【正文】 采購與總賬模塊接口 采購接收時(shí)產(chǎn)生財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)傳遞至總賬，生成以下會(huì)計(jì)憑證： 借：采購接收 貸：應(yīng)計(jì)負(fù)債 。 設(shè)置為發(fā)票而關(guān)閉采購單的容限，保證當(dāng)財(cái)務(wù)為供應(yīng)商發(fā)票付款至容限范圍時(shí)，自動(dòng)關(guān)閉采購單。 解決方案 采購與應(yīng)付模塊接口 財(cái)務(wù)部應(yīng)付會(huì)計(jì)確認(rèn)應(yīng)付發(fā)票時(shí)采用三維匹配（采購訂單、接收單、發(fā)票），匹配選項(xiàng)為接收收據(jù)。發(fā)票需要與入庫檢驗(yàn)單與采購訂單匹配。未啟用采購預(yù)算。可能一張發(fā)票匹配多張入庫單，或多張發(fā)票匹配一張入庫單。建議由部門經(jīng)理判斷后，選擇是否交財(cái)務(wù)經(jīng)理審核。 審批權(quán)限 業(yè)務(wù)需求 北方光電：（待定） 部門經(jīng)理： 0～ 400萬人民幣（含 400萬人民幣） 財(cái)務(wù)經(jīng)理：對(duì)供應(yīng)商存在預(yù)付款 主管 副總： 400萬～ 800萬人民幣（含 800萬人民幣） 總經(jīng)理： 800萬人民幣以上 生產(chǎn)基地：（待定） 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 37 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 解決方案 系統(tǒng)可以設(shè)定各審批組的審批權(quán)限。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 36 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 審批人員 業(yè)務(wù)需求 北方光電 采購訂單審批人員包括： 部門經(jīng)理、公司主管副總、公司總經(jīng)理 一攬子采購協(xié)議審批人員包括：采購部經(jīng)理 生產(chǎn)基地 請(qǐng)購單審批人員 包括生產(chǎn)部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、公司總經(jīng)理 采購訂單審批人員 包括生產(chǎn)部部門經(jīng)理 解決方案 在系統(tǒng)中設(shè)置以上與審批相關(guān)的職位，并在 HR模塊定義人員時(shí)，分配至各自的職位。 北方光電的采購審批層次： 銷售業(yè)務(wù)員貿(mào)易一部部門經(jīng)理主管副總采購業(yè)務(wù)員 銷售業(yè)務(wù)員采購部部門經(jīng)理采購員總經(jīng)理銷售業(yè)務(wù)員貿(mào)易二部部門經(jīng)理采購業(yè)務(wù)員光電部門經(jīng)理銷售業(yè)務(wù)員精密光學(xué)部門經(jīng)理一攬子采購協(xié)議審批層次： 采購員采購部部門經(jīng)理采購員總部財(cái)務(wù)部經(jīng)理 生產(chǎn)基地的請(qǐng)購審批層次： 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 35 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 采購員生產(chǎn)部部門經(jīng)理采購員 生產(chǎn)基地的采購訂單、采購發(fā)放審批層次 : 基地總經(jīng)理本部財(cái)務(wù)經(jīng)理采購員生產(chǎn)部部門經(jīng)理采購員 審批樹 針對(duì)具體的審批權(quán)限大小建立不同的審批組： 1) 對(duì)每一審批組，根據(jù)以下類型對(duì)審批組進(jìn)行限定： 單據(jù)總額：請(qǐng)購單或采購單的單據(jù)總額； 物品分類：可以審批的物品分類； 帳戶范圍：可以審批的賬戶范圍。