【正文】 采購與總賬模塊接口采購接收時產(chǎn)生財務(wù)數(shù)據(jù)傳遞至總賬，生成以下會計(jì)憑證：借：采購接收貸：應(yīng)計(jì)負(fù)債。設(shè)置為發(fā)票而關(guān)閉采購單的容限，保證當(dāng)財務(wù)為供應(yīng)商發(fā)票付款至容限范圍時，自動關(guān)閉采購單。解決方案采購與應(yīng)付模塊接口財務(wù)部應(yīng)付會計(jì)確認(rèn)應(yīng)付發(fā)票時采用三維匹配（采購訂單、接收單、發(fā)票），匹配選項(xiàng)為接收收據(jù)。發(fā)票需要與入庫檢驗(yàn)單與采購訂單匹配。未啟用采購預(yù)算?？赡芤粡埌l(fā)票匹配多張入庫單，或多張發(fā)票匹配一張入庫單。建議由部門經(jīng)理判斷后，選擇是否交財務(wù)經(jīng)理審核。 審批權(quán)限業(yè)務(wù)需求北方光電：（待定）部門經(jīng)理：0～400萬人民幣（含400萬人民幣）財務(wù)經(jīng)理：對供應(yīng)商存在預(yù)付款主管副總：400萬～800萬人民幣（含800萬人民幣）總經(jīng)理：800萬人民幣以上生產(chǎn)基地：（待定）特別提醒：為保證這套資料的權(quán)威有效和質(zhì)量，購買者請與資料原始收集整理者（原創(chuàng)）聯(lián)系：E_mail：rcxxb001 MSN: znjsdsc : 290890191 Tel： 02762640345(24小時熱線) Mobile:13667122006(短信咨詢)解決方案系統(tǒng)可以設(shè)定各審批組的審批權(quán)限。 審批人員業(yè)務(wù)需求北方光電采購訂單審批人員包括：部門經(jīng)理、公司主管副總、公司總經(jīng)理一攬子采購協(xié)議審批人員包括：采購部經(jīng)理生產(chǎn)基地請購單審批人員包括生產(chǎn)部門經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理、公司總經(jīng)理采購訂單審批人員包括生產(chǎn)部部門經(jīng)理解決方案在系統(tǒng)中設(shè)置以上與審批相關(guān)的職位，并在HR模塊定義人員時，分配至各自的職位。北方光電的采購審批層次：一攬子采購協(xié)議審批層次：生產(chǎn)基地的請購審批層次：生產(chǎn)基地的采購訂單、采購發(fā)放審批層次: 審批樹針對具體的審批權(quán)限大小建立不同的審批組：1) 對每一審批組，根據(jù)以下類型對審批組進(jìn)行限定：單據(jù)總額：請購單或采購單的單據(jù)總額；物品分類：可以審批的物品分類；帳戶范圍：可以審批的賬戶范圍。8 審批管理 審批流程業(yè)務(wù)需求北方光電北方光電不存在請購流程采購訂單審批流程一攬子采購協(xié)議審批流程生產(chǎn)基地請購審批流程采購訂單與一攬子協(xié)議發(fā)放的審批流程解決方案系統(tǒng)通過審批層次樹實(shí)現(xiàn)審批單據(jù)的流轉(zhuǎn)，并對審批權(quán)限按照審批組進(jìn)行劃分，確定單據(jù)流轉(zhuǎn)的終點(diǎn)。在應(yīng)付模塊中做借項(xiàng)通知單，沖銷原來的付款。4) 在應(yīng)付模塊中做借項(xiàng)通知單，沖銷原采購合同的發(fā)票；5) 取消原有采購訂單； 6) 采購業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中錄入新的采購訂單，正常接收、入庫；7) 在應(yīng)付模塊中重新做發(fā)票，匹配；8) 在銷售模塊重新發(fā)貨生產(chǎn)基地：生產(chǎn)基地的退貨主要是將不合格品或廢品退回供應(yīng)商。首先做一筆標(biāo)準(zhǔn)的采購?fù)素?，再重新做一筆標(biāo)準(zhǔn)的采購訂單和接收。不在銷售模塊和采購模塊做任何記錄。如果整批貨物雖然存在不合格品，但是達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)的，將合格品入相應(yīng)的資產(chǎn)類庫房，不合格品入不合格品庫，與生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的不合格品一起退回供應(yīng)商，進(jìn)行換貨，對原采購訂單的應(yīng)付帳款不產(chǎn)生任何影響。