【正文】 35 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 采購員生產(chǎn)部部門經(jīng)理采購員 生產(chǎn)基地的采購訂單、采購發(fā)放審批層次 : 基地總經(jīng)理本部財(cái)務(wù)經(jīng)理采購員生產(chǎn)部部門經(jīng)理采購員 審批樹 針對(duì)具體的審批權(quán)限大小建立不同的審批組： 1) 對(duì)每一審批組，根據(jù)以下類型對(duì)審批組進(jìn)行限定： 單據(jù)總額：請(qǐng)購單或采購單的單據(jù)總額； 物品分類：可以審批的物品分類； 帳戶范圍：可以審批的賬戶范圍。 在應(yīng)付模塊中做借項(xiàng)通知單，沖銷原來的付款。首先做一筆標(biāo)準(zhǔn)的采購?fù)素?，再重新做一筆標(biāo)準(zhǔn)的采購訂單和接收。 如果整批貨物雖然存在不合格品，但是達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)的，將合格品入相應(yīng)的資產(chǎn)類庫房，不合格品入不合格品庫，與生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的不合格品一起退回供應(yīng)商，進(jìn)行換貨，對(duì)原采購訂單的應(yīng)付帳款不產(chǎn)生任何影響。 采購?fù)素? 業(yè)務(wù) 需求 北方光電 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購?fù)素浐苌侔l(fā)生。 生產(chǎn)基地 生產(chǎn)材料接收入庫前都需要進(jìn)行檢驗(yàn)，建議采用“標(biāo)準(zhǔn)接收”的接收路徑。對(duì)于物品質(zhì)量的現(xiàn)場檢驗(yàn)則在系統(tǒng)外進(jìn)行。 接收客戶退貨時(shí)需要先接收，檢驗(yàn)后方可入庫。檢驗(yàn)結(jié)果在入庫單上進(jìn)行記錄。 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部一般不退貨，僅進(jìn)行讓步賠償。 采購品沒有質(zhì)量代碼，不允許替代品接收。采購部為光電部進(jìn)行的采購需要進(jìn)自備庫，財(cái)務(wù)根據(jù)入庫通知單進(jìn)行記帳。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 29 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 解決方案 系統(tǒng)通過安全層次與訪問層次決定誰對(duì)訂單可以進(jìn)行什么樣的操作。 生產(chǎn)基地 采購訂單由采購經(jīng)辦根據(jù)年初簽訂的長期框架協(xié)議訂立。訂單生成后，系統(tǒng)可以將訂單數(shù)據(jù)導(dǎo)出， OFFICE支持導(dǎo)出的 TXT格式文件，然后可以粘貼在 WORD或 EXCEL模板上編輯，操作比較簡便。系統(tǒng)提供兩個(gè)字段輸入編號(hào)： 1）采購訂單號(hào)：主要業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的統(tǒng)計(jì)參考字段。采購業(yè)務(wù)類型的編號(hào) : 編號(hào) 類型 描 述 訂單編號(hào)規(guī)則 1 自營出口業(yè)務(wù) 處理自營出口業(yè)務(wù)的國內(nèi)采購業(yè)務(wù) 引入的出口合同編號(hào)＋序號(hào)（－ 1） 3 自營進(jìn)口業(yè)務(wù) 處理自營進(jìn)口業(yè)務(wù) 自營進(jìn)口合同號(hào) 4 進(jìn)料加工不作價(jià)業(yè)務(wù) 處理不作價(jià)的進(jìn)料加工業(yè)務(wù) 引入的出口合同編號(hào) M（ 1， 2… ） 4 進(jìn)料加工作價(jià)業(yè)務(wù) 處理作價(jià)的進(jìn)料加工業(yè)務(wù)的原料采購和成品采購業(yè)務(wù) 原料采購：引入的出口合 同編號(hào) M(1,2… ) 成品采購：引入的出口合同編號(hào) I(1,2… ) 5 代理進(jìn)口業(yè)務(wù) 處理代理進(jìn)口業(yè)務(wù) 進(jìn)口合同號(hào) 6 內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)類型 處理內(nèi)貿(mào)采購業(yè)務(wù) 實(shí)際的內(nèi)貿(mào)合同編號(hào) 2. 