【正文】 （二） 檔案的查閱 /借閱 /復(fù)制 查閱 /借閱 /復(fù)制人到檔案室在《文件查閱 /借閱 /復(fù)制登記表》中登記。 部門負責人可查閱該部門所有檔案。 二、 檔案查閱 （一）查閱 權(quán)限 總經(jīng)理 可查閱公司所有檔案。 （八、） 檔 案原則上保管原件。 公司管理制度體系文件 文件編號： Q/QHPM— GLZD— 0208 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容：檔案管理制度 第 4 頁 共 5 頁 （六）、 檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號 。 （四）、 各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。 （二）、綜合管理部 保管公司對內(nèi)、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料； ISO9000 質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效考評檔案；分供方評審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營資料 。 （四）、 采取修復(fù)技術(shù)，延長檔案壽命。 （二）、 保證檔案的安全 。 （七）、 規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效 期間予以保存。 （五）、 5 年保存： ； 5 年的文書。 （二）、 各部門負責人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標準作業(yè)程序，對檔案的保存價值進行鑒定及標注 （三）、 永久保存： ； ； ； 股東會紀錄； ； ； ；； 。 二、 編制目錄： （一）、 檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準備活頁《檔案目錄》； （二）、 每一份檔案在歸檔時，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》（內(nèi)容包括：序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目）中，以便查閱。 （二 ） 、 在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成 。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷 。 （三）、按照采用首字拼音、英文大小寫和數(shù)字想結(jié)合的方式編號。 二、檔案編號： （一）、按照分類大小級別按次序編號。 （ 5）、裝修指南。 （ 3）、重大投訴、重大事故處理意見。 客戶服務(wù) （ 1）、合同（防蟻、綠化、清潔）。 （ 5）、重大意外造成的小區(qū)局部損失情況報告。 （ 3）、 工程重大事故報告。 工程部 （ 1）、工程維修保養(yǎng)承包合同及外派工程合同。 （ 2）、小區(qū)管理費調(diào)整的請示、通知。 （ 2）、小區(qū)重大消防、治安報告及相關(guān)文件。 （ 8）、采購合同。 （ 6）、職工調(diào)資、轉(zhuǎn)正、定級、考核等文件。 （ 4）、員工工資管理辦法、方案、規(guī)定和實 施細則。 （ 2）、員工培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)實施方案、考核規(guī)定。 （ 10）、公司固定資產(chǎn)說明書。 （ 8）、公司簡報、信息、通訊及報刊剪輯。 （ 6）、機構(gòu)設(shè)置、改名稱、印章合并和啟用，擴大營業(yè)范圍報告、批復(fù)。 （ 4）、公司重大事投訴報告、處理決定。 （ 2）、公司年度、季度、月份工作計劃、總結(jié)。 重大采購合同。 主任級以上管理人員的調(diào)動、晉級、變動。 小區(qū)社區(qū)文化。 第三條 分類編號 一、檔案分類 （一）、檔案范圍 各部門制定的 管理規(guī)定 。 四、 右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。 二、 檢查 好 文件的本文及附件是否完整， 處理程序是否完備， 如有短少，應(yīng)即追查歸入 ， 如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦 ， 與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。 三、公司檔案由 行政人事部 統(tǒng)一管理，項目 服務(wù)中心 檔案由部門負責人負責。 公司管理制度體系文件 文件編號： Q/QHPM— GLZD— 0208 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 檔案管理制度 第 1 頁 共 5 頁 檔案管理制度 第一條 管理原則： 一、為保證檔案的完整、規(guī)范，根據(jù)物業(yè)管理對檔案管理的要求，結(jié)合公司的實際情況，制訂本管理制度，各崗位員工必須嚴格執(zhí)行操作。 