【正文】 收貨時應： 記錄到達時間 鑒明供應商、貨物項目和數(shù)量 按要求檢查 將貨物運送至適當倉位 記錄存貨采購控制、數(shù)量控制等行為，并作適當會計記錄 收貨應確認項目，有適當?shù)臉撕灒ⅰＲ虼?，采購貨物的?價降低一個較小的百分比，有可能使得利潤有較大幅度的提高。 顯示客戶未結帳項逐項列印或總額列印 自動為每一發(fā)票分配相應號碼 在逐項列印或 總額列印基礎上維護客戶余額 允許用戶設定帳齡分析日期 (如 60、 90 天等 ) 將特殊要求發(fā)票定義為“推遲”狀態(tài)，使從“到期日”起計算帳齡，或允許用戶定義到期日 在用戶定義的一定期間內未發(fā)生交易的客戶，用戶可選擇刪除 支持分期付款帳單，根據分期到期日計算帳齡 外幣 允許多幣種的銷售訂單、發(fā)票、借項和貸項憑證 維護逐項條款的本位幣及外幣明細 維護多幣種匯率 根據發(fā)生日期為每一外幣設定標準匯率 允許交易輸入時替代預設匯率 被替代預設匯率的交易的報告，應顯示被替代的標準匯率、交易匯率、和交易匯率輸入者 維護所 有過帳交易和帳戶人民幣和外幣借貸都必須相平衡 自動計算外幣匯兌損益 根據發(fā)票日期的匯率自動根據外幣記錄人民幣金額 (本位幣 ) 信用管理 允許用戶設定信貸級別狀態(tài)和限額 (全額、只收現(xiàn)金、擱置、停止 ) 追蹤信貸額度已滿的客戶 (客戶信貸額度減未付帳款和訂單 ) 根據授權修改替代原有信貸額度 隨時查詢客戶訂單、應收帳款及信貸狀況 根據帳齡、欠款金額和催款通知書內容生成用戶自定義的催款通知書 根據客戶設定部分客戶不發(fā)催款通知書 輸入借項憑證以更新應收帳款、選項 帳單處理 根據不同采購金額給以不同的折扣 可選擇不 允許產生金額為零或貸方的客戶對帳單 可選擇禁止打印余額為零或低于最小額或為貸方余額的客戶對帳單 在一個指定的帳齡期內產生調整模式的對帳單，包括期初余額、本月增加額、和期末余額，并可對不同客戶指定不同的對帳期 允許產生銷售原材料帳單 允許產生多種項目帳單。 當訂單輸入時隨時顯示客戶信貸狀態(tài) 在相關授權取消訂單“擱置”狀態(tài)后才能打印提貨付運單 允許在訂單完成后修改付運地點 給低于預設金額的訂單做記號并 在查詢時顯示但不接收訂單 發(fā)票最小金額 將訂單擱置 通過應收帳款模塊指出特殊付款期限 通過標識期限區(qū)別發(fā)票類型 (例如：現(xiàn)付、預付、預付替換、勞務及部分費用 ) 并根據分類列示發(fā)票 在發(fā)票和貸項憑證輸入時可調整以下信息 發(fā)票 /貸項憑證編號 銷售訂單號 銷售日期 銷售代表 客戶編號 帳單地址和付運 地址包括地區(qū)和明細付運名稱和地址 選用帳單 /發(fā)票地址或輸入付運地址號碼 手工在總帳中記錄運輸成本和收入 在訂單和發(fā)票中包括銷售日期、付運日期和發(fā)票日期 系統(tǒng)自動記錄 發(fā)票號 信貸額度 提貨和付運 利用系統(tǒng)打印并發(fā)出提貨單 打印前核對提貨單 在預先制定的紙張上打印各種貨品的提貨 /付運文件 提貨單 付運單 包裝 勞務費用 按要求打印付運文件，完成訂單輸入 用戶需求時方打印付運單 打印報表列示所有完成的訂單，但無聯(lián)系的付運文件可以按天或按要求生成 訂單選取后系統(tǒng)可以調整永續(xù)盤存制和實地盤 存制的差異 在發(fā)票打印前自動計算運費，并加入發(fā)票金額 在貨品付運前可修改訂單付運地點 根據以下情況打印提貨單 