【正文】 廣州地鐵 管理信息系統(tǒng)實施計劃 第 29 頁 共 40 頁 新的組織機構(gòu)的特征包括： 在 ERP 系統(tǒng)的支撐下，建立了面向 “流程 ”管理的業(yè)務(wù)模式 流程應(yīng)明晰：戰(zhàn)略流程、客戶流程、保障流程 崗位應(yīng)明晰：經(jīng)營、管理和決策這三個層次 核算應(yīng)明晰：成本中心、利潤中心和管理中心 控制應(yīng)明晰：事先計劃、事中控制和事后分析 企業(yè)管理白皮書的內(nèi)容包括清晰的“業(yè)務(wù)處理流程”描述、明晰的“業(yè)務(wù)崗位”與“崗位職責(zé)”描述、體系化的“績效考核指標”描述、規(guī)范化的“管理制度體。 . 廣州地鐵管理白皮書的制定 本階段將按新流程設(shè)計崗位和工作職責(zé)、審核新流程對人員的要求、定義新角色、制定基于流程的績效考核指標。設(shè)計的最后，要結(jié)合 ERP 系統(tǒng)具體功能和其內(nèi)在流程，實現(xiàn)人機合一。一個好的 ERP 軟件好比一輛豪華跑 車，在一條彎彎曲曲的牛路上即使是一流的賽車手也無法開快，在筆直的鐵軌上定然磕磕碰碰。 重新設(shè)計常用的一些策略包括縱向壓縮、橫向集成、單點接觸顧客、過程多樣化、減少控制環(huán)節(jié)、并行工程等。在實施 ERP 系統(tǒng)的過程中確定和完善人機合一的業(yè)務(wù)流程。 20 個工作日內(nèi)完成。 咨詢項目組將提供廣州地鐵項目工作組有關(guān)流程描述與識別方法、技術(shù)和工具方面的培訓(xùn)，以便共同開展工作。通過理念的培訓(xùn)，勾畫公司的遠景，以取得公司普遍理解與支持。 總的來說，我們需要通過本項目幫助 廣州地鐵創(chuàng)建企業(yè)“管理流水線”，創(chuàng)建企業(yè)“管理流水線”將遵循以下四個基本原則： 建立以人為本通暢高效的管理流程，業(yè)務(wù)處理權(quán)下放到流程上（設(shè)計工藝流程）； 實施計算機信息系統(tǒng)支撐流程運行（裝配流水線）：從職能管理到流程管理； 建立《管理白皮書》作為業(yè)務(wù)指南（ ISO）； 通過《企業(yè)管理績效監(jiān)控系統(tǒng)》監(jiān)控企業(yè)運行，擴展管理能力，解決集中與分散間的矛盾。在優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程同時，明確崗位職責(zé)和部門設(shè)置、建立相應(yīng)的績效考核指標和測評監(jiān)控體系，制定《廣州地鐵管理白皮書》。此項工作主要由咨詢公司負責(zé)。這為以后實施工作正常進行，奠定了良好的基礎(chǔ)。而且，通過和地鐵各職能部門多次的訪談，從比較深的層次上做了一次細致、全面的企業(yè)診斷。 工作完成時間 建議在開標后 10 個工作日內(nèi)。 工作完成時間建議在評標后 5 個工作日內(nèi)。 工作完成時間建議在截標后 10 個工作日內(nèi)。在技術(shù)評分后，組織澄清答疑。 工作完成時間建議在發(fā)標 完成后 15 個工作日內(nèi)。 ? 截標 在確定的同一時點，由各獨立投標主體或聯(lián)合體選派代表攜帶招標文件中所規(guī)定的投標書和其它必須資料遞交廣州地鐵管理信息系統(tǒng)項目招標委員會。獲取收到完整招標文件的正式回函。 ? 發(fā)標 以書面的邀請函方式，向初步選定的應(yīng)標對象發(fā)出邀請。 . 招標計劃 整個招標工作可以劃分為下面 6 個階段： ? 招標準備 參照規(guī)劃設(shè)計階段的工作成果，在公司正式立項以后，進入招標準備工作。 根據(jù)我們上面的綜合分析，不難看出采用軟件和咨詢服務(wù)主供應(yīng)商聯(lián)合招標的方式，無論從信息化建設(shè)的質(zhì)量、進度、成本等方面都由比較大的優(yōu)勢。 招標費用 招標費用遠遠低于分散招標；機會成本損失小。 服務(wù) 由主咨詢服務(wù)商統(tǒng)一計劃和調(diào)度軟件和其它咨詢方，主供應(yīng)商間的聯(lián)盟合作關(guān)系保證了項目的整體進度和質(zhì)量。 