【正文】 外部系統(tǒng)中制作合同文本，例如WORD，然后作為訂單附件附加在采購(gòu)訂單上。訂單生成后，系統(tǒng)可以將訂單數(shù)據(jù)導(dǎo)出，OFFICE支持導(dǎo)出的TXT格式文件，然后可以粘貼在WORD或EXCEL模板上編輯，操作比較簡(jiǎn)便。 訂單安全性業(yè)務(wù)需求北方光電采購(gòu)訂單由業(yè)務(wù)人員建立，經(jīng)過(guò)相應(yīng)的審批后，最終與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。具體的采購(gòu)合同審批流程參見(jiàn)BPR相關(guān)流程與操作手冊(cè)文檔。 采購(gòu)訂單審批之前，只有制定采購(gòu)訂單的員工可以修改、取消。生產(chǎn)基地采購(gòu)訂單由采購(gòu)經(jīng)辦根據(jù)年初簽訂的長(zhǎng)期框架協(xié)議訂立。由于各采購(gòu)經(jīng)辦分別負(fù)責(zé)不同類(lèi)別產(chǎn)品的采購(gòu)，因此各采購(gòu)經(jīng)辦之間沒(méi)有業(yè)務(wù)重疊，也不必相互查詢采購(gòu)訂單的信息，不允許更改、取消其他業(yè)務(wù)員的采購(gòu)訂單。部門(mén)經(jīng)理和公司經(jīng)理可以更改、取消采購(gòu)訂單。當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)訂單的價(jià)格不同于價(jià)格合同的價(jià)格時(shí)，需要部門(mén)經(jīng)理審批。解決方案系統(tǒng)通過(guò)安全層次與訪問(wèn)層次決定誰(shuí)對(duì)訂單可以進(jìn)行什么樣的操作。考慮到安全層次運(yùn)用“層次結(jié)構(gòu)”時(shí)，可能在人員變動(dòng)時(shí)發(fā)生審批傳遞的問(wèn)題，建議通過(guò)將采購(gòu)訂單的菜單掛給相關(guān)的人員實(shí)現(xiàn)對(duì)安全性的控制。訪問(wèn)層次定為僅查看，保證所有人員可以查看訂單內(nèi)容，而無(wú)法對(duì)其他采購(gòu)員制作的采購(gòu)訂單進(jìn)行修改、取消、關(guān)閉等操作。7 采購(gòu)接收與退貨 采購(gòu)接收控制業(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購(gòu)物品不存在物品的實(shí)際入庫(kù)，但財(cái)務(wù)上需要在貨物發(fā)運(yùn)后，根據(jù)提單等在系統(tǒng)中記錄庫(kù)存，并結(jié)轉(zhuǎn)銷(xiāo)售成本，確認(rèn)銷(xiāo)售收入。采購(gòu)部為光電部進(jìn)行的采購(gòu)需要進(jìn)自備庫(kù)，財(cái)務(wù)根據(jù)入庫(kù)通知單進(jìn)行記帳。貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購(gòu)物品發(fā)運(yùn)前必須進(jìn)行商檢，可能自行按批抽檢或要求第三方檢驗(yàn)。采購(gòu)部為光電部進(jìn)行的采購(gòu)區(qū)別供應(yīng)商的合作情況，如果是長(zhǎng)期供應(yīng)商則不進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)可能在倉(cāng)庫(kù)或工廠進(jìn)行。采購(gòu)品沒(méi)有質(zhì)量代碼，不允許替代品接收。貿(mào)易部（照明部） 中存在無(wú)訂單接收的情況，即在急需某種物品的情況下，可能先讓供應(yīng)商發(fā)貨，再補(bǔ)采購(gòu)訂單的情況。采購(gòu)接收數(shù)量誤差一般在合同有所規(guī)定，但一般不會(huì)出現(xiàn)誤差，主要考慮裝柜的情況。允許接收日期誤差，在合同商定的誤差內(nèi)都可以接受，超出誤差則協(xié)商處理。