為生產(chǎn)基地制定的長期框架合同編碼： 由于長期框架協(xié)議無須跟任何銷售訂單關(guān)聯(lián)，建議一攬子采購協(xié)議編碼為采購員負(fù)責(zé)的產(chǎn)品代碼（ 2位）＋年月日（ 6位）＋兩位流水號(hào)。 采購訂單編碼規(guī)則有待統(tǒng)一。采用系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行，即創(chuàng)建采購訂單 /采購發(fā)放、接收、入庫。 總部為生產(chǎn)基地進(jìn)行的長期框架性采購 由總部采購部人員在系統(tǒng)中錄入一攬子協(xié)議類型的采購訂單，在訂單中明確供應(yīng)商、采購物品編碼、數(shù)量、單價(jià)、到期日等信息。具體流程如下圖： 跨組織銷售訂單 訂單發(fā)放 發(fā)運(yùn)確認(rèn) 產(chǎn)生的會(huì)計(jì)分錄如下： 生產(chǎn)基地： 借：主營業(yè)務(wù)成本 借：應(yīng)收帳款（公司間） 貸：存貨 貸：主營業(yè)務(wù)收入 北方光電： 借：應(yīng)收帳款 借：主營業(yè)務(wù)成本 應(yīng)交增值稅－進(jìn)項(xiàng)稅 貸：主營業(yè)務(wù)收入 應(yīng)交增值稅－銷項(xiàng)稅 貸：應(yīng)付帳款（公司間） 方案二： 由于生產(chǎn)基地生產(chǎn)的物品大多需要入北方光電的自備庫，并且開出發(fā)票要求北方光電付款。如果是從生產(chǎn)基地采購，則在銷售模塊輸入銷售訂單，指明從生產(chǎn)基地的庫存組織發(fā)貨。 注：如果不能獲得明晰的代理進(jìn)口業(yè)務(wù)的供應(yīng)商信息，那么 可以根據(jù)委托方選擇虛擬供應(yīng)商“代理供應(yīng)商 —— 委托加工方名稱”。 4. 加工廠商將成品發(fā)運(yùn)后，業(yè)務(wù)員根據(jù)相關(guān)單據(jù)進(jìn)行接收入庫、發(fā)運(yùn)確認(rèn)的操作，產(chǎn)生相應(yīng)的財(cái)務(wù)信息。該種業(yè)務(wù)是以出口為導(dǎo)向的，所以在系統(tǒng)中也以出口銷售合同號(hào)為基準(zhǔn)建立銷售與采購的關(guān)聯(lián)。 3) 同時(shí)在系統(tǒng)中做成品雜項(xiàng)入庫的處理。 注：如果成品是分批接收的，那么按照比例將原料雜項(xiàng)出庫。采購訂單號(hào)以銷售合同號(hào)為前綴，進(jìn)口合同號(hào)在采購訂單界面的說明字段中錄入，然后進(jìn)行采購接收入庫等操作。具體解決方案如下： 1． 合同協(xié)商成功后：在系統(tǒng)中做銷售訂單。 關(guān)稅及進(jìn)口業(yè)務(wù)中發(fā)生的費(fèi)用的處理： 方案一：平均成本更新 獲得關(guān)稅繳款通知書時(shí)在庫存模塊調(diào)整商品成本，分錄如下： 借：庫存商品 貸：材料成本差異 同時(shí)在應(yīng)付模塊錄入關(guān)稅發(fā)票，分錄如下： 借：材料成本差異 貸：應(yīng)付賬款 再對(duì)關(guān)稅發(fā)票進(jìn)行付款 借：應(yīng)付賬款 貸：銀行存款 優(yōu)點(diǎn)： 1. 應(yīng)付發(fā)票可以全額匹配采購訂單，采購訂單可以自動(dòng)關(guān)閉 2. 錄入采購訂單時(shí)運(yùn)用公司匯率，減少錄入?yún)R率發(fā)生錯(cuò)誤的可能 缺點(diǎn)： 1. 平均成本更新的時(shí)點(diǎn)與金額影響財(cái)務(wù)記帳的準(zhǔn)確性與及時(shí)性 2. 