【正文】 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 25 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 地的生產(chǎn)，運(yùn)用發(fā)運(yùn)通知單通知生產(chǎn)基地發(fā)運(yùn)，由銷售人員（待定）在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)確認(rèn)。 該業(yè)務(wù)中的單據(jù)編號(hào)規(guī)則如下所示： 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 24 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 訂單類型 采購(gòu)訂單編號(hào) 進(jìn)口原料的采購(gòu)訂單 銷售合同號(hào) M 完工成品的采購(gòu)訂單 銷售合同號(hào) 1 外運(yùn)費(fèi)用采購(gòu)訂單 銷售合同號(hào) F 傭金采購(gòu)訂單 銷售合同號(hào) C 雜項(xiàng)費(fèi)用采購(gòu)訂單 銷售合同號(hào) Z 代理業(yè)務(wù)的處理 這里所指的代理業(yè)務(wù)僅涉及代理費(fèi)用的收取，不存在物權(quán)的轉(zhuǎn)移，不結(jié)轉(zhuǎn)主營(yíng)業(yè) 務(wù)收入和成本，因此建議相關(guān)的帳務(wù)通過財(cái)務(wù)模塊來(lái)完成，不由業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行信息傳遞。 成品入庫(kù)的數(shù)量 =收到成品的數(shù)量 ? 雜項(xiàng)入庫(kù)，接收成品。 3． 加工： 1) 在系統(tǒng)中錄入加工費(fèi)用采購(gòu)訂單。并且確保平均成本更新的數(shù)額與實(shí)際發(fā)生的運(yùn)費(fèi)、關(guān)稅金額相同，否則在日后運(yùn)費(fèi)發(fā)票到后，財(cái)務(wù)無(wú)法入帳。 1) 在系統(tǒng)設(shè)置時(shí)，預(yù)先根據(jù)不同部門，不同的費(fèi)用訂單類型在系統(tǒng)中分別做好費(fèi)用采購(gòu)訂單模版。操作流程如下所示： 1. 運(yùn)用開發(fā)的銷售訂單流程，在銷售模塊錄入銷售訂單，導(dǎo)入采購(gòu)模塊生成請(qǐng)購(gòu)單。 生產(chǎn)基地 生產(chǎn)基地的標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單根據(jù)長(zhǎng)期框架協(xié)議的相關(guān)規(guī)定生成。 報(bào)價(jià)需要經(jīng)過總經(jīng)理或生產(chǎn)部經(jīng)理審批方可生效。 生產(chǎn)基地 采用標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)外詢價(jià)單功能記錄采購(gòu)詢價(jià)信 息，在系統(tǒng)中錄入詢價(jià)物品、數(shù)量、目標(biāo)價(jià)位、向哪些供應(yīng)商詢價(jià)等信息?？紤]到運(yùn)用請(qǐng)購(gòu)單變通作為內(nèi)部詢價(jià)單，操作上比較復(fù)雜，而且仍然需要手工業(yè)務(wù)的配合，因此建議系統(tǒng)外進(jìn)行。 目前未采用采購(gòu)預(yù)算控制。 9 過量發(fā)貨報(bào)表 按供應(yīng)商打印供應(yīng)商發(fā)貨數(shù)量超過訂單數(shù)量的過量發(fā)貨情況表。 運(yùn)行系統(tǒng)提供的關(guān)于供應(yīng)商信息的報(bào)表，從不同角度收集評(píng)估信息： 序號(hào) 報(bào)表名稱 報(bào)表內(nèi)容 1 按分類的采購(gòu)匯總報(bào)表 按物品類別，供應(yīng)商，采購(gòu)員，訂單日期打印采購(gòu)訂單的匯總情況。 供應(yīng)商信息維護(hù)： 供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性根據(jù) BPR設(shè)計(jì)的組織架構(gòu)與部門職責(zé)，并保證供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性，由北方光電采購(gòu)部專人負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息維護(hù)。供應(yīng)商沒有編碼。