4秘書學(xué)重點(diǎn)整理(參考版)
2024-09-06 18:55本頁面
【正文】 其次，要詳細(xì)了解外賓情況，包括外賓的人數(shù)、性別、年齡、身份和來訪目的，要適當(dāng)了解日本的政治經(jīng)濟(jì)和文化習(xí)俗，擬好接待計(jì)劃，做好各個(gè)方面的聯(lián)系和準(zhǔn)備工作，包括食宿、接送車輛及迎接的領(lǐng)導(dǎo)人，以及外賓的 第 11 頁 共 11 頁 參觀、訪問和業(yè)務(wù)洽談的日程安排。我應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手工作。如讓你擔(dān)任這個(gè)接待小組的組長(zhǎng)，你將如何籌辦本次接待工作。本市的友好城市日本長(zhǎng)崎市將派代表團(tuán)來本市作友好訪問。包括暗示法、提醒法、委婉法、喻意法等。即以盡可能明白、清楚、準(zhǔn)確的語言、文字、圖像表達(dá)來溝通信息、溝通 意圖，這是常用的、基本的方法。即通過第三方中介或媒介所傳達(dá)的溝 通。即通過聲、光、電、語言、文字、圖像等載體直接發(fā)送或交換的溝通。即一方同時(shí)向兩個(gè)以上的對(duì)象所做的呈輻射型的溝通。即要求對(duì)方反應(yīng)、回復(fù)，以求互相了解，進(jìn)一步磋商的溝通。即一方向另一個(gè)特定的對(duì)象作單線的定向溝通，只要求對(duì)方接受、了解， 而不要求對(duì)方回復(fù)的溝通。從組織關(guān)系來分，可分為內(nèi)部溝通和外部溝通；又可分 為上行溝通、下行溝通、平行溝通。 溝通有哪些類型和方法。文書部門立好的案卷，必須逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管，稱為歸檔。編制的內(nèi)容有：文號(hào)索引，文件分類目錄。 （ 2）檢索工具的編制。一種由各部門的公文立卷人員編制移交目錄，然后由檔案 室匯總編排卷號(hào)，編制正式的案卷目錄。案卷號(hào)、立卷類目號(hào)、案卷題名、卷內(nèi)文件起止日期、卷內(nèi)文件份數(shù)、頁數(shù)、保管期限、備注等。 （ 1）案卷目錄的編制。 案卷歸檔。 什么是案卷歸檔。 （ 2）公文立卷可以維護(hù)文件的完整與安全，也便于文件的保管。 公文立卷的意義。 封發(fā)。 登記。 用印。指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正。指對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。 （ 2）繕印與校對(duì)。 簽發(fā)。 審核。 擬稿。指對(duì)文件承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人員在文書處理單上簡(jiǎn)單注明。 主辦。 催辦。 承辦。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 人對(duì)送批的文件如何處理所作的批示。文件的擬辦是指對(duì)來文的處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。 （ 3）擬辦與批辦。收文登記的形式分為簿冊(cè)式、聯(lián)單式和卡片式。拆封文件要細(xì)心，不要撕毀封內(nèi)文件并要取干凈，然后要檢查文件是否齊全。要對(duì)照文件投遞清單或送文登記薄認(rèn)真清點(diǎn)，做
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