箱柜擺放順序 訂單順序 部件順序 付運日期順序 批次順序 查詢及報表要求 允許根據訂單號查詢所有訂單元素 允許查詢未完成訂單 允許根據發(fā)票查詢訂單和合同 允許在訂單輸入時查詢客戶信息 信貸額度和狀態(tài) 付運地址 發(fā)票地址 報價單信息 查詢批次狀態(tài) (提貨日期、發(fā)運日期、型號、發(fā)運數(shù)量、提料數(shù)量、入庫數(shù)量、庫位、開具紅字發(fā)票或重新發(fā)運記錄、有關此批號的發(fā)票號、發(fā)票日期 、客戶名稱、發(fā)運地點、單價等 ) 發(fā)貨 退貨 再發(fā)貨 允許根據以下信息查詢列示未完成銷售訂單 客戶 付運日期 客戶訂單號 批次號 ATG目前使用的銷售報表有： 兩部統(tǒng)計總表 市場部、銷售部按科室銷售分析表，列示發(fā)貨額、回款額、應收帳款及回款率 主機配套科統(tǒng)計表 列示主機配套銷售的發(fā)貨、匯款、應收款及回款率情況 發(fā)貨、回款、應收帳款統(tǒng)計表 按科室、銷售員列示上述情況 銷售退回月報表 按時間順序列示退貨情況 各地區(qū)主要品種銷售一覽表 分析各辦事處主要產品的銷售情況 各地區(qū)主要品種銷售 對比表 與去年同期進行比較分析 銷售實績速報 月度銷售成績分析報告 銷售費用統(tǒng)計分析表 按銷售人員、科室分析 退貨統(tǒng)計表 按科室、銷售員分析退貨情況 應收帳款模塊 常規(guī)信息維護 對一張訂單同時維護交易客戶及開票客戶，并可累計多個交易客戶余額，統(tǒng)一向開票客戶發(fā)出帳單。 提供以下客戶信貸額度檢測 (通常在應收帳款模塊使用 ) 根據未付應付帳款金額限度 根據到期日期 根據未付應付帳款和當前訂單額金額限度 允許超信貸額度但有相關批準的訂單 在發(fā)貨前或發(fā)貨后發(fā)出發(fā)票 與稅務局指定的發(fā)票系統(tǒng)進行數(shù)據接口 指出發(fā)票和貸項憑證狀態(tài) 保留 預付 現(xiàn)付 一般貸項憑證 允許擱置發(fā)票更新銷售分析和有關信息。并做為倉庫余額 按訂單中系統(tǒng)預設或客戶要求日期做為付運日期 自動計算最優(yōu)訂單裝運方式 (例如：一個箱子可裝容器或一個集裝箱可裝箱數(shù) ) 根據輸入的訂單自動生成銷售確認書 系統(tǒng)自動記錄銷售訂單編號 對超過一定金額而需要特別處理或簽字的系統(tǒng)給以標識 根據銷售訂單跟蹤生產情況 跟蹤對各客戶的銷售生產，并與合同金額比較 貸項憑證、發(fā) 貨及發(fā)票 當訂單輸入時檢查信貸額度，當訂單額加應收帳款額超過分配信貸額度或該客戶有壞帳風險號碼，應擱置該訂單。而日常具體的收款、催帳、對帳等可由銷售部負責。鑒于應收帳款管理職責分工的重要性，建議向財務部轉移應收帳款的監(jiān)控職能，而由銷售部負責應收帳款的具體管理工作。建議在系統(tǒng)中建立完整的價格體系，并與客戶、客戶群、地區(qū)等保持關聯(lián)，以滿足銷售系統(tǒng)整體信息化建設的要求。 建立價格系統(tǒng) ATG目前的價格系統(tǒng)完全依賴于手工價格表的形式，并通過不定期更新的方法進行維護。 KPMG對銷售系統(tǒng)的建議 建立客戶衡量機制 建議在系統(tǒng)中建立完善的客戶資料庫，包括客戶的基本信息、合同信息、訂單信息 、訂單變動信息、信用情況、投訴信息等。當 ATG對客戶進行銷售返利后，則其信貸額度自動清零。 