平均成本更新的責(zé)任人待定 按照采購價(jià)格制作采購訂單 在報(bào)關(guān)時(shí)接收入庫 平均成本更新(關(guān)稅＋運(yùn)保費(fèi) ) 銷售發(fā)貨時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)成本 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 21 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 方案二：報(bào)關(guān)時(shí)作以 含關(guān)稅、運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)的價(jià)格制作采購訂單 接收入庫時(shí)： 借：材料采購 12（含稅、費(fèi)價(jià)格） 貸：應(yīng)計(jì)負(fù)債 12 借：庫存 12 貸：材料采購 12 發(fā)票匹配時(shí)： 借：應(yīng)計(jì)負(fù)債 12 貸：應(yīng)付帳款 10（采購價(jià)格） 發(fā)票價(jià)格差異 2 優(yōu)點(diǎn)：庫存成本較為準(zhǔn)確及時(shí)反映 缺點(diǎn)： 1. 運(yùn)用本方案的前提是在報(bào)關(guān)時(shí)，業(yè)務(wù)員已經(jīng)清楚地知道需要計(jì)入成本的運(yùn)保費(fèi)金額 2. 要求業(yè)務(wù)員在報(bào)關(guān)后，錄入采購訂單的價(jià)格為手工計(jì)算的含關(guān)稅、運(yùn)保費(fèi)等的價(jià)格，數(shù)額的準(zhǔn)確性同樣影響財(cái)務(wù)記帳 3. 由于關(guān)稅按照?qǐng)?bào)關(guān)單匯率計(jì)算，需要在錄入采購訂單 時(shí)輸入用戶匯率 4. 采購訂單無法全額匹配，只能手工關(guān)閉 5. 采購訂單制定時(shí)間滯后，審批沒有實(shí)際意義 報(bào)關(guān)時(shí)按照含運(yùn)費(fèi)價(jià)格制作采購訂單 接收入庫 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 22 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 經(jīng)過討論確定，運(yùn)用第一種解決方案，即業(yè)務(wù)員在拿到報(bào)關(guān)單后，在系統(tǒng)中進(jìn)行接收入庫，平均成本更新的操作。 銷售訂單對(duì)應(yīng)的采購訂單編號(hào)規(guī)則如下所示： 采購訂單類型 采購訂單編號(hào) 外運(yùn)費(fèi)采購訂單 銷售合同號(hào) F 傭金費(fèi)用采購訂單 銷售合同號(hào) C 雜項(xiàng)費(fèi)用采購訂單 銷售合同號(hào) Z 物料采購訂單 銷售合同號(hào) 1 注： 1) 不同的外運(yùn)公司需要做不同的外運(yùn)費(fèi)用采購訂單，如果預(yù)測一個(gè)出口合同項(xiàng)下發(fā)生不同外運(yùn)公司的外運(yùn)費(fèi)，那么外運(yùn)費(fèi)采購訂單以銷售合同號(hào)位前綴，后加 F1， F2等。建議由專人從系統(tǒng)里來錄 入費(fèi)用采購訂單，具體步驟如下： 1. 銷售業(yè)務(wù)員對(duì)銷售訂單進(jìn)行確認(rèn)后，由專人在系統(tǒng)中查詢該銷售訂單； 2. 將銷售訂單后的盈虧測算表附件打開； 3. 根據(jù)盈虧測算表的預(yù)測金額在系統(tǒng)中錄入相關(guān)的費(fèi)用采購訂單。采購員根據(jù)請(qǐng)購單“接收人附注”中記錄的銷售合同號(hào)，將其作為采購訂單編碼。 自營出口業(yè)務(wù)的處理 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部出口業(yè)務(wù)中的采購訂單，一般要求記庫存帳，再根據(jù)銷售訂單的規(guī)定將物品發(fā)運(yùn)至客戶處，并結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。 2. 總部銷售生產(chǎn)基地物品業(yè)務(wù)。 目前銷售合同基本與采購合同一一對(duì)應(yīng)。 