貿(mào)易一部、貿(mào)易二部一般不退貨，僅進(jìn)行讓步賠償。光電部也采取先協(xié)商的方法，如果一定要退貨，則一般進(jìn)行換貨。由客戶將物品發(fā)回至本公司倉(cāng)庫(kù)，或直接退回至供應(yīng)商，在下筆業(yè)務(wù)中進(jìn)行沖減。生產(chǎn)基地采購(gòu)物品入庫(kù)前一般需要檢驗(yàn)，由質(zhì)保部對(duì)光學(xué)材料、金工結(jié)構(gòu)、包裝材料、橡膠等進(jìn)行抽檢，通過(guò)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的則合格品接收入庫(kù)，不合格品退回供應(yīng)商，并進(jìn)行相應(yīng)的記帳。檢驗(yàn)結(jié)果在入庫(kù)單上進(jìn)行記錄。對(duì)于未通過(guò)檢驗(yàn)的貨物成批退回至供應(yīng)商。采購(gòu)接收的數(shù)量差異沒(méi)有明確規(guī)定容限，到貨的數(shù)量多于訂單數(shù)量，可以接收入庫(kù)，但不增加應(yīng)付帳款；到貨數(shù)量少于訂單數(shù)量時(shí)，與供應(yīng)商協(xié)商處理。采購(gòu)接收時(shí)間上沒(méi)有嚴(yán)格的規(guī)定，提前或一定程度的拖延都是可以接受的。接收客戶退貨時(shí)需要先接收，檢驗(yàn)后方可入庫(kù)。檢驗(yàn)屬于合格品的入成品庫(kù)，否則入不合格品庫(kù)。解決方案北方光電考慮總部貿(mào)易類(lèi)企業(yè)物料監(jiān)控的特殊性，建議采用“直接入庫(kù)”的接收路徑。在系統(tǒng)中進(jìn)行一步操作，即可完成接收與入庫(kù)。對(duì)于物品質(zhì)量的現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)則在系統(tǒng)外進(jìn)行。對(duì)于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為0，超出容限系統(tǒng)活動(dòng)為“警告”。不允許替代接收，不允許無(wú)訂單接收。接收單采用流水編號(hào)。生產(chǎn)基地生產(chǎn)材料接收入庫(kù)前都需要進(jìn)行檢驗(yàn)，建議采用“標(biāo)準(zhǔn)接收”的接收路徑。即在系統(tǒng)中進(jìn)行兩步動(dòng)作：1) 接收，在系統(tǒng)中生成接收單2) 入庫(kù)，明確進(jìn)入的子庫(kù)存，增加庫(kù)存數(shù)量與資產(chǎn)如果需要記錄檢驗(yàn)情況，可以錄入檢驗(yàn)的不合格品數(shù)量，記錄質(zhì)量等級(jí)等。對(duì)于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為0，超出容限系統(tǒng)活動(dòng)為“警告”。接收單據(jù)無(wú)需與采購(gòu)訂單掛接，建議采用自動(dòng)流水編碼。 采購(gòu)?fù)素洏I(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購(gòu)?fù)素浐苌侔l(fā)生。采購(gòu)部為光電部進(jìn)行的采購(gòu)?fù)素浛赡茉谌霂?kù)前或入庫(kù)后進(jìn)行。即使出現(xiàn)退貨，也不進(jìn)行財(cái)務(wù)處理，而是根據(jù)雙方協(xié)商進(jìn)行換貨等。生產(chǎn)基地如果整批貨物經(jīng)檢驗(yàn)未達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)，則不入庫(kù)退回供應(yīng)商。