【正文】 況 需要購買燃油的，必須經 總務主管 同意。 例假日或 上班時間外車輛的使用應呈請行政部經理核準后始準調派。 司機根據(jù)“公務用車申請單”的資料于每日填報“行車日報表”呈主管審核并核對實際里程。 (3)車輛行前應特別注意安全檢查。 各單位派車交貨、洽公時，應依下列規(guī)定辦理： (1)車輛為運送公司公務人員及物品的專用車輛。車輛優(yōu)先派車歸口部門如下： 序號 單位 車牌號 車型 1 財務中心 粵 SOK136 豐田小車 2 行政人事中心 粵 SU9088 嘉華商務車 3 招標中心 粵 SV3328 東風商務車 4 粵 SL7032 五十鈴貨車 5 業(yè)務中心 粵 SAH993 飛度小車 6 產品研發(fā)中心 粵 SU8660 美亞小車 7 工程管理中心 粵 SA1722 美鹿小車 8 營銷策劃中心 粵 SU5511 瑞風商務車 如遇集團及下屬公司工作需要或公司綜合性活動需用車輛，公司駕駛公車的管理者和使用者都必須大力支持，服從公司的調派，公司車隊同時要做好車輛調劑使用和相關的工作安 排。 第二節(jié) 車輛的使用 總 公司所有車輛均由 行政人事中心行政 部統(tǒng)一調度 ， 各部門用車均須提前一天提出用車申請 ， 填寫《 公務 用車申請 單 》，經所在部門 負責人 批準后送交 行政 部，由 行政部 按公務的輕、重、緩、急統(tǒng)一安排車輛，并經 行政 部經理審核后出車。 16 第十四章 車輛管理 第一節(jié) 總則 為了車 輛統(tǒng)一管理，合理調度，特定本辦法。 公司專門的計算機房、檔案室、財務室及接待室、會議室等，員工未經許可不得隨便進出；違者每次罰款 100元。 全員應樹立保密意識，涉及公司機密的書籍、資料、信息和成果，員工應妥善保管，若有遺失或被偷竊，應立即向上級主管匯報。 所有公司文件及相關制度，員工不得私自復印和拷貝及攜帶出公司。 員工不得透露業(yè)務或職務上的機密，凡是所具備的意見涉及公司的，未經上級領導批準，不得對外發(fā)表。 服務結案前，由指定專案人員負責客戶資料管理，并承擔保密責任。 客戶檔案只可于公司內借閱，當天歸還，不得攜帶帶出公司。 第三節(jié) 客戶檔案 客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護作業(yè)中的重要領域。 公司資料只可于公司內借閱當天歸還，不得攜帶出公司。 第二節(jié) 專業(yè)資料 資料分類：公司搜集的各種 公司業(yè)務文本、流程、企劃案、制度、顧問業(yè)理論等文件正本及復印件，公司由政府主管部門購買的政策法規(guī)，公司各類剪報等。 在外地購買圖書，必須有經理簽字，回公司后及時到圖書管理員處登記，辦理借閱手續(xù)，報銷時需有圖書管理員的簽字。 一般情況下，圖書只得在公司內閱讀，借書冊數(shù)以三冊為限，借閱圖書一律在管理員處登記，借書 15 期限不得超出過二周，用畢及時歸還，重新到行政部處登記。 對所有來訪人員，前臺必須做好登記；違者每人次罰款 100 第十二章 公司圖書資料管理 第一節(jié) 圖書雜志 公司所屬圖書是專供公司內部相關人士參閱，由行政部統(tǒng)一保管，于每年 6月、 12月下旬詳實盤點。 員工上下班刷卡高峰期，接待員應保持站立姿勢，并微笑問候 。 前臺文員要按以下程序工作：提前 15分鐘上班，穿工作服，檢查打卡機，開啟空調機 (夏天 ) 前臺文員對待員工或其他客人，要禮貌大方，熱情周到，對來找高層領導的客人，要問清事先有無預約，并主動通知被找領導。 