【正文】 配送費(fèi)用、物品存儲(chǔ)費(fèi)用以及存儲(chǔ)過程中發(fā)生的損耗、采購(gòu)物品占用資金 的利息費(fèi)用是采購(gòu)成本的主要構(gòu)成部分。 (二 ) 公司向各單店配送貨物后，配送單位應(yīng)及時(shí)將配送清單報(bào)送財(cái)務(wù)部， 第 12 頁 財(cái)務(wù)部根據(jù)該貨物的成本 (包括采購(gòu)貨物本身的價(jià)格、稅金、運(yùn)費(fèi)和加工制作成本等 )在各單店的帳戶上登記相應(yīng)的應(yīng)收帳款。對(duì)長(zhǎng)期客戶或重點(diǎn)客戶，以及金額在一定起點(diǎn)以上的往來客戶，應(yīng)視情況按客戶名稱設(shè)置專宗，保管好相關(guān)的業(yè)務(wù)合同、提貨憑證、收付款憑據(jù)，并設(shè)置備查登記簿，逐筆記錄預(yù)付款、已付款、余款等情況。 第二十三條 報(bào)銷 采購(gòu)核算員支付采購(gòu)貨款后應(yīng)依據(jù)財(cái)務(wù)規(guī)定的報(bào)銷程 序每旬辦理一次報(bào)銷手續(xù)，報(bào)銷單據(jù)應(yīng)附上購(gòu)貨發(fā)票、采購(gòu)計(jì)劃單、訂購(gòu)單、驗(yàn)收入庫(kù)單，并由采購(gòu)部經(jīng)理審批。如確實(shí)需要直接交付支票的，由采購(gòu)核算員帶正式合法發(fā)票 (或收據(jù)、結(jié)算單等原始憑證 )到財(cái)務(wù)部辦理借款手續(xù)。采購(gòu)部不得自行保存資金，應(yīng)于支付款項(xiàng)時(shí)向財(cái)務(wù)部支取借款，即借即付。 (四 ) 采購(gòu)部根據(jù)結(jié)算計(jì)劃按資金使用申請(qǐng)程序 (見財(cái)務(wù)管理手冊(cè) )向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)借款，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人對(duì)照資金計(jì)劃審批后借出款項(xiàng)。供應(yīng)商或配送方應(yīng)定期 (根據(jù)合同確定的結(jié)算期，在每月或每周 )憑收貨清單與采購(gòu)部核對(duì)應(yīng)付帳款帳目，雙方核對(duì)無誤后向采購(gòu)部申請(qǐng)付款。 第五章 采購(gòu)結(jié)算 第二十二條 采購(gòu)付款 (一 ) 采購(gòu)款項(xiàng)須按采購(gòu)合同規(guī)定或訂購(gòu)單所約定的時(shí)間由采購(gòu)部從財(cái)務(wù)部借款統(tǒng)一支付。 (二 ) 采購(gòu)物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用中出現(xiàn)問題，采購(gòu)員應(yīng)負(fù)責(zé)聯(lián)系供貨商，處理有關(guān)質(zhì)量問題的解決、退換貨、索賠等事宜。 第二十一條 進(jìn)度控制與事務(wù)聯(lián)系 (一 ) 采購(gòu)執(zhí)行過程中，采購(gòu)部應(yīng)按詢價(jià)、訂購(gòu)、交貨三個(gè)階段負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)作業(yè)制定進(jìn)度計(jì)劃并進(jìn)行進(jìn)度控制。該部分在途原材料應(yīng)在采購(gòu)部采購(gòu)月報(bào)中體現(xiàn)，并與財(cái)務(wù)部“在途物資”明細(xì)賬進(jìn)行核對(duì)，以保證帳實(shí)相符。 （六） 對(duì)于貨款已支付，發(fā)票已收到，月末貨物未到的在途材料或尚未驗(yàn)收的材料，由采購(gòu)部進(jìn)行管理，采購(gòu)人員先根據(jù)發(fā)票金額填寫入庫(kù)單（注明應(yīng)收數(shù)量及在途字樣），并將發(fā)票拿到財(cái)務(wù)處確認(rèn)金額，財(cái)務(wù)人員據(jù)此進(jìn)行帳務(wù)處理。入庫(kù)單一式四聯(lián)，一、二聯(lián)留存庫(kù)房（收貨人）（第二聯(lián)于月底財(cái)務(wù)稽核時(shí)送交財(cái)務(wù)處），第三聯(lián) 采購(gòu)部核算員留存，第四聯(lián) 報(bào)銷時(shí) 送交財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。庫(kù)管員驗(yàn)貨后方可辦理入庫(kù)手續(xù) 。品質(zhì)如有不符，應(yīng)立即予以退回。無法于約定交貨期內(nèi)交貨時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門并列入重點(diǎn)催辦項(xiàng)目。 