生產(chǎn)基地： 系統(tǒng)報(bào)價(jià)單可以記錄物品編碼、價(jià)格等信息，圖紙、模具等信息如果有電子文本，可以掛為附件。業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中，存在價(jià)格更改的情況，一般是價(jià)格下調(diào)。 報(bào)價(jià)無需審批即可生效。并可以打印詢價(jià)單，發(fā)給供應(yīng)商。 3. 采購人員與銷售人員溝通詢價(jià)結(jié)果。 1. 內(nèi)部詢價(jià)： 系統(tǒng)沒有標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi) 部詢價(jià)功能。 生產(chǎn)基地： 運(yùn)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的請(qǐng)購單功能，在系統(tǒng)中定義相應(yīng)的審批層次，采購經(jīng)辦可以在系統(tǒng)中制作請(qǐng)購單，按照審批路徑與審批權(quán)限提交審批。 生產(chǎn)基地 根據(jù) BPR成果，當(dāng)生產(chǎn)基地需要自行采購一些還不能夠與供應(yīng)商簽訂一攬子協(xié)議的零星采購，請(qǐng)購 流程如下： 1. 采購經(jīng)辦進(jìn)行詢價(jià)、報(bào)價(jià)等活動(dòng) 2. 查詢以往歷史交易，選擇最優(yōu)報(bào)價(jià)，制作請(qǐng)購單，提交審批 3. 由部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批，在超出審批范圍時(shí)，由公司總經(jīng)理進(jìn)行審批 具體參見 BPR交付成果“采購申請(qǐng)（計(jì)劃）制定、審核及下達(dá)流程” 經(jīng) BPR討論確定，固定資產(chǎn)低值易耗品的采購申請(qǐng)與采訂單等流程不在 ERP系統(tǒng)中體現(xiàn)。 3. 系統(tǒng)可以維護(hù)合格供應(yīng)商清單，并限制物料僅可從合格供應(yīng)商處采購。 8 供應(yīng)商暫掛報(bào)表 按供應(yīng)商打印暫掛的采購訂單情況表。 4 供應(yīng)商采購匯 總報(bào)表 按供應(yīng)商打印采購訂單匯總情況表。 利用報(bào)價(jià)查詢和報(bào)價(jià)分析來幫助評(píng)估供應(yīng)商。 供應(yīng)商編碼： 供應(yīng)商編碼可以采用自動(dòng)編碼或者手工編碼，手工編碼可以使用字符，最長30位。 解決方案 供應(yīng)商信息內(nèi)容： Oracle系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商名稱、編號(hào)、分類、地址、聯(lián)系人、付款條件、應(yīng)付款、預(yù)付款帳戶等信息。遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)與奧德光電采購員將收集的供應(yīng)商表現(xiàn)等信息匯集到總調(diào)度室進(jìn)行分析。 奧德光電的供應(yīng)商信息由生產(chǎn)部業(yè)務(wù)員按照類別收集，統(tǒng)一至遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)調(diào)度室進(jìn)行匯總管理。 供應(yīng)商分類按照 部門 分為輕工類、機(jī)械類、光電類、照明類等。子庫存與庫位等的設(shè)置具體參見庫存模塊的方案設(shè)計(jì)。其他業(yè)務(wù)的產(chǎn)品考慮到以后會(huì)出口，也要進(jìn)行批號(hào)控制。接收入庫單可以根據(jù)采購訂單進(jìn)行查詢，在采購定單 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 10 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 查詢界面實(shí)現(xiàn)。 