【正文】 簽訂的長(zhǎng)期框架協(xié)議訂立。系統(tǒng)提供兩個(gè)字段輸入編號(hào)： 1）采購(gòu)訂單號(hào)：主要業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的統(tǒng)計(jì)參考字段。 采購(gòu)訂單編碼規(guī)則有待統(tǒng)一。 總部為生產(chǎn)基地進(jìn)行的長(zhǎng)期框架性采購(gòu) 由總部采購(gòu)部人員在系統(tǒng)中錄入一攬子協(xié)議類(lèi)型的采購(gòu)訂單，在訂單中明確供應(yīng)商、采購(gòu)物品編碼、數(shù)量、單價(jià)、到期日等信息。如果是從生產(chǎn)基地采購(gòu)，則在銷(xiāo)售模塊輸入銷(xiāo)售訂單，指明從生產(chǎn)基地的庫(kù)存組織發(fā)貨。 4. 加工廠商將成品發(fā)運(yùn)后，業(yè)務(wù)員根據(jù)相關(guān)單據(jù)進(jìn)行接收入庫(kù)、發(fā)運(yùn)確認(rèn)的操作，產(chǎn)生相應(yīng)的財(cái)務(wù)信息。 3) 同時(shí)在系統(tǒng)中做成品雜項(xiàng)入庫(kù)的處理。采購(gòu)訂單號(hào)以銷(xiāo)售合同號(hào)為前綴，進(jìn)口合同號(hào)在采購(gòu)訂單界面的說(shuō)明字段中錄入，然后進(jìn)行采購(gòu)接收入庫(kù)等操作。 關(guān)稅及進(jìn)口業(yè)務(wù)中發(fā)生的費(fèi)用的處理： 方案一：平均成本更新 獲得關(guān)稅繳款通知書(shū)時(shí)在庫(kù)存模塊調(diào)整商品成本，分錄如下： 借：庫(kù)存商品 貸：材料成本差異 同時(shí)在應(yīng)付模塊錄入關(guān)稅發(fā)票，分錄如下： 借：材料成本差異 貸：應(yīng)付賬款 再對(duì)關(guān)稅發(fā)票進(jìn)行付款 借：應(yīng)付賬款 貸：銀行存款 優(yōu)點(diǎn)： 1. 應(yīng)付發(fā)票可以全額匹配采購(gòu)訂單，采購(gòu)訂單可以自動(dòng)關(guān)閉 2. 錄入采購(gòu)訂單時(shí)運(yùn)用公司匯率，減少錄入?yún)R率發(fā)生錯(cuò)誤的可能 缺點(diǎn)： 1. 平均成本更新的時(shí)點(diǎn)與金額影響財(cái)務(wù)記帳的準(zhǔn)確性與及時(shí)性 2. 平均成本更新的責(zé)任人待定 按照采購(gòu)價(jià)格制作采購(gòu)訂單 在報(bào)關(guān)時(shí)接收入庫(kù) 平均成本更新(關(guān)稅＋運(yùn)保費(fèi) ) 銷(xiāo)售發(fā)貨時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)成本 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 21 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 方案二：報(bào)關(guān)時(shí)作以 含關(guān)稅、運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)的價(jià)格制作采購(gòu)訂單 接收入庫(kù)時(shí)： 借：材料采購(gòu) 12（含稅、費(fèi)價(jià)格） 貸：應(yīng)計(jì)負(fù)債 12 借：庫(kù)存 12 貸：材料采購(gòu) 12 發(fā)票匹配時(shí)： 借：應(yīng)計(jì)負(fù)債 12 貸：應(yīng)付帳款 10（采購(gòu)價(jià)格） 發(fā)票價(jià)格差異 2 優(yōu)點(diǎn)：庫(kù)存成本較為準(zhǔn)確及時(shí)反映 缺點(diǎn)： 1. 運(yùn)用本方案的前提是在報(bào)關(guān)時(shí)，業(yè)務(wù)員已經(jīng)清楚地知道需要計(jì)入成本的運(yùn)保費(fèi)金額 2. 要求業(yè)務(wù)員在報(bào)關(guān)后，錄入采購(gòu)訂單的價(jià)格為手工計(jì)算的含關(guān)稅、運(yùn)保費(fèi)等的價(jià)格，數(shù)額的準(zhǔn)確性同樣影響財(cái)務(wù)記帳 3. 由于關(guān)稅按照?qǐng)?bào)關(guān)單匯率計(jì)算，需要在錄入采購(gòu)訂單 時(shí)輸入用戶匯率 4. 采購(gòu)訂單無(wú)法全額匹配，只能手工關(guān)閉 5. 