ATG 希望在現(xiàn)有基 礎上增加分析類別，各種銷售分析報告 (毛利分析、銷售費用等 )都能按銷售員、科室、客戶、客戶群、產品類別等進行分析，并能進行最低利潤率提示報警。 ATG希望系統(tǒng)能提供自動信用額度檢查功能、靈活的帳務勾銷功能 (支持分拆與合并勾銷 )、帳齡分析能向用戶開放時間段設置、過期提示提取壞帳準備并能人工進行修改。 PM系統(tǒng)的公式化交易僅能處理 17%增值稅的計算，而無法處理外銷等其他稅率的自動計算，新系統(tǒng)應能自定義各種可自動計算的稅率。 ATG希望新軟件能提供 Inter 接入功能。由于數(shù)據提供不及時，導致無法掌握成品庫存、銷售情況的實時信息。 ATG希望新系統(tǒng)能提供穩(wěn)定的數(shù)據接口以提高數(shù)據利用率。大量數(shù)據統(tǒng)計、成品出貨批次跟蹤、分批送貨訂單、遠期訂單、分割訂單、特別要求訂單必須依靠人工記憶與文本檔案查詢，影響了正常工作效率。 未整體使用訂單系統(tǒng) 由于 PM系統(tǒng)在訂單合并、分拆方面功能的局限性， ATG目前僅使用了訂單系統(tǒng)的最終步驟，即生成出貨單，并據此產生銷售發(fā)票及通過與財務總帳模塊及庫存模塊的接口更新數(shù)據。 目前無任何客戶業(yè)績衡量報告 (訂單變動情況、信用情況、重要性等 ) 目前系統(tǒng)的缺陷及面臨的主要問題 產品編碼 由于活塞環(huán)產品一般為三片單片活塞環(huán)組合為一成品，在產品編碼上要求有成組碼與單片碼的區(qū)別，并且兩者之間須具有一定的對應關系。預測與實績的比較由于數(shù)據處理量過大，目前無法進行?？蛻魧蚊堪肽臧l(fā)送一次，另外應銷售員要求也可隨時發(fā)送， PM系統(tǒng)不能自動產生對帳單、收款信及催帳信。在新訂單評審階段必須對比客戶信用額度，超出額度的審批權限如下： 科長：人民幣 5,000元 部長：人民幣 10,000元 銷售副總經理：高于人民幣 10,000元 PM系統(tǒng)不能合理地處理應收帳款的分拆勾銷與合并勾銷，因此影響了帳齡分析的準確性。 銷售員傭金根據發(fā)貨回款率、退貨率、三包損失率及銷售指標完成情況進行考核計算，由于計算方法較復雜及由人工操作，目前半年支付一次。 ATG不定期實行特別降價促銷及免費贈送部分產品。銷售員、銷售部長、銷售副總經理都有規(guī)定的折扣范圍。 ATG定期根據運輸隊的運輸價值、費用及噸位 /公里數(shù)對其業(yè)績進行衡量。辦事處的銷售信息每月分三次快遞至總部銷售部，進行 PM系統(tǒng)錄入。 目前每日新增的訂單約為 20份，每月發(fā)生更改的訂單有 3至 4份，每月的開票數(shù)量約為 600至 700份。 現(xiàn)金銷售使用統(tǒng)一的連號現(xiàn)金收據，由付款單位及銷售員簽字確認，款單相符才能進行銷帳。銷售發(fā)票由稅務部門指定的發(fā)票系統(tǒng)根據出貨單信 息統(tǒng)一生成。 ATG與部分主機廠客戶簽有一年期的供貨合同，其規(guī)定了協(xié)議價格、質量標準、意向數(shù)量等，只有部分主機廠客戶能提供三個至六個月的采購計劃。 活塞環(huán)產品銷售的季節(jié)性情況如下： 旺季： 35月， 912月 淡季： 12月， 69月 旺季與淡季的銷售差額在 20%以內 訂單系統(tǒng) 目前與 ATG有業(yè)務 往來的客戶約有 1800家，訂單的獲得通過電話、郵寄、電傳 /傳真及與各地辦事處簽訂的方式實現(xiàn)，將來可能考慮的方式有電子郵件與 Inter。