【正文】 采購與總賬模塊接口采購接收時產生財務數(shù)據(jù)傳遞至總賬，生成以下會計憑證：借：采購接收貸：應計負債。設置為發(fā)票而關閉采購單的容限，保證當財務為供應商發(fā)票付款至容限范圍時，自動關閉采購單。解決方案采購與應付模塊接口財務部應付會計確認應付發(fā)票時采用三維匹配（采購訂單、接收單、發(fā)票），匹配選項為接收收據(jù)。發(fā)票需要與入庫檢驗單與采購訂單匹配。未啟用采購預算?？赡芤粡埌l(fā)票匹配多張入庫單，或多張發(fā)票匹配一張入庫單。建議由部門經理判斷后，選擇是否交財務經理審核。 審批權限業(yè)務需求北方光電：（待定）部門經理：0～400萬人民幣（含400萬人民幣）財務經理：對供應商存在預付款主管副總：400萬～800萬人民幣（含800萬人民幣）總經理：800萬人民幣以上生產基地：（待定）解決方案系統(tǒng)可以設定各審批組的審批權限。 審批人員業(yè)務需求北方光電采購訂單審批人員包括：部門經理、公司主管副總、公司總經理一攬子采購協(xié)議審批人員包括：采購部經理生產基地請購單審批人員包括生產部門經理、財務經理、公司總經理采購訂單審批人員包括生產部部門經理解決方案在系統(tǒng)中設置以上與審批相關的職位，并在HR模塊定義人員時，分配至各自的職位。北方光電的采購審批層次：一攬子采購協(xié)議審批層次：生產基地的請購審批層次：生產基地的采購訂單、采購發(fā)放審批層次: 審批樹針對具體的審批權限大小建立不同的審批組：1) 對每一審批組，根據(jù)以下類型對審批組進行限定：單據(jù)總額：請購單或采購單的單據(jù)總額；物品分類：可以審批的物品分類；帳戶范圍：可以審批的賬戶范圍。8 審批管理 審批流程業(yè)務需求北方光電北方光電不存在請購流程采購訂單審批流程一攬子采購協(xié)議審批流程生產基地請購審批流程采購訂單與一攬子協(xié)議發(fā)放的審批流程解決方案系統(tǒng)通過審批層次樹實現(xiàn)審批單據(jù)的流轉，并對審批權限按照審批組進行劃分，確定單據(jù)流轉的終點。在應付模塊中做借項通知單，沖銷原來的付款。4) 在應付模塊中做借項通知單，沖銷原采購合同的發(fā)票；5) 取消原有采購訂單； 6) 采購業(yè)務員在系統(tǒng)中錄入新的采購訂單，正常接收、入庫；7) 在應付模塊中重新做發(fā)票，匹配；8) 在銷售模塊重新發(fā)貨生產基地：生產基地的退貨主要是將不合格品或廢品退回供應商。首先做一筆標準的采購退貨，再重新做一筆標準的采購訂單和接收。不在銷售模塊和采購模塊做任何記錄。如果整批貨物雖然存在不合格品，但是達到合格標準的，將合格品入相應的資產類庫房，不合格品入不合格品庫，與生產過程中發(fā)現(xiàn)的不合格品一起退回供應商，進行換貨，對原采購訂單的應付帳款不產生任何影響。即使出現(xiàn)退貨，也不進行財務處理，而是根據(jù)雙方協(xié)商進行換貨等。 采購退貨業(yè)務需求北方光電貿易一部、貿易二部的采購退貨很少發(fā)生。對于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為0，超出容限系統(tǒng)活動為“警告”。生產基地生產材料接收入庫前都需要進行檢驗，建議采用“標準接收”的接收路徑。不允許替代接收，不允許無訂單接收。對于物品質量的現(xiàn)場檢驗則在系統(tǒng)外進行。解決方案北方光電考慮總部貿易類企業(yè)物料監(jiān)控的特殊性，建議采用“直接入庫”的接收路徑。接收客戶退貨時需要先接收，檢驗后方可入庫。采購接收的數(shù)量差異沒有明確規(guī)定容限，到貨的數(shù)量多于訂單數(shù)量，可以接收入庫，但不增加應付帳款；到貨數(shù)量少于訂單數(shù)量時，與供應商協(xié)商處理。檢驗結果在入庫單上進行記錄。由客戶將物品發(fā)回至本公司倉庫，或直接退回至供應商，在下筆業(yè)務中進行沖減。貿易一部、貿易二部一般不退貨，僅進行讓步賠償。采購接收數(shù)量誤差一般在合同有所規(guī)定，但一般不會出現(xiàn)誤差，主要考慮裝柜的情況。采購品沒有質量代碼，不允許替代品接收。采購部為光電部進行的采購區(qū)別供應商的合作情況，如果是長期供應商則不進行檢驗。采購部為光電部進行的采購需要進自備庫，財務根據(jù)入庫通知單進行記帳。訪問層次定為僅查看，保證所有人員可以查看訂單內容，而無法對其他采購員制作的采購訂單進行修改、取消、關閉等操作。解決方案系統(tǒng)通過安全層次與訪問層次決定誰對訂單可以進行什么樣的操作。部門經理和公司經理可以更改、取消采購訂單。