行政前臺工作流程(參考版)
2025-10-17 02:11本頁面
【正文】 ，打印、復(fù)印、傳真的收發(fā)。2．監(jiān)督公司員工考勤打卡情況，不允許發(fā)生代替他人打卡的現(xiàn)象。記錄電話信息并轉(zhuǎn)接電話。二．.接聽電話。判斷是否需要通知公司相關(guān)人員進(jìn)行接待。相關(guān)記錄：《員工違規(guī)（紀(jì)）記錄表》——行政主管。相關(guān)記錄：《考勤統(tǒng)計(jì)》——前臺《請假單》——前臺（七）對保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查工作流程：了解外用保潔、職務(wù)租賃服務(wù)內(nèi)容；對每次相關(guān)服務(wù)做好檢查和監(jiān)督工作，并做好相關(guān)記錄；注意事項(xiàng)：對外用單位相關(guān)服務(wù)進(jìn)行審核；相關(guān)記錄：《植物租擺維養(yǎng)記錄》——前臺《植物租擺更換記錄》——前臺《保潔情況記錄表》——前臺（八）對設(shè)備遙控器、個(gè)人辦公區(qū)域的管理工作流程：空調(diào)遙控板和液晶電視遙控板的集中管理；上、下班時(shí)檢查所有的電源開關(guān)；檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類。及時(shí)將用完的《外出人員登記表》交由行政主管歸檔。相關(guān)記錄： 《設(shè)備報(bào)修記錄表》——前臺（五）行政后勤人員外出登記（前臺提醒督促）工作流程：《外出人員登記表》上登記出發(fā)時(shí)間、目的地、知情人、事由等；《外出人員登記表》上登記回來時(shí)間以及辦事情況；，外出前未登記，需回公司后及時(shí)補(bǔ)登；，并于每月30/31日將外出情況匯總，與考勤統(tǒng)計(jì)核對。注意事項(xiàng)：熟練操作打印、復(fù)印機(jī)，并及時(shí)補(bǔ)充用紙；完成公司日常的打印、復(fù)印工作，做到節(jié)約資源；打印、復(fù)印機(jī)等設(shè)備出現(xiàn)問題不得私自解決，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并聯(lián)系相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行維修；不得私自打印、復(fù)印與工作無關(guān)的文件、圖紙，特殊情況下應(yīng)告知行政主管。注意事項(xiàng)：來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時(shí)在《來電記錄表》上記錄來電時(shí)間、內(nèi)容、信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時(shí)將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員；如遇信息接收人不在，應(yīng)采取通知的方式及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)信息，（通知方法詳見“通知流程”）；相關(guān)記錄：《來電記錄表》——前臺（四）日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的使用管理工作流程：每天早上上班時(shí)間準(zhǔn)時(shí)開啟并且檢查打印機(jī)、復(fù)印機(jī)，并及時(shí)補(bǔ)充所需的紙張；負(fù)責(zé)公司日常的打印、復(fù)印。相關(guān)記錄：《客戶來訪登記薄》——前臺（三）電話的接聽和記錄工作流程：電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語；接聽電話時(shí)應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；對方所要找的人不在時(shí)，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及時(shí)記錄在《電話記錄》上；記錄后5分鐘內(nèi)及時(shí)通知被傳達(dá)人,通知傳達(dá)的程序見口頭通知流程,并確認(rèn)對方接收信息正確無誤。由行政主管記入《廢品回收流水賬簿》。注意事項(xiàng)（1）了解所收、發(fā)文件內(nèi)容，按收、發(fā)時(shí)間、項(xiàng)目建立相應(yīng)的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；（2）及時(shí)將收、發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)是否收到；（3）按時(shí)將每天收、發(fā)的文件發(fā)給檔案管理員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項(xiàng)目文件夾中。注意事項(xiàng)（1）詳細(xì)填寫《收文明細(xì)》、《發(fā)文明細(xì)》或《文件外送單》，并要求相關(guān)經(jīng)辦人簽字，以便公司能查閱每一份收、發(fā)文件的具體內(nèi)容；(2）及時(shí)轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員；(3)按項(xiàng)目分類交檔案管理員歸檔。發(fā)件時(shí)要及時(shí)通知對方，如需給對方送去，應(yīng)確定好送件時(shí)間、地點(diǎn)，并填寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。例如，應(yīng)該會(huì)面對時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系電話、區(qū)域號碼等各方面的信息進(jìn)行核查校隊(duì)，盡可能的避免錯(cuò)誤發(fā)生；對方所要找的人不在時(shí)，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電號碼并做記錄，切
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