一般主機市場的專供環(huán)按訂單生產，維修市場及通用產品按一定庫存要求生產。 ATG銷售系統(tǒng)的現(xiàn)況 產品信息 ATG生產的產品主要分為汽車用活塞環(huán)、摩托車用活塞環(huán)和農機用活塞環(huán)。 系統(tǒng)應自動將發(fā)票信息從訂單系統(tǒng)轉入應收系統(tǒng)。用戶可以直接將收到付款記入會計科目或用其他多樣的方式記錄現(xiàn)金收款。之外應收帳款系統(tǒng)應將銷售折扣、客戶銷售信貸限額和銷售分析等做為公司財務系統(tǒng)的基本組成部分。報表有多種使用方式，如：列印哪個客戶在哪個月中購買了產品，并有詳細逐筆的交易，規(guī)劃并報告未來的現(xiàn)金收入等。其 銷售訂單模塊可以簡化銷售訂單處理過程，通過用戶堅持維護以下信息： 根據要求輸入銷售訂單和報價單的要求到期日、取消日、數(shù)量、單價及定金，并說明每一項目的倉庫存放點。建議建立完善的固定資產信息庫 (可包括技術參數(shù)、資料等 )并保存在信息系統(tǒng)之中，同時向有關部門及負責人提供即時查詢功能，以避免手工信息完整性差、查詢困難的弊端。 建議對所有固定資產 (包括生產性與非生產性 )進行統(tǒng)一編碼，并在各個環(huán)節(jié)部門中采用 (如固定資產臺帳 )，從而避免上述困難。 KPMG對固定資產管理系統(tǒng)的建議 統(tǒng)一固定資產編碼 目前固定資產編碼分為兩類： PM系統(tǒng)中按系統(tǒng)錄入先后編排的流水號及設備科對生產性固定資 產編排的十位代碼。ATG對于在建工 程管理希望能做到： 電腦化預算控制 公共費用分攤按一定標準自動化進行 提供對跨年度周期在建工程的完整查詢 對于工程、合同和付款進度進行微機化管理 固定資產改良 PM系統(tǒng)對于由于固定資產改良支出及設備添加造成的原值增加的處理存在困難，復雜化了此類資產的折舊計算，并且增加了設備維護的難度。 在建工程管理 目前在建工程的核算完全為手工進行，公共費用需通過手工計算分攤后再錄入 PM系統(tǒng)。這一情況造成了對于在部門、車間間轉移之固定資產的盤點核對困難、財務系統(tǒng)與實物情況產生差異等不良因素。 ATG希望新系統(tǒng)在支持多種折舊年限設定的同時，必須有靈活處理各種折舊方法的能力。并且將形成多種折舊方法共存的現(xiàn)象。 盤點結果經核對后一般沒有誤差，但核對過程較復雜。據此對固定資產的編碼結構有如下要求： 所有固定資產 (生產性、非生產性 )統(tǒng)一編碼 將常用索引引入編碼系統(tǒng) 在整個流程中使用統(tǒng)一的編碼系統(tǒng) (如采購訂單、發(fā)票、在建工程等 ) 在固定資產編碼中代表部門、地點的前置代碼可變而代表物品的主代碼唯一，以便于追蹤固定資產的轉移 固定資產盤點 固定資產盤點為半年一次，盤點方案由財務部制定并 對參與者進行說明與培訓。固定資產索引僅根據部門與不同折舊類別分析。折舊額由 PM系統(tǒng)每月計算一次并通過分錄轉入財務總帳模塊。 固定資產轉移由車間申請后通過設備科調劑，同時填寫設備調撥單并以此更新固定資產臺帳上的位置信息。 固定資產 清理由設備科提出申請及清理清單并注明原因，并由財務部及公司管理層批準。 ATG固定資產管理系統(tǒng)的現(xiàn)況 固定資產購買、清理與