【正文】 ? 按時間 用戶可以對按來電時間對電話記錄進(jìn)行管理，授權(quán)用戶可進(jìn)行新建、刪除等操作。單擊【關(guān)閉】按鈕，可以放棄輸入的信息，返回【按時間】界面。 單擊底部的【第一頁】、 【上一頁】、【下一頁】或【最后一頁】等鏈接，可以在多條記錄之間實現(xiàn)快速定位。操作步驟如下： 單擊【編輯】一欄中的 圖標(biāo)，在彈出的窗口中可對登記的用章記錄進(jìn)行修改，如圖所示。 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 37 圖 刪除用車登記 公章管理模塊 系統(tǒng)功能介紹 本模塊主要實現(xiàn)對公章的使用進(jìn)行管理的功能。如圖所示。 ? 費用管理 授權(quán)用戶可以對出車的費用、繳費日期等進(jìn)行管理。接待安排用于管理外事接待、內(nèi)務(wù)接待、接待匯總等內(nèi)容。 操作說明 A 全部日程 擁有查看所有日程角色的人可以在此查看所有領(lǐng)導(dǎo)的日程安排，校領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)秘書辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 26 均可以讀取所有領(lǐng)導(dǎo)的日程安排。點擊“保存”完成添加操作。完成后可點擊“保存”也可點擊“保存并發(fā)送通知” 2. 發(fā)送會議 通知 會議管理員填寫完會議通知后就可以向本次會議的參加人發(fā)送會議通知。 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 18 第四章 事務(wù)管理使用指南 為兩辦等行政管理部門提供了會議管理、值班安排、電話記錄、用章管理、用餐管理、用車管理、報銷管理、 校領(lǐng)導(dǎo)日程、接待日程等項功能。 編輯文檔 （ 1） 進(jìn)入文檔閱讀界面； （ 2） 點擊“編輯”按鈕； （ 3） 進(jìn)入編輯狀態(tài)； （ 4） 完成修改后按“保存”。同時，可以將日安排顯示轉(zhuǎn)換為周安排、月安排和年歷。注意：填寫完畢后，必須單擊最下面的“確認(rèn)”按鈕，才能將其添加到通訊錄中。 如果郵件太多，無法在一個頁面中顯示，可以單擊“上一頁”、“下一頁”、“第一頁”、“最后一頁”來查看其他未顯示的郵件。如果需要刪除多余的地址，可以單擊以 選中它，然后單擊“刪除”按鈕。 用于對學(xué)校發(fā)文，收文和請示文檔的從擬稿到成文的統(tǒng)一管理，并具有很高的安全性和可靠性。 辦公自動化系統(tǒng)功能 貴州 大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)提供 以下功能： 1. 日常辦公 系統(tǒng)以 WWW 界面提供辦公郵件、待辦事宜、個人日程安排等項功能，提供方便快捷的網(wǎng)絡(luò)辦公手段，從而提高日常辦公的工作質(zhì)量與效率。 帶有新郵件標(biāo)記的未讀郵件總是排列在上方，已讀郵件按時間先后次序排列。單擊“發(fā)送并保存”可以將所發(fā)送的郵件在發(fā)件箱中保留一個備份；“只發(fā)送”則不保留其備份；“存草稿”則不發(fā)送所寫郵件，而將其保存到“草稿箱”中；“重寫郵件”會將所寫郵件清空，使用時要慎重。選擇“刪除”，刪除該郵件。 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 9 （ 4）設(shè)置自動轉(zhuǎn)發(fā) ? 單擊“自動轉(zhuǎn)發(fā)”，進(jìn)入設(shè)置頁面； ? 選擇“啟用”或者“禁用”自動轉(zhuǎn)發(fā)功能。 ? 標(biāo)記完成 對已經(jīng)完成的事件可以方便的標(biāo)記完成狀態(tài)或者刪除。 （ 7）對于表頭的修改和刪除，只要點擊“修改表頭設(shè)計”和“刪除表頭設(shè)計”就可完成。只要他有一個電子郵件地址即可成為會議的參加人。如過參加人通過郵件對會議通知作出了反應(yīng)（選擇參加或不參加）沒有選擇的定義為“未確認(rèn)”通過這項就可以知道會議的參加人數(shù)并選擇是否通過其它方式聯(lián)系參加人。每個秘書只能維護(hù)自己所屬領(lǐng)導(dǎo)的日程。 圖 未共享的領(lǐng)導(dǎo)日程 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 28 圖查看提示 A. 