主咨詢公司的責(zé)任 因為在聯(lián)合招標的方式下主咨詢公司負責(zé)整個項目的組織和協(xié)調(diào)，所以主咨詢公司的責(zé)任較大。 不同系統(tǒng)分別招標，由不同系統(tǒng)供應(yīng)商分擔(dān)風(fēng)險。 同左。而且可能存在不同系統(tǒng)全部由不同的公司來實施，而造成了調(diào)研等工作重復(fù)出現(xiàn)的情況。 廣州地鐵 管理信息系統(tǒng)實施計劃 第 25 頁 共 40 頁 實施進度 因為實施的時間比較長，所以對地鐵公司了解比較多，更加有助于實施進度的加快。 下表是這兩種方式應(yīng)該考慮因素的對比： 聯(lián)合招標方式 分散招標方式 招標工 作 聯(lián)合招標技術(shù)難度高，工作量較大，評審要求多，操作程序相對復(fù)雜。 分散招標方式 即根據(jù)系統(tǒng)功能不同、服務(wù)內(nèi)容不同、實施進度不同，按照廣州地鐵的招標管理辦法分別執(zhí)行。由咨詢公司負責(zé)主供應(yīng)商之間的協(xié)作關(guān)系，其余部分由業(yè)主方項目組負責(zé)協(xié)調(diào)。 ? 整體性原則 地鐵公司的信息系統(tǒng)建設(shè)具有系統(tǒng)多、實施周期長、系統(tǒng)間接口復(fù)雜、系統(tǒng)集成難度大等特點。 現(xiàn)在大型的應(yīng)用軟件系統(tǒng)如 SAP、 ORACLE、 SSA、 JDE、 QAD、用友、金蝶 等都有比較著名的合作伙伴 —— 管理咨詢公司，如 PWC、Deloitte、 AC、安永、 KPMG、博思等，幫助客戶進行軟件實施服務(wù)，應(yīng)用軟件提供商在進行投標的時候，為了降低風(fēng)險，增加競標能力，會推薦比較成功的、實力雄厚、經(jīng)驗豐富的咨詢公司。 ? 軟件和咨詢服務(wù)主供應(yīng)商聯(lián)合招標的原則 因為廣州地鐵未來的信息系統(tǒng)中是以 ERP系統(tǒng)為主的多個子系統(tǒng)的集成，所以無法避免要與多個主體進行合作。 廣州地鐵 管理信息系統(tǒng)實施計劃 第 22 頁 共 40 頁 大致的子項目時間分布可以參見后面兩幅甘特圖和進一步的步驟分解。 第二階段：從 2021 年 1月至 2021 年 5 月，預(yù)計 1年半時間 主 要完成客戶關(guān)系管理的后續(xù)內(nèi)容，建立 KPI 指標體系，建成自己的數(shù)據(jù)倉庫，探詢和歸納出有行業(yè)特色和企業(yè)特色的數(shù)據(jù)模型，使用數(shù)據(jù)挖掘工具支持較為復(fù)雜的管理決策活動。 總體上我們將三至五年的實施計劃分為兩個大的階段： 第一階段：從 2021 年 10 月至 2021 年 9 月，預(yù)計 2年時間 主要完成硬件網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的改造完善工作，實現(xiàn)除 CRM以外業(yè)務(wù)層的全部 IT 需求，分析層大部分的功能和決策層的小部分功能。近、遠期實現(xiàn)目標如下所述，這也是我們建設(shè)階段劃分的主 要依據(jù)。 5 實施步驟 . 未來 35 年的實施總體構(gòu)想 根據(jù)地鐵公司的戰(zhàn)略發(fā)展，在 2021 年地鐵二號線將通車，地鐵的建設(shè)任務(wù)一直比較重，是地鐵公司經(jīng)營管理的重要部分，在二號線通車后，地鐵客流量將顯著增加，帶來最直接的效益是地鐵資源的競爭優(yōu)勢將更加明顯，現(xiàn)在的資源管理的主要資源外包運作方式將會有所變化、調(diào)整。在實際執(zhí)行過程中，根據(jù)上一季度的價格，適時調(diào)整以后季度的預(yù)算額度，籌劃資金使用量，確實起到對項目的服務(wù)和監(jiān)督作用?，F(xiàn)在我們給定的預(yù)算參考價，距離實際購買是有很大差距的。確保調(diào)整后的預(yù)算繼續(xù)監(jiān)控項目實施的有序執(zhí)行。無論是正差、負差，還是零差異，都需要分析數(shù)字背后的實際條件，分清現(xiàn)象和本質(zhì)。 