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 33 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 8 審批管理 審批流程 業(yè)務(wù)需求 北方光電 北方光電不存在請(qǐng)購流程 采購訂單審批流程 各部門業(yè)務(wù)員 部門經(jīng)理 主管副總 公司總經(jīng)理 一攬子采購協(xié)議審批流程 采購部業(yè)務(wù)員 總部財(cái)務(wù)經(jīng)理采購部經(jīng)理 生產(chǎn)基地 請(qǐng)購審批流程 采購經(jīng)辦 生產(chǎn)部經(jīng)理 采購訂單與一攬子協(xié)議發(fā)放的審批流程 采購經(jīng)辦 生產(chǎn)部經(jīng)理 基地總經(jīng)理 本部財(cái)務(wù)經(jīng)理 解決方案 系統(tǒng)通過審批層次樹實(shí)現(xiàn)審批單據(jù)的流轉(zhuǎn)，并對(duì)審批權(quán)限按照審批組進(jìn)行劃分，確定單據(jù)流轉(zhuǎn)的終點(diǎn)。 在應(yīng)付模塊中做借項(xiàng)通知單，沖銷原來的付款。 4) 在應(yīng)付模塊中做借項(xiàng)通知單，沖銷原采購合同的發(fā)票； 5) 取消原有采購訂單； 6) 采購業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中錄入新的采購訂單，正常接收、入庫； 7) 在應(yīng)付模塊中重新做發(fā) 票，匹配； 8) 在銷售模塊重新發(fā)貨 生產(chǎn)基地： 生產(chǎn)基地的退貨主要是將不合格品或廢品退回供應(yīng)商。首先做一筆標(biāo)準(zhǔn)的采購?fù)素洠僦匦伦鲆还P標(biāo)準(zhǔn)的采購訂單和接收。不在銷售模塊和采購模塊做任何記錄。 如果整批貨物雖然存在不合格品，但是達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)的，將合格品入相應(yīng)的資產(chǎn)類庫房，不合格品入不合格品庫，與生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的不合格品一起退回供應(yīng)商，進(jìn)行換貨，對(duì)原采購訂單的應(yīng)付帳款不產(chǎn)生任何影響。即使出現(xiàn)退貨，也不進(jìn)行財(cái)務(wù)處理，而是根據(jù)雙方協(xié)商進(jìn)行換貨等。 采購?fù)素? 業(yè)務(wù) 需求 北方光電 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購?fù)素浐苌侔l(fā)生。 對(duì)于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為 0，超出容限系統(tǒng)活動(dòng)為“警告”。 生產(chǎn)基地 生產(chǎn)材料接收入庫前都需要進(jìn)行檢驗(yàn)，建議采用“標(biāo)準(zhǔn)接收”的接收路徑。 不允許替代接收，不允許無訂單接收。對(duì)于物品質(zhì)量的現(xiàn)場檢驗(yàn)則在系統(tǒng)外進(jìn)行。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 31 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 解決方案 北方光電 考慮總部貿(mào)易類企業(yè)物料監(jiān)控的特殊性，建議采用“直接入庫”的接收路徑。 接收客戶退貨時(shí)需要先接收，檢驗(yàn)后方可入庫。 采購接收的數(shù)量差異沒有明確規(guī)定容限，到貨的數(shù)量多于訂單數(shù)量，可以接收入庫，但不增加應(yīng)付帳款；到貨數(shù)量少于訂單數(shù)量時(shí)，與供應(yīng)商協(xié)商處理。檢驗(yàn)結(jié)果在入庫單上進(jìn)行記錄。