如果整批貨物雖然存在不合格品，但是達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)的，將合格品入相應(yīng)的資產(chǎn)類(lèi)庫(kù)房，不合格品入不合格品庫(kù)，與生產(chǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的不合格品一起退回供應(yīng)商，進(jìn)行換貨，對(duì)原采購(gòu)訂單的應(yīng)付帳款不產(chǎn)生任何影響。解決方案北方光電1. 采購(gòu)和銷(xiāo)售價(jià)格沒(méi)有變化的換貨直接在應(yīng)付模塊錄入運(yùn)費(fèi)等實(shí)際費(fèi)用的發(fā)票。不在銷(xiāo)售模塊和采購(gòu)模塊做任何記錄。2. 采購(gòu)和銷(xiāo)售價(jià)格有變化的換貨和其它退貨對(duì)于這種情況，采購(gòu)模塊分成兩筆業(yè)務(wù)處理。首先做一筆標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)?fù)素洠僦匦伦鲆还P標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)訂單和接收。換貨流程：1) 在銷(xiāo)售模塊做RMA型退貨訂單，預(yù)定和審批通過(guò)；2) 在采購(gòu)接收中查找到該RMA型退貨訂單，接收產(chǎn)生收據(jù)、建議采用直接入庫(kù)接收路徑進(jìn)行接收；3) 在采購(gòu)模塊中做采購(gòu)?fù)素洠嘶毓?yīng)商。4) 在應(yīng)付模塊中做借項(xiàng)通知單，沖銷(xiāo)原采購(gòu)合同的發(fā)票；5) 取消原有采購(gòu)訂單； 6) 采購(gòu)業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中錄入新的采購(gòu)訂單，正常接收、入庫(kù)；7) 在應(yīng)付模塊中重新做發(fā)票，匹配；8) 在銷(xiāo)售模塊重新發(fā)貨生產(chǎn)基地：生產(chǎn)基地的退貨主要是將不合格品或廢品退回供應(yīng)商。分兩種情況1，退貨：供應(yīng)商送來(lái)的物料經(jīng)過(guò)抽撿，或全檢有不合格品，可以直接退回供應(yīng)商，或先入廢品庫(kù)，再退回供應(yīng)商。在應(yīng)付模塊中做借項(xiàng)通知單，沖銷(xiāo)原來(lái)的付款。2，換貨：對(duì)財(cái)務(wù)的應(yīng)收帳款等不產(chǎn)生任何影響，因此建議不在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄。8 審批管理 審批流程業(yè)務(wù)需求北方光電北方光電不存在請(qǐng)購(gòu)流程采購(gòu)訂單審批流程一攬子采購(gòu)協(xié)議審批流程生產(chǎn)基地請(qǐng)購(gòu)審批流程采購(gòu)訂單與一攬子協(xié)議發(fā)放的審批流程解決方案系統(tǒng)通過(guò)審批層次樹(shù)實(shí)現(xiàn)審批單據(jù)的流轉(zhuǎn)，并對(duì)審批權(quán)限按照審批組進(jìn)行劃分，確定單據(jù)流轉(zhuǎn)的終點(diǎn)。審批層次系統(tǒng)將按照審批層次定義的職位架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)單據(jù)的層層遞交。北方光電的采購(gòu)審批層次：一攬子采購(gòu)協(xié)議審批層次：生產(chǎn)基地的請(qǐng)購(gòu)審批層次：生產(chǎn)基地的采購(gòu)訂單、采購(gòu)發(fā)放審批層次: 審批樹(shù)針對(duì)具體的審批權(quán)限大小建立不同的審批組：1) 對(duì)每一審批組，根據(jù)以下類(lèi)型對(duì)審批組進(jìn)行限定：?jiǎn)螕?jù)總額：請(qǐng)購(gòu)單或采購(gòu)單的單據(jù)總額；物品分類(lèi)：可以審批的物品分類(lèi)；帳戶范圍：可以審批的賬戶范圍。2) 對(duì)不同的職位分配已定義好的的審批組。 