【正文】 。 若申請免做潛在供應(yīng)商評審，采購員需遞交“潛在供應(yīng)商情況調(diào)查表”和書面的免審依據(jù)，報主管副總審批。 對不同重要度的產(chǎn)品應(yīng)進行不同層次的評審或考察。 供應(yīng)商的評審 供應(yīng)商的評審與選擇由采購部負責(zé)組織，店管部、中心廚房、技術(shù)中心、單店或物品請購部門、使用部門等有關(guān)人員參加。 選擇供應(yīng)商原則及方法 招標(biāo)采購物品、長期定點供應(yīng)商 (非外協(xié)產(chǎn)品 )的選擇參照“采購招標(biāo)管理”中規(guī)定執(zhí)行。 采購部應(yīng)組織相關(guān)人員隨時調(diào)查供應(yīng)商的動態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量，“供應(yīng)商調(diào)查表”每年復(fù)查一次，以了解供應(yīng)商的動態(tài)，同時依變動情況，更正原有資料內(nèi)容?！肮?yīng)商調(diào)查表”交采購部審核并存檔備查。 供應(yīng)商管理 供應(yīng)商信息收集與調(diào)查 供應(yīng)商信息收集與調(diào)查由采購部負責(zé)，店管部、物品請購部門、使用部門等負責(zé)提供供應(yīng)商信息及推薦合格供應(yīng)商。 確定合理訂貨量 采購部人員在制訂采購計劃時，應(yīng)在充分分析現(xiàn)有的存貨量（包括供應(yīng)商或第三方物流的未達存貨）、貨源情況、訂貨所需時間、訂貨要求的最大或最小批量、貨物運輸?shù)竭_時間等因素，結(jié)合各種貨物的安全存貨量確定最佳訂貨量及訂貨時點。 “安全庫存量”，應(yīng)充分考慮保持正常經(jīng)營活動所需的存貨量，防止因缺貨而造成經(jīng)營活動的中斷以及引起的經(jīng)濟損失。 確定安全庫存量 安全庫存量的確定由店管部調(diào)度員負責(zé)制訂。 采購部應(yīng)要求供應(yīng)商或第三方物流的庫房保管人員通過傳真、電子郵件等方式及時提供已訂貨物資的未達存貨日報表。 合理采購訂貨量的確定 采購訂貨量的確定直接影響存貨的缺貨 成本、采購物品的存儲費用、采購資金占用的利息費用及存貨的損失成本等，因此確定一個合理的采購訂貨量是控制采購成本的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。 自行估價：成立估價小組，可由采購管理人員、技術(shù)人員、財務(wù)人員組成，估算出較為準(zhǔn)確的底價資料。多方面收集了解市場行情，包括市場最高價、最低價、一般價格等。 決定合適的采購價格：通過科學(xué)的價格決定步驟，降低采購價格與采購成本。 采購成本控制 采購成本控制關(guān)鍵點 物品本身的采購價格、物品運輸配送費用、物品存儲費用以及存儲過程中發(fā)生的損耗、采購物品占用資金的利息費用是采購成本的主要構(gòu)成部分。 公司向各單店配送貨物后，配送單位應(yīng)及時將配送清單報送財務(wù)部，財務(wù)部根據(jù)該貨物的成本 (包括采購貨物本身的價格、稅金、運費和加工制作成本等 )在各單店的帳戶上登記相應(yīng)的應(yīng)收帳款。對長期客戶或重點客戶，以及金額在一定起點以上的往來客戶，應(yīng)視情況按客戶名稱設(shè)置專宗，保管好相關(guān)的業(yè)務(wù)合同、提貨憑證、收付 款憑據(jù)，并設(shè)置備查登記簿，逐筆記錄預(yù)付款、已付款、余款等情況。 報銷 采購核算員支付采購貨款后應(yīng)依據(jù)財務(wù)規(guī)定的報銷程序每旬辦理一次報銷手續(xù)，報銷單據(jù)應(yīng)附上購貨發(fā)票、采購計劃單、訂購單、驗收入庫單，并由采購部經(jīng)理審批。如確實需要直接交付支票的，由采購核算員帶正式合法發(fā)票 (或收據(jù)、結(jié)算單等原始憑證 )到財務(wù)部辦理借款手續(xù)。采購部不得自行保存資金，應(yīng)于支付款項時向財務(wù)部支取借款，即借即付。 