜缬谐蜋C(jī)關(guān)，在主題詞下1行；左右各空1字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。一般應(yīng)按主題詞的含義，從內(nèi)容到形式排列，進(jìn)行組配時(shí)應(yīng)按以下次序：　　主體因素，即反映公文主題的關(guān)鍵性概念，如對(duì)象、材料、方法、過程、條件等，文中有幾個(gè)并列的主體因素時(shí)，一般按語(yǔ)法關(guān)系和邏輯順序排列；　　通用因素，即描述主題的一些通用概念，在主題中居次要地位，對(duì)主題起細(xì)分的作用；　　位置因素，即公文所涉及的事物、對(duì)象和問題所處的空間位置屬性方面的概念，包括國(guó)家名、地區(qū)名、地名以及機(jī)構(gòu)名稱等方面的主題詞；　　時(shí)間因素，即公文所涉及的事物、對(duì)象和問題存左的時(shí)間范圍屬性方面的概念，包括具體年份等方面的主題詞；　　公文類型因素，即公文種類方面的概念，如命令、指令、報(bào)告等?！　?yīng)有效把握對(duì)公文主題的標(biāo)引深度，一份公文的主題詞除類別詞外一般不超過5個(gè)。組配后有多義性時(shí)，應(yīng)放棄組配，直接采用反映公文主題上位概念的上位詞。　　在有關(guān)機(jī)關(guān)正式制發(fā)的《公文主題詞表》中選取與公文主題概念相對(duì)應(yīng)的最專指的主題詞，其詞形務(wù)必與詞表中規(guī)定的詞形相一致?！　≌J(rèn)真進(jìn)行主題分析，找出公文涉及的主要對(duì)象?！　‘?dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無正文”的方法解決。　　當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。區(qū)別不同情況有以下具體要求：　　單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。）八、加蓋