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 11 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 3 供應(yīng)商管理 業(yè)務(wù)需求 北方光電 供應(yīng)商目前沒有統(tǒng)一的編碼規(guī)則。將采購(gòu)訂單查詢菜單設(shè)定給銷售員，銷售員即可在系統(tǒng)中適時(shí)查詢采購(gòu)訂單所處的狀態(tài)。 奧德光電：目前有光學(xué)完工庫(kù)、光學(xué)毛坯庫(kù)、工具輔料庫(kù)、金工庫(kù)、包裝材料成品庫(kù)等 5個(gè)倉(cāng)庫(kù)。 采購(gòu)產(chǎn)品庫(kù)存控制 業(yè)務(wù)需求 總部： 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購(gòu)品沒有物理庫(kù)存，不存在庫(kù)位控制的問題。 采購(gòu)產(chǎn)品計(jì)量單位 業(yè)務(wù)需求 北方光電： 輕工部：出于退稅的要求 ，計(jì)量單位要按照海關(guān)報(bào)關(guān)的要求定。 采購(gòu)產(chǎn)品分類 業(yè)務(wù)需求 目前貿(mào)易一部、二部經(jīng)營(yíng)的輕工產(chǎn)品包括：燈具、鐘、日雜、家用電器。 解決方案 運(yùn)用庫(kù)存模塊在系統(tǒng)中定義采購(gòu)物品。 遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)有 4名采購(gòu)經(jīng)辦，分別負(fù)責(zé)金工結(jié)構(gòu)、光學(xué)、包裝材料、橡膠件等的采購(gòu)。 生產(chǎn)部的采購(gòu)經(jīng)辦將負(fù)責(zé)按照總部采購(gòu)部的框架性協(xié)議釋放一攬子協(xié)議的采購(gòu)訂單，或者自行制作不能夠與供應(yīng)商簽定一攬子協(xié)議的零星采購(gòu)申請(qǐng) , 創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單。此外，可以通過供應(yīng)商服務(wù)、質(zhì)量績(jī)效等報(bào)表對(duì)供應(yīng)商表現(xiàn)進(jìn)行匯 總分析；供應(yīng)商信息由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)維護(hù)，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)系統(tǒng)外提供財(cái)務(wù)方面的有關(guān)信息，應(yīng)付模塊與采購(gòu)模塊共享供應(yīng)商信息庫(kù)。 北方光電總部的貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部的銷售合同導(dǎo)入采購(gòu)模塊生成銷售請(qǐng)購(gòu)，銷售請(qǐng)購(gòu)單由采購(gòu)部門自動(dòng)引入，分配給采購(gòu)人員，由采購(gòu)人員制定采購(gòu)訂單，并根據(jù)采購(gòu)訂單審批流程進(jìn)行審批。 Oracle 采購(gòu)管理系統(tǒng)主要的功能概述如下： 對(duì)請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的監(jiān)測(cè)和控制； 記錄并利用詢價(jià)和報(bào)價(jià)信息； 對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行有效的管理和評(píng)價(jià)等。固定資產(chǎn)的請(qǐng)購(gòu)由各部門在系統(tǒng)外填制請(qǐng)購(gòu)單，采購(gòu)部匯總后統(tǒng)一制作采購(gòu)單進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)過程不在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄和維護(hù)。下設(shè)采購(gòu)小組、銷售小組分別負(fù)責(zé)自營(yíng)出口業(yè)務(wù)的采購(gòu)與銷售。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 5 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 采購(gòu)部設(shè)有采購(gòu)經(jīng)理，下屬采購(gòu)人員負(fù)責(zé)為光電部簽訂采購(gòu)訂單、為生產(chǎn)基地簽訂長(zhǎng)期框架協(xié)議，專人管理供應(yīng)商檔案。