【正文】 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 。如圖所示。 操作說明 1． 按時間 A. 按時間查看電話記錄 用戶可以選擇以來電時間為序，查看電話記錄。 ? 按單位 用戶可以對按來電單位對電話記錄進行管理，授權用戶可進行新建、刪除等操作。包括按來電單位和按來電時間對電話記錄進行管理兩個功能模塊。操作步驟同上。 單擊底部的【第一頁】、【上一頁】、【下一頁】或【最后一頁】等鏈接，可以在多條記錄之間實現(xiàn)快速定位。如圖所示。 圖 刪除用餐記錄 2. 按單位 1) 按單位查看用餐記錄 用戶可以選擇以用餐單位為序，查看用餐記錄。操作步驟如下： 單擊【編輯】一欄中的 圖標，在彈出的對話框中選擇【確定】，即可刪除此記錄。 單擊【保存】按鈕，可對所作的修改進行保 存。 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 42 圖 新建用餐記錄 3) 編輯用餐記錄 授權用戶可以對登記的用餐記錄進行修改。 單擊【保存】按鈕，可以對用餐記錄進行保存。 圖 按時間查看用餐記錄 2) 新建用餐記錄 授權用戶可以新建用餐記錄。 單擊【就餐時間】一欄 中的鏈接，在彈出的窗口中可以了解該用餐記錄的詳細信息。操作步驟如下： 單擊屏幕左側的【按時間】按鈕，進入【按時間】顯示用餐記錄界面，即可按用餐時辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 41 間查看用餐記錄，可以了解到有關就餐時間、賓客單位、人員狀況和合計金額等信息。 用餐管理規(guī)則 只有授權用戶可以進行新建、編輯和刪除用餐記錄，普通用戶只能查看相關信息。 ? 按時間 用戶可以對按用餐時間對用餐記錄進行管理，授權用戶可進行新建、刪除等操作。 用餐管理模塊 系統(tǒng)功能介紹 本模塊主要實現(xiàn)對用餐記錄進行管理的功能。 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 40 圖 按使用者查看用章記錄 2) 新建、編輯和刪除用章管理 在此界面中，授權用戶也可以新建、編輯和刪除用章管理。 單擊【使用記錄】一欄中的鏈接，在彈出的窗口中可以了解該用章管理的詳細信息。操作步驟如下： 單擊屏幕左側的【按使用者】按鈕，進入【按使用者】顯示用章管理界面，即可按公章使用者查看用章記錄，可以了解到有關公章使用者和使用記錄等信息。操作步驟同上。 單擊底部的【第一頁】、【上一頁】、【下一頁】或【最后一頁】等鏈接，可以在多條記錄之間實現(xiàn)快速定位。如圖所示。 圖 刪除用章記錄 2. 按單位 1) 按單位查看用章記錄 用戶可以選擇以公章使用時間為序，查看用章記錄。操作步驟如下： 單擊【編輯】一欄中的 圖標，在彈出的對話框中選擇【確定】，即可刪除此記錄。 單擊【保存】按鈕，可對所作的修改進行保存。 圖 新建用章記錄 3) 編輯用章記錄 授權用戶可以對登記的公章記錄進行修改。 單擊【保存】按鈕，可以對用章記錄進行保存。 圖 按時間查看用章管理 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 38 2) 新建用章記錄 授權用戶可以新建用章記錄。 單擊【使用記錄】一欄中的鏈接，在彈出的窗口中可以了解該用章記錄的詳細信息。操作步驟如下： 單擊屏幕左側的【按時間】按鈕，進入【按時間】顯示用章記錄界面，即可按使用時間來查看用章記錄，可以了解到有關用章時間和使用記錄等信息。 用章管理規(guī)則 只有授權用戶可以進行新建、編輯和刪除公章使用記錄，普通用戶只能查看相關信息。 ? 按單位 用戶可以對按用章單位對用章進行管理，授權用戶可進行新建、刪除等操作。包括按公章使用時間、使用單位和使用者對用章進行管 理的三個功能模塊。如圖所示。 圖 編輯用車費用 4) 刪除用車費 用記錄 授權用戶可以對登記的用車費用進行刪除。操作步驟如下： 單擊【編輯】一欄中的 圖標，在彈出的窗口中可對登記的用車費用進行修改，如圖所示。單擊【關閉 】按鈕，可以放棄輸入的信息，返回【費用管理】界面。操作步驟如下： 單擊屏幕左側的【費用管理】按鈕，進入【費用管理】界面，單擊頂部的【新建】按鈕，會彈出如圖所示的窗口，可以在其中登記經手人、繳費日期、費用、開票單位、開支類型等信息。 單擊底部的【第一頁】、【上一頁】、【下一頁】或【最后一頁】等鏈接，可以在多條記錄之間實現(xiàn)快速定位。如圖所示 。 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 35 圖 刪除用車登記 費用管理操作說明 1) 查看用車費用 用戶可以查看登記的用車費用記錄。操作步驟如下： 單擊【編輯】 一欄中的 圖標，在彈出的對話框中選擇【確定】，即可刪除此記錄。 單擊【保存】按鈕，可對所作的修改進行保存。 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 34 圖 登 記用車計劃 3) 編輯用車計劃 授權用戶可以對登記的用車計劃進行修改。 單擊【保存】按鈕，可以對用車安排進行保存。 圖 查看用車登記 2) 登記用車計劃 授權用戶可以對用車計劃進行安排。 單擊【用車登記】一欄中的鏈接，在彈出的窗口中可以了解該用車計劃的詳細信息。