二、 任何人員必須嚴格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本辦法規(guī)定的程序，不得擅自使用。 十、公章的使用決定權(quán)歸公司 總經(jīng)理 ，其他各印章的使用決定權(quán)由公司 總經(jīng)理 根據(jù)實際工作需要進行授權(quán)。 八、用印后該印章使用單作為用印憑據(jù)由印章保管人留存，定期這個整理后交 行政人事部 歸檔。 六、涉及法律等重要事項需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)法律顧問審核簽字。 四、在逐級審核過程中被否決的，該文件予以退回。 二、經(jīng)有關(guān)人員審核，并最終由具有該印章使用決定權(quán)的人員批準后方可 交印章保管人蓋章。 四、印章持有情況納入員工離職時移交工作的一部分，如員工持有公司印章地，須辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。 二、印章必須由各保管人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。 二、公司 總經(jīng)理 授權(quán)由 行政人事部 全面負責公司的印章管理工作，發(fā)放、回收印章，監(jiān)督 印章地保管和使用。 十四、離開下班時，應(yīng)檢查電腦及外置設(shè)備是否關(guān) 閉，電源是否切斷。 十二、定期作好防毒處理、系統(tǒng)檢查和硬件保養(yǎng)，消除病毒隱患，作好系統(tǒng)更新，保證使用效率，每日作好電腦清潔衛(wèi)生工作。不得私自下載與本職工作無關(guān)的內(nèi)容。不得瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)站，嚴禁上不健康網(wǎng)站。 八、電腦應(yīng)設(shè)置密碼保護程序，電腦密碼不得告之非本機規(guī)定的人員操作，防止無關(guān)人員非法侵入，操作人員嚴格遵守保密制度，保密資料的原稿、廢紙必須及時銷毀。 六、電腦上的文件數(shù)據(jù)應(yīng)按照文檔規(guī)范進行分類處理，并及時作好數(shù)據(jù)備份。 四 、電腦僅限于日常辦公使用，不得私自用做其他用途。要做到管好、用好電腦，保證其系統(tǒng)安全高效， 二、使用電腦應(yīng)有電腦操作證，電腦設(shè)備包括硬件和軟件以及打印機等相關(guān)的外置設(shè)備等。 公司管理制度體系文件 文件編號： Q/QHPM— GLZD— 0206 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié) 內(nèi)容： 電腦管理制度 第 1 頁 共 1 頁 電腦管理制度 為切實加強對辦公電腦的管理，提高辦公自動化水平和管理效率，保障電腦文件資料的安全性和保密性，根據(jù)電腦的操作和應(yīng)用特制訂本管理制度。 六、常用消耗性辦公用品 (如筆、信箋等 )，由領(lǐng)用人向部門主管提出申請，同意后到保管員處登記領(lǐng)用。 四、資料發(fā)放人員應(yīng)詢問清楚物資領(lǐng)用的使用范圍、時間等情況，并建立物資領(lǐng)用臺帳。 二、特殊情況急需物品，可先由個人填寫《領(lǐng)料單》，事后補齊上述手續(xù)。 公司管理制度體系文件 文件編號： Q/QHPM— GLZD— 0205 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 物資 管理制度 第 2 頁 共 2 頁 七、 對于攝影膠卷、計算機軟盤、攝像帶、錄音磁帶等物品應(yīng)由專人領(lǐng)取和保管，綜合管理部門要求建立明細帳，不允許用于私自挪用。 六、各部門核定的財產(chǎn) (如桌、柜、椅、電腦、電話、宿舍用品、服務(wù)工具及其他辦公用品等 ) 應(yīng)妥善保管和愛護，并落實到人，因丟失、責任事故損壞應(yīng)酌情賠償。發(fā)現(xiàn)問題及時報告，認真處理。 四、倉庫內(nèi)嚴禁無關(guān)人員進入。 三、庫存物品要分類貼上 標簽，碼放整齊，保持庫房內(nèi)通道暢通無阻。 二、 保管人員必須認真履行職責，提高責任心，加強服務(wù)意識，做好管好物資。 七、凡數(shù)量較大或金額較高的市場采購而使用財務(wù)支票的，購物人要妥善保管好支票，不允許遺失或漏填金額和密碼。特殊情況購入物品或物品已經(jīng)使用上，無法驗收的，須要發(fā)票后除購物人簽字外，還須管部門負責 人簽字。凡質(zhì)量不合格或偽劣的產(chǎn)品，要及時辦理退貨、退款手續(xù)。 三、物資采購人員要經(jīng)常了解市場信息，熟 悉業(yè)務(wù)， 購物時不允許個人私下交易吃回扣，一般購物價（在保證物資質(zhì)量的前提下）應(yīng)低于同類產(chǎn)品的市場零售價。 第二節(jié) 物資采購 一、物資采購實行計劃申報制度，每月由各部門提出物資采購計劃，經(jīng)部門負責人審核交財務(wù)部門統(tǒng)計后，經(jīng)公司 總經(jīng)理 審批后實施，臨時采購，也應(yīng)進行計劃申購。 二、加強財務(wù)物資管理，嚴防流失和浪費，嚴格財務(wù)審批制度，嚴格物資 (用品 )進、出登記，做到帳物相符。 （三）、首位責任制 即：接待住戶的第一人，對該事件的轉(zhuǎn)達、經(jīng)過、結(jié)果實施全過程監(jiān)督落實。 （二）、“唱諾制” “唱”是指員工對住戶無論何時都應(yīng)該使用動聽的語言。 （五）、盡量少干擾業(yè)主。 （三）、善于理解業(yè)主。 二、基本技能： 公司管理制度體系文件 文件編號： Q/QHPM— GLZD— 0204 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 禮儀管理制度 第 6 頁 共 6 頁 （一）、記住業(yè)主的姓名，要求管理 人 員第二次和業(yè)主見面時能說出業(yè)主姓名。 （三）、消費就是追求心理或生理上的滿足感。 （七）、不講粗 言惡語或使用歧視或污辱的語言。 （五）、不講有損公司形象的語言。 （三）、不允許聚堆閑聊、高聲喧嘩或高聲呼叫另一個人。” 九、注意事項： （一）、三人以上的對話，要用相互都懂的語言。當住戶進行投訴時，應(yīng)說：“請您將情況詳細說一下好嗎？”。 八、投訴、意見、咨詢的處理： （一）、對于投訴，應(yīng)指引住戶到“客戶服務(wù)中心”反映，對于誤解，如自己能解釋清楚時，盡量向住戶解釋，如自己無法解釋，應(yīng)立即請求上司協(xié)助或指引住戶到“客戶服務(wù)中心”咨詢。 （六） 在對方行至距自己 35 米時開始敬禮； （七） 對行駛的車輛以對方開始注意到崗位時敬禮。 （二）、對違章停車者，應(yīng)說：“對不起，此處不能停車，請您將車停到車位里好嗎？” （三）、當車主離開車輛時，應(yīng)注意提醒車主：“請您將車鎖好，貴重物品隨身帶走，不要放在車上”。 （五）、出門時要向住戶呈上服務(wù)監(jiān)督卡，并說：“請您對我們的工作多提意見，如果有什么問題，請隨時與我們聯(lián)系” 。 （三）、工作操作時應(yīng)注意走路輕、工作輕、說話輕。 （二）、室內(nèi)進行維修等工作時，應(yīng)在地面鋪一層專用墊布等保護地板，不允許弄臟家具、地面、墻身等。 （三）、通話完畢，應(yīng)說：“謝謝，再見”。 四、撥打電話 （一）、電話接通后，應(yīng)首先向?qū)Ψ街乱詥柡?，說：“您好”，并作自我介紹。 （四）、中途若遇急事需暫時中斷與對方通話時，應(yīng)先征得對方同意，并表示感謝，恢復(fù)與對方通話時， 切勿忘記向?qū)Ψ街虑浮? （二）、認真傾聽對方的電話事由，若需傳呼他人，應(yīng)請對方稍等，然后輕輕擱下電話，去傳呼他人；若對方有公事相告或相求時，應(yīng)將對方要求記錄在《值班記錄》內(nèi)，并盡量詳細回答。 三、接聽電話 （一）、鈴聲三聲以內(nèi)，必須接聽電話。 （十八）、對來咨詢辦事的住戶，值班員應(yīng)立即起立，神態(tài)熱情，主動問好“您好！請問您有什么事需要我們幫忙”。 （十七）、當發(fā)覺自己和對方有誤解時，應(yīng)說“不好意思，我想我們可能是誤會了”。 （十五）、當遇到熟悉的住戶回來時，應(yīng)說“先生 /小姐（女士）您回來了”。 （十三）、對于住戶咨詢無法解釋清楚時，應(yīng)請上級處理，不許與住戶爭吵。 （十二）、對于住戶的困難，要表示充分的關(guān)心、同情和理解，并盡量想辦法解決。 公司管理制度體系文件 文件編號： Q/QHPM— GLZD— 0204 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 禮儀管理制度 第 4 頁 共 6 頁 （十一）、需要住戶協(xié)助工作時，首先要表示歉意，并說：“對不起，打擾您了”。如時間較長，應(yīng)說：“對不起，讓您久等了”?；卮饐栴}時應(yīng)盡量清楚完整，不許不懂裝懂，模棱兩可，胡亂作答。 （八）、對住戶的問詢，應(yīng)在不泄露公司機密的前提下盡量圓滿答復(fù)。 （六）、 當住戶提出不屬于自己的職責范圍內(nèi)服務(wù)要求時，應(yīng)盡可能為住戶提供力所能及的幫助，切不可說：“這與我無關(guān)”之類的話 （七）、與住戶交談時，要全神貫注用心傾聽，要等對方把話說完，不要隨意打斷對方的談話。 （四）、 住戶之間交談時，不要走近旁 聽，也不要在一旁窺視住戶的行動。當值時住戶有事相求應(yīng)立即放下手中工作，招呼住戶。 二、 對住戶： （一）、為住戶提供服務(wù)時，無論何時均應(yīng)面帶微笑、和顏悅色，給人以親切感；與住戶談話時，應(yīng)聚精會神、注意傾聽，給人以受尊重的感覺；沉著穩(wěn)重，給人以鎮(zhèn)定感。 （六）、當來訪人員出示證件時，應(yīng)說：“謝謝您的合作，歡迎光臨”。 （四）、當來訪人員忘記帶證件必須進入?yún)^(qū)域時，應(yīng)說“先生 /小姐（女士），請稍候，讓我請示一下好嗎？”此時應(yīng)用對講機呼叫管理員前來處理。 十二、基本禮貌用語 10 字：您好、請、謝謝、抱歉 、再見。 七、應(yīng)答語：是的、好的、我明白了、謝謝您的好意、不要客氣、沒關(guān)系、這是我應(yīng)該做的。 五、道歉語：對不起、請原諒、打擾您了，失禮了。 三、祝賀語：恭喜、祝您節(jié)日快樂、祝您新年快樂、祝您新春快樂、恭喜發(fā) 財。 第四節(jié) 語言 一、問候語：您好、早安、午安、早、早上好、下午好、晚上好、您回來了。