具體如下： 北方光電： 根據(jù) BPR設(shè)計(jì)的崗位職責(zé)，與采購(gòu)相關(guān)的職位如下： 采購(gòu)部經(jīng)理 采購(gòu)部業(yè)務(wù)員 光電部經(jīng)理 光電部業(yè)務(wù)員 貿(mào)易一部經(jīng)理 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 6 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 貿(mào)易一部銷售業(yè)務(wù)員 貿(mào)易一部采購(gòu)業(yè)務(wù)員 貿(mào)易二部經(jīng)理 貿(mào)易二部銷售業(yè)務(wù)員 貿(mào)易二部采購(gòu)業(yè)務(wù)員 財(cái)務(wù)部經(jīng)理 副總 總經(jīng)理 生產(chǎn)基地： 以下是部分采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)職位列表： 生產(chǎn)部經(jīng)理 生產(chǎn)部采購(gòu)經(jīng)辦 生產(chǎn)部計(jì)劃員 生產(chǎn)部倉(cāng)庫(kù)管理經(jīng)辦 2. 采購(gòu)員設(shè)定 在采購(gòu)員定義窗口中定義采購(gòu)員。目前存在的問題：公司內(nèi)部不同部門各自的文件中不統(tǒng)一， 存在同一件號(hào)， 不同編碼。 采購(gòu)部為光電部采購(gòu)的成品包括：望遠(yuǎn)鏡、顯微鏡、天體望遠(yuǎn)鏡、搶瞄、光學(xué)材料（其中顯微鏡分為生物和體視），其他產(chǎn)品的分類依 據(jù)《海關(guān)編碼》； 生產(chǎn)基地采購(gòu)的原材料包括： 遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)生產(chǎn)基地 : 原材料分：包裝材料， 橡膠件， 光學(xué)件， 結(jié)構(gòu)件 結(jié)構(gòu)件分：金工，機(jī)加，塑料件，金飾件 奧德光電生產(chǎn)基地： 開發(fā)中心按照物品的不同用途有分類，物品分類可以按照大、中、小類，并體現(xiàn)在物品的編碼中。存在計(jì)量單位之間的轉(zhuǎn)換情況。 生產(chǎn)基地： 遠(yuǎn)達(dá)光學(xué) : 目前有光學(xué)完工庫(kù)、光學(xué)毛坯庫(kù)、工具工裝庫(kù)、輔料工具庫(kù)、金工庫(kù)（橡膠件、結(jié)構(gòu)件、金工件）、 光學(xué)棱鏡庫(kù)、易燃易爆庫(kù)、包裝材料庫(kù)、成品庫(kù)等。 光電部采購(gòu)的物品基本都先入北方光電自備庫(kù)，因此光電部銷售訂單將采用開發(fā)的流程，將采購(gòu)物品接收入庫(kù)后，再進(jìn)行挑庫(kù)發(fā)運(yùn)的操作（具體參見銷售訂單管理模塊）。 生產(chǎn)基地： 設(shè)立多個(gè)子庫(kù)存，對(duì)物品進(jìn)行分類管理與控制。供應(yīng)商沒有編碼。公司僅與通過考核的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。 供應(yīng)商分類： 系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商分類信息，在采購(gòu)快查碼中定義供應(yīng)商類別，錄入供應(yīng)商時(shí)就可以選擇所屬的相應(yīng)類別。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 13 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 6 供應(yīng)商過期發(fā)貨報(bào)表 按供應(yīng)商查看根據(jù)需求日期，過期未到的采購(gòu)訂單及物品明細(xì)情況。業(yè)務(wù)員將無(wú)法提交不合格供應(yīng)商的采購(gòu)訂單。 沒有固定的書面形式的詢價(jià)單。 2. 對(duì)外詢價(jià)： 采用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的詢價(jià)單功能，記錄對(duì)外詢價(jià)情況。 生產(chǎn)基地 供應(yīng)商報(bào)價(jià)主要是針對(duì)價(jià)格合同，報(bào)價(jià)方式主要有電話、傳真。鑒于系統(tǒng)中沒有報(bào)價(jià)審批的工作流，所有具有該界面操作權(quán)限的員工都可以進(jìn)行報(bào)價(jià)審批的操作，控制意義不大，建議將通過審批生效的報(bào)價(jià)錄入系統(tǒng)，為以后的業(yè)務(wù)提供參考。 1. 