即使出現(xiàn)退貨，也不進(jìn)行財務(wù)處理，而是根據(jù)雙方協(xié)商進(jìn)行換貨等。 采購?fù)素洏I(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購?fù)素浐苌侔l(fā)生。對于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為0，超出容限系統(tǒng)活動為“警告”。生產(chǎn)基地生產(chǎn)材料接收入庫前都需要進(jìn)行檢驗(yàn)，建議采用“標(biāo)準(zhǔn)接收”的接收路徑。不允許替代接收，不允許無訂單接收。對于物品質(zhì)量的現(xiàn)場檢驗(yàn)則在系統(tǒng)外進(jìn)行。解決方案北方光電考慮總部貿(mào)易類企業(yè)物料監(jiān)控的特殊性，建議采用“直接入庫”的接收路徑。接收客戶退貨時需要先接收，檢驗(yàn)后方可入庫。采購接收的數(shù)量差異沒有明確規(guī)定容限，到貨的數(shù)量多于訂單數(shù)量，可以接收入庫，但不增加應(yīng)付帳款；到貨數(shù)量少于訂單數(shù)量時，與供應(yīng)商協(xié)商處理。檢驗(yàn)結(jié)果在入庫單上進(jìn)行記錄。由客戶將物品發(fā)回至本公司倉庫，或直接退回至供應(yīng)商，在下筆業(yè)務(wù)中進(jìn)行沖減。貿(mào)易一部、貿(mào)易二部一般不退貨，僅進(jìn)行讓步賠償。采購接收數(shù)量誤差一般在合同有所規(guī)定，但一般不會出現(xiàn)誤差，主要考慮裝柜的情況。采購品沒有質(zhì)量代碼，不允許替代品接收。采購部為光電部進(jìn)行的采購區(qū)別供應(yīng)商的合作情況，如果是長期供應(yīng)商則不進(jìn)行檢驗(yàn)。采購部為光電部進(jìn)行的采購需要進(jìn)自備庫，財務(wù)根據(jù)入庫通知單進(jìn)行記帳。訪問層次定為僅查看，保證所有人員可以查看訂單內(nèi)容，而無法對其他采購員制作的采購訂單進(jìn)行修改、取消、關(guān)閉等操作。解決方案系統(tǒng)通過安全層次與訪問層次決定誰對訂單可以進(jìn)行什么樣的操作。部門經(jīng)理和公司經(jīng)理可以更改、取消采購訂單。生產(chǎn)基地采購訂單由采購經(jīng)辦根據(jù)年初簽訂的長期框架協(xié)議訂立。具體的采購合同審批流程參見BPR相關(guān)流程與操作手冊文檔。訂單生成后，系統(tǒng)可以將訂單數(shù)據(jù)導(dǎo)出，OFFICE支持導(dǎo)出的TXT格式文件，然后可以粘貼在WORD或EXCEL模板上編輯，操作比較簡便。2. 標(biāo)準(zhǔn)合同文本的打印 建議方案如下：系統(tǒng)可以打印采購訂單，但內(nèi)容僅限于供應(yīng)商、采購物品編碼、單位、數(shù)量、單價、到貨日期、收貨地點(diǎn)等主要條款，而且格式較為較亂。系統(tǒng)提供兩個字段輸入編號：1）采購訂單號：主要業(yè)務(wù)和財務(wù)的統(tǒng)計(jì)參考字段。其中采購員代碼按照采購員負(fù)責(zé)采購的物品類別確定。采購業(yè)務(wù)類型的編號:編號類型描 述訂單編號規(guī)則1自營出口業(yè)務(wù)處理自營出口業(yè)務(wù)的國內(nèi)采購業(yè)務(wù)引入的出口合同編號＋序號（－1）3自營進(jìn)口業(yè)務(wù)處理自營進(jìn)口業(yè)務(wù) 自營進(jìn)口合同號4進(jìn)料加工不作價業(yè)務(wù)處理不作價的進(jìn)料加工業(yè)務(wù)引入的出口合同編號M（1，2…）4進(jìn)料加工作價業(yè)務(wù)處理作價的進(jìn)料加工業(yè)務(wù)的原料采購和成品采購業(yè)務(wù)原料采購：引入的出口合同編號M(1,2…)成品采購：引入的出口合同編號I(1,2…)5代理進(jìn)口業(yè)務(wù)處理代理進(jìn)口業(yè)務(wù)進(jìn)口合同號6內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)類型處理內(nèi)貿(mào)采購業(yè)務(wù)實(shí)際的內(nèi)貿(mào)合同編號2. 