行政前臺工作流程(參考版)
2024-10-25 02:11本頁面
【正文】 ，打印、復印、傳真的收發(fā)。2．監(jiān)督公司員工考勤打卡情況，不允許發(fā)生代替他人打卡的現(xiàn)象。記錄電話信息并轉接電話。二．.接聽電話。判斷是否需要通知公司相關人員進行接待。相關記錄：《員工違規(guī)（紀）記錄表》——行政主管。相關記錄：《考勤統(tǒng)計》——前臺《請假單》——前臺（七）對保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查工作流程：了解外用保潔、職務租賃服務內容；對每次相關服務做好檢查和監(jiān)督工作，并做好相關記錄；注意事項：對外用單位相關服務進行審核；相關記錄：《植物租擺維養(yǎng)記錄》——前臺《植物租擺更換記錄》——前臺《保潔情況記錄表》——前臺（八）對設備遙控器、個人辦公區(qū)域的管理工作流程：空調遙控板和液晶電視遙控板的集中管理；上、下班時檢查所有的電源開關；檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類。及時將用完的《外出人員登記表》交由行政主管歸檔。相關記錄： 《設備報修記錄表》——前臺（五）行政后勤人員外出登記（前臺提醒督促）工作流程：《外出人員登記表》上登記出發(fā)時間、目的地、知情人、事由等；《外出人員登記表》上登記回來時間以及辦事情況；，外出前未登記，需回公司后及時補登；，并于每月30/31日將外出情況匯總，與考勤統(tǒng)計核對。注意事項：熟練操作打印、復印機，并及時補充用紙；完成公司日常的打印、復印工作，做到節(jié)約資源；打印、復印機等設備出現(xiàn)問題不得私自解決，應及時報修，并聯(lián)系相關專業(yè)人員進行維修；不得私自打印、復印與工作無關的文件、圖紙，特殊情況下應告知行政主管。注意事項：來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時在《來電記錄表》上記錄來電時間、內容、信息接收人等，需要轉接的及時將電話轉給相關工作人員；如遇信息接收人不在，應采取通知的方式及時轉達信息，（通知方法詳見“通知流程”）；相關記錄：《來電記錄表》——前臺（四）日常的打印、復印以及相關設備的使用管理工作流程：每天早上上班時間準時開啟并且檢查打印機、復印機，并及時補充所需的紙張；負責公司日常的打印、復印。相關記錄：《客戶來訪登記薄》——前臺（三）電話的接聽和記錄工作流程：電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語；接聽電話時應控制音量，不應影響其他人的正常工作；對方所要找的人不在時，應詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；通話之后，應輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；將需要轉達的內容及時記錄在《電話記錄》上；記錄后5分鐘內及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認對方接收信息正確無誤。由行政主管記入《廢品回收流水賬簿》。注意事項（1）了解所收、發(fā)文件內容，按收、發(fā)時間、項目建立相應的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；（2）及時將收、發(fā)文件轉給相關負責人，并確認是否收到；（3）按時將每天收、發(fā)的文件發(fā)給檔案管理員，由其整理后存至服務器相應項目文件夾中。注意事項（1）詳細填寫《收文明細》、《發(fā)文明細》或《文件外送單》，并要求相關經(jīng)辦人簽字，以便公司能查閱每一份收、發(fā)文件的具體內容；(2）及時轉交給相關人員；(3)按項目分類交檔案管理員歸檔。發(fā)件時要及時通知對方，如需給對方送去，應確定好送件時間、地點，并填寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。例如，應該會面對時間、地點、聯(lián)系電話、區(qū)域號碼等各方面的信息進行核查校隊，盡可能的避免錯誤發(fā)生；對方所要找的人不在時，應詢問對方是否希望留言或留下回電號碼并做記錄，切
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