采購(gòu)訂單制定時(shí)間滯后，審批沒(méi)有實(shí)際意義 報(bào)關(guān)時(shí)按照含運(yùn)費(fèi)價(jià)格制作采購(gòu)訂單 接收入庫(kù) 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 22 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 經(jīng)過(guò)討論確定，運(yùn)用第一種解決方案，即業(yè)務(wù)員在拿到報(bào)關(guān)單后，在系統(tǒng)中進(jìn)行接收入庫(kù)，平均成本更新的操作。建議由專(zhuān)人從系統(tǒng)里來(lái)錄 入費(fèi)用采購(gòu)訂單，具體步驟如下： 1. 銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員對(duì)銷(xiāo)售訂單進(jìn)行確認(rèn)后，由專(zhuān)人在系統(tǒng)中查詢?cè)撲N(xiāo)售訂單； 2. 將銷(xiāo)售訂單后的盈虧測(cè)算表附件打開(kāi)； 3. 根據(jù)盈虧測(cè)算表的預(yù)測(cè)金額在系統(tǒng)中錄入相關(guān)的費(fèi)用采購(gòu)訂單。 自營(yíng)出口業(yè)務(wù)的處理 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部出口業(yè)務(wù)中的采購(gòu)訂單，一般要求記庫(kù)存帳，再根據(jù)銷(xiāo)售訂單的規(guī)定將物品發(fā)運(yùn)至客戶處，并結(jié)轉(zhuǎn)銷(xiāo)售成本。 目前銷(xiāo)售合同基本與采購(gòu)合同一一對(duì)應(yīng)。業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中，存在價(jià)格更改的情況，一般是價(jià)格下調(diào)。并可以打印詢價(jià)單，發(fā)給供應(yīng)商。 1. 內(nèi)部詢價(jià)： 系統(tǒng)沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi) 部詢價(jià)功能。 生產(chǎn)基地 根據(jù) BPR成果，當(dāng)生產(chǎn)基地需要自行采購(gòu)一些還不能夠與供應(yīng)商簽訂一攬子協(xié)議的零星采購(gòu)，請(qǐng)購(gòu) 流程如下： 1. 采購(gòu)經(jīng)辦進(jìn)行詢價(jià)、報(bào)價(jià)等活動(dòng) 2. 查詢以往歷史交易，選擇最優(yōu)報(bào)價(jià)，制作請(qǐng)購(gòu)單，提交審批 3. 由部門(mén)經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批，在超出審批范圍時(shí)，由公司總經(jīng)理進(jìn)行審批 具體參見(jiàn) BPR交付成果“采購(gòu)申請(qǐng)（計(jì)劃）制定、審核及下達(dá)流程” 經(jīng) BPR討論確定，固定資產(chǎn)低值易耗品的采購(gòu)申請(qǐng)與采訂單等流程不在 ERP系統(tǒng)中體現(xiàn)。 8 供應(yīng)商暫掛報(bào)表 按供應(yīng)商打印暫掛的采購(gòu)訂單情況表。 利用報(bào)價(jià)查詢和報(bào)價(jià)分析來(lái)幫助評(píng)估供應(yīng)商。 解決方案 供應(yīng)商信息內(nèi)容： Oracle系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商名稱、編號(hào)、分類(lèi)、地址、聯(lián)系人、付款條件、應(yīng)付款、預(yù)付款帳戶等信息。 奧德光電的供應(yīng)商信息由生產(chǎn)部業(yè)務(wù)員按照類(lèi)別收集，統(tǒng)一至遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)調(diào)度室進(jìn)行匯總管理。子庫(kù)存與庫(kù)位等的設(shè)置具體參見(jiàn)庫(kù)存模塊的方案設(shè)計(jì)。接收入庫(kù)單可以根據(jù)采購(gòu)訂單進(jìn)行查詢，在采購(gòu)定單 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 10 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 查詢界面實(shí)現(xiàn)。橡膠件有過(guò)期控制。具體參見(jiàn)庫(kù)存業(yè)務(wù)方案設(shè)計(jì)。鑒于北方光電與生產(chǎn)基地沒(méi)有區(qū)分職能采用不同的物品分類(lèi)的要求，因此建議采用庫(kù)存模塊定義的物品分類(lèi)具體參見(jiàn)庫(kù)存模塊的解決方案。 解決方案 財(cái)務(wù)物品編碼采用與庫(kù)存相同的編碼規(guī)則， 并在庫(kù)存模塊定義物品時(shí)明確采購(gòu)產(chǎn)品的編碼。