日程搜索 可以按照給定條件（包括時間范圍和事項類型）搜索所有領(lǐng)導(dǎo)的日程安排。 圖 查閱接待日程 點擊相應(yīng)的安排可以查看其內(nèi)容。 單擊【保存】按鈕，可以對用車安排進(jìn)行保存。單擊【關(guān)閉 】按鈕，可以放棄輸入的信息，返回【費用管理】界面。 單擊【使用記錄】一欄中的鏈接，在彈出的窗口中可以了解該用章記錄的詳細(xì)信息。 單擊底部的【第一頁】、【上一頁】、【下一頁】或【最后一頁】等鏈接，可以在多條記錄之間實現(xiàn)快速定位。操作步驟如下： 單擊屏幕左側(cè)的【按時間】按鈕，進(jìn)入【按時間】顯示用餐記錄界面，即可按用餐時辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 41 間查看用餐記錄，可以了解到有關(guān)就餐時間、賓客單位、人員狀況和合計金額等信息。如圖所示。 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 。 圖 刪除用餐記錄 2. 按單位 1) 按單位查看用餐記錄 用戶可以選擇以用餐單位為序，查看用餐記錄。 用餐管理規(guī)則 只有授權(quán)用戶可以進(jìn)行新建、編輯和刪除用餐記錄，普通用戶只能查看相關(guān)信息。如圖所示。操作步驟如下： 單擊屏幕左側(cè)的【按時間】按鈕，進(jìn)入【按時間】顯示用章記錄界面，即可按使用時間來查看用章記錄，可以了解到有關(guān)用章時間和使用記錄等信息。操作步驟如下： 單擊屏幕左側(cè)的【費用管理】按鈕，進(jìn)入【費用管理】界面，單擊頂部的【新建】按鈕，會彈出如圖所示的窗口，可以在其中登記經(jīng)手人、繳費日期、費用、開票單位、開支類型等信息。 圖 查看用車登記 2) 登記用車計劃 授權(quán)用戶可以對用車計劃進(jìn)行安排。 圖 新建背景資料 2) 查閱接待日程 在提交完新建的接待日程后，能夠看到自己的日程安排表。 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 27 圖 查閱領(lǐng)導(dǎo)日程 點擊相應(yīng)的安排可以查看其內(nèi)容。 經(jīng)過授權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)秘書也可以瀏覽維護(hù)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的日程安排情況。 4. 查看會議名單 通過查看會議名單可以看到需要參加會議的人員是否及時對會議發(fā)回反饋信息，以確定人數(shù)或是否選擇其它方式通知參加人。 另外一種是會議參加人。 （ 6）在表頭設(shè)計的界面，在說明中輸入新的表頭，點擊保存。 ? 創(chuàng)建待辦事宜 在新建列表中填入相應(yīng)的內(nèi)容：主題、時間 (截至日期時間 )、事件重要程度及事件描述等。 要刪除所創(chuàng)建的文件夾，請單擊“刪除文件夾”，然后從列表中選 擇用戶自己定義的文件夾名字前的選擇框，單擊“確定”。選擇“回復(fù)所有 人”則略有不同，系統(tǒng)除了自動執(zhí)行上面的操作之外，還將收信人地址填入“抄送”一欄中。一封郵件最多可以加兩個附件。 郵件功能介紹 進(jìn)入辦公郵件后，界面如下圖所示。系統(tǒng)具有豐富實用的功能、友好的操作界面、靈活的可擴展性，并且系統(tǒng)安全可靠。 （ Webmail） 在 該系統(tǒng)中，注冊用戶擁有自己的郵箱，可以很方便地通過 WWW 瀏覽器接收和發(fā)送辦公辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 2 郵件。 4． 單擊“確定”，返回“寫郵件”頁面，您可以看到，“收件人”、“抄送”和“密送”三欄中將填入選擇的用戶。 單擊“刪除”按鈕可以將選中的郵件轉(zhuǎn)移到垃圾箱中（此時郵件并沒有完全清除，參見“垃圾箱”）。 配置 在“配置”菜單中，您可以進(jìn)行如下操作：重新設(shè)定郵箱的密碼、設(shè)置發(fā)郵件時的簽名、創(chuàng)建新文件夾、刪除數(shù)據(jù)庫現(xiàn)存的文件夾、設(shè)置郵件的自動轉(zhuǎn)發(fā)和自動回復(fù)功能。確定新事項的主題、地點、全天事件或者確定時間事件，如果是確定時間事項，可以在日期和時間欄目內(nèi)選擇時間、選擇類型和重要性、 最后輸入事項的備注，單擊保存，創(chuàng)建成功。 