采購部根據(jù)結(jié)算計劃按資金使用申請程序 (見財務(wù)管理手冊 )向財務(wù)部申請借款，財務(wù)部負責(zé)人對照資金計劃審批后借出款項。供應(yīng)商或配送方應(yīng)定期 (根據(jù)合同確定的結(jié)算期，在每月或每周 )憑收貨清單與采購部核對應(yīng)付帳款帳目，雙方核對無誤后向采購部申請付款。 采購結(jié)算 采購付款 采購款項須按采購合同規(guī)定或訂購單所約定的時間由采購部從財務(wù)部借款統(tǒng)一支付。 采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用中出現(xiàn)問題，采購員應(yīng)負責(zé)聯(lián)系供貨商，處理有關(guān)質(zhì)量問題的解決、退換貨、索賠等事宜。 進度控制與事務(wù)聯(lián)系 采購執(zhí)行過程中，采購部應(yīng)按詢價、 訂購、交貨三個階段負責(zé)對采購作業(yè)制定進度計劃并進行進度控制。該部分在途原材料應(yīng)在采購部 采購月報中體現(xiàn)，并與財務(wù)部“在途物資”明細賬進行核對，以保證帳實相符。 對于貨款已支付，發(fā)票已收到，月末貨物未到的在途材料或尚未驗收的材料，由采購部進行管理，采購人員先根據(jù)發(fā)票金額填寫入庫單（注明應(yīng)收數(shù)量及在途字樣），并將發(fā)票拿到財務(wù)處確認金額，財務(wù)人員據(jù)此進行帳務(wù)處理。入庫單一式四聯(lián)，一、二聯(lián)留存庫房（收貨人）（第二聯(lián)于月底財務(wù)稽核時送交財務(wù)處），第三聯(lián)采購部核算員留存，第四聯(lián)報銷時送交財務(wù)部會計進行財務(wù)處理。庫管員驗貨后方可辦理入庫手續(xù)。品質(zhì)如有不符，應(yīng)立即予以退回。無法于約定交貨期內(nèi)交貨時，應(yīng)及時通知請購部門并列入重點催辦項目。 交貨及驗收 訂購后采購員應(yīng)及時將訂購單或采購合同交由信息員保管，信息員據(jù)此編制采購日報表及采購清單，采購日報分別送店管部、經(jīng)營辦、財務(wù)部作內(nèi)部管理信息，采購清單送收貨單位作為驗收依據(jù)。 由采購員代表公司簽訂采購合同的，必須有公司總經(jīng)理的授權(quán)； 采購員負責(zé)根據(jù)規(guī)范的合同范本起草合同文本，報采購部經(jīng)理審批并簽署意見，必要時，監(jiān)察部應(yīng)參與合同文本的起草； 監(jiān)察部負責(zé)對合同的法律條款進行審查，并簽署意見； 在完成以上審查修改后，采購合同應(yīng)報營運副總審核并簽署意見后呈公司總經(jīng)理批準(zhǔn)加蓋公司合同專用章。 屬于單店的零星采購物品范圍，且月度采購金額累計在 300元以內(nèi)的，可委托單店自行 采購，店管部負責(zé)監(jiān)督單店的采購是否嚴格執(zhí)行本辦法的相關(guān)規(guī)定。 屬于下列特殊情況的，可實行委托采購。 訂購 供應(yīng)商及采購價格確定后，由采購部統(tǒng)一向供應(yīng)商訂購，發(fā)出訂購單或簽訂采購合同。 供應(yīng)商長期報價采購物品及外協(xié)產(chǎn)品，在事先議定的價格范圍內(nèi)，由采購部經(jīng)理核準(zhǔn)；超出議定價格范圍外的，根據(jù)超出價格的多少，分別報公司主管領(lǐng)導(dǎo)或公司總經(jīng)理審批。在質(zhì)量、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、送貨方式等相同的情況下，價格最低者中標(biāo)。 價格平臺應(yīng)包含以下內(nèi)容： 材料（設(shè)備）名 稱； 規(guī)格型號； 主要技術(shù)指標(biāo)； 價格區(qū)間； 廠家（或供應(yīng)商）； 索引。多輪談判的過程中如果需要，可要求供應(yīng)商用以成本細分的方式再次報價。 