參觀人員除特許外，一律婉拒拍照，并由陪同參觀人員委婉說明。 普通參觀：一般客戶或業(yè)務有關 5 團體參觀：凡參觀人數(shù)能在會客室容納者，均以茶水招待，否則一律免于招待，至于陪同人員由行 貴賓參觀：按公司通知以咖啡、西點、冷飲、茶水或其他方式招待，并由公司高級人員陪同。 VIP接待：接待時限 60120分鐘，提供茶點、咖啡、水果。 業(yè)務簽約：接待時限 60分鐘，提供支裝水或部分果點。 訪客離開公司后，由前臺及時通知清潔工做 好會客室清潔工作。 在公司被訪人員接洽訪客之后，前臺或保安方可離開會客室。 對拜訪公司高層的客人，在經行政人事中心允許后，可由前臺或保安引領至高層的獨立辦公室，無特殊情況，任何人不得將來訪客人帶入公共辦公室內，以防止公司重要資料、信息、機密之泄漏。 所有來訪人員，登記完畢后必須在前臺等待，由前臺電話通知被訪人員后，在前臺或保安的引領下在五樓會客室等待。 VIP證主要用于政府首長、社會名流以及國內外各大企業(yè)負責人或公司指定人員，允許出示個人名片登記，如有公司高層領導陪同，則無須登記；其他人員來訪必須提供有效身份證件登記，如特殊情況，必須被訪人代為登記并簽名證實，來訪者方可進入大廈。 行政部應為來訪人員制定專門的訪客證，并且明顯區(qū)別于員工工作證，所有的訪客證都必須有獨立/唯一的號碼，并分為：普通證、 VIP證、施工證。 行政部必須妥善保管好備用鑰匙，熟悉各鑰匙的使用范圍，并承擔相應責任，每月月底統(tǒng)計一次。 在正常情況下，備用鑰匙不予借用，如特殊情況下，必須填寫《借用鑰匙登記表》，經部門負責人同意、行政人事總監(jiān)批準，方可借用。 第九章 辦公室鑰匙管理規(guī)定 公司所有鑰匙任何時候須有不少于一把備用，所有備用鑰匙須造冊登記。 公司鼓勵員工工作聯(lián)絡通訊，在可行的情況下，使用電子郵件等方式。 公司員工接聽電話應及時，一般鈴響不應超過三聲，如受話人不能接聽，與之最近的職員應主動接聽，重要電話應作好接聽記錄。 每月由網絡管理員列出每部電話的長途電話費用明細，費用由 列入各部門的管理費用。 第八章 辦公電話的使用管理規(guī)定 電話是為公司有關的業(yè)務服務的，如發(fā)現(xiàn)有個人行為，公司將予以嚴厲處罰并按對應的數(shù)額交納話費。 不得私自拆卸、增加、減少或試用新配件 ， 及時按正確方法清潔和保養(yǎng)設備上的污垢，保證設備正常使用。 計算機連接有打印機、刻錄機、掃描儀、光驅等外部設備時，應首先在關機狀態(tài)（關掉所有設備電源）下將計算機及外設連接好，禁止帶電連接或去掉計算機外部設備。 任何人不得擅自進入機房，如因工作原因必須經網絡管理員許可；違者每次處以 100元罰款。 第八節(jié) 機房管理 機房內各類設施擺放整齊、無灰、 無塵。 2)負責及時反饋電腦病毒情況，外地組員每周五將《病毒查殺記錄》 EMAIL給組長。 5)負責對各組員進行查、殺病毒培訓。 3)負責定期檢查每位組員的查、殺病毒記錄。 組長職責 1)負責病毒的檢查及防范 工作。 結構 1)組長：信息管理部經理或由其指派的網絡管理員。 第七節(jié) 電腦病毒的防范管理 為了防范并及時查殺電腦病毒，公司特成立電腦病毒監(jiān)查小組。 