廣州地鐵 管理信息系統(tǒng)實施計劃 第 21 頁 共 40 頁 . 適時調(diào)整 我們常講“不靈活的預(yù)算，不是好預(yù)算”。 根據(jù)我們已經(jīng)掌握的狀況，廣州地鐵公司預(yù)算制定和管理人員的素質(zhì)是相當高的，在地鐵基本建設(shè)方面的工作成績十分突出。上節(jié)中按時段編制的預(yù)算，還是比較概括的描述。通過預(yù)算，加強員工的責(zé)任感，以增強項目成功的幾率。再者，制定合理、科學(xué)的預(yù)算的意義還在于，我們是基于目標的一項管理改造活動，而不是模糊的、探詢的行為。俗話說，“兵馬未動，糧草先行”，資金預(yù)算是否充分、合理，都直接關(guān)系到項目的成敗。 . 資金保障 . 科學(xué)預(yù)算 在《解決方案》中，我們推薦的無論是方案一，還是方案二，大體投資都在 2021 萬元人民幣以上。 OA 實施顧問 主要負責(zé)事務(wù)性流程、文檔管理等的方案設(shè)計和開發(fā)實施。 工程數(shù)據(jù)顧問 主要負責(zé)應(yīng)用需求分析，確定 解決方案，開展 WindChill PDM 產(chǎn)品的培訓(xùn)和應(yīng)用工作。 CRM 產(chǎn)品功能顧問 主要負責(zé)業(yè)務(wù)需求分析，產(chǎn)品方案編寫，產(chǎn)品功能實施后解決需求問題。并且保證調(diào)試運行成功。 ERP 二次開發(fā)顧問 主要負責(zé)特殊要求報表的開發(fā)，特定顯示界面的開發(fā)，以及與 PMAXIMO 等獨立系統(tǒng)的接口開發(fā)。同時，負責(zé)廣州地鐵硬件系統(tǒng)維護人員的技術(shù)培訓(xùn)。在其下設(shè)立各子系統(tǒng)項目經(jīng)理，原則上服從項目總監(jiān)的統(tǒng)籌安排。 項目總監(jiān)（經(jīng)理） 項目總監(jiān)主要負責(zé)項目總體計劃的制定、項目的日常管理，保持與各分項目經(jīng)理以及業(yè)主方的溝通和協(xié)調(diào)關(guān)系。特別是實施階段的系統(tǒng)劃分， IT/IS 管理體系的建設(shè)步伐，都是我們重點考慮的因素。否則，混亂的顧問隊伍管理，將直接影響到項目的進度和實施效果。咨詢顧問對廣州地鐵來說是一種有限資源，因為請顧問是需要花費高額資金的。因而，除了良好 的項目組織，良好的激勵機制在整個規(guī)劃的實踐工作中也是至關(guān)重要的。我們強調(diào)對于需要借助他人的勞動達到所期望目標的活動，必須要建立起團隊的力量和精神。而這種能力的實際效果如何，很大程度上取決于人員的工作環(huán)境，這一點上完全不同于我們地鐵的設(shè)計運力。按照價值工程的原則，效用和費用比值的最大化是我們在工作中追求的目標。需要借助“外腦”的項目，必須事先做好分析工作，解決需要什么樣的“外腦”，需要多少，什么時候介入等問題。好的方法是平時存儲相當數(shù)量的人才資料在自己的人才庫中，或者與中介機構(gòu)有很好的合作關(guān)系，還可以從在校大學(xué)中預(yù)定，都可以起到節(jié)約成本的作用。 舉個例子講，考慮到未來 2 年中應(yīng)用的增長，服務(wù)器管理需要 3 至 5名精通 UNIX工程師，但是眼下并不是特別急需，最傳統(tǒng)的方式是隨用隨招，但是好的 IT 人才，很難一蹴而就的。這一思想在人才儲備上也完全適用。在日常管理工作中，要建立人才儲備機制。 盡可能好的利用廣州地鐵公司的自身資源，是人員配置的一個基本原則。 廣州地鐵 管理信息系統(tǒng)實施計劃 第 17 頁 共 40 頁 . 人員保障 . 人員配置 不同的實施階段，人員的配置是應(yīng)該有所變化，而不是一成不變的。在這里僅僅考慮到項目管理制度是未來項目實施中不可或缺的內(nèi)容列示出來，以體現(xiàn)實施計劃的完整性。具體的制度辦法這里不做展開討論，只是原則性地提出四點參考意見： 結(jié)合實際，因勢利導(dǎo) 高處著眼，低處著手 定義清晰，處置得當 集中資源，重點管理 ? 