為生產(chǎn)基地制定的長期框架合同編碼：由于長期框架協(xié)議無須跟任何銷售訂單關(guān)聯(lián)，建議一攬子采購協(xié)議編碼為采購員負(fù)責(zé)的產(chǎn)品代碼（2位）＋年月日（6位）＋兩位流水號。采購價格是含稅價，并且可以部分或全部退稅。采購訂單編碼規(guī)則有待統(tǒng)一。目前的點(diǎn)石系統(tǒng)可以打印采購訂單文本。采用系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行，即創(chuàng)建采購訂單/采購發(fā)放、接收、入庫。待生產(chǎn)基地需要該物品時在系統(tǒng)中對訂單進(jìn)行發(fā)放。總部為生產(chǎn)基地進(jìn)行的長期框架性采購由總部采購部人員在系統(tǒng)中錄入一攬子協(xié)議類型的采購訂單，在訂單中明確供應(yīng)商、采購物品編碼、數(shù)量、單價、到期日等信息。跨OU銷售無法產(chǎn)生中轉(zhuǎn)庫存，因此建議以下步驟：1. 光電部業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中按照自營出口的流程由銷售訂單生成采購定單，并下達(dá)至生產(chǎn)基地。具體流程如下圖：產(chǎn)生的會計(jì)分錄如下：生產(chǎn)基地：借：主營業(yè)務(wù)成本 借：應(yīng)收帳款（公司間） 貸：存貨 貸：主營業(yè)務(wù)收入北方光電：借：應(yīng)收帳款 借：主營業(yè)務(wù)成本 應(yīng)交增值稅－進(jìn)項(xiàng)稅貸：主營業(yè)務(wù)收入應(yīng)交增值稅－銷項(xiàng)稅 貸：應(yīng)付帳款（公司間）方案二：由于生產(chǎn)基地生產(chǎn)的物品大多需要入北方光電的自備庫，并且開出發(fā)票要求北方光電付款。系統(tǒng)將自動按照轉(zhuǎn)移價格生成總部與生產(chǎn)基地之間的應(yīng)收應(yīng)付發(fā)票。如果是從生產(chǎn)基地采購，則在銷售模塊輸入銷售訂單，指明從生產(chǎn)基地的庫存組織發(fā)貨。內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)的處理內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)發(fā)生較少，無需建立銷售訂單與采購訂單之間的對應(yīng)關(guān)系，銷售訂單的簽訂與采購訂單之間不存在任何關(guān)聯(lián)關(guān)系，因此建議按照標(biāo)準(zhǔn)的采購與銷售訂單流程進(jìn)行處理。注：如果不能獲得明晰的代理進(jìn)口業(yè)務(wù)的供應(yīng)商信息，那么可以根據(jù)委托方選擇虛擬供應(yīng)商“代理供應(yīng)商——委托加工方名稱”。但是出于風(fēng)險控制的考慮，建議代理進(jìn)口業(yè)務(wù)需要在系統(tǒng)中錄入計(jì)劃采購訂單，并在訂單題頭彈性域中記錄委托方的名稱。4. 加工廠商將成品發(fā)運(yùn)后，業(yè)務(wù)員根據(jù)相關(guān)單據(jù)進(jìn)行接收入庫、發(fā)運(yùn)確認(rèn)的操作，產(chǎn)生相應(yīng)的財務(wù)信息。2. 進(jìn)料時，業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中按照自營進(jìn)口的流程錄入進(jìn)口原料采購訂單，訂單編碼為銷售合同號加后綴，說明字段為實(shí)際的進(jìn)口合同號，然后接收入庫。該種業(yè)務(wù)是以出口為導(dǎo)向的，所以在系統(tǒng)中也以出口銷售合同號為基準(zhǔn)建立銷售與采購的關(guān)聯(lián)。 為了便于查詢，在參考字段錄入“銷售合同號IN”。 雜項(xiàng)入庫，接收成品。3) 同時在系統(tǒng)中做成品雜項(xiàng)入庫的處理。 雜項(xiàng)出庫：為了便于查詢，在參考字段錄入“銷售合同號OUT”。注：如果成品是分批接收的，那么按照比例將原料雜項(xiàng)出庫。費(fèi)用采購訂單上單價是1，數(shù)量顯示金額，加工費(fèi)用item定義的具體內(nèi)容參見庫存解