總部貿(mào)易類采購(gòu)業(yè)務(wù)類型 : 編號(hào) 類型 描 述 1 自營(yíng)出口業(yè)務(wù) 處理出口業(yè)務(wù)的國(guó)內(nèi)采購(gòu)，在采購(gòu)模塊管理 2 自營(yíng)進(jìn)口業(yè)務(wù) 處理自營(yíng)進(jìn)口采購(gòu)業(yè)務(wù) ，在采購(gòu)模塊管理 3 進(jìn)料加工不作價(jià)業(yè)務(wù) 包括進(jìn)料加工的原料采購(gòu)和加工費(fèi)用的處理，在采購(gòu)模塊管理 4 進(jìn)料加工作價(jià)業(yè)務(wù) 處理進(jìn)料加工的原料采購(gòu)與成品采購(gòu)業(yè)務(wù)，在采購(gòu)模塊管理 5 來(lái)料加工業(yè)務(wù) 收取加工費(fèi)用的業(yè)務(wù)類型，在財(cái)務(wù)模塊管理 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 18 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 編號(hào) 類型 描 述 6 代理進(jìn)口業(yè)務(wù) 收取代理費(fèi)的業(yè)務(wù)類型，在財(cái)務(wù)模塊與采購(gòu)模塊管理 7 內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù) 處理內(nèi)貿(mào)采購(gòu)業(yè)務(wù) ，在采購(gòu)模塊管理 注： 1. 這里所指的代理進(jìn)口業(yè)務(wù)是指純代理的 情況，區(qū)別于北方光電以往的代理業(yè)務(wù)的范疇，這里的代理業(yè)務(wù)在財(cái)務(wù)上反映的不是結(jié)轉(zhuǎn)收入和成本，而是代理費(fèi)的收入。 3. 在供應(yīng)商將物品發(fā)運(yùn)至客戶時(shí)，采購(gòu)員根據(jù)收到供應(yīng)商傳來(lái)的單據(jù)在系統(tǒng)中進(jìn)行物品接收入庫(kù)的操作，并在貨物發(fā)運(yùn)出口后在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)的動(dòng)作。 自營(yíng)進(jìn)口業(yè)務(wù)的處理 自營(yíng)進(jìn)口業(yè)務(wù)中，進(jìn)口合同占據(jù)主導(dǎo)地位，同事自營(yíng)進(jìn)口的業(yè)務(wù)量不大，可以不對(duì)銷售合同與采購(gòu)合同建立掛接關(guān)系，即分別在系統(tǒng)中錄入采購(gòu)訂單與 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 20 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 銷售訂單。接下來(lái)的操作同自營(yíng)出口業(yè)務(wù)的處理。出庫(kù)時(shí)不輸出庫(kù)物料的單位成本，采用系統(tǒng)缺省的移動(dòng)加權(quán)平均成本。 2. 進(jìn)料時(shí)，業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中按照自營(yíng)進(jìn)口的流程錄入進(jìn)口原料采購(gòu)訂單，訂單編碼為銷售合同號(hào)加后綴，說(shuō)明字段為實(shí)際的進(jìn)口合同號(hào)，然后接 收入庫(kù)。 內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)的處理 內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)發(fā)生較少，無(wú)需建立銷售訂單與采購(gòu)訂單之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，銷售訂單的簽訂與采購(gòu)訂單之間不存在 任何關(guān)聯(lián)關(guān)系，因此建議按照標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)與銷售訂單流程進(jìn)行處理?？?OU銷售無(wú)法產(chǎn)生中轉(zhuǎn)庫(kù)存，因此建議以下步驟： 1. 光電部業(yè)務(wù)員 在系統(tǒng)中按照自營(yíng)出口的流程由銷售訂單生成采購(gòu)定單，并下達(dá)至生產(chǎn)基地。 目前的點(diǎn)石系統(tǒng)可以打印采購(gòu)訂單文本。其中采購(gòu)員代碼按照采購(gòu)員 負(fù)責(zé)采購(gòu)的物品類別確定。 具體的采購(gòu)合同審批流程參見 BPR相關(guān)流程與操作手冊(cè)文檔。