由客戶將物品發(fā)回至本公司倉庫，或直接退回至供應(yīng)商，在下筆業(yè)務(wù)中進(jìn)行沖減。 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部一般不退貨，僅進(jìn)行讓步賠償。 采購接收數(shù)量誤 差一般在合同有所規(guī)定，但一般不會(huì)出現(xiàn)誤差，主要考慮裝柜的情況。 采購品沒有質(zhì)量代碼，不允許替代品接收。 采購部為光電部進(jìn)行的采購區(qū)別供應(yīng)商的合作情況，如果是長期供應(yīng)商則不進(jìn)行檢驗(yàn)。采購部為光電部進(jìn)行的采購需要進(jìn)自備庫，財(cái)務(wù)根據(jù)入庫通知單進(jìn)行記帳。訪問層次定為僅查看，保證所有人員可以查看訂單內(nèi)容，而無法對(duì)其他采購員制作的采購訂單進(jìn)行修改、取消、關(guān)閉等操作。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 29 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 解決方案 系統(tǒng)通過安全層次與訪問層次決定誰對(duì)訂單可以進(jìn)行什么樣的操作。部門經(jīng)理和公司經(jīng)理可以更改、取消采購訂單。 生產(chǎn)基地 采購訂單由采購經(jīng)辦根據(jù)年初簽訂的長期框架協(xié)議訂立。 具體的采購合同審批流程參見 BPR相關(guān)流程與操作手冊(cè)文檔。訂單生成后，系統(tǒng)可以將訂單數(shù)據(jù)導(dǎo)出， OFFICE支持導(dǎo)出的 TXT格式文件，然后可以粘貼在 WORD或 EXCEL模板上編輯，操作比較簡便。 2. 標(biāo)準(zhǔn)合同文本的打印 建議方案如下： 系統(tǒng)可以打印采購訂單，但內(nèi)容僅限于供應(yīng)商、采購物品編碼、單位、數(shù)量、單價(jià)、到貨日期、收貨地點(diǎn)等主要條款，而且格式較為較亂。系統(tǒng)提供兩個(gè)字段輸入編號(hào)： 1）采購訂單號(hào)：主要業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的統(tǒng)計(jì)參考字段。其中采購員代碼按照采購員 負(fù)責(zé)采購的物品類別確定。采購業(yè)務(wù)類型的編號(hào) : 編號(hào) 類型 描 述 訂單編號(hào)規(guī)則 1 自營出口業(yè)務(wù) 處理自營出口業(yè)務(wù)的國內(nèi)采購業(yè)務(wù) 引入的出口合同編號(hào)＋序號(hào)（－ 1） 3 自營進(jìn)口業(yè)務(wù) 處理自營進(jìn)口業(yè)務(wù) 自營進(jìn)口合同號(hào) 4 進(jìn)料加工不作價(jià)業(yè)務(wù) 處理不作價(jià)的進(jìn)料加工業(yè)務(wù) 引入的出口合同編號(hào) M（ 1， 2… ） 4 進(jìn)料加工作價(jià)業(yè)務(wù) 處理作價(jià)的進(jìn)料加工業(yè)務(wù)的原料采購和成品采購業(yè)務(wù) 原料采購：引入的出口合 同編號(hào) M(1,2… ) 成品采購：引入的出口合同編號(hào) I(1,2… ) 5 代理進(jìn)口業(yè)務(wù) 處理代理進(jìn)口業(yè)務(wù) 進(jìn)口合同號(hào) 6 內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)類型 處理內(nèi)貿(mào)采購業(yè)務(wù) 實(shí)際的內(nèi)貿(mào)合同編號(hào) 2. 為生產(chǎn)基地制定的長期框架合同編碼： 由于長期框架協(xié)議無須跟任何銷售訂單關(guān)聯(lián)，建議一攬子采購協(xié)議編碼為采購員負(fù)責(zé)的產(chǎn)品代碼（ 2位）＋年月日（ 6位）＋兩位流水號(hào)。采購價(jià)格是含稅價(jià)，并且可以部分或全部退稅。 