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 7 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 2 采購(gòu)產(chǎn)品管理 采購(gòu)產(chǎn)品 業(yè)務(wù)需求 北方光電公司主要采購(gòu)光電、輕工、機(jī)械、照明等產(chǎn)品；生產(chǎn)基地采購(gòu)生產(chǎn)光電產(chǎn)品的原材料，包括光學(xué)件、金工件、橡膠件、包裝材料等 。 目前生產(chǎn)基地的采購(gòu) 由業(yè)務(wù)員按照產(chǎn)品分類(lèi)負(fù)責(zé)訂單的制定與跟蹤工作，每類(lèi)產(chǎn)品由不同的采購(gòu)經(jīng)辦負(fù)責(zé)。 生產(chǎn)基地 生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部負(fù)責(zé)原材料的采購(gòu)、儲(chǔ)運(yùn)、庫(kù)存計(jì)劃等。 供應(yīng)商信息的建立和維護(hù)，以及對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估，本方案采用了 Oracle系統(tǒng)提供的供應(yīng)商建立、維護(hù)方案，可以有效地保證采購(gòu)業(yè)務(wù)高效進(jìn)行。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 2 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 下圖為本解決方案中，北方光電總部采購(gòu)模塊與其它模塊的關(guān)系： 采購(gòu)模塊應(yīng)付模塊 庫(kù)存模塊總賬模塊銷(xiāo)售模塊請(qǐng)購(gòu)導(dǎo)入財(cái)務(wù)信息導(dǎo)入總賬接收入庫(kù)發(fā)票匹配 生產(chǎn)基地中采購(gòu)模塊與其他模塊之間的關(guān)系如下圖所示： 采購(gòu)模塊應(yīng)付模塊 庫(kù)存模塊總賬模塊財(cái)務(wù)信息導(dǎo)入總賬接收入庫(kù)發(fā)票匹配 Oracle 采購(gòu)業(yè)務(wù)解決方案概述 針對(duì)北方光電股份有限公司及其下屬子公司現(xiàn)行的采購(gòu)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，以及未來(lái)對(duì)采購(gòu)管理和控制的需求，采取多個(gè)經(jīng)營(yíng)單位、多個(gè)庫(kù)存組織的方式設(shè)置系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)。 Oracle 采購(gòu)模塊功能的主要特性有： 業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)集成（資金保留、與應(yīng)付和總帳集成）； 利用工作流方式規(guī)范業(yè)務(wù)； 強(qiáng)大的審批與權(quán)限控制； 多樣化的采購(gòu)模式； 靈活的外幣處理； 豐富的系統(tǒng)報(bào)表等等。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 3 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 采購(gòu)產(chǎn)品的分類(lèi)和編碼與庫(kù)存模塊中的物品分類(lèi)和編碼保持一致。 采購(gòu)部采購(gòu)員負(fù)責(zé)采購(gòu)光電部銷(xiāo)售的產(chǎn)品；專(zhuān)人維護(hù)北方光電總部與下屬奧德光電、遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)、中山精密的供應(yīng)商信息；制定下屬子公司的長(zhǎng)期框架協(xié)議。 生產(chǎn)基地 生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部設(shè)經(jīng)理一名，下屬采購(gòu)經(jīng)辦負(fù)責(zé)發(fā)放一攬子采購(gòu)協(xié)議；或者制作零星物料的采購(gòu)申請(qǐng)，然后創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)訂單等。 3. 采購(gòu)員與物品的關(guān)聯(lián) 在物品定義中指定每一物品的缺省對(duì)應(yīng)采購(gòu)員，在請(qǐng)購(gòu)單中系統(tǒng)將自動(dòng)選取該物品對(duì)應(yīng)的采購(gòu)員，錄入人員可以改選其他的采購(gòu)員。 