生產基地采購訂單由采購經辦根據(jù)年初簽訂的長期框架協(xié)議訂立。具體的采購合同審批流程參見BPR相關流程與操作手冊文檔。訂單生成后，系統(tǒng)可以將訂單數(shù)據(jù)導出，OFFICE支持導出的TXT格式文件，然后可以粘貼在WORD或EXCEL模板上編輯，操作比較簡便。2. 標準合同文本的打印 建議方案如下：系統(tǒng)可以打印采購訂單，但內容僅限于供應商、采購物品編碼、單位、數(shù)量、單價、到貨日期、收貨地點等主要條款，而且格式較為較亂。系統(tǒng)提供兩個字段輸入編號：1）采購訂單號：主要業(yè)務和財務的統(tǒng)計參考字段。其中采購員代碼按照采購員負責采購的物品類別確定。采購業(yè)務類型的編號:編號類型描 述訂單編號規(guī)則1自營出口業(yè)務處理自營出口業(yè)務的國內采購業(yè)務引入的出口合同編號＋序號（－1）3自營進口業(yè)務處理自營進口業(yè)務 自營進口合同號4進料加工不作價業(yè)務處理不作價的進料加工業(yè)務引入的出口合同編號M（1，2…）4進料加工作價業(yè)務處理作價的進料加工業(yè)務的原料采購和成品采購業(yè)務原料采購：引入的出口合同編號M(1,2…)成品采購：引入的出口合同編號I(1,2…)5代理進口業(yè)務處理代理進口業(yè)務進口合同號6內貿業(yè)務類型處理內貿采購業(yè)務實際的內貿合同編號2. 為生產基地制定的長期框架合同編碼：由于長期框架協(xié)議無須跟任何銷售訂單關聯(lián)，建議一攬子采購協(xié)議編碼為采購員負責的產品代碼（2位）＋年月日（6位）＋兩位流水號。采購價格是含稅價，并且可以部分或全部退稅。采購訂單編碼規(guī)則有待統(tǒng)一。目前的點石系統(tǒng)可以打印采購訂單文本。采用系統(tǒng)的標準流程進行，即創(chuàng)建采購訂單/采購發(fā)放、接收、入庫。待生產基地需要該物品時在系統(tǒng)中對訂單進行發(fā)放。總部為生產基地進行的長期框架性采購由總部采購部人員在系統(tǒng)中錄入一攬子協(xié)議類型的采購訂單，在訂單中明確供應商、采購物品編碼、數(shù)量、單價、到期日等信息?？鏞U銷售無法產生中轉庫存，因此建議以下步驟：1. 光電部業(yè)務員在系統(tǒng)中按照自營出口的流程由銷售訂單生成采購定單，并下達至生產基地。具體流程如下圖：產生的會計分錄如下：生產基地：借：主營業(yè)務成本 借：應收帳款（公司間） 貸：存貨 貸：主營業(yè)務收入北方光電：借：應收帳款 借：主營業(yè)務成本 應交增值稅－進項稅貸：主營業(yè)務收入應交增值稅－銷項稅 貸：應付帳款（公司間）方案二：由于生產基地生產的物品大多需要入北方光電的自備庫，并且開出發(fā)票要求北方光電付款。系統(tǒng)將自動按照轉移價格生成總部與生產基地之間的應收應付發(fā)票。如果是從生產基地采購，則在銷售模塊輸入銷售訂單，指明從生產基地的庫存組織發(fā)貨。內貿業(yè)務的處理內貿業(yè)務發(fā)生較少，無需建立銷售訂單與采購訂單之間的對應關系，銷售訂單的簽訂與采購訂單之間不存在任何關聯(lián)關系，因此建議按照標準的采購與銷售訂單流程進行處理。注：如果不能獲得明晰的代理進口業(yè)務的供應商信息，那么可以根據(jù)委托方選擇虛擬供應商“代理供應商——委托加工方名稱”。但是出于風險控制的考慮，建議代理進口業(yè)務需要在系統(tǒng)中錄入計劃采購訂單，并在訂單題頭彈性域中記錄委托方的名稱。4. 加工廠商將成品發(fā)運后，業(yè)務員根據(jù)相關單據(jù)進行接收入庫、發(fā)運確認的操作，產生相應的財務信息。2. 進料時，業(yè)務員在系統(tǒng)中按照自營進口的流程錄入進口原料采購訂單，訂單編碼為銷售合同號加后綴，說明字段為實際的進口合同號，然后接收入庫。該種業(yè)務是以出口為導向的，所以在系統(tǒng)中也以出口銷售合同號為基準建立銷售與采購的關聯(lián)。 為了便于查詢，在參考字段錄入“銷售合同號IN”。 雜項入庫，接收成品。3) 同時在系統(tǒng)中做成品雜項入庫的處理。 雜項出庫：為了便于查詢，在參考字段錄入“銷售合同號OUT”。注：如果成品是分批接收的，那么按照比例將原料雜項出庫。費用采購訂單上單價是1，數(shù)量顯示金額，加工費用item定義的具體內容參見庫存解決方案。采購訂單號以銷售合同號為前綴，進口合同號在采購訂單界面的說明字段中錄入，然后進行采購接收入庫等操作。接下來的操作同自營出口業(yè)務的處理。具體解決方案如下：1． 合同協(xié)商成功后：在系統(tǒng)中做銷售訂單。來料加工業(yè)務的處理