訪問層次定為僅查看，保證所有人員可以查看訂單內(nèi)容，而無(wú)法對(duì)其他采購(gòu)員制作的采購(gòu)訂單進(jìn)行修改、取消、關(guān)閉等操作。 采購(gòu)接收數(shù)量誤 差一般在合同有所規(guī)定，但一般不會(huì)出現(xiàn)誤差，主要考慮裝柜的情況。 采購(gòu)接收的數(shù)量差異沒有明確規(guī)定容限，到貨的數(shù)量多于訂單數(shù)量，可以接收入庫(kù)，但不增加應(yīng)付帳款；到貨數(shù)量少于訂單數(shù)量時(shí)，與供應(yīng)商協(xié)商處理。 不允許替代接收，不允許無(wú)訂單接收。即使出現(xiàn)退貨，也不進(jìn)行財(cái)務(wù)處理，而是根據(jù)雙方協(xié)商進(jìn)行換貨等。 4) 在應(yīng)付模塊中做借項(xiàng)通知單，沖銷原采購(gòu)合同的發(fā)票； 5) 取消原有采購(gòu)訂單； 6) 采購(gòu)業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中錄入新的采購(gòu)訂單，正常接收、入庫(kù)； 7) 在應(yīng)付模塊中重新做發(fā) 票，匹配； 8) 在銷售模塊重新發(fā)貨 生產(chǎn)基地： 生產(chǎn)基地的退貨主要是將不合格品或廢品退回供應(yīng)商。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 36 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 審批人員 業(yè)務(wù)需求 北方光電 采購(gòu)訂單審批人員包括： 部門經(jīng)理、公司主管副總、公司總經(jīng)理 一攬子采購(gòu)協(xié)議審批人員包括：采購(gòu)部經(jīng)理 生產(chǎn)基地 請(qǐng)購(gòu)單審批人員 包括生產(chǎn)部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、公司總經(jīng)理 采購(gòu)訂單審批人員 包括生產(chǎn)部部門經(jīng)理 解決方案 在系統(tǒng)中設(shè)置以上與審批相關(guān)的職位，并在 HR模塊定義人員時(shí)，分配至各自的職位。未啟用采購(gòu)預(yù)算。 采購(gòu)與總賬模塊接口 采購(gòu)接收時(shí)產(chǎn)生財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)傳遞至總賬，生成以下會(huì)計(jì)憑證： 借：采購(gòu)接收 貸：應(yīng)計(jì)負(fù)債 。發(fā)票需要與入庫(kù)檢驗(yàn)單與采購(gòu)訂單匹配。 審批權(quán)限 業(yè)務(wù)需求 北方光電：（待定） 部門經(jīng)理： 0～ 400萬(wàn)人民幣（含 400萬(wàn)人民幣） 財(cái)務(wù)經(jīng)理：對(duì)供應(yīng)商存在預(yù)付款 主管 副總： 400萬(wàn)～ 800萬(wàn)人民幣（含 800萬(wàn)人民幣） 總經(jīng)理： 800萬(wàn)人民幣以上 生產(chǎn)基地：（待定） 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 37 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 解決方案 系統(tǒng)可以設(shè)定各審批組的審批權(quán)限。 在應(yīng)付模塊中做借項(xiàng)通知單，沖銷原來(lái)的付款。 如果整批貨物雖然存在不合格品，但是達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)的，將合格品入相應(yīng)的資產(chǎn)類庫(kù)房，不合格品入不合格品庫(kù)，與生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的不合格品一起退回供應(yīng)商，進(jìn)行換貨，對(duì)原采購(gòu)訂單的應(yīng)付帳款不產(chǎn)生任何影響。 生產(chǎn)基地 生產(chǎn)材料接收入庫(kù)前都需要進(jìn)行檢驗(yàn)，建議采用“標(biāo)準(zhǔn)接收”的接收路徑。 接收客戶退貨時(shí)需要先接收，檢驗(yàn)后方可入庫(kù)。 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部一般不退貨，僅進(jìn)行讓步賠償。采購(gòu)部為光電部進(jìn)行的采購(gòu)需要進(jìn)自備庫(kù)，財(cái)務(wù)根據(jù)入庫(kù)通知單進(jìn)行記帳。 生產(chǎn)基地 采購(gòu)訂單由采購(gòu)經(jīng)辦根據(jù)年初