第二十條 交貨及驗(yàn)收 （一） 訂購(gòu)后采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)將 訂購(gòu)單交由信息員保管，信息員據(jù)此編制采購(gòu)日?qǐng)?bào)表（，訂購(gòu)單應(yīng)同時(shí)送交收貨單位。 1. 由采購(gòu)員代表公司簽訂采購(gòu)合同的，必須有公司總經(jīng)理的授權(quán)； 2. 采購(gòu)員負(fù)責(zé)根據(jù)規(guī)范的合同范本起草合同文本，報(bào)采購(gòu)部經(jīng)理審批并簽署意見，必要時(shí)，監(jiān)察部應(yīng)參與合同文本的起草； 3. 監(jiān)察部負(fù)責(zé)對(duì)合同的法律條款進(jìn)行審查，并簽署意見； 4. 在完成以上審查修改后，采購(gòu)合同應(yīng)報(bào)營(yíng)運(yùn)副總審核并簽署意見后呈公司 第 9 頁 總經(jīng)理批準(zhǔn)加蓋公司合同專用章。 2. 屬于單店的零星采購(gòu)物品范圍，且月度采購(gòu)金額累計(jì)在 300 元以內(nèi)的，可委托單店自行采購(gòu)，店管部負(fù)責(zé)監(jiān)督單店的采購(gòu)是否嚴(yán)格執(zhí)行本辦法的相關(guān)規(guī)定。 (三 ) 屬于下列特殊情況的，可實(shí)行委托采購(gòu)。 第十九條 訂購(gòu) (一 ) 供應(yīng)商及采購(gòu)價(jià)格 確定后，由采購(gòu)部統(tǒng)一向供應(yīng)商訂購(gòu)，發(fā)出訂購(gòu)單或簽訂采購(gòu)合同。 (二 ) 供應(yīng)商長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購(gòu)物品及外協(xié)產(chǎn)品，在事先議定的價(jià)格范圍內(nèi)，由采購(gòu)部經(jīng)理核準(zhǔn)；超出議定價(jià)格范圍外的，根據(jù)超出價(jià)格的多少，分別報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)或公司總經(jīng)理審批。在質(zhì)量、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、送貨方式等相同的情況下，價(jià)格最低者中標(biāo)。 價(jià)格平臺(tái)應(yīng)包含以下內(nèi)容： （一） 材料（設(shè)備）名稱； （二） 規(guī)格型號(hào)； （三） 主要技術(shù)指標(biāo)； （四） 價(jià)格區(qū)間； （五） 廠家（或供應(yīng)商）； （六） 索引。多輪談判的過程中如果需要，可要求供應(yīng)商用以成本細(xì)分的方式再次報(bào)價(jià)。 (二 ) 若供應(yīng)商報(bào)價(jià)的物品與請(qǐng)購(gòu)物品略有不同或?qū)俅闷氛撸?采購(gòu)人員應(yīng)在請(qǐng)購(gòu)單上詳細(xì)注明相關(guān)信息，并報(bào)經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理、使用部門或請(qǐng)購(gòu)部門同意并備案。 第十六條 詢價(jià)資料的整理 (一 ) 采購(gòu)員接到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)后，要評(píng)審報(bào)價(jià)的完整性和準(zhǔn)確性，并了解報(bào)價(jià)的詳細(xì)構(gòu)成，需要時(shí)應(yīng)通過會(huì)議或電話溝通以弄清供應(yīng)商的報(bào)價(jià)。 (五 ) 同類、同規(guī)格產(chǎn)品的詢價(jià)應(yīng)有三家以上供應(yīng)商的價(jià)格資料，同時(shí)應(yīng)建立采購(gòu)詢價(jià)比價(jià)臺(tái)帳。 (三 ) 采購(gòu)人員應(yīng)要求供應(yīng)商在接到詢價(jià)資料后至少７天內(nèi)以書信、電子郵件或傳真形式反饋其報(bào)價(jià)意向（若供應(yīng)商拒絕報(bào)價(jià)，則應(yīng)將詢價(jià)資料退還給公司），若詢價(jià)資料寄出后供應(yīng)商沒有任何答復(fù)，采購(gòu)人員應(yīng)打電話或電子郵件與供應(yīng)商聯(lián)系，問清情況 (如收到詢價(jià)資料與否？ )。 (一 ) 采購(gòu)人員在詢價(jià)、議價(jià)過程中必須向供應(yīng)商提供足夠的信息以使供應(yīng)商能順利報(bào)價(jià)，這些信息包括采購(gòu)物品 或外協(xié)產(chǎn)品的品名、質(zhì)量要求、數(shù)量、服務(wù)、交貨期、交貨方式、地點(diǎn)、付款辦法等因素。 (三 ) 比價(jià)采購(gòu)的物品范疇： 除定點(diǎn)供應(yīng)商供貨范圍內(nèi)以及符合招標(biāo)采購(gòu)條件的物品外的采購(gòu)，以三家 (包括三家 )以上供應(yīng)商的報(bào)價(jià)加以比較，最后選擇性價(jià)比最優(yōu)者予以訂購(gòu)。 第 6 頁 (二 ) 招標(biāo)采購(gòu)的物品范疇： 1. 一次采購(gòu)金額超過以下金額的大宗材料與設(shè)備： ? 進(jìn)口材料和設(shè)備 ≥ 5 萬元； ? 國(guó)產(chǎn)檢測(cè)儀表 ≥ 3萬元； ? 計(jì)算機(jī)、顯示器以及附件≥ 5萬元； ? 電子類產(chǎn)品 ≥ 1 萬元； ? 常用工具、辦公用品、勞保用品、耗材等 ≥ 1萬元。不在定點(diǎn)供應(yīng)商供貨范圍內(nèi)的物品，需采用招標(biāo)采購(gòu)或比價(jià)采購(gòu)。 第十四條 采購(gòu)方式的選擇 采購(gòu)人員應(yīng)按照采購(gòu)物品及外協(xié)產(chǎn)品的不同，分別采取以下幾種方式進(jìn)行采購(gòu)：定點(diǎn)供應(yīng)商長(zhǎng)期議價(jià)采購(gòu)、比價(jià)采購(gòu)和招標(biāo)采購(gòu)。 第四章 采購(gòu)執(zhí)行 第十三條 采購(gòu)作業(yè)的執(zhí)行 采購(gòu)作業(yè)由采購(gòu)部根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn) 的采購(gòu)計(jì)劃組織實(shí)施。 (六 ) 未列入采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)的物品不能進(jìn)行采購(gòu)。 (四 ) 對(duì)于在采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)無法于需用日期辦妥的采購(gòu)申請(qǐng)單，必須及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門。 (三 ) 采購(gòu)部經(jīng)理應(yīng)審查各部門的申請(qǐng)采購(gòu)物品是否能由 現(xiàn)有庫(kù)存滿足或有無可替代的物品。 第十二條 采購(gòu)計(jì)劃的管理 (一 ) 采購(gòu)計(jì)劃由采購(gòu)部根據(jù)經(jīng)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)制訂，日采購(gòu)計(jì)劃由采購(gòu)部經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行，月度采購(gòu)計(jì)劃報(bào)請(qǐng)營(yíng)運(yùn)副總批準(zhǔn)執(zhí)行， 年度采購(gòu)計(jì)劃需報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理審批。 (十 ) 經(jīng)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)表由采購(gòu)部審核匯總。 (八 ) 以上各類物品如在年度 預(yù)算外或超過年度預(yù)算，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理審批。 第十一條 采購(gòu)申請(qǐng)的提出及審批權(quán)限 采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)注明物品的名稱、數(shù)量、需求日期、參考價(jià)格、用途、技術(shù)要求、供應(yīng)廠商（ 參考）、交貨期、送貨方式等。 （三） 日采購(gòu)計(jì)劃是在對(duì)月度采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行分解基礎(chǔ)上，依據(jù)店管部對(duì)各單店每日經(jīng)營(yíng)所需物品的匯總審核后制訂。 （一） 年度采購(gòu)計(jì)劃根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，在對(duì)市場(chǎng)信息和需求信息進(jìn)行充分的分析和收集的基礎(chǔ)上，并依據(jù)往年歷史數(shù)據(jù)對(duì)比預(yù)測(cè)制訂，該計(jì)劃也是制訂年度財(cái)務(wù)預(yù)算的主要依據(jù)之一。