操作步驟如下： 單擊屏幕左側的【用車管理】按鈕，進入【用車管理】界面，即可對用車計劃進行查看，可以了解到有關用車時間、地點和用車人等信息。 用車 管理規(guī)則 只有授權用戶可以進行新建、編輯和刪除用車登記和費用報表，普通用戶只能查看相關信息。 ? 用車管理 授權用戶可以對用車計劃進行安排，安排用車人、用車時間、司機、車號等。 圖 刪除接待日程 用車管理模塊 系統(tǒng)功能介紹 本模塊主要實現(xiàn)用車登記和用車費用的高效管理功能。點擊編輯，可 以修改該文檔 。 圖 查閱接待日程 點擊相應的安排可以查看其內容。 圖 新建背景資料 2) 查閱接待日程 在提交完新建的接待日程后，能夠看到自己的日程安排表。 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 31 圖 新建接待日程 表單中有背景資料項，擁有“背景資料”角色的用戶可以新建背景資料。 操作說明 A. 全部接待日程 擁有查看所有日程角色的人可以在此查看所有接待的日程安排，校接待、接待秘書均可以讀取所有接待的日程安排。詳細記錄學校的每次接待活動。 接待日程 模塊的結構及功能 此模塊 提供給校辦秘書維護。 圖 新建秘書名單 2) 維護秘書名單 在秘書名單視圖里可以修改和刪除新建的秘書名單。 圖 新建領導名單 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 29 2) 維護領導名單 在領導名單視圖里可以修 改和刪除新建的領導名單。 圖 未共享的領導日程 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 28 圖查看提示 A. 日程搜索 可以按照給定條件（包括時間范圍和事項類型）搜索所有領導的日程安排。 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 27 圖 查閱領導日程 點擊相應的安排可以查看其內容。顯示了日程安排的時間、地點等信息。如果設定為顯示內容則可以查看全部內容， 否則只顯示該安排的時間等基本信息。也可以新建日程安排，但只能編輯、刪除本人創(chuàng)建的日程安排； 圖 全部日程 1) 新建領導日程 進入全部日程界面，單擊操作鏈接“新增事項”，按照要求填寫表單，然后提交。 ■ 使用說明 系統(tǒng)的使用特別說明。 ■ 領導名單 系統(tǒng)管理員配置領導人員名單。 ■ 全部日程 擁有查看所有日程角色的人可以在此查看所有領導的日程安排，校領導、領導秘書均可以讀取所有領導的日程安排。每個秘書只能維護自己所屬領導的日程。 經過授權的領導秘書也可以瀏覽維護相應領導的日程安排情況。 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 25 校領導日程 模塊的結構及功能 領導日程系統(tǒng)的目的在于協(xié)調領導日程的活動安排，并供有關人員查詢核對。確定后成為會議管理員。 新增會議管理員 會議管理員的維護由系統(tǒng)管理員完成。 進入會議管理的管理界面點擊“會議資源” 點擊“新建” 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 24 填寫會議資源的詳細信息。完成整個會議的過程。點擊“編輯” 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 23 在會議紀要的上載控件中選擇本次會議的會議紀要。如過參加人通過郵件對會議通知作出了反應（選擇參加或不參加）沒有選擇的定義為“未確認”通過這項就可以知道會議的參加人數并選擇是否通過其它方式聯(lián)系參加人。 4. 查看會議名單 通過查看會議名單可以看到需要參加會議的人員是否及時對會議發(fā)回反饋信息，以確定人數或是否選擇其它方式通知參加人。點擊“立即發(fā)送” 完成。對于非辦公系統(tǒng)用戶可在用戶名后加冒號然后寫上 地址?？梢灾苯狱c擊“保存并發(fā)送通知”或在保存會議通知后發(fā)送會議通知。 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 20 填寫會議的相關信息和會議通知。選擇參加或不參加即可。會議參加人不需要做主動的操作，他是從自己的電子郵件中收到會議管理員發(fā)來的會議通知。只要他有一個電子郵件地址即可成為會議的參加人。 另外一種是會議參加人。他是由系統(tǒng)管理員授權，必須是辦公系統(tǒng)的內部用戶。極大的簡化了會議安排的過程。 會議管理 概述 會議管理系統(tǒng)是提供給機關，企業(yè)內部各不同的部門安排組織會議的辦公自動化模塊。調整完畢，點擊保存。選擇要設置的欄目，然后選擇它的格式，點擊保存，格式設置完畢。 (9)設計新的格式。 （ 7）對于表頭的修改和刪除，只要點擊“修改表頭設計”和“刪除表頭設計”就可完成。 （ 6）在表頭設計的界面，在說明中輸入新的表頭，點擊保存。 （ 2）打開“辦公自動化系統(tǒng)”數據庫 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 16 （ 3）點選“綜合信息” （ 4）雙擊進入要進行信息配置的項進入下圖頁面 （ 5）點擊“信息配置”，進入信息配置的界面。 （ 1）用戶可以通過 Lotus N