項目管理制度 因為廣州地鐵從創(chuàng)建至今，建設(shè)項目從未停止，所以項目管理的方法和經(jīng)驗對廣州地鐵的各級管理人員而言一點都不會感到陌生。按照管理對象的不同，我們把管理制度 可以分為兩類： ? 信息管理部門日常工作管理制度 根據(jù)《 IT/IS 管理體系》的規(guī)劃，隨著廣州地鐵信息化工作的進行，IT 組織建設(shè)也將同步跟上。前邊只是告訴了我們誰來做，做什么，還沒有說明怎么做。專項項目小組向項目實施小組負責(zé)。專項項目小組負責(zé)項目實施具體事務(wù)的操作，專項項目小組以系統(tǒng)為單位進行組織，比如財務(wù)項目小組、人力資源項目小組，成員由分屬業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和業(yè)務(wù)骨干、 IT 部門人員組成。項目實施小組負責(zé)項目的推廣和具體實施，向項目領(lǐng)導(dǎo) 小組負責(zé)，定期報告各項目進展情況、出現(xiàn)的問題，并且直接指導(dǎo)專項項目小組的工作。 項目領(lǐng)導(dǎo)小組主要負責(zé)對地鐵公司整個信息系統(tǒng)建設(shè)的指導(dǎo)、監(jiān)控和協(xié)調(diào)。盡量減少和協(xié)調(diào)項目內(nèi)部以及項目之間的沖突，充分發(fā)揮每個項目成員的工作效率。因為信息化建設(shè)是以項目為單位的，而且許多系統(tǒng)需要跨部門的協(xié)調(diào)才能夠?qū)崿F(xiàn)，因此除了由信息部門進行信息化建設(shè)、維護外，還應(yīng)該成立專門的信息化項目組來對整個項 目進行指導(dǎo)、監(jiān)控和協(xié)調(diào)。 2021 年 9 月以后的正式運作 按方案一的 IT/IS 管理體系開展工作。 2021 年 9 月底至 2021 年 9 月 IS 實施階段 在準備階段相應(yīng)的工作結(jié)束后，按本報告 開展方案實施工作，此階段的優(yōu)點在于充分利用企管總部的推動力進行方案實施的前期推動，該階段的相應(yīng)崗位上的人員建議就是階段三的管理體系中相應(yīng)崗位的人員。如：在未來的采購、預(yù)算崗位，判斷、決定業(yè)務(wù)部門提出的采購申請是否合理時，就需要依靠目前收集 到的有關(guān)硬件登記信息； IT 管理人員首先判斷申請是否合理，然后再結(jié)合是否為系統(tǒng)規(guī)劃實施后增加或更新的需要，對業(yè)務(wù)部門的申請做出決定。 . 組織保障 . 組織機構(gòu) ? 專職機構(gòu) 根據(jù)《 IT 管理體系》的設(shè)計要求 ，在未來會成立新的信息管理中心，下設(shè)規(guī)劃控制部、應(yīng)用開發(fā)部、系統(tǒng)維護部，但要分三步走。在項目實施的準備階段，我們不但要明確實施的目的、方法、內(nèi)容，還必須考慮需要投入的資源種類和結(jié)構(gòu)。按照其形態(tài)的不同，可以區(qū)分為：人力資源、物力資源和貨幣資源。并在運行中作好有關(guān)的記錄和報告，并及時發(fā)現(xiàn)運行中的問題，以便進行維護和提高。一般來講，能有一個新老系統(tǒng)并行的運行期間，風(fēng)險可更小些。這時才開始正式向新系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)、創(chuàng)建初態(tài)、定義參數(shù)、開始運行。這時，系統(tǒng)一旦已建立起來，可著手對最終用戶的主要應(yīng)用進行培訓(xùn)。此時大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作也將著手進行。從軟件來講，系統(tǒng)初始化設(shè)計及二次開發(fā)工作可開始進行。這時一般應(yīng)編寫項 目說明書之類的文檔，作為一個里程碑也作為建立系統(tǒng)的設(shè)計任務(wù)書。 第三階段：設(shè)計解決方案 主要是對上階段形成的業(yè)務(wù)分析流程，結(jié)合業(yè)務(wù)管理的基本概念和具體的軟件功能，逐項進