審批人員業(yè)務(wù)需求北方光電采購(gòu)訂單審批人員包括：部門(mén)經(jīng)理、公司主管副總、公司總經(jīng)理一攬子采購(gòu)協(xié)議審批人員包括：采購(gòu)部經(jīng)理生產(chǎn)基地請(qǐng)購(gòu)單審批人員包括生產(chǎn)部門(mén)經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、公司總經(jīng)理采購(gòu)訂單審批人員包括生產(chǎn)部部門(mén)經(jīng)理解決方案在系統(tǒng)中設(shè)置以上與審批相關(guān)的職位，并在HR模塊定義人員時(shí)，分配至各自的職位。這樣，系統(tǒng)將根據(jù)審批層次，按照職位傳遞單據(jù)，并聯(lián)系擔(dān)任職位的相關(guān)人員，實(shí)現(xiàn)單據(jù)在公司員工之間按照一定的規(guī)則進(jìn)行傳遞。 審批權(quán)限業(yè)務(wù)需求北方光電：（待定）部門(mén)經(jīng)理：0～400萬(wàn)人民幣（含400萬(wàn)人民幣）財(cái)務(wù)經(jīng)理：對(duì)供應(yīng)商存在預(yù)付款主管副總：400萬(wàn)～800萬(wàn)人民幣（含800萬(wàn)人民幣）總經(jīng)理：800萬(wàn)人民幣以上生產(chǎn)基地：（待定）特別提醒：為保證這套資料的權(quán)威有效和質(zhì)量，購(gòu)買(mǎi)者請(qǐng)與資料原始收集整理者（原創(chuàng)）聯(lián)系：E_mail：rcxxb001@ MSN: znjsdsc@ : 290890191 Tel： 02762640345(24小時(shí)熱線) Mobile:13667122006(短信咨詢)解決方案系統(tǒng)可以設(shè)定各審批組的審批權(quán)限。但系統(tǒng)不支持對(duì)是否存在預(yù)付款的判斷。建議由部門(mén)經(jīng)理判斷后，選擇是否交財(cái)務(wù)經(jīng)理審核。9 采購(gòu)與財(cái)務(wù)接口 采購(gòu)和財(cái)務(wù)接口 業(yè)務(wù)需求北方光電財(cái)務(wù)部應(yīng)付會(huì)計(jì)根據(jù)業(yè)務(wù)員提供的產(chǎn)品入庫(kù)通知單、付款通知書(shū)、供應(yīng)商增值稅發(fā)票等單據(jù)確認(rèn)應(yīng)付發(fā)票?？赡芤粡埌l(fā)票匹配多張入庫(kù)單，或多張發(fā)票匹配一張入庫(kù)單。發(fā)票與采購(gòu)訂單的匹配要求不嚴(yán)格。未啟用采購(gòu)預(yù)算。生產(chǎn)基地財(cái)務(wù)部應(yīng)付會(huì)計(jì)根據(jù)業(yè)務(wù)員的入庫(kù)檢驗(yàn)通知單確認(rèn)應(yīng)付發(fā)票。發(fā)票需要與入庫(kù)檢驗(yàn)單與采購(gòu)訂單匹配。未啟用采購(gòu)預(yù)算。解決方案采購(gòu)與應(yīng)付模塊接口財(cái)務(wù)部應(yīng)付會(huì)計(jì)確認(rèn)應(yīng)付發(fā)票時(shí)采用三維匹配（采購(gòu)訂單、接收單、發(fā)票），匹配選項(xiàng)為接收收據(jù)。這樣可以保證發(fā)票匹配的正確性。設(shè)置為發(fā)票而關(guān)閉采購(gòu)單的容限，保證當(dāng)財(cái)務(wù)為供應(yīng)商發(fā)票付款至容限范圍時(shí)，自動(dòng)關(guān)閉采購(gòu)單。從而保證財(cái)務(wù)不會(huì)用發(fā)票匹配已付款的采購(gòu)單。采購(gòu)與總賬模塊接口采購(gòu)接收時(shí)產(chǎn)生財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)傳遞至總賬，生成以下會(huì)計(jì)憑證：借：采購(gòu)接收貸：應(yīng)計(jì)負(fù)債