解決方案 總部： 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的業(yè)務(wù)由于存在供應(yīng)商提前開票結(jié)算，確認(rèn)存貨的情況，因此將運(yùn)用北方開發(fā)的訂單流程，由銷售訂單導(dǎo)出生成請(qǐng)購單，自動(dòng)創(chuàng)建為采購訂單，供應(yīng)商開來發(fā)票要求付款時(shí)，在系統(tǒng)中接收入庫。橡膠件有過期控制。光電部同樣需要根據(jù)采購訂單號(hào)跟蹤采購物品。具體參見庫存業(yè)務(wù)方案設(shè)計(jì)。存在這樣的情況，即采購訂單、銷售訂單、應(yīng)收帳款發(fā)票按個(gè)計(jì)量，但在出口報(bào)關(guān)、供應(yīng)商開具的增值稅發(fā)票上需要按照公斤等單位計(jì)量。鑒于北方光電與生產(chǎn)基地沒有區(qū)分職能采用不同的物品分類的要求，因此建議采用庫存模塊定義的物品分類具體參見庫存模塊的解決方案。機(jī)械產(chǎn)品包括鑄鐵產(chǎn)品、燈具、不銹鋼制品、汽配、設(shè)備零件、文體用品 /醫(yī)療器械。 解決方案 財(cái)務(wù)物品編碼采用與庫存相同的編碼規(guī)則， 并在庫存模塊定義物品時(shí)明確采購產(chǎn)品的編碼。 遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)生產(chǎn)基地 : 成品編碼 9位， 原材料 10位， 光學(xué)膠片編碼 3位。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 7 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 2 采購產(chǎn)品管理 采購產(chǎn)品 業(yè)務(wù)需求 北方光電公司主要采購光電、輕工、機(jī)械、照明等產(chǎn)品；生產(chǎn)基地采購生產(chǎn)光電產(chǎn)品的原材料，包括光學(xué)件、金工件、橡膠件、包裝材料等 。具體如下： 1. 設(shè)置職位關(guān)鍵彈性域：由于北方光電與北方工業(yè)的 4家子公司共用一 套系統(tǒng)，彈性域的設(shè)置在所有經(jīng)營單位之間是共享的。 目前生產(chǎn)基地的采購 由業(yè)務(wù)員按照產(chǎn)品分類負(fù)責(zé)訂單的制定與跟蹤工作，每類產(chǎn)品由不同的采購經(jīng)辦負(fù)責(zé)。 解決方案 Oracle系統(tǒng)可以通過靈活的責(zé)任、菜單設(shè)置實(shí)現(xiàn)將采購功能菜單（詢價(jià)和報(bào)價(jià)、采購、接收、供應(yīng)商管理等）分配給采購部、貿(mào)易一部與貿(mào)易二部采購小組、生產(chǎn)基地的相應(yīng)人員； 通過預(yù)置文件的設(shè)置，實(shí)現(xiàn)北方光電總 部與生產(chǎn)基地各經(jīng)營單位業(yè)務(wù)信息的獨(dú)立與完整。 生產(chǎn)基地 生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部負(fù)責(zé)原材料的采購、儲(chǔ)運(yùn)、庫存計(jì)劃等。 采購的會(huì)計(jì)期與總帳相同，本位幣為人民幣。 供應(yīng)商信息的建立和維護(hù)，以及對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估，本方案采用了 Oracle系統(tǒng)提供的供應(yīng)商建立、維護(hù)方案，可以有效地保證采購業(yè)務(wù)高效進(jìn)行。 生產(chǎn)基地年初時(shí)簽訂長期框架協(xié)議，由采 購部門為生產(chǎn)基地的生產(chǎn)物料制定一攬子采購協(xié)議，提交采購部門經(jīng)理審批。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 2 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 下圖為本解決方案中，北方光電總部采購模塊與其它模塊的關(guān)系： 采購模塊應(yīng)付模塊 庫存模塊總賬模塊銷售模塊請(qǐng)購導(dǎo)入財(cái)務(wù)信息導(dǎo)入總賬接收入庫發(fā)票匹配