采購訂單編碼規(guī)則有待統(tǒng)一。 目前的點(diǎn)石系統(tǒng)可以打印采購訂單文本。采用系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行，即創(chuàng)建采購訂單 /采購發(fā)放、接收、入庫。待生產(chǎn)基地需要該物品時(shí)在系統(tǒng)中對(duì)訂單進(jìn)行發(fā)放。 總部為生產(chǎn)基地進(jìn)行的長期框架性采購 由總部采購部人員在系統(tǒng)中錄入一攬子協(xié)議類型的采購訂單，在訂單中明確供應(yīng)商、采購物品編碼、數(shù)量、單價(jià)、到期日等信息。跨 OU銷售無法產(chǎn)生中轉(zhuǎn)庫存，因此建議以下步驟： 1. 光電部業(yè)務(wù)員 在系統(tǒng)中按照自營出口的流程由銷售訂單生成采購定單，并下達(dá)至生產(chǎn)基地。具體流程如下圖： 跨組織銷售訂單 訂單發(fā)放 發(fā)運(yùn)確認(rèn) 產(chǎn)生的會(huì)計(jì)分錄如下： 生產(chǎn)基地： 借：主營業(yè)務(wù)成本 借：應(yīng)收帳款（公司間） 貸：存貨 貸：主營業(yè)務(wù)收入 北方光電： 借：應(yīng)收帳款 借：主營業(yè)務(wù)成本 應(yīng)交增值稅－進(jìn)項(xiàng)稅 貸：主營業(yè)務(wù)收入 應(yīng)交增值稅－銷項(xiàng)稅 貸：應(yīng)付帳款（公司間） 方案二： 由于生產(chǎn)基地生產(chǎn)的物品大多需要入北方光電的自備庫，并且開出發(fā)票要求北方光電付款。系統(tǒng)將自動(dòng)按照轉(zhuǎn)移價(jià)格生成總部與生產(chǎn)基地之間的應(yīng)收應(yīng)付發(fā)票。如果是從生產(chǎn)基地采購，則在銷售模塊輸入銷售訂單，指明從生產(chǎn)基地的庫存組織發(fā)貨。 內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)的處理 內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)發(fā)生較少，無需建立銷售訂單與采購訂單之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，銷售訂單的簽訂與采購訂單之間不存在 任何關(guān)聯(lián)關(guān)系，因此建議按照標(biāo)準(zhǔn)的采購與銷售訂單流程進(jìn)行處理。 注：如果不能獲得明晰的代理進(jìn)口業(yè)務(wù)的供應(yīng)商信息，那么 可以根據(jù)委托方選擇虛擬供應(yīng)商“代理供應(yīng)商 —— 委托加工方名稱”。但是出于風(fēng)險(xiǎn)控制的考慮，建議代理進(jìn)口業(yè)務(wù)需要在系統(tǒng)中錄入 計(jì)劃采購訂單 ，并在訂單題頭彈性域中記錄委托方的名稱。 4. 加工廠商將成品發(fā)運(yùn)后，業(yè)務(wù)員根據(jù)相關(guān)單據(jù)進(jìn)行接收入庫、發(fā)運(yùn)確認(rèn)的操作，產(chǎn)生相應(yīng)的財(cái)務(wù)信息。 2. 進(jìn)料時(shí)，業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中按照自營進(jìn)口的流程錄入進(jìn)口原料采購訂單，訂單編碼為銷售合同號(hào)加后綴，說明字段為實(shí)際的進(jìn)口合同號(hào)，然后接 收入庫。該種業(yè)務(wù)是以出口為導(dǎo)向的，所以在系統(tǒng)中也以出口銷售合同號(hào)為基準(zhǔn)建立銷售與采購的關(guān)聯(lián)。輸入成品的單位成本： 按比例計(jì)入成品成本的加工費(fèi)用 =（收到成品數(shù)量 /成品總數(shù)量） *加工費(fèi)用 總金額 成品的單位成本 =（出庫原料的總成本 +按比例計(jì)入成品成本的加工費(fèi)用） /收到成品的數(shù)量 ? 為了便于查詢，在參考字段錄入“銷售合同號(hào) IN”。 