刪除文檔 （ 1） 進(jìn)入文檔閱讀界面； （ 2） 點擊“刪除”按鈕； 一般情況下用戶只能刪除自己創(chuàng)建的信息，有特殊授權(quán)的用戶才能刪除他人創(chuàng)建的信息。 在局域網(wǎng)內(nèi)部，機關(guān)和企業(yè)的成員可方便的通過自己的電子郵件接受會議通知，并及時的提供反饋信息。 發(fā)送會議通知時會進(jìn)入如下界面： 填寫會議參加人的 地址時如果是辦公系統(tǒng)的內(nèi)部用戶可以直接填寫名字。 進(jìn)入會議管理的管理界面點擊“授權(quán)管理” 點擊“授權(quán)”從系統(tǒng)通訊錄中選取人員。 圖 新建領(lǐng)導(dǎo)日程 共享項設(shè)定別人能否查看該日程安排。 通過系統(tǒng)提供的授權(quán)功能，可以設(shè)置特定用戶是否可以新建、編輯、刪除接待安排或查看所有接待安排，還可以設(shè)定特定用戶設(shè)置背景資料的權(quán)限。 用車管理操作說明 1) 查看用車登記 用戶可以查看登記的用車計劃。操作步驟如下： 單擊屏幕左側(cè)的【費用管理】按鈕，進(jìn)入【費用管理】界面，即可對用車費用進(jìn)行查看，可以了解到有關(guān)經(jīng)手人、繳費時間、費用等信息。 ? 按時間 用戶可以對按用章時間對用章進(jìn)行管理，授權(quán)用戶可進(jìn)行新建、刪除等操作。 圖 編輯用章記錄 4) 刪除用章記錄 授權(quán)用戶可以對登記的用章記錄進(jìn)行刪除。操作步驟同上。操作步驟如下： 單擊【編輯】一欄中的 圖標(biāo)，在彈出的窗口中可對登記的用餐記錄進(jìn)行修改，如圖所示。 電話記錄規(guī)則 只有授權(quán)用戶可以進(jìn)行新建、編輯和刪除電話記錄，普通用戶只能查看相關(guān)信息。 電話記錄模塊 系統(tǒng)功能介紹 本模塊主要實現(xiàn)對電話記錄進(jìn)行管理的功能。操作步驟如下： 單擊屏幕左側(cè)的【按時間】按鈕，進(jìn)入【按時間】顯示用餐記錄界面，單擊頂部的【新建】按鈕，會彈出如圖所示的窗口，可以在填寫賓客姓名、職務(wù)、賓客人數(shù)、賓客單位、陪餐人數(shù)、陪餐人姓名、就餐標(biāo)準(zhǔn)、就餐地點、就餐時間、經(jīng)辦人、合計人數(shù)、合計金額、審批人等信 息。如圖所示。單擊【關(guān)閉】按鈕，可以放棄輸入的信息，返回【按時間】界面。操作步驟如下： 單擊【編輯】一欄中的 圖標(biāo)，在彈出的對話框中選擇【確定】，即可刪除此記錄。 圖 編輯用車計劃 4) 刪除用車登記 授權(quán)用戶可以對登記的用車計劃進(jìn)行刪除。包括用車管理和費用管理兩個功能模辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 33 塊。 圖 編輯和刪除秘書名單 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 30 注意事項 每位校領(lǐng)導(dǎo)只能有一位負(fù)責(zé)秘書，能且只能訪問維護(hù)該領(lǐng)導(dǎo)的日程安排。 ■ 秘書名單 系統(tǒng)管理員配置相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)人員的秘書 名單。 6. 會議資源的添加 添加會議資源，可以讓會議參加人了解會議地點的詳細(xì)信息。 會議管理員的操作 會議管理員安排一個會議的全部流程如下： 新建會議通知 — 發(fā)送會議通知 — 查看會議名單 — 會議結(jié)束上載會議紀(jì)要并歸檔 1. 新建會議 首先進(jìn)入會議管理的歡迎界面：． 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 19 點擊“管理員入口”登陸后進(jìn)入以下界面 點擊新建建立新的會議通知。 （ 10）點擊“調(diào)整格式”，進(jìn)行格式調(diào)整。使用頁面下方的上載控件。 辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊 10 個人辦公 個人辦公功能主要包括個人日歷和待辦事宜。注意：刪除操作是不可恢復(fù)的。 新郵件會在首列中出現(xiàn)圖標(biāo)提示。使用 Ctrl 鍵或者 Shift 鍵可以一次選擇多個用戶。 3. 事務(wù)管理