奧德光電生產(chǎn)基地：目前沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的物料編碼， 希望盡快編制物料編碼，并且一定基于物料編碼唯一性。 解決方案 系統(tǒng)可以在庫(kù)存模塊和采購(gòu)模塊運(yùn)用不同的物品分類(lèi)。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 9 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 解決方案 在庫(kù)存模塊可以定義各物品 的基本單位，并明確基本單位與其他輔助計(jì)量單位之間的換算關(guān)系。都沒(méi)有庫(kù)位、批號(hào)、序列號(hào)、版本控制。 采購(gòu)部采購(gòu)員、貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購(gòu)人員將請(qǐng)購(gòu)單中接收人附注中記錄的銷(xiāo)售訂單編碼作為前綴，加流水號(hào)，作為采購(gòu)訂單編碼，實(shí)現(xiàn)銷(xiāo)售訂單與采購(gòu)訂單之間的 聯(lián)系。無(wú)需對(duì)物料進(jìn)行批號(hào)、系列號(hào)等控制。 供應(yīng)商按照產(chǎn)品分為：光學(xué)類(lèi)、金工類(lèi)、輔料類(lèi)、包裝材料類(lèi)。 BPR以后總部與生產(chǎn)基地的供應(yīng)商信息統(tǒng)一由北方光電采購(gòu)部專(zhuān)人負(fù)責(zé)錄入與維護(hù)。 總部分類(lèi)：貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、采購(gòu)部 生產(chǎn)基地分類(lèi)：光學(xué)類(lèi)、金工類(lèi)、輔料類(lèi)、包裝材料 供應(yīng)商評(píng)估與合格供應(yīng)商管理： 1. 供應(yīng)商評(píng)估信息的收集 定期查看供應(yīng)商產(chǎn)品目錄，其中記 錄了與供應(yīng)商發(fā)生每一筆交易的信息。 7 供應(yīng)商質(zhì)量性能分析報(bào)表 按供應(yīng)商打印供應(yīng)商物品的驗(yàn)收情況表。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 14 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 4 請(qǐng)購(gòu)管理 請(qǐng)購(gòu)流程 業(yè)務(wù)需求 北方光電 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購(gòu)組、采購(gòu)部目前沒(méi)有請(qǐng)購(gòu)流程。 解決方案 北方光電 總部的詢價(jià)活動(dòng)包括內(nèi)部詢價(jià)（即銷(xiāo)售人員向采購(gòu)人員的詢價(jià)）和對(duì)外詢價(jià)（即傳統(tǒng)意義上的對(duì)供應(yīng)商詢價(jià)）。為了簡(jiǎn)化操作，可以從請(qǐng)購(gòu)單行自動(dòng)創(chuàng)建成詢價(jià)單。 報(bào)價(jià)內(nèi)容包括物品編號(hào)、價(jià)格、圖紙、模具等。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 17 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 6 訂單管理 訂單生成 業(yè)務(wù)需求 北方光 電 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購(gòu)訂單根據(jù)銷(xiāo)售訂單生成，采購(gòu)部為光電部制定的采購(gòu)訂單由銷(xiāo)售訂單生成，為生產(chǎn)基地制定的長(zhǎng)期框架協(xié)議根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃生成。 2. 這里所指出的業(yè)務(wù)類(lèi)型以及業(yè)務(wù)類(lèi)型的解決方案同樣適用于遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)的業(yè)務(wù)處理。 具體的系統(tǒng)流程如下： 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 19 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 請(qǐng)購(gòu)行1 供應(yīng)商1.......