公司 OA系統(tǒng)中的公共文件夾是為了共享工作中的相關電子消息 ，公司員工 不得用來存儲大量數(shù)據(jù) ；相關公共文件夾的主人要負責對公共文件夾的監(jiān)控和維護 ， 不得濫用公共文件夾 ， 違者 將 取消相關使用權限 。 第六節(jié) OA 系統(tǒng)管理 公司 OA系統(tǒng)不 得 用于廣告、游戲等與工作無關的信息內容的傳輸，不得利用 OA系統(tǒng)收發(fā)私人信件 。 為了保證公司內部的計算機安全和網絡數(shù)據(jù)通訊的正常進行，經公司信息管理部許可由專門的人員對所有的計算機設備、系統(tǒng)、網絡傳輸進行監(jiān)控。 第五節(jié) 網絡 管理 對于公司內部的一些共享資源使用， 由公司員工 向信息管理部提出相應的申請 ， 任何人不得隨意訪問未經授權的網絡資源，不得隨意進入他人的主機及其共享文件夾。 非信息管理部人員不得自行拆裝、修理電腦硬件設備。 公司員工有義務對自己所使用的 計算機 設備的資產負責 ， 對硬件設備的損壞、丟失、被盜等情況，必須及時通知相關負責人以及信息管理部。 為了更有效地管理公司的 計算機 ，信息管理部對公司內的所有 計算機 及其相關設備進行編號并登記注冊，包 括 每臺機的型號、使用部門、使用人、 用途等。 信息管理部 將 建立公司的軟件檔案庫，對公司工作需要的各種軟件及時備份，經常檢查更新，保持其可用性。 公司 員工 不得改動計算機系統(tǒng)的相關軟件設置 (尤其 是 計算機名、 IP地址、瀏覽器的相關配置等 )，如果工作需要對計算機的軟件設置需要進行改動必須向 信息管理部備案 。 公司內電腦軟件統(tǒng)一由信息管理部管理、安裝，電腦使用者不得私自改動、刪除或安裝任何軟件。 公司計算機及其系統(tǒng)的使用者必須是經過上級主管和部門授權認可的公司人員。 獲得訪問權限的員工必須將 INTERNET 服務用于工作范圍之內， 禁止在上班時間內訪問游戲、娛樂類網站，禁止上班炒股，禁止從事與工作無關的事項，如有違反，一經發(fā)現(xiàn)公司將予以開除， 同時追究部門 負責人 的責任 。 為保證 公司員工規(guī)范地 利用 INTERNET 服務，信息管理部每周對代理服務器日志進行分析，并定期將每 位員工 的訪問紀錄發(fā)送到 部門負責人處。 信息管理部將根據(jù)網站的內容屏蔽掉部分網站 (涉及色情 、 反動等內容的網站或者與工作無關且可能浪費時間降低工作效率的網站 )。有需要的使用者，可以在這一段時間登陸某些 固定 網站 ， 具體的 INTERNET策略另行通知。 只有授權用戶才能使用公司提供的 INTERNET服務項目，授權用戶必須遵守公司有關 INTERNET 服務的管理條例，接受 信息管理部 和 信息 管理員的管理。 5)其他特殊情況且不屬于以上條件的員工，經行政人事中心審批后也可獲得上網權限。 3)需與本公司客戶或供應商有業(yè)務來往，并通過 Inter 進行聯(lián)系。 第二節(jié) 上網管理 為了合理利用公司提供的 INTERNET 資源，提高工作效率，公司決定以下人員有權獲得 INTERNET 訪問授權： 1)因工作需要經常與外界有工作上的來往，并需要通過電子郵件及其它上網方式保持聯(lián)系。 