3) 同時(shí)在系統(tǒng)中做成品雜項(xiàng)入庫的處理。出庫時(shí)不輸出庫物料的單位成本，采用系統(tǒng)缺省的移動(dòng)加權(quán)平均成本。 注：如果成品是分批接收的，那么按照比例將原料雜項(xiàng)出庫。 費(fèi)用采購訂單上單價(jià)是 1，數(shù)量顯示金額， 加工費(fèi)用 item定義的具體內(nèi)容參見庫存解決方案。采購訂單號(hào)以銷售合同號(hào)為前綴，進(jìn)口合同號(hào)在采購訂單界面的說明字段中錄入，然后進(jìn)行采購接收入庫等操作。接下來的操作同自營出口業(yè)務(wù)的處理。具體解決方案如下： 1． 合同協(xié)商成功后：在系統(tǒng)中做銷售訂單。 來料加工業(yè)務(wù)的處理 由于來料加工業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)不擠占本公司的資金，不存在物料貨權(quán)轉(zhuǎn)移，只向客戶收取一定比例的加工費(fèi)用，向供應(yīng)商支付加工費(fèi)，建議此類業(yè)務(wù)通過財(cái)務(wù)模塊進(jìn)行處理。 關(guān)稅及進(jìn)口業(yè)務(wù)中發(fā)生的費(fèi)用的處理： 方案一：平均成本更新 獲得關(guān)稅繳款通知書時(shí)在庫存模塊調(diào)整商品成本，分錄如下： 借：庫存商品 貸：材料成本差異 同時(shí)在應(yīng)付模塊錄入關(guān)稅發(fā)票，分錄如下： 借：材料成本差異 貸：應(yīng)付賬款 再對(duì)關(guān)稅發(fā)票進(jìn)行付款 借：應(yīng)付賬款 貸：銀行存款 優(yōu)點(diǎn)： 1. 應(yīng)付發(fā)票可以全額匹配采購訂單，采購訂單可以自動(dòng)關(guān)閉 2. 錄入采購訂單時(shí)運(yùn)用公司匯率，減少錄入?yún)R率發(fā)生錯(cuò)誤的可能 缺點(diǎn)： 1. 平均成本更新的時(shí)點(diǎn)與金額影響財(cái)務(wù)記帳的準(zhǔn)確性與及時(shí)性 2. 平均成本更新的責(zé)任人待定 按照采購價(jià)格制作采購訂單 在報(bào)關(guān)時(shí)接收入庫 平均成本更新(關(guān)稅＋運(yùn)保費(fèi) ) 銷售發(fā)貨時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)成本 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 21 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 方案二：報(bào)關(guān)時(shí)作以 含關(guān)稅、運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)的價(jià)格制作采購訂單 接收入庫時(shí)： 借：材料采購 12（含稅、費(fèi)價(jià)格） 貸：應(yīng)計(jì)負(fù)債 12 借：庫存 12 貸：材料采購 12 發(fā)票匹配時(shí)： 借：應(yīng)計(jì)負(fù)債 12 貸：應(yīng)付帳款 10（采購價(jià)格） 發(fā)票價(jià)格差異 2 優(yōu)點(diǎn)：庫存成本較為準(zhǔn)確及時(shí)反映 缺點(diǎn)： 1. 運(yùn)用本方案的前提是在報(bào)關(guān)時(shí)，業(yè)務(wù)員已經(jīng)清楚地知道需要計(jì)入成本的運(yùn)保費(fèi)金額 2. 要求業(yè)務(wù)員在報(bào)關(guān)后，錄入采購訂單的價(jià)格為手工計(jì)算的含關(guān)稅、運(yùn)保費(fèi)等的價(jià)格，數(shù)額的準(zhǔn)確性同樣影響財(cái)務(wù)記帳 3. 由于關(guān)稅按照?qǐng)?bào)關(guān)單匯率計(jì)算，需要在錄入采購訂單 時(shí)輸入用戶匯率 4. 采購訂單無法全額匹配，只能