請(qǐng)購(gòu)行N 供應(yīng)商N(yùn)銷(xiāo)售合同 請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)單1采購(gòu)單2接收入庫(kù) 挑庫(kù)發(fā)放 發(fā)運(yùn)確認(rèn) 自營(yíng)出口業(yè)務(wù)需要在系統(tǒng)中進(jìn)行盈虧測(cè)算的嚴(yán)格控制，即需要將自營(yíng)出口業(yè)務(wù)中預(yù)測(cè)的費(fèi)用以采購(gòu)訂單的形式錄入系統(tǒng)。制作進(jìn)口采購(gòu)訂單的流程與標(biāo)準(zhǔn)的國(guó)內(nèi)采購(gòu)訂單相同，注意幣種需要選擇外幣。 2． 進(jìn)口原料：在系統(tǒng)中直接做采購(gòu)訂單。 ? 通過(guò)查詢獲得本次出庫(kù)原料的總成本。 3. 將進(jìn)口原料作價(jià)給加工廠商，在系統(tǒng)中錄入銷(xiāo)售訂單，在客戶 PO字段記錄出口合同編號(hào)。 總部銷(xiāo)售生產(chǎn)基地物品業(yè)務(wù)： 方案一： 總部光電部與精密光電部簽訂對(duì)外銷(xiāo)售合同之前，與采購(gòu)部相關(guān)人員協(xié)商確定是否從生產(chǎn)基地采購(gòu)。 2. 生產(chǎn)基地的 生產(chǎn)計(jì)劃經(jīng)辦 在系統(tǒng)中錄入對(duì)北方光電的銷(xiāo)售訂單 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 26 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 3. 在發(fā)運(yùn)至光電自備庫(kù)時(shí)，在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)確認(rèn) 4. 光電業(yè)務(wù)員進(jìn)行接收入庫(kù)操作，財(cái)務(wù)確認(rèn)庫(kù)存 5. 待發(fā)運(yùn)至客戶時(shí)，在光電部業(yè)務(wù)員根據(jù)提單在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)確認(rèn) 注：關(guān)于銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的具體處理參見(jiàn)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)解決方案。 2. 生產(chǎn)基地 沒(méi)有采購(gòu)訂單編碼。 北方光電與生產(chǎn)基地： 1. 采購(gòu)訂單編號(hào)的錄入： 可以由業(yè)務(wù)員手工輸入采購(gòu)合同編號(hào)。 采購(gòu)訂單審批之前，只有制定采購(gòu)訂單的員工可以修改、取消。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 30 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 7 采購(gòu)接收與退貨 采購(gòu)接收控制 業(yè)務(wù)需求 北方光電 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購(gòu)物品不存在物品的 實(shí)際入庫(kù)，但財(cái)務(wù)上需要在貨物發(fā)運(yùn)后，根據(jù)提單等在系統(tǒng)中記錄庫(kù)存，并結(jié)轉(zhuǎn)銷(xiāo)售成本，確認(rèn)銷(xiāo)售收入。允許接收日期誤差，在合同商定的誤差內(nèi)都可以接受，超出誤差則協(xié)商處理。采購(gòu)接收時(shí)間上沒(méi)有嚴(yán)格的規(guī)定，提前或一定程度的拖延都是可以接受的。 接收單采用流水編號(hào)。 生產(chǎn)基地 如果整批貨物經(jīng)檢驗(yàn)未達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)，則不入庫(kù)退回供應(yīng)商。分兩種情況 1，退貨：供應(yīng)商送來(lái)的物料經(jīng)過(guò)抽撿，或全檢有不合格品，可以直接退回供應(yīng)商，或先入廢品庫(kù)，再退回供應(yīng)商。 這樣，系統(tǒng)將根據(jù)審批層次，按照職位傳遞單據(jù)，并聯(lián)系擔(dān)任職位的相關(guān)人員，實(shí)現(xiàn)單據(jù)在公司員工之間按照一定的規(guī)則進(jìn)行傳遞。 生產(chǎn)基地 財(cái)務(wù)部應(yīng)付 會(huì)計(jì)根據(jù)業(yè)務(wù)員的入庫(kù)檢驗(yàn)通知單確認(rèn)應(yīng)付