第七章 計算機網絡管理條例 第一節(jié) 計算機配置標準 公司所有的計算機可分為兩類：辦公用計算機與工程繪圖用計算機，配置標準如下： 類型 品牌型號 CPU 內存 硬盤 顯示器 9 辦公電腦 聯(lián)想揚天 T3900V AMD Sempron 3400+(64) 512M DDRII 80G 15LCD 工程電腦 聯(lián)想揚天 M5100V Athlon64 4000+ 512M DDRII533*2 160GB 15LCD 如無特殊需要，公司內的所有計算機均不配置刻錄機和音箱；如有需要，請?zhí)峤簧暾埍砩暾堎徺I。 復印室原則上不接受外單位、個人的資料打印、復印，如確定需要，經行政部負責人批準后辦理登記手續(xù)。 1嚴禁擅自挪用或更換個人辦公桌椅（含活動柜、電腦主機架等），違者每次罰款 100元。 辦公桌椅實行個人負責維護保管制，按誰使用、誰負責的原則，如有人為損傷或劃痕，須使用人承擔相關維修費用。 辦公室傳真機、復印機由行政部指派專人負責，出現(xiàn)問題及時通知專業(yè)人員維修，不得用傳真機撥打電話，不得傳真復印個人資料，違者每次罰款 100元。 辦公室員工應愛護各種設備，降低消耗、費用，對各種設備應按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)，否則，造成設備損壞的應照價賠償 ；發(fā)現(xiàn)故障，應及時報請維修，以免影響工作。 員工個人使用的辦公電腦應設置開啟密碼，以防止他人盜用或資料丟失。 復印機、傳真機 、打印機等辦公設備應嚴格按要求操作，切忌擅自拆裝，辦公設備的定期保養(yǎng)和維護由行政部負責，違者每次罰款 100元。 節(jié)假日、星期日由保安人員負責收發(fā)函件。 2)前臺文員收到郵局送來的報刊后應及時分發(fā) ， 不得耽擱延誤。 6)凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人 ， 在總臺通知發(fā)出后 ， 應隨即領取郵單 ， 并及時去郵局取款取件，超期罰款 ， 公司概不負責。 4)私人信件一律放到前臺 ， 由個人自取。 2)凡掛號、包裹單、匯款單、貨運單等由前臺文員通知收件人到前臺當面簽收。 2)每天下午 17： 00點以前 ， 前臺應將當日外發(fā)函件清點 ， 累計次日早晨送交郵差寄發(fā)。 第五章 公司報刊、郵件收發(fā)管理 全公司公私報刊、外來郵件、外發(fā)公文由前臺負責收發(fā)。 名片使用須恰到好處，不可像撒傳單般濫用，掌握使用范圍。 名片英文使用須符合國際慣例和規(guī)范要求。 增補 印 制名 片者填寫 《名片制作申請》表 ，經 部門和中心負責人 審批后由行政部負責印制 ，并由使用人簽字確認。 第四章 名片管理辦法 公司名片 的 格式由 行 政 部和 營銷策劃中心 依據(jù)企業(yè)形象設計 格式，由董事長批準后統(tǒng)一制作 。公司實行辦公用品費用定額制，每月費用將由財務中心核定。 3)辦公用品管理人員應對進倉物品及時進行登記，分類放置，并做到物品進出倉賬冊登記手續(xù)完備，定期清查實物，核對賬冊，保持賬實一致，同時做好防火、防潮、防蛀、防盜工作，確保安全。行政部根據(jù)核查過后的數(shù)量于申請月的次月三日至五日內發(fā)放到各個申請部門，并填寫《領料單》。 2)每月三十日前，采購部統(tǒng)一購置完畢后，由行政部填寫《辦公用品管理表》補充入庫欄，并檢驗入庫，物品進倉時，總務主管應逐件驗收，對規(guī)格質量不符合要求的商品要及時通知采購部聯(lián)系退換。 辦公用品申領 1)由各部門根據(jù)實際需要填寫《辦公用品申