若供應(yīng)商報價的 物品與請購物品略有不同或?qū)俅闷氛撸少徣藛T應(yīng)在請購單上詳細注明相關(guān)信息，并報經(jīng)采購部經(jīng)理、使用部門或請購部門同意并備案。 詢價資料的整理 采購員接到供應(yīng)商的報價后，要評審報價的完整性和準(zhǔn)確性，并了解報價的詳細構(gòu)成，需要時應(yīng)通過會議或電話溝通以弄清供應(yīng)商的報價。 同類、同規(guī)格產(chǎn)品的詢價應(yīng)有三家以上供應(yīng)商的價格資料，同時應(yīng)建立采購詢價比價臺帳。 采購人員應(yīng)要求供應(yīng)商在接到詢價資料后至少７天內(nèi)以書信、電子郵件或傳真形式反饋其報價意向（若供應(yīng)商拒絕報價，則應(yīng)將詢價資料退還給公司），若詢價資料寄出后供應(yīng)商沒有任何答復(fù)，采購人員應(yīng)打電話或電子郵件與供應(yīng)商聯(lián)系，問清情況（如收到詢價資料與否？）。 采購人員在詢價、議價過程中必須向供應(yīng)商提供足夠的信息以使供應(yīng)商能順利報 價，這些信息包括采購物品或外協(xié)產(chǎn)品的品名、質(zhì)量要求、數(shù)量、服務(wù)、交貨期、交貨方式、地點、付款辦法等因素。 比價采購的物品范疇： 除定點供應(yīng)商供貨范圍內(nèi)以及符合招標(biāo)采購條件的物品外的采購，以三家(包括三家 )以上供應(yīng)商的報價加以比較，最后選擇性價比最優(yōu)者予以訂購。 招標(biāo)采購的物品范疇： 一次采購金額超過以下金額的大宗材料與設(shè)備： 進口材料和設(shè)備 ≥ 5萬元； 國產(chǎn)檢測儀表 ≥ 3 萬元； 計算機、顯示器以及附件≥ 5萬元； 電子類產(chǎn)品 ≥ 1萬元； 常用工具、辦公用品、勞保用品、耗材等 ≥ 1 萬元。不在定點供應(yīng)商供貨范圍內(nèi)的物品，需采用招標(biāo)采購或比價采購。 采購方式的選擇 采購人員應(yīng)按照采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的不同，分別采取以下幾種方式進行采購：定點供應(yīng)商長期議價采購、比價采購和招標(biāo)采購。 采購執(zhí)行 采購作業(yè)的執(zhí)行 采購作業(yè)由采購部根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的采購計劃組織實施。 未列入采購計劃內(nèi)的物品不能進行采購。 對于在采購計劃內(nèi)無法于需用日期辦妥的采購申請單，必須及時通知請購部門。 采購部經(jīng)理應(yīng)審 查各部門的申請采購物品是否能由現(xiàn)有庫存滿足或有無可替代的物品。 采購計劃的管理 采購計劃由采購部根據(jù)經(jīng)審批后的采購申請制訂，日采購計劃由采購部經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行，月度采購計劃報請營運副總批準(zhǔn)執(zhí)行，年度采購計劃需報請公司總經(jīng)理審批。 經(jīng)審批后的采購申請表由采購部審核匯總。 以上各類物品如在年度預(yù)算外或超過年度預(yù)算，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理審批 。 采購申請的提出及審批權(quán)限 采購申請應(yīng)注明物品的名稱、數(shù)量、需求日期、參考價格、用途、技術(shù)要求、供應(yīng)廠商（參考）、交貨期、送貨方式等。 日采購計劃是在對月度采購計劃進行分解基礎(chǔ)上，依據(jù)店管部對各單店每日經(jīng)營所需物品的匯總審核后制訂。 年度采購計劃根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃，在對市場信息和需求信息進行充分的分析和收集的基礎(chǔ)上，并依據(jù)往年歷史數(shù)據(jù)對比預(yù)測制